Увольнение по ГПХ в 1С: полная инструкция с примерами и нюансами

Увольнение сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам (ГПХ), в 1С:Предприятие имеет ряд особенностей по сравнению с трудовой книжкой и штатными сотрудниками. Несмотря на то, что ГПХ не регулируется Трудовым кодексом, его завершение требует корректного документального оформления — как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Ошибки здесь чреваты штрафами от ФНС и претензиями со стороны исполнителя.

В этой статье разберём пошаговый алгоритм увольнения по ГПХ в 1С: от создания акта выполненных работ до закрытия взаиморасчётов и формирования отчётности. Особое внимание уделим типичным «подводным камням»: например, почему нельзя просто удалить договор из базы или как избежать двойного налогообложения при окончательном расчёте. Инструкция актуальна для 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0, но ключевые принципы применимы и к другим конфигурациям.

Если вы работаете с ГПХ впервые, рекомендуем сначала ознакомиться с FAQ в конце статьи — там разобраны базовые вопросы о различиях между ГПХ и трудовым договором в контексте 1С.

1. Подготовка к увольнению: проверка статуса договора ГПХ

Прежде чем оформлять увольнение, убедитесь, что договор ГПХ действительно завершён. В 1С статус договора может быть:

• 📄 Действующий — работы ещё не сданы, оплата не произведена;
• ✅ Исполненный — акт выполненных работ подписан, но окончательный расчёт не проведён;
• 🚫 Расторгнутый — договор прекращён досрочно (по соглашению сторон или в одностороннем порядке).

Для проверки статуса перейдите в раздел Зарплата и кадры → Договоры (ГПХ) и найдите нужный документ. Обратите внимание на поля:

• 📅 Дата окончания — если прошла, но акт не подписан, требуется уточнение у исполнителя;
• 💰 Сумма к оплате — если ноль, но работа выполнена, возможно, акт не проведён;
• 📝 Статус — должен быть «Завершён» или «Расторгнут».

Критическая ошибка: многие бухгалтеры пытаются «уволить» исполнителя по ГПХ через кадровые документы (например, Увольнение в разделе Кадры). Это неправильно! ГПХ не предполагает кадровых записей — все операции проводятся через Договоры (ГПХ) и Акты выполненных работ.

2. Оформление акта выполненных работ (АВР)

Основной документ для закрытия ГПХ — акт выполненных работ (АВР). Без него увольнение не будет считаться завершённым ни в бухгалтерском, ни в налоговом учёте. В 1С АВР создаётся на основе договора ГПХ.

Пошаговая инструкция:

1. Откройте раздел Зарплата и кадры → Договоры (ГПХ).
2. Выделите нужный договор и нажмите Создать на основании → Акт выполненных работ.
3. Заполните поля:
   • 📅 Дата акта — дата подписания (не позже даты окончания договора!);
   • 📝 Номер акта — согласно вашей нумерации;
   • 💵 Сумма к оплате — должна совпадать с договором (если были изменения — оформляйте дополнительное соглашение).

Укажите Счёт затрат (например, 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу»).

Нажмите Провести и закрыть.

Дата акта не позже даты окончания договора ГПХ|

Сумма акта совпадает с суммой в договоре|

Указан правильный счёт затрат (20, 26, 44 и т.д.)|

Подписи сторон (если ведётся электронный документооборот)

-->

Если работа выполнена не в полном объёме, сумму в акте можно скорректировать, но это должно быть согласовано с исполнителем. В таком случае:

1. Создайте Дополнительное соглашение к договору ГПХ с новой суммой.
2. На его основании формируйте АВР.

Что делать, если исполнитель отказывается подписывать АВР?

Если исполнитель не подписывает акт, направьте ему официальное уведомление о необходимости подписания в разумный срок (например, 5 рабочих дней). Если ответ не получен — составьте односторонний акт с пометкой «Исполнитель от подписания отказался». В 1С такой акт оформляется как обычный АВР, но в поле Примечание указывается причина отсутствия подписи.

3. Закрытие взаиморасчётов с исполнителем

После проведения АВР необходимо произвести окончательный расчёт с исполнителем. В 1С это делается через документ Выплата зарплаты или Списание с расчётного счёта (в зависимости от способа оплаты).

Алгоритм:

1. Перейдите в Зарплата и кадры → Все начисления.
2. Найдите начисление по АВР (оно должно появиться автоматически после проведения акта).
3. Создайте документ Выплата зарплаты:
   • 🏦 Укажите Способ выплаты (наличные, перевод на карту, безнал);
   • 📅 Дата выплаты — не позже 3 дней с даты подписания АВР (по ст. 782 ГК РФ);
   • 💳 Если оплата идёт на карту, проверьте реквизиты исполнителя в справочнике Физические лица.

