Увольнение сотрудника — процедура, требующая не только юридической точности, но и корректного отражения в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП). Ошибки на этом этапе чреваты проблемами с налоговой, ФСС и даже судебными исками от бывших работников. В этой статье разберём, как оформить увольнение в 1С пошагово: от создания кадрового приказа до финального расчёта и выдачи документов.

Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают кадровики и бухгалтеры. Например, многие забывают проверить остатки отпусков или неправильно указывают статью ТК РФ, чтоlater приводит к пересчёту компенсаций. Также рассмотрим нюансы для разных версий 1С (3.1, 3.2) и специфику увольнения по соглашению сторон, сокращению или собственному желанию.

Если вы работаете с 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация, принципы будут аналогичны, но пути к документам могут отличаться. Для удобства в статье приведены актуальные скриншоты интерфейса и горячие клавиши, ускоряющие процесс.

1. Подготовка к увольнению: проверка данных сотрудника

Прежде чем создавать приказ об увольнении, необходимо убедиться, что все сведения о сотруднике в 1С актуальны. Это избавит от ошибок при расчёте компенсаций и формировании отчётности.

Откройте карточку сотрудника через меню Кадры → Сотрудники и проверьте:

  • 📅 Дата приёма на работу — от неё зависит расчёт стажа для компенсации отпуска.
  • 📄 Трудовой договор — номер и дата должны совпадать с бумажным оригиналом.
  • 🏖️ Остатки отпусков — в блоке "Отпуска" посмотрите, сколько дней неиспользованного отпуска числится за сотрудником.
  • 💰 Начисления и удержания — проверьте, нет ли невыплаченных авансов или задолженностей.

Если сотрудник брал отпуск за свой счёт или имел дисциплинарные взыскания, эти данные тоже должны быть отражены в 1С. Например, неучтённые прогул могут повлиять на размер выходного пособия при сокращении.

💡

Если сотрудник уволен по статье 81 ТК РФ (сокращение), проверьте, чтобы в его карточке был указан приоритет при оставлении на работе (семейное положение, инвалидность и т.д.). Это потребуется для отчёта в центр занятости.

⚠️ Внимание: Если в карточке сотрудника не указан табельный номер, 1С может некорректно сформировать отчётность в ПФР. Исправьте это до создания приказа об увольнении.

2. Создание приказа об увольнении в 1С

Основной документ, фиксирующий увольнение, — это приказ (форма Т-8). В 1С он создаётся через раздел Кадры → Приказы о прекращении трудового договора.

Пошаговая инструкция:

  1. Нажмите Создать → Приказ о прекращении трудового договора (Т-8).
  2. Выберите сотрудника из справочника (можно найти по ФИО или табельному номеру).
  3. Укажите дату увольнения — она должна совпадать с последним рабочим днём.
  4. В поле Основание увольнения выберите статью ТК РФ:
    • 📝 77.1 — по соглашению сторон;
    • 📝 77.3 — по собственному желанию;
    • 📝 81.1 — сокращение штата;
    • 📝 81.2 — несоответствие занимаемой должности.
  5. Заполните поле Дополнительная информация (например, "Сокращение в связи с реорганизацией").
  6. Нажмите Провести и закрыть.

    7. После проведения приказа 1С автоматически сформирует запись в личной карточке сотрудника (форма Т-2) и обновит статус в справочнике.

    Что делать, если не видно нужной статьи ТК РФ?

    Если в списке оснований увольнения отсутствует требуемая статья, проверьте настройки справочника "Основания увольнения" (Настройки → Справочники → Основания увольнения). Возможно, она скрыта или не добавлена. В крайнем случае создайте новое основание вручную, указав полное название и код статьи.

