Увольнение сотрудника — процедура, требующая не только соблюдения трудового законодательства, но и корректного отражения в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП). Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с налоговыми органами, неправильному расчёту компенсаций или конфликтам с уволенным сотрудником. В этой статье мы разберём весь процесс — от подготовки документов до финального расчёта — с учётом последних обновлений 1С:ЗУП 3.1.

Особенность работы в 1С:ЗУП заключается в том, что программа автоматизирует большинство расчётов, но требует точного ввода первичных данных. Например, неправильно указанная дата увольнения может исказить расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, а ошибка в основании увольнения — привести к проблемам при проверке трудовой инспекцией. Мы рассмотрим не только стандартные случаи (по собственному желанию, по соглашению сторон), но и нюансы для уволенных за прогул или сокращения штата, где алгоритм действий отличается.

Статья будет полезна как начинающим кадровикам, так и опытным бухгалтерам, которые хотят сверить свою последовательность действий с актуальными требованиями. Все скриншоты и примеры приведены для последней версии программы, но если вы работаете с более ранними релизами (например, 1С:ЗУП 2.5), принципы остаются теми же — отличаться могут только пути к меню или названия кнопок.

1. Подготовка к увольнению: проверка данных сотрудника

Прежде чем создавать приказ об увольнении, необходимо убедиться, что все данные сотрудника в 1С:ЗУП актуальны. Это критично, потому что программа будет использовать эти сведения для автоматического расчёта компенсаций и формирования отчётности. На что обратить внимание:

  • 📅 Дата приёма на работу — влияет на расчёт стажа для компенсации отпуска. Проверьте в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники).
  • 📝 Трудовой договор — должен быть действующим, без просроченных дополнений. Откройте вкладку Трудовые договоры в карточке.
  • 🏖️ Отпуска — проверьте, все ли отпуска отражены в программе, особенно если сотрудник брал отпуск за свой счёт. Путь: Кадры → Отпуска сотрудников.
  • 💰 Начисления и удержания — убедитесь, что нет невыплаченных авансов или задолженностей. Это можно увидеть в отчёте Расчётная ведомость.

Если обнаружите расхождения (например, в программе не отражён отпуск, который сотрудник брал в прошлом году), исправьте их до оформления увольнения. В противном случае расчёт компенсации за неиспользованный отпуск будет неверным, и придётся переделывать документы.

💡

Если сотрудник уволен по статье (например, за прогул), проверьте, есть ли в программе документы о дисциплинарных взысканиях. Их отсутствие может стать основанием для оспаривания увольнения в суде.

Также рекомендуем сверить данные с личной карточкой Т-2 (если она ведётся в бумажном виде) или электронным архивом. Особое внимание уделите:

  • 🆔 Паспортным данным — они должны совпадать с теми, что указаны в трудовом договоре.
  • 📞 Контактной информации — актуальный телефон и email принадятся для отправки документов (например, справки 2-НДФЛ).

2. Создание приказа об увольнении (Т-8)

Основной документ, который фиксирует увольнение в 1С:ЗУП, — это приказ по форме Т-8. Его можно создать двумя способами:

  1. Через меню Кадры → Приказы о приёме, переводе, увольнении → кнопка Создать.
  2. Непосредственно из карточки сотрудника: откройте его профиль, нажмите Создать на основании → Приказ об увольнении.

Рассмотрим пошагово второй вариант (он удобнее, так как часть данных подтянется автоматически):

  1. Выберите вид увольнения. В списке оснований выберите нужный пункт (например, По собственному желанию (ст. 77 ТК РФ) или Сокращение штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)).
  2. Укажите дату увольнения. Она должна совпадать с последним рабочим днём сотрудника. Для увольнения по собственному желанию это будет день, следующий за датой подачи заявления (если не оговорен другой срок).
  3. Заполните реквизиты документа:
    • Номер приказа (обычно следующий по порядку).
    • Дата приказа (как правило, совпадает с датой увольнения или earlier).
  4. Добавьте основание. Здесь можно ввести номер и дату заявления сотрудника (если увольнение по собственному желанию) или реквизиты соглашения сторон.

    5. После заполнения нажмите Провести и закрыть. Программа автоматически:

    • Сформирует запись в трудовой книжке (если ведётся электронная трудовая).
    • Рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск (если она причитается).
    • Создаст запись в личной карточке сотрудника.

    Дата увольнения совпадает с последним рабочим днём|

    Основание увольнения выбрано корректно (ст. 77 или ст. 81 ТК РФ)|

    Номер и дата приказа уникальны|

    Указано основание (заявление, соглашение и т.д.)|

    Программа не выдаёт ошибок при проведении-->

    Если увольнение оформляется заочно (например, сотрудник не вышел на работу и не предоставил заявление), в основании приказа укажите соответствующую формулировку, например: "Уволен за прогул без уважительных причин (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)". В этом случае рекомендуем прикрепить скан акта о отсутствии сотрудника на рабочем месте.