Проведите документ и сформулируйте платёжное поручение (если оплата безналичная).

Тип оплаты	Документ в 1С	Счёт дебет	Счёт кредит
Наличные	Выплата зарплаты	70 (расчёты с персоналом)	50 (касса)
Перевод на карту	Списание с расчётного счёта	70	51 (р/с)
Безналичный расчёт (для ИП/юридических лиц)	Списание с расчётного счёта	60.01 (расчёты с поставщиками)	51

Важно: если исполнитель — физическое лицо, не забудьте удержать и перечислить НДФЛ 13% (или 15% для нерезидентов). В 1С налог рассчитывается автоматически при проведении начисления по АВР. Проверьте правильность расчёта в отчёте НДФЛ (расчёт) (Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате).

4. Закрытие договора ГПХ в 1С

После подписания АВР и оплаты необходимо закрыть сам договор ГПХ в базе. Это позволит избежать ошибок при формировании отчётности (например, в 6-НДФЛ или расчёте по страховым взносам).

Инструкция:

1. Откройте договор ГПХ в разделе Зарплата и кадры → Договоры (ГПХ).
2. Нажмите Изменить и установите статус Завершён (или Расторгнут, если договор прекращён досрочно).
3. В поле Дата завершения укажите дату подписания АВР.
4. Сохраните изменения.

Если договор был расторгнут досрочно, дополнительно создайте документ Расторжение договора ГПХ:

1. На основании договора выберите Создать на основании → Расторжение договора ГПХ.
2. Укажите причину расторжения (например, «По соглашению сторон» или «Нарушение сроков исполнения»).
3. Проведите документ.
💡

Если в базе остались не закрытые договоры ГПХ, но работы по ним давно завершены, используйте обработку Поиск и исправление ошибок в данных (раздел Администрирование → Поддержка и обслуживание). Она поможет найти «висящие» документы.

5. Проверка проводок и отчётности

После закрытия договора ГПХ обязательно проверьте бухгалтерские проводки и налоговые регистры. Ошибки здесь могут привести к искажению финансового результата или проблемам с ФНС.

Что нужно проверить:

• 📊 Проводки по счёту 70 (расчёты с персоналом) — сумма должна обнулиться после оплаты;
• 📈 Регистр накопления «НДФЛ» — налог должен быть начислен и удержан;
• 📉 Страховые взносы — для ГПХ с физлицами взносы не начисляются (кроме случаев, когда это прописано в договоре!).

Для проверки используйте отчёты:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 (Бухгалтерия → Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость);
• Анализ счёта 68.01 (НДФЛ);
• Расчёт по страховым взносам (Зарплата и кадры → Отчёты → Страховые взносы).
Как исправить ошибку, если НДФЛ не удержан?

Если 1С не рассчитала НДФЛ автоматически:

1. Проверьте настройки налога в справочнике Физические лица (вкладка Налоги).

2. Если исполнитель — нерезидент, вручную измените ставку на 15% в документе начисления.

3. Перепроведите документ и сформулируйте уточнённую декларацию 6-НДФЛ.

Типичная ошибка: многие пользователи забывают, что взносы на травматизм (по ставке 0.2–8.5%) для ГПХ не начисляются, даже если это прописано в договоре. Исключение — если в договоре явно указано, что исполнитель подлежит социальному страхованию (что крайне редко). Проверьте это в отчёте Расчёт страховых взносов!

6. Формирование отчётности после увольнения

Закрытие ГПХ влияет на несколько видов отчётности. Если вы работаете с физлицами, обязательно отразите операции в:

• 📄 6-НДФЛ — доход по ГПХ включается в раздел 2;
• 📊 Расчёт по страховым взносам (РСВ) — только если взносы начислялись (см. предыдущий раздел);
• 📈 СЗВ-ТД — для ГПХ этот отчёт не формируется! (частая ошибка — включать исполнителей по ГПХ в СЗВ-ТД вместе со штатными сотрудниками).

Для юридических лиц или ИП (исполнителей) может потребоваться:

• 📑 Книга покупок/продаж — если ГПХ связан с НДС;
• 📂 Декларация по налогу на прибыль — расходы по ГПХ включаются в состав прочих расходов (ст. 264 НК РФ).

Чтобы сформировать отчёты в 1С:

1. Перейдите в Отчёты → Регламентированные отчёты.
2. Выберите нужный отчёт (например, 6-НДФЛ).
3. Установите период и нажмите Заполнить.
4. Проверьте, что суммы по ГПХ попали в правильные разделы (например, в 6-НДФЛ доход по ГПХ отражается с кодом 2012).
💡

Если исполнитель по ГПХ одновременно является вашим сотрудником по трудовому договору, доходы по ГПХ отражаются отдельно в 6-НДФЛ (не суммируются с зарплатой!).

