Оформление нового сотрудника в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) — задача, с которой сталкивается каждый кадровик и бухгалтер. От правильности заполнения данных зависит не только корректность начисления зарплаты, но и соблюдение трудовых норм, формирование отчетности в ПФР/ФНС, а также избежание штрафов за ошибки в кадровом учете. В этой статье разберем весь процесс — от создания личной карточки до регистрации приказа о приеме, — с учетом актуальных требований ТК РФ и особенностей последних версий 1С:ЗУП 3.1.

Вы узнаете, как избежать типичных ошибок (например, несовпадения дат в приказе и трудовом договоре), какие настройки программы ускорят работу, и как автоматизировать рутинные операции. А для тех, кто только осваивает 1С, мы подготовили уникальную таблицу соответствия полей в программе и реквизитов трудовых документов — она поможет не упустить важные детали.

Материал будет полезен как новичкам, так и опытным пользователям: первые найдут здесь пошаговые инструкции с визуальными подсказками, а вторые — лайфхаки по оптимизации процесса (например, как массово принимать сотрудников через загрузку из Excel).

1. Подготовка к приему сотрудника: что нужно сделать ДО ввода данных в 1С

Прежде чем открывать 1С:ЗУП, соберите полный пакет документов от нового сотрудника. Без этого вы рискуете пропустить критичные реквизиты или допустить ошибки, которые потом придется исправлять ретроактивными документами. Вот минимальный чек-лист:

  • 📄 Паспорт (копия всех заполненных страниц) — для заполнения личных данных и проверки возраста (важно для несовершеннолетних).
  • 📑 Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если книжка электронная).
  • 🎓 Документы об образовании (если должность требует специальных знаний).
  • 💳 СНИЛС и ИНН (обязательны для отчетности в ПФР и ФНС).
  • 📝 Заявление о приеме на работу (пишется сотрудником от руки или формируется в 1С).
  • 📊 Реквизиты банковского счета для перечисления зарплаты (если не карта «Мир»).

Особое внимание уделите трудовому договору: его условия должны совпадать с данными, которые вы затем введете в 1С. Например, если в договоре указан оклад 50 000 руб., а в программе вы укажете 45 000 руб., это приведет к расхождениям в расчетах и возможным претензиям со стороны сотрудника или проверяющих органов.

⚠️ Внимание: С 2023 года работодатели обязаны передавать сведения о приеме на работу в ПФР в течение 1 рабочего дня (Федеральный закон № 27-ФЗ). В 1С:ЗУП для этого используется отчет СЗВ-ТД, который формируется автоматически при регистрации приказа о приеме. Убедитесь, что в настройках программы включена опция Отправка сведений в ПФР онлайн.

Также заранее определите:

  • 🔹 Подразделение, в которое принимается сотрудник (если его нет в справочнике, создайте заранее).
  • 🔹 Должность (должна соответствовать штатному расписанию).
  • 🔹 Вид занятости (основное место работы, совместительство, дистанционная работа и т.д.).
  • 🔹 Систему оплаты труда (оклад, сдельная, тарифная и др.).
📊 Как часто вы принимаете новых сотрудников в 1С
ЗУП?:Ежедневно
1-2 раза в неделю
1-2 раза в месяц
Реже чем раз в месяц

2. Создание карточки сотрудника в 1С:ЗУП — пошаговая инструкция

Начните с добавления нового физического лица в справочник Сотрудники. Для этого:

  1. Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники.
  2. Нажмите кнопку Создать и выберите Физическое лицо.
  3. Заполните личные данные:
    • 👤 ФИО (полностью, без сокращений).
    • 📅 Дата рождения (важно для расчета страховых взносов).
    • 🏠 Адрес регистрации (нужен для некоторых отчетов, например, 2-НДФЛ).
    • 📞 Контактный телефон и email (для отправки уведомлений из 1С).
  • В блоке Документы добавьте сканы паспорта, СНИЛС, ИНН и diplomas (если требуется).
  • Сохраните карточку кнопкой Записать и закрыть.