    Через меню "Кадры → Приказы"|

    Из карточки сотрудника|

    Импорт из Excel|

    Другой вариант-->

    3. Расчёт компенсаций и окончательный расчёт

    После создания приказа об увольнении программа автоматически рассчитает причитающиеся сотруднику выплаты. В 1С:ЗУП это происходит в документе Начисление зарплаты и взносов, который создаётся на основании приказа. Чтобы проверить и скорректировать расчёты:

    1. Откройте приказ об увольнении и нажмите Создать на основании → Начисление зарплаты и взносов.
    2. В открывшемся документе перейдите на вкладку Начисления. Здесь должны отобразиться:
      • Зарплата за отработанные дни текущего месяца.
      • Компенсация за неиспользованный отпуск (если есть).
      • Выходное пособие (при сокращении штата).
    3. Проверьте количество дней неиспользованного отпуска. Программа рассчитывает его автоматически, но иногда требуется ручная корректировка (например, если сотрудник брал отпуск авансом).
    4. Нажмите Рассчитать, затем Провести.

      5. Особое внимание уделите компенсации за неиспользованный отпуск. Её размер зависит от:

      • 📅 Стажа работы (за каждый полный месяц начисляется 2,33 дня отпуска).
      • 💼 Типа увольнения (при увольнении по статье компенсация не выплачивается).
      • 📊 Среднего заработка за последние 12 месяцев.

      Если сотрудник отработал менее половины месяца, дни отпуска не округляются (например, за 10 дней работы в месяце увольнения отпуск не начисляется). Если больше половины — округляются до полного месяца.

      Как проверить правильность расчёта компенсации за отпуск?

      Откройте отчёт Отпуска сотрудников (анализ) (Кадры → Отчёты по кадрам). Выберите сотрудника и период работы. В колонке "Неиспользованные дни" будет указан остаток отпуска. Сравните это значение с тем, что указано в документе начисления. Если данные не совпадают, проверьте:

      1. Корректность ввода отпусков в программе (возможно, не все отпуска были отражены).

      2. Настройки расчёта отпускных в Настройки → Расчёт зарплаты (параметр "Порядок округления дней отпуска").

      3. Наличие неполных месяцев работы (например, если сотрудник брал отпуск за свой счёт, это могло уменьшить стаж).

      После проведения документа Начисление зарплаты и взносов сформируйте расчётный листок для сотрудника. Это можно сделать через отчёт Расчётные листки (Зарплата → Отчёты по зарплате). Расчётный листок должен содержать:

      • 💵 Сумму зарплаты за отработанные дни.
      • 🏝️ Сумму компенсации за отпуск (с расчётом дней).
      • 📋 Удержания (НДФЛ, алименты, если есть).
      • 💳 Сумму к выплате.

      4. Выплата окончательного расчёта и выдача документов

      Согласно ст. 140 ТК РФ, все причитающиеся сотруднику суммы должны быть выплачены в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, выплата производится не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчёте. В 1С:ЗУП для этого используются документы:

      • 💳 Выплата зарплаты — для перечисления денег на карту или выдачи наличными.
      • 📄 Ведомость на выплату — если выплата производится через кассу.

    Чтобы сформировать выплату:

    1. Перейдите в Зарплата → Выплаты зарплаты.
    2. Нажмите Создать и выберите Выплата зарплаты.
    3. В поле Месяц начисления укажите месяц увольнения.
    4. В табличной части отметьте уволенного сотрудника и нажмите Заполнить.
    5. Проверьте сумму к выплате (она должна совпадать с расчётным листком).
    6. Нажмите Провести и закрыть, затем Выгрузить в банк (если выплата безналичная).

    Помимо денежных выплат, в день увольнения сотрудник должен получить:

    Документ Формат Где сформировать в 1С:ЗУП Срок хранения
    Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) Бумажный/электронный Кадры → Трудовые книжки или Кадры → Сведения о трудовой деятельности (СТД) 75 лет
    Справка 2-НДФЛ Электронный/бумажный Зарплата → Справки → 2-НДФЛ 5 лет
    Справка 182н (о сумме зарплаты) Электронный Зарплата → Справки → Справка о доходах (182н) 5 лет
    Расчётный листок Электронный/бумажный Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётные листки 5 лет

    Если сотрудник уволен дисциплинарно (например, за прогул), в трудовой книжке или СТД должна быть указана точная формулировка со ссылкой на статью ТК РФ. Пример:

    ⚠️ Внимание: Неправильная формулировка причины увольнения может стать основанием для её оспаривания. Например, если в трудовой книжке указано "уволен по собственному желанию", а на самом деле сотрудник был уволен за нарушение дисциплины, суд может восстановить его на работе.