    Статья ТК РФ Основание увольнения Нужно ли выходное пособие? Срок уведомления
    77.1 По соглашению сторон По договорённости Не регламентирован
    77.3 По собственному желанию Нет 2 недели
    81.1 Сокращение штата Да (ст. 178 ТК РФ) 2 месяца
    81.2 Несоответствие должности Нет 2 недели
    78.1 Истечение срока трудового договора Нет 3 дня

    3. Расчёт компенсаций и окончательный расчёт

    После создания приказа об увольнении необходимо рассчитать все причитающиеся сотруднику выплаты. В 1С это делается через документ "Окончательный расчёт" (Зарплата → Окончательный расчёт).

    Документ автоматически подтянет данные из:

    • 💵 Невыплаченной зарплаты за отработанные дни;
    • 🏝️ Компенсации за неиспользованный отпуск;
    • 🎁 Выходного пособия (если предусмотрено ТК РФ или локальными актами);
    • 📉 Удержаний (например, за неотработанные авансы или материальный ущерб).

    Особое внимание уделите компенсации отпуска. 1С рассчитывает её исходя из среднего заработка за последние 12 месяцев. Если сотрудник отработал менее года, берётся фактический период. Проверьте формулу расчёта в настройках документа (Настройки → Расчёт среднего заработка).

    Указаны все начисления за отработанные дни|Правильно рассчитана компенсация отпуска|Учтено выходное пособие (если нужно)|Проверены удержания (НДФЛ, алименты, долги)|Сверена сумма с бухгалтерскими данными-->

    ⚠️ Внимание: Если сотрудник уволен до конца расчётного периода (например, 15 числа при авансе 20-го), 1С может некорректно рассчитать НДФЛ. Вручную проверьте сумму налога и при необходимости скорректируйте её через документ Корректировка налогов.

    Критическая ошибка: Если в документе "Окончательный расчёт" не указан тип выплаты "Увольнение", 1С не сформирует запись в регистре налогового учёта (РНУ) для 6-НДФЛ. Это приведёт к штрафам при проверке.

    4. Формирование записки-расчёта (форма Т-61)

    Записка-расчёт при увольнении (форма Т-61) — это документ, который подтверждает все начисленные и удержанные суммы. В 1С она формируется автоматически на основании окончательного расчёта, но требует проверки.

    Чтобы создать Т-61:

    1. Откройте документ Окончательный расчёт.
    2. Нажмите Печать → Записка-расчёт (Т-61).
    3. Проверьте:
      • 📌 Правильность ФИО и табельного номера;
      • 📌 Период работы (даты приёма и увольнения);
      • 📌 Суммы начислений и удержаний;
      • 📌 Подписи ответственных лиц (должны быть заполнены).

      4. Если в Т-61 отсутствуют какие-либо суммы (например, компенсация отпуска), вернитесь в документ "Окончательный расчёт" и проверьте:

      • 🔹 Правильность заполнения полей Вид начисления;
      • 🔹 Настройки расчёта среднего заработка;
      • 🔹 Актуальность данных о неиспользованных отпусках.

      Приказ об увольнении (Т-8)|Окончательный расчёт|Записка-расчёт (Т-61)|Справка о доходах (2-НДФЛ)-->

      5. Выдача документов сотруднику

      В день увольнения сотрудник должен получить:

      • 📄 Трудовую книжку (если ведётся в бумажном виде) или уведомление о передаче сведений в ПФР (для электронных трудовых);
      • 💰 Расчётный листок с детализацией выплат;
      • 📊 Справку 2-НДФЛ за текущий год;
      • 📋 Справку о сумме заработка за 2 года (для центра занятости, если увольнение по сокращению).

      В 1С эти документы формируются так:

      • 📄 Трудовая книжка: Кадры → Трудовые книжки → Печать записей;
      • 💰 Расчётный листок: Зарплата → Отчёты → Расчётные листки;
      • 📊 2-НДФЛ: Зарплата → Отчёты → 2-НДФЛ (укажите период с начала года по дату увольнения);
      • 📋 Справка для центра занятости: Зарплата → Отчёты → Справка о заработке.