    • Теперь создайте карточку сотрудника:

    1. В том же разделе Кадры → Сотрудники нажмите Создать → Сотрудник.
    2. В поле Физическое лицо выберите только что созданную запись.
    3. Заполните кадровые данные:
      • 🏢 Подразделение и должность (из справочника Должности).
      • 💼 Вид занятости (основное/совместительство).
      • 📅 Дата приема (должна совпадать с датой в приказе и трудовом договоре!).
      • 💰 Оклад/тарифная ставка (указывайте точно, как в договоре).

    Если сотрудник принимается на условиях испытательного срока, не забудьте отметить это в блоке Условия труда и указать дату окончания испытания. В противном случае программа не будет учитывать этот период при расчете компенсаций при увольнении.

    ФИО написано без ошибок и сокращений|

    Дата рождения совпадает с паспортом|

    СНИЛС и ИНН введены корректно (11 и 12 цифр соответственно)|

    Подразделение и должность соответствуют штатному расписанию|

    Дата приема совпадает с трудовym договором-->

    3. Регистрация приказа о приеме на работу

    После создания карточки сотрудника необходимо оформить приказ о приеме на работу (форма Т-1). В 1С:ЗУП это делается через документ Прием на работу:

    1. Перейдите в раздел Кадры → Приемы на работу.
    2. Нажмите Создать и выберите Прием на работу.
    3. В поле Сотрудник укажите созданную ранее карточку.
    4. Заполните ключевые реквизиты:
      • 📅 Дата приказа (обычно совпадает с датой приема, но может быть позже).
      • 📝 Номер приказа (автоматически присваивается по нумерации, но можно изменить).
      • 🏢 Подразделение и должность (должны совпадать с карточкой сотрудника).
      • 💰 Условия оплаты труда (оклад, надбавки, районные коэффициенты).
      • 📌 Испытательный срок (если предусмотрен).
    5. Нажмите Провести и закрыть.

      6. После проведения документа программа автоматически:

      • 🔄 Сформирует запись в личной карточке сотрудника (Т-2).
      • 📊 Создаст запись в журнале кадровых приказов.
      • 📤 Подготовит данные для отчета СЗВ-ТД (если включена интеграция с ПФР).
    ⚠️ Внимание: Если дата приказа о приеме раньше, чем дата трудового договора, 1С выдаст предупреждение, но позволит провести документ. Однако это нарушение ст. 67 ТК РФ, где сказано, что приказ издается на основании заключенного договора. В таком случае исправьте даты вручную.

    Для удобства можно использовать шаблоны приказов. Чтобы их настроить:

    1. Перейдите в Настройки → Кадровый учет → Шаблоны кадровых документов.
    2. Выберите Приказ о приеме на работу (Т-1).
    3. Отредактируйте текст шаблона (например, добавьте логотип компании или специфические условия).
    4. Сохраните изменения.
    • 🖥️ Способ обмена документами (электронная почта, ЛК на портале и т.д.).
    • 📡 Условия обеспечения оборудованием (предоставляет работодатель или сотрудник).

    Эти данные потом понадобятся для отчета СЗВ-ТД с кодом "ДИСТАНЦ".-->

    4. Настройка графиков работы и начислений

    После оформления приказа необходимо настроить график работы и виды начислений для сотрудника. Это критично для корректного расчета зарплаты, отпускных и больничных.

    Шаг 1. Назначение графика работы

    1. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники).
    2. Перейдите на закладку Графики работы.
    3. Нажмите Добавить и выберите нужный график из справочника (например, Пятидневка, Сменный график или Гибкий график).
    4. Укажите Дата начала действия (обычно совпадает с датой приема).

    Если для сотрудника требуется индивидуальный график (например, для совместителей или работников на неполном рабочем дне), создайте его заранее в справочнике Графики работы (Настройки → Графики работы).

