Прогул сотрудника — одна из самых сложных кадровых ситуаций, требующая не только юридической грамотности, но и точного отражения в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП). Ошибки на этом этапе могут привести к спорным ситуациям с сотрудником, претензиям со стороны трудовой инспекции или некорректному начислению зарплаты. В этой статье разберём, как правильно зафиксировать прогул в 1С, чтобы все документы соответствовали требованиям Трудового кодекса РФ (ст. 81, 192, 193), а данные автоматически попали в табель учёта рабочего времени и расчёт зарплаты.

Важно понимать: прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) или более 4 часов подряд. При этом фиксация прогула в 1С начинается не с программы, а с подготовки документальной базы: акта об отсутствии, объяснительной записки (или акта об отказе её предоставить), приказа о дисциплинарном взыскании. Только после этого данные переносятся в 1С. Если пропустить хотя бы один шаг, риски оспаривания взыскания или начисления зарплаты «как за отработанное время» возрастают в разы.

Статья будет полезна:

  • 🔹 Кадровикам — чтобы правильно оформить документы и избежать претензий проверяющих.
  • 🔹 Бухгалтерам — чтобы корректно отразить прогул в табеле и расчёте зарплаты.
  • 🔹 Руководителям — чтобы понимать последовательность действий и контролировать процесс.
  • 🔹 Специалистам 1С — чтобы настроить программу под особенности учёта прогулов в компании.
📊 Как часто в вашей компании фиксируются прогулы?
Никогда
1-2 раза в год
Ежемесячно
Чаще, чем раз в месяц

1. Подготовка документальной базы: что нужно до внесения данных в 1С

Прежде чем открывать 1С:ЗУП, необходимо собрать пакет документов, подтверждающих факт прогула. Без них любые записи в программе могут быть оспорены сотрудником или трудовой инспекцией. Минимальный набор:

  1. Акт об отсутствии на рабочем месте — составляется в день прогула (или на следующий рабочий день) с указанием времени отсутствия и свидетелей.
  2. Объяснительная записка сотрудника — если её не предоставляют в течение 2 рабочих дней, составляется акт об отказе дать объяснения.
  3. Приказ о дисциплинарном взыскании (выговор или увольнение) — издаётся не позднее 1 месяца с даты обнаружения прогула (ст. 193 ТК РФ).

В 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3 эти документы можно создать напрямую в программе, но лучше иметь их в бумажном (или электронном с ЭЦП) виде. Например, акт об отсутствии в 1С формируется через документ Акт об отсутствии на рабочем месте (раздел Кадры → Дисциплинарные взыскания), но его нужно подписать «вживую» уполномоченными лицами.

⚠️ Внимание: Если сотрудник отсутствовал менее 4 часов подряд, это не считается прогулом! В таком случае фиксируется опоздание или преждевременный уход, а алгоритм оформления будет иным.

Пример акта об отсутствии (ключевые реквизиты):

Поле Пример заполнения
Дата составления 15.05.2026
ФИО отсутствующего Иванов И.И., менеджер отдела продаж
Время отсутствия с 09:00 до 18:00 (полный рабочий день)
Свидетели Петров П.П. (начальник отдела), Сидорова С.С. (коллега)
Подписи Руководитель отдела, свидетели
💡

Если сотрудник отсутствовал несколько дней подряд, акт составляется на каждый день отдельно или один акт с перечнем дат. В 1С это отразится как несколько записей в табеле с кодом "НН" (неявка по невыясненным причинам) или "ПР" (прогул).

2. Внесение прогула в табель учёта рабочего времени в 1С

После подготовки документов данные о прогуле фиксируются в табеле. В 1С:ЗУП это можно сделать двумя способами:

  1. Через документ «Табель учёта рабочего времени» — если прогул уже произошёл и нужно внести корректировку.
  2. Через документ «Отсутствие сотрудника» — если прогул фиксируется в день обнаружения.

Рассмотрим оба варианта.

Способ 1: Корректировка через «Табель учёта рабочего времени»

Перейдите в раздел Зарплата → Табель учёта рабочего времени и:

  1. Создайте новый документ или откройте существующий за нужный период.
  2. Найдите строку с ФИО сотрудника и дату прогула.
  3. В колонке «Код» выберите:
    • 🔘 НН — если причина отсутствия ещё не выяснена (например, сотрудник не предоставил объяснительную).
    • 🔘 ПР — если прогул подтверждён и оформлен приказ о взыскании.
  4. Сохраните документ и проведите.

    5. Способ 2: Фиксация через «Отсутствие сотрудника»

    Этот способ удобнее, если прогул обнаружен оперативно. Путь: Кадры → Отсутствия сотрудников → Создать. Заполните:

    • 🔹 Сотрудник — выберите из справочника.
    • 🔹 Период отсутствия — укажите дату(ы) прогула.
    • 🔹 Вид отсутствия — выберите Прогул (ПР) или Неявка по невыясненным причинам (НН).
    • 🔹 Основание — прикрепите отсканированный акт об отсутствии.

    После проведения документа данные автоматически попадут в табель.

    ⚠️ Внимание: Если в настройках 1С:ЗУП включён режим Автоматическое заполнение табеля по графику, прогул может «затереться» данными из графика работы. Перед фиксацией прогула проверьте настройки в Настройки → Кадровый учёт → Табель.

    Акт об отсутствии подписан и датирован|Объяснительная записка запрошена (или акт об отказе)|Приказ о взыскании издан в срок (не позднее 1 месяца)|В 1С выбран правильный код ("ПР" или "НН")|Документы прикреплены к карточке сотрудника-->

    3. Отражение прогула в расчёте зарплаты

    Прогул влияет на зарплату: за дни отсутствия без уважительных причин оплата не начисляется (ст. 137 ТК РФ). В 1С:ЗУП это учитывается автоматически, если:

    • 🔹 В табеле стоит код ПР.
    • 🔹 В настройках расчёта зарплаты включён флаг Учитывать неотработанное время (раздел Настройки → Расчёт зарплаты).

Если код в табеле стоит НН, зарплата будет начислена как за отработанное время. Чтобы исправить это:

  1. Измените код на ПР в табеле.
  2. Пересчитайте зарплату за месяц (Зарплата → Начисление зарплаты → Пересчитать).

Пример расчёта:

Сотрудник Иванов И.И. отсутствовал 1 день (прогул). Его оклад — 50 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня. За день прогула удерживается:

50 000 ₽ / 22 дня × 1 день = 2 272,73 ₽
⚠️ Внимание: Если прогул пришёлся на праздничный или выходной день, в табеле он не отражается как прогул (поскольку работа не планировалась). Однако если сотрудник должен был выйти на работу в выходной по графику (например, сменный работник), отсутствие фиксируется как прогул.
Что делать, если прогул произошёл в месяце увольнения?

Если сотрудник уволен за прогул, в последний рабочий день выдаётся полный расчёт за вычетом дней прогула. В 1С это отражается через документ Увольнение (раздел Кадры) с указанием основания Прогул (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Зарплата пересчитывается автоматически, но рекомендуется проверить расчёт вручную через отчёт Анализ начислений по сотрудникам.

4. Дисциплинарное взыскание: как оформить в 1С

Если прогул повлёк за собой дисциплинарное взыскание (выговор или увольнение), это также фиксируется в 1С. Алгоритм:

  1. Создайте документ «Дисциплинарное взыскание» в разделе Кадры → Дисциплинарные взыскания.
  2. Укажите:
    • 🔹 Сотрудника — выберите из справочника.
    • 🔹 Вид взыскания — Выговор или Увольнение.
    • 🔹 Основание — прикрепите приказ о взыскании (отсканированный).
    • 🔹 Дата взыскания — не позднее 1 месяца с даты обнаружения прогула.
  3. Проведите документ — данные попадут в личную карточку сотрудника и отчёт Дисциплинарные взыскания.

    4. Если взыскание — увольнение, дополнительно создаётся документ Увольнение с основанием Прогул (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В этом случае в личной карточке автоматически проставится дата увольнения, и сотрудник будет исключён из расчёта зарплаты с следующего месяца.

    💡

    Дисциплинарное взыскание можно применить не позднее 1 месяца с даты обнаружения прогула (ст. 193 ТК РФ). В 1С дата документа должна соответствовать дате приказа!

    5. Типичные ошибки при оформлении прогула в 1С и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при фиксации прогулов. Вот самые распространённые:

    • 🚫 Неправильный код в табеле — вместо ПР ставят Б (болезнь) или ОТ (отпуск). Последствие: зарплата начисляется как за отработанное время.
    • 🚫 Отсутствие документального подтверждения — в 1С внесены данные, но нет акта об отсутствии или приказа. Последствие: взыскание или удержание из зарплаты может быть оспорено.
    • 🚫 Нарушение сроков — приказ о взыскании издан позже 1 месяца с даты прогула. Последствие: взыскание признаётся незаконным (ст. 193 ТК РФ).
    • 🚫 Непересчёт зарплаты — код НН заменён на ПР, но зарплата не пересчитана. Последствие: излишние начисления, которые придётся удерживать в следующем месяце.

    Как избежать ошибок:

    • 🔹 Всегда проверяйте связку документов: акт → объяснительная (или акт об отказе) → приказ → запись в 1С.
    • 🔹 Используйте отчёт «Анализ табеля» (Зарплата → Отчёты по зарплате) для проверки кодов.
    • 🔹 Настройте в 1С контроль сроков для дисциплинарных взысканий (раздел Настройки → Кадровый учёт → Контроль сроков).

6. Особенности оформления прогула в разных конфигурациях 1С

Алгоритм фиксации прогула может отличаться в зависимости от версии 1С. Рассмотрим ключевые отличия:

Конфигурация Особенности оформления прогула Где создать документ
1С:ЗУП 3.1 Полная поддержка кадрового учёта. Есть отдельные документы «Отсутствие сотрудника» и «Дисциплинарное взыскание». Кадры → Отсутствия, Кадры → Дисциплинарные взыскания
1С:Бухгалтерия 8.3 Кадровый учёт упрощён. Прогул фиксируется только в табеле (коды ПР или НН). Дисциплинарные взыскания не оформляются. Зарплата → Табель
1С:Управление торговлей 11 Нет кадрового учёта. Прогул можно отразить только через удержание из зарплаты (документ Начисление зарплаты). Кадры → Начисление зарплаты
1С:ERP 2.5 Поддерживает полный кадровый учёт, аналогично 1С:ЗУП. Дополнительно можно настроить уведомления о прогулах для руководителей. Кадры → Отсутствия, Кадры → Дисциплинарные взыскания

Если в вашей компании используется 1С:Бухгалтерия 8.3 без модуля «Зарплата и кадры», для фиксации прогула придётся:

  1. Вручную внести код ПР в табель.
  2. Пересчитать зарплату с учётом удержаний.
  3. Документы о взыскании хранить в бумажном виде (в 1С их некуда прикрепить).
⚠️ Внимание: В 1С:УТ 11 и 1С:ERP настройки кадрового учёта могут отличаться в зависимости от версии. Перед оформлением прогула проверьте, включены ли соответствующие функциональные опции в Администрирование → Функциональность.

7. Автоматизация учёта прогулов: настройки 1С

Чтобы снизить риск ошибок, в 1С можно настроить автоматические проверки:

  1. Контроль отсутствий:
    • 🔹 Включите опцию Контролировать отсутствия сотрудников в настройках кадрового учёта.
    • 🔹 Настройте уведомления для руководителей о невыходах (раздел Настройки → Уведомления).
  • Шаблоны документов:
    • 🔹 Создайте шаблоны актов об отсутствии и приказов о взыскании (Администрирование → Печатные формы).
    • Интеграция с СКУД:
      • 🔹 Если в компании есть система контроля доступа (СКУД), настройте автоматическую выгрузку данных о невыходах в 1С.

      Пример настройки уведомлений:

      1. Перейдите в Администрирование → Уведомления → Настройки уведомлений.
      2. Создайте новое уведомление с типом Отсутствие сотрудника на работе.
      3. Укажите получателей (например, руководителей отделов) и период контроля (например, «ежедневно в 10:00»).
      4. Сохраните настройки.