7. Архивирование и хранение документов

После закрытия ГПХ все документы (договор, АВР, платёжные поручения, дополнительные соглашения) должны быть архивированы. В 1С это делается через механизм Архив документов или путём переноса в отдельную папку.

Рекомендации по хранению:

• 🗃️ Срок хранения — не менее 5 лет (ст. 23 НК РФ);
• 🔍 Формат — оригиналы на бумаге + электронные копии в 1С;
• 🔒 Доступ — ограничьте права на редактирование архивных документов.

Чтобы перенести документы в архив в 1С:

1. Откройте журнал Договоры (ГПХ).
2. Выделите закрытые договоры и нажмите Ещё → Перенести в архив.
3. Укажите дату архивирования и папку (например, «Архив ГПХ 2026»).

Если вы ведёте электронный документооборот (ЭДО), убедитесь, что:

• 📧 Все акты и соглашения подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП);
• 🔗 Документы прикреплены к карточке договора в 1С (вкладка Файлы).

8. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при закрытии ГПХ в 1С. Вот самые распространённые:

Ошибка	Последствия	Как исправить
Не проведён АВР, но оплата сделана	Расходы не подтверждены, ФНС не примет их при проверке	Создать АВР задним числом и перепровести оплату
НДФЛ не удержан с дохода физлица	Штраф 20% от неуплаченного налога (ст. 123 НК РФ)	Доначислить налог и сдать уточнённую 6-НДФЛ
Договор ГПХ не закрыт в базе	Искажение отчётности (например, в РСВ)	Установить статус «Завершён» вручную
Оплачен аванс по ГПХ, но не закрыт окончательный расчёт	Зависание задолженности на счёте 70	Создать документ Корректировка долга

Самая опасная ошибка — путать ГПХ с трудовым договором. Например, создавать кадровые документы (Приём на работу, Увольнение) для исполнителя по ГПХ. Это приводит к:

• 🚨 Искажению данных в СЗВ-ТД и СЗВ-М;
• 💸 Неправильному начислению страховых взносов (для ГПХ они не начисляются, кроме редких случаев);
• ⚖️ Риску переквалификации договора ГПХ в трудовой (со всеми вытекающими штрафами).

Чтобы избежать этого:

• 🔹 Все операции по ГПХ проводите только через раздел Договоры (ГПХ);
• 🔹 Не создавайте для исполнителей по ГПХ записи в справочнике Сотрудники — используйте Физические лица;
• 🔹 Проверяйте, чтобы в отчётах (например, СЗВ-ТД) не появлялись данные по ГПХ.

FAQ: Частые вопросы по увольнению ГПХ в 1С

❓ Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при увольнении по ГПХ?

Нет, трудовая книжка не заполняется, так как ГПХ не регулируется Трудовым кодексом. Исполнитель по ГПХ не является сотрудником организации в традиционном смысле. Однако еслиlater договор был переквалифицирован в трудовой (например, по решению суда), запись придётся внести задним числом.

❓ Как отразить в 1С досрочное расторжение ГПХ по инициативе заказчика?

Создайте документ Расторжение договора ГПХ на основании исходного договора. В поле Причина расторжения укажите «По инициативе заказчика» и приложите скан уведомления исполнителю (если отправляли). Если по договору предусмотрена компенсация за досрочное расторжение, оформите её как отдельное начисление с типом «Компенсация».

❓ Можно ли удалить договор ГПХ из 1С после закрытия?

Удалять договор не рекомендуется, так как это нарушит целостность данных (исчезнут ссылки в проводках, отчётах и регистрах). Вместо этого:

1. Закройте договор (установите статус «Завершён»);
2. Перенесите его в архив;
3. Если базу нужно «почистить», используйте обработку Удаление помеченных объектов, но предварительно сделайте резервную копию!

❓ Как в 1С отразить частичную оплату по ГПХ (аванс + окончательный расчёт)?

Если по договору предусмотрен аванс:

1. Создайте документ Начисление по договору ГПХ с типом «Аванс» и укажите сумму;
2. Оплатите аванс через Выплата зарплаты;
3. После выполнения работ создайте АВР на полную сумму договора;
4. В документе оплаты укажите зачёт аванса (1С автоматически предложит это сделать).

В проводках аванс отразится как дебет 70 и кредит 50/51, а окончательный расчёт закроет оставшуюся сумму.

❓ Нужно ли сдавать СЗВ-ТД по исполнителям ГПХ?

Нет, СЗВ-ТД подаётся только для сотрудников по трудовым договорам. Исполнители по ГПХ в этот отчёт не включаются. Однако если вы по ошибке добавили их в СЗВ-ТД, придётся сдавать корректирующий отчёт.