    Шаг 2. Настройка начислений

    1. В карточке сотрудника перейдите на закладку Начисления.
    2. Нажмите Добавить и выберите вид начисления (например, Оклад по дням или Оклад по часам).
    3. Укажите:
      • 💰 Размер начисления (оклад, ставка).
      • 📅 Дата начала действия.
      • 🔄 Периодичность (ежемесячно, разово и т.д.).
  • Если у сотрудника есть надбавки (например, за стаж или вредные условия), добавьте их отдельными строками.

    • Для проверки корректности настроек сформируйте расчетный листок за текущий месяц:

    1. Перейдите в Зарплата → Расчетные листки.
    2. Выберите сотрудника и месяц.
    3. Проверьте, что все начисления и удержания отображаются корректно.
    Поле в 1С:ЗУП Соответствие в трудовых документах Пример значения
    Подразделение Структурное подразделение в трудовом договоре (п. 2.1) "Отдел продаж"
    Должность Наименование должности в договоре (п. 1.1) и штатном расписании "Менеджер по работе с клиентами"
    Вид занятости Тип трудового договора (ст. 58 ТК РФ) "Основное место работы"
    Оклад/тариф Размер оплаты труда в договоре (п. 3.1) 50 000 руб.
    График работы Режим рабочего времени в договоре (п. 4.1) "40-часовая рабочая неделя (пятидневка)"

    5. Автоматизация приема сотрудников: массовый ввод и интеграции

    Если вам нужно принять на работу несколько сотрудников одновременно (например, при расширении штата или сезонном наборе), ручной ввод каждой карточки займет слишком много времени. В 1С:ЗУП есть инструменты для автоматизации:

    Способ 1. Загрузка из Excel

    1. Подготовьте файл Excel с данными сотрудников (образец можно скачать в Настройки → Обмен данными → Шаблоны загрузки).
    2. Перейдите в Кадры → Сотрудники и нажмите Загрузить из файла.
    3. Выберите подготовленный файл и следите за сообщениями программы о возможных ошибках (например, неверный формат СНИЛС).

      4. Способ 2. Обмен данными с 1С:ЗКГУ или другими системами

      Если в вашей компании используется 1С:Зарплата и Кадры Государственных Учреждений (ЗКГУ) или другие программы (например, 1С:ERP), настройте обмен данными:

      1. В 1С:ЗУП перейдите в Администрирование → Обмен данными.
      2. Создайте новое правило обмена и укажите источник данных.
      3. Настройте соответствие полей (например, Табельный номер в ЗКГУ → Код сотрудника в ЗУП).
      4. Запустите синхронизацию.

      Способ 3. Использование обработок

      Для нестандартных задач (например, прием сотрудников с уникальными условиями оплаты) можно использовать внешние обработки. Их можно скачать на портале 1С:ИТС или заказать у партнеров 1С. Популярные обработки:

      • 📥 "Массовый прием сотрудников" — позволяет создать до 100 карточек за один раз.
      • 🔄 "Перенос данных из старой версии ЗУП" — актуально при переходе с 1С:ЗУП 2.5 на 3.1.
      • 📊 "Импорт из МойОфис или Битрикс24" — для компаний, использующих CRM-системы.
    ⚠️ Внимание: При массовой загрузке данных всегда проверяйте результат! Например, если в Excel-файле неверно указан формат даты (например, DD.MM.YYYY вместо MM/DD/YYYY), программа может создать приказы с некорректными датами. Это приведет к ошибкам в отчетности СЗВ-ТД и РСВ.
    Как исправить ошибки после массовой загрузки?

    Если после загрузки вы обнаружили ошибки (например, неверные оклады или подразделения), не удаляйте документы! Вместо этого:

    1. Создайте документ "Кадровое перемещение" для исправления данных.
    2. Или используйте документ "Изменение оплаты труда", если ошибка только в окладе.
    3. Если ошибка критична (например, неверный СНИЛС), создайте новую карточку сотрудника и перенесите в нее данные, а старую пометьте как "Ошибочную" (через документ Уволен с причиной "Ошибка в данных").

    6. Проверка и отправка отчетности после приема сотрудника

    После оформления приема на работу необходимо сформировать и отправить отчетность в контролирующие органы. В 1С:ЗУП это делается автоматически, но требует предварительной настройки.