      Если сотрудник уволен по сокращению, дополнительно выдаётся копия приказа о сокращении и уведомление о возможности трудоустройства (если такие документы формировались в 1С).

      ⚠️ Внимание: С 2023 года работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днём увольнения. В 1С это делается через отчёт СЗВ-ТД (Зарплата → Отчёты → СЗВ-ТД). Проверьте, чтобы запись об увольнении попала в очередной отчёт.

      6. Типичные ошибки и как их избежать

      Даже опытные кадровики допускают ошибки при увольнении в 1С. Вот самые распространённые:

      • 🚫 Несовпадение дат в приказе об увольнении и окончательном расчёте. Это приводит к ошибкам в 6-НДФЛ и расчёте страховых взносов.
      • 🚫 Неучтённые отпуска. Если сотрудник брал отпуск авансом, 1С может не удержать излишне выплаченные суммы. Проверяйте остатки отпусков вручную!
      • 🚫 Ошибки в статье ТК РФ. Например, вместо 81.1 (сокращение) указана 77.3 (по собственному). Это повлияет на выходное пособие и отчётность.
      • 🚫 Несвоевременная сдача СЗВ-ТД. За просрочку ПФР штрафует на 500 рублей за каждого сотрудника.

    Чтобы избежать проблем:

    1. Всегда сверяйте данные в 1С с бумажными документами (трудовым договором, заявлением об увольнении).
    2. Перед проведением окончательного расчёта проверяйте настройки Налоги и взносы — иногда 1С неверно определяет ставку НДФЛ для иностранных граждан.
    3. Используйте отчёт Анализ расчётов с сотрудником (Зарплата → Отчёты), чтобы увидеть все начисления и удержания за период работы.
    💡

    Самая частая ошибка — неверный расчёт компенсации отпуска. 1С берёт данные из регистра "Отпуска сотрудников", но если там есть неактуальные записи (например, старые неиспользованные дни), сумма будет завышена. Всегда проверяйте историю отпусков в карточке сотрудника!

    7. Отчётность после увольнения

    Увольнение сотрудника влияет на несколько отчётов, которые нужно сдать в контролирующие органы:

    Отчёт Срок сдачи Что проверять в 1С
    6-НДФЛ Ежеквартально Раздел 2: дата увольнения должна совпадать с датой выплаты окончательного расчёта.
    СЗВ-М Ежемесячно, до 15 числа Сотрудник должен быть исключён из отчёта за месяц, следующий после увольнения.
    СЗВ-ТД Ежемесячно, до 15 числа Запись об увольнении (код "УВОЛ") должна быть включена.
    4-ФСС Ежеквартально В разделе 3 не должно быть начислений за период после увольнения.
    РСВ (персонифицированный) Ежемесячно Проверьте, чтобы в отчёте не было "лишних" начислений за дни после увольнения.

    Если увольнение произошло в последних числах месяца, убедитесь, что:

    • 🔸 В 6-НДФЛ окончательный расчёт попал в правильный квартал;
    • 🔸 В СЗВ-М сотрудник не числится в следующем месяце;
    • 🔸 В РСВ нет начислений страховых взносов за период после увольнения.

    Для проверки используйте отчёт Сверка с фондами (Зарплата → Отчёты → Сверка с фондами). Он покажет расхождения между данными 1С и отчётностью.

    8. Особенности увольнения в разных версиях 1С

    Процесс увольнения в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЗУП 3.2 практически идентичен, но есть нюансы:

    • 🔹 В ЗУП 3.1 при создании приказа об увольнении нужно вручную указывать подразделение, даже если оно одно;
    • 🔹 В ЗУП 3.2 добавлена возможность массового увольнения через обработку Групповое изменение кадровых данных;
    • 🔹 В 1С:ERP приказ об увольнении создаётся через Кадровый учёт → Кадровые приказы, а окончательный расчёт — в разделе Расчёт зарплаты;
    • 🔹 В 1С:Комплексная автоматизация увольнение отражается и в бухгалтерском, и в налоговом учёте автоматически.