    5. Особенности увольнения в сложных случаях

    Не все увольнения проходят по стандартной схеме. Рассмотрим нюансы для наиболее распространённых "нетипичных" ситуаций:

    5.1. Увольнение по соглашению сторон

    При увольнении по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) в программе:

    • В приказе об увольнении выберите основание По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ).
    • В поле Основание укажите реквизиты соглашения (номер и дату).
    • Если соглашением предусмотрена выплата дополнительной компенсации (например, "золотой парашют"), создайте отдельное начисление через Зарплата → Все начисления → Создать → Разовое начисление.

    5.2. Увольнение за прогул или дисциплинарные нарушения

    При увольнении по пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (прогул) в 1С:ЗУП необходимо:

    1. Убедиться, что в программе есть документы о дисциплинарных взысканиях (например, Приказ о дисциплинарном взыскании).
    2. В приказе об увольнении выбрать основание За однократное грубое нарушение трудовых обязанностей (прогул).
    3. В поле Основание указать реквизиты акта о прогуле и приказа о взыскании.

    В этом случае компенсация за неиспользованный отпуск не выплачивается (ст. 127 ТК РФ).

    5.3. Сокращение штата

    При сокращении штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) в программе:

    • В приказе об увольнении выберите основание Сокращение численности или штата работников.
    • Укажите дату уведомления сотрудника о сокращении (не менее чем за 2 месяца).
    • Программа автоматически рассчитает выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Если сотрудник не трудоустроился в течение второго месяца, пособие выплачивается и за третий месяц (по решению службы занятости).

    Для расчёта выходного пособия используйте отчёт Средний заработок (Зарплата → Отчёты по зарплате). В настройках отчёта укажите период расчёта (обычно 12 месяцев перед увольнением).

    5.4. Увольнение иностранного гражданина

    При увольнении иностранца дополнительно проверьте:

    • 📄 Срок действия патента или разрешения на работу — если они истекли, увольнение оформляется по п. 9 ч. 1 ст. 83 ТК РФ ("истечение срока действия специального права").
    • 💼 Наличие уведомления в МВД — некоторые категории иностранцев требуют уведомления о расторжении трудового договора.

    В 1С:ЗУП для иностранных сотрудников обычно ведётся отдельный учёт. Проверьте, что в карточке сотрудника указаны:

    • Статус Иностранец или Лицо без гражданства.
    • Реквизиты патента или разрешения на работу.

    6. Проверка корректности увольнения и исправление ошибок

    После оформления увольнения рекомендуем проверить:

    1. Трудовую книжку или СТД — запись должна соответствовать приказу. Путь: Кадры → Трудовые книжки.
    2. Расчётные данные — суммы в расчётном листке, ведомости на выплату и банковской выписке должны совпадать.
    3. Отчётность — увольнение должно отразиться в отчётах:
      • 6-НДФЛ (раздел 2).
      • РСВ (если были начислены страховые взносы).
      • СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности).

    Если обнаружили ошибку (например, неправильную дату увольнения или сумму компенсации), исправлять её нужно через корректирующие документы:

    • Для изменения даты или основания увольнения:
      1. Создайте новый приказ об увольнении с правильными данными.
      2. Сторнируйте ошибочный приказ (кнопка Создать на основании → Сторнирование).
  5. Для исправления расчётов:
    1. Создайте документ Корректировка начислений (Зарплата → Корректировки).
    2. Укажите правильные суммы и пересчитайте налоги.

⚠️ Внимание: Если ошибка обнаружена после сдачи отчётности (например, 6-НДФЛ), придётся подавать уточнённую декларацию. В 1С:ЗУП для этого используйте отчёт 6-НДФЛ (корректирующий).

Чтобы избежать ошибок, перед проведением приказа об увольнении:

  • Проверьте настройки учётной политики (Настройки → Учётная политика), особенно параметры расчёта отпускных и выходных пособий.
  • Сверьте данные сотрудника с трудовой книжкой или договором.
  • Убедитесь, что все начисления за текущий месяц отражены в программе (аванс, премии, больничные).