    Отчет СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности)

    С 2020 года работодатели обязаны ежемесячно сдавать в ПФР сведения о кадровых изменениях (прием, увольнение, переводы). Чтобы сформировать отчет:

    1. Перейдите в Отчеты → ПФР → СЗВ-ТД.
    2. Укажите период (месяц приема сотрудника).
    3. Нажмите Заполнить — программа автоматически подтянет данные из приказов.
    4. Проверьте, что новый сотрудник отображается с кодом "ПРИЕМ".
    5. Отправьте отчет через 1С-Отчетность или вручную через личный кабинет ПФР.

      6. Отчет РСВ (расчет по страховым взносам)

      Данные о новом сотруднике также попадают в РСВ, который сдается ежемесячно. Чтобы избежать ошибок:

      • 🔍 Проверьте, что в карточке сотрудника корректно указан страховой стаж (влияет на тариф взносов).
      • 💰 Убедитесь, что оклад и надбавки соответствуют трудовому договору (расхождения приведут к занижению базы для взносов).
      • 📅 Сверьте дату приема в РСВ с датой в приказе.

      2-НДФЛ и 6-НДФЛ

      Для новых сотрудников важно:

      • 📌 Проверить, что в карточке указан правильный налоговый вычет (например, стандартный вычет на детей).
      • 🔄 Обновить справочник Налоговые агенты (Настройки → НДФЛ).
      • 📊 В отчете 6-НДФЛ новый сотрудник должен появиться в Разделе 2 с датой получения дохода (обычно последнее число месяца).
      ⚠️ Внимание: Если сотрудник был принят в середине месяца, в отчетности за этот месяц его данные могут не попасть в 6-НДФЛ (так как доход фактически еще не начислен). Однако в СЗВ-ТД он должен появиться сразу! Это нормально и не является ошибкой.
      • 📌 В СЗВ-ТД появилась запись с кодом "ПРИЕМ".
      • 💰 В РСВ база для взносов включает оклад нового сотрудника.
      • 📅 В 6-НДФЛ дата приема совпадает с датой в приказе.

      -->

      7. Типичные ошибки и как их избежать

      Даже опытные пользователи 1С:ЗУП иногда допускают ошибки при оформлении приема на работу. Вот самые распространенные из них и способы их предотвращения:

      Ошибка 1. Несовпадение дат в трудовом договоре и приказе

      Если в договоре указана дата приема 01.06.2026, а в приказе — 02.06.2026, это нарушение ст. 68 ТК РФ. Чтобы избежать:

      • 📅 Всегда сверяйте даты в трудовом договоре, приказе и карточке сотрудника.
      • 🔄 Если ошибка уже допущена, создайте дополнительное соглашение к договору и новый приказ с правильной датой.

      Ошибка 2. Неуказанный или неверный СНИЛС

      Без СНИЛС программа не сможет:

      • 📊 Формировать СЗВ-ТД и СЗВ-М.
      • 💰 Рассчитывать страховой стаж для больничных.

      Решение:

      • 🔍 Проверьте СНИЛС на сайте ПФР по ссылке cabinet.pfrf.ru (если сотрудник не помнит номер).
      • 📝 Если СНИЛС еще не оформлен, укажите в 1С временное значение (например, 000-000-000 00) и поправьте позже.

      Ошибка 3. Неправильный график работы

      Если сотруднику назначен неверный график (например, Пятидневка вместо Сменный график), это приведет к:

      • 🕒 Неправильному расчету отпускных и больничных.
      • 📉 Занижению или завышению нормы рабочего времени в табеле.

      Решение:

      • 🔄 Создайте документ Кадровое перемещение с изменением графика.
      • 📅 Пересчитайте табель за прошлые периоды (если ошибка обнаруžena поздно).

      Ошибка 4. Забыли про испытательный срок

      Если в трудовом договоре указан испытательный срок, но в 1С это не отражено:

      • 🚨 Программа не будет