    Если вы работаете с 1С:Бухгалтерия 8 (без модуля ЗУП), увольнение оформляется через документ Начисление зарплаты с типом операции "Увольнение". В этом случае:

    • 📌 Компенсация отпуска рассчитывается вручную;
    • 📌 Трудовая книжка не формируется — её нужно заполнять отдельно;
    • 📌 Отчётность в ПФР и ФНС придётся готовить без автоматической проверки.
    ⚠️ Внимание: В 1С:ЗУП Корп (для холдингов) при увольнении сотрудника из одной организации холдинга проверьте, чтобы он не числился в других компаниях группы. Используйте отчёт Сотрудники по организациям.

    FAQ: Частые вопросы об увольнении в 1С

    Как в 1С отменить увольнение, если приказ уже проведён?

    Чтобы отменить увольнение:

    1. Откройте документ Приказ о прекращении трудового договора (Т-8).
    2. Нажмите Ещё → Отменить проведение.
    3. Создайте новый документ Кадровый перевод с типом операции "Отмена увольнения".
    4. Проверьте, чтобы в личной карточке сотрудника статус изменился на "Работает".

    Если окончательный расчёт уже проведён, его тоже нужно отменить и пересчитать зарплату за период.

    Можно ли в 1С уволить сотрудника задним числом?

    Технически да, но это чревато проблемами:

    • 🔴 Нарушение сроков сдачи СЗВ-ТД (штраф 500 руб. за сотрудника);
    • 🔴 Несовпадение дат в 6-НДФЛ и бухгалтерском учёте;
    • 🔴 Риск претензий от сотрудника (если дата увольнения влияет на выплаты).

    Если всё же нужно уволить задним числом:

    1. Создайте приказ об увольнении с нужной датой.
    2. Вручную скорректируйте отчётность (6-НДФЛ, СЗВ-ТД) через дополнительные листы.
    3. Проверьте, чтобы в расчёте зарплаты не было начислений за "прошлый" период.
    Как в 1С посчитать компенсацию отпуска при увольнении по соглашению сторон?

    Компенсация рассчитывается автоматически в документе Окончательный расчёт. Формула:

    

    Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней отпуска

    Чтобы проверить расчёт:

    1. Откройте карточку сотрудника → вкладка Отпуска.
    2. Посмотрите количество неиспользованных дней.
    3. Сравните с суммой в окончательном расчёте.

    Если сумма не сходится, проверьте настройки расчёта среднего заработка (Настройки → Расчёт среднего заработка).

    Что делать, если в 1С не формируется справка 2-НДФЛ для уволенного сотрудника?

    Проблема может быть в:

    • 🔹 Непроведённом документе Окончательный расчёт;
    • 🔹 Неверной дате увольнения (справка формируется по дату фактического увольнения);
    • 🔹 Ошибках в регистрах налогового учёта (проверьте через Отчёты → Анализ регистров НДФЛ).

    Решение:

    1. Перепроведите окончательный расчёт.
    2. Обновите регистры НДФЛ через сервисную обработку Проверка и исправление данных.
    3. Сформируйте 2-НДФЛ вручную, указав период с начала года по дату увольнения.
    Как в 1С уволить сотрудника, который числится в нескольких организациях?

    Если сотрудник работает в нескольких организациях холдинга:

    1. Уволите его из каждой организации отдельно.
    2. В приказе об увольнении укажите организацию, из которой происходит увольнение.
    3. Проверьте, чтобы в других организациях не осталось "висящих" начислений (используйте отчёт Сотрудники по организациям).

    В 1С:ЗУП Корп можно использовать обработку Массовое увольнение для нескольких организаций одновременно.