      После этого руководители будут автоматически получать письма или сообщения в 1С о сотрудниках, которые не явились на работу.

      💡

      Автоматизация учёта прогулов сокращает время оформления на 30–40% и уменьшает риск ошибок при расчёте зарплаты.

      8. Отчётность и проверки: как подтвердить корректность учёта

      После оформления прогула в 1С рекомендуется проверить:

      • 🔹 Табель учёта рабочего времени — коды ПР должны соответствовать датам прогула.
      • 🔹 Расчёт зарплаты — удержания за дни прогула должны быть учтены.
      • 🔹 Личную карточку сотрудника — в разделе «Дисциплинарные взыскания» должен быть приказ.
      • 🔹 Отчёт «Анализ начислений» — сумма удержаний должна совпадать с расчётом.

        • Основные отчёты для проверки:

        Отчёт Путь в 1С Что проверять
        Анализ табеля Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ табеля Коды ПР на даты прогула, отсутствие кодов Я (явка) в эти дни.
        Анализ начислений по сотрудникам Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ начислений Удержания за дни прогула (должны быть со знаком «–»).
        Дисциплинарные взыскания Кадры → Отчёты по кадрам → Дисциплинарные взыскания Наличие записи о взыскании с правильной датой и основанием.

        Если при проверке найдены расхождения, исправьте данные:

        1. Для табеля — откройте документ и измените код.
        2. Для зарплаты — сделайте перерасчёт (Зарплата → Перерасчёт зарплаты).
        3. Для взысканий — отмените ошибочный приказ и создайте новый.
        ⚠️ Внимание: Если прогул оформлен неправильно и зарплата уже выплачена, исправить ошибку можно только через удержание из следующей выплаты (с согласия сотрудника) или взыскание через суд (если сотрудник отказывается вернуть излишне выплаченные суммы).

        FAQ: Частые вопросы по оформлению прогула в 1С

        Можно ли оформить прогул в 1С без акта об отсутствии?

        Технически — да, но это грубое нарушение. Без акта нет доказательств прогула, и сотрудник может оспорить взыскание или удержание из зарплаты. В 1С можно создать документ «Отсутствие сотрудника», но при проверке трудовой инспекцией потребуют оригинал акта.

        Что делать, если код прогула (ПР) случайно заменён на другой (например, Б — болезнь)?

        Нужно:

        1. Открыть табель за нужный период.
        2. Исправить код на ПР.
        3. Пересчитать зарплату (Зарплата → Перерасчёт зарплаты).
        4. Если зарплата уже выплачена — удержать излишнюю сумму из следующей выплаты (с согласия сотрудника) или через суд.
        Как оформить прогул, если сотрудник не вышел на работу в день увольнения?

        Если последний рабочий день совпал с прогулом:

        1. В табеле проставьте код ПР за этот день.
        2. В документе «Увольнение» укажите основание Прогул (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
        3. Зарплату за день прогула не начисляйте (он уже не отработал).

      Если сотрудник не явился за трудовой книжкой, отправьте её по почте с уведомлением (ст. 84.1 ТК РФ).

      Можно ли в 1С:Бухгалтерия 8.3 оформить дисциплинарное взыскание?

      Нет, в 1С:Бухгалтерия 8.3 нет функционала для оформления взысканий. Можно только:

      • 🔹 Проставить код ПР в табеле.
      • 🔹 Удержать сумму из зарплаты вручную.

      Документы о взыскании (приказ, акт) нужно хранить в бумажном виде.

      Что будет, если не оформить прогул в 1С, а просто не заплатить за день?

      Это нарушение трудового законодательства. Сотрудник может:

      • 🔹 Потребовать оплатить день как отработанный (через трудовую инспекцию или суд).
      • 🔹 Оспорить дисциплинарное взыскание, если оно было (без документального подтверждения прогул не доказать).

        • Кроме того, при проверке ФНС или трудовой инспекции отсутствие записей в 1С расценят как недостоверный учёт, что грозит штрафом.