7. Архивация данных и хранение документов

После увольнения данные сотрудника остаются в 1С:ЗУП, но их нужно правильно архивировать. Для этого:

  1. Переведите карточку сотрудника в статус Уволен. Это можно сделать в его профиле, нажав Изменить статус.
  2. Создайте архивную копию базы данных (Администрирование → Архивирование данных). Это поможет восстановить информацию, если потребуется.
  3. Экспортируйте данные уволенного сотрудника в отдельный файл (например, в Excel). Для этого используйте отчёт Личная карточка Т-2 с фильтром по уволенному сотруднику.

Сроки хранения документов:

  • 📂 Трудовые книжки — 75 лет (если велись в бумажном виде).
  • 📂 Приказы об увольнении — 5 лет.
  • 📂 Расчётные ведомости — 5 лет.
  • 📂 Личные карточки Т-2 — 75 лет.

    • В 1С:ЗУП можно настроить автоматическое архивирование уволенных сотрудников. Для этого:

    1. Перейдите в Настройки → Настройки кадрового учёта.
    2. На вкладке Архивация установите флаг Архивировать уволенных сотрудников.
    3. Укажите период архивации (например, 1 год после увольнения).

Архивированные данные не отображаются в основных отчётах, но их можно найти через Кадры → Архив сотрудников.

8. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С:ЗУП иногда допускают ошибки при оформлении увольнения. Рассмотрим самые распространённые:

Ошибка Последствия Как избежать
Неправильное основание увольнения Сотрудник может оспорить увольнение в суде Проверяйте статью ТК РФ в приказе. При сомнениях консультируйтесь с юристом
Ошибка в дате увольнения Неправильный расчёт компенсации за отпуск, проблемы с трудовой книжкой Сверяйте дату с заявлением сотрудника или приказом о сокращении
Неучтённые отпуска (особенно авансом) Завышенная компенсация за неиспользованный отпуск Проверяйте отчёт Отпуска сотрудников (анализ) перед увольнением
Несвоевременная выплата расчёта Штрафы по ст. 236 ТК РФ (за каждый день задержки) Настройте напоминания в 1С:ЗУП (Настройки → Напоминания)
Отсутствие записи в трудовой книжке или СТД Административный штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ) Проверяйте формирование записи после проведения приказа

Ещё одна частая проблема — несовпадение данных в 1С и бухгалтерских программах (например, в 1С:Бухгалтерии). Чтобы этого избежать:

  • Настройте обмен данными между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией (Администрирование → Обмен данными).
  • Перед увольнением сверьте сальдо по счёту 70 (Зарплата → Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость).

    • Если ошибка уже допущена, исправляйте её через корректирующие документы (как описано в разделе 6). Например, если компенсация за отпуск была рассчитана неверно:

    1. Создайте документ Корректировка начислений.
    2. Укажите правильную сумму компенсации.
    3. Пересчитайте НДФЛ и страховые взносы.
    4. Сформируйте уточнённые отчёты (6-НДФЛ, РСВ).
    💡

    Самая критичная ошибка — неправильное основание увольнения. Она может привести к восстановлению сотрудника через суд и выплате ему среднего заработка за время вынужденного прогула.

    FAQ: Частые вопросы об увольнении в 1С:ЗУП

    🔹 Как оформить увольнение, если сотрудник не вышел на работу и не написал заявление?

    Если сотрудник отсутствует на работе без уважительных причин, оформите увольнение за прогул (пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Для этого:

    1. Составьте акт об отсутствии на рабочем месте (в произвольной форме).
    2. Запросите у сотрудника письменные объяснения (можно отправить заказное письмо).
    3. Если объяснения не поступили в течение 2 дней, издайте приказ о дисциплинарном взыскании (в 1С:ЗУП это документ Приказ о дисциплинарном взыскании).
    4. Затем оформите приказ об увольнении с основанием За прогул.

    В поле Основание укажите реквизиты акта и приказа о взыскании.

    🔹 Нужно ли в 1С:ЗУП вводить запись о работе в трудовой книжке, если она ведётся в бумажном виде?

    Да, даже если трудовая книжка ведётся на бумаге, в 1С:ЗУП необходимо:

    1. Создать запись о приёме на работу (если её ещё нет).
    2. После проведения приказа об увольнении программа автоматически сформирует запись об увольнении в электронном виде. Она понадобится для отчёта СЗВ-ТД.

    Если не сделать запись в программе, сведения о трудовой деятельности (СТД) будут неполными, и у сотрудника могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

    🔹 Как в 1С:ЗУП рассчитать компенсацию за отпуск, если сотрудник отработал неполный месяц?

    Программа автоматически рассчитывает дни неиспользованного отпуска по правилам ст. 127 ТК РФ:

    • За каждый полный месяц работы сотрудник получает 2,33 дня отпуска.
    • Если в месяце увольнения отработано менее половины дней, он не учитывается.
    • Если отработано половину или более, месяц округляется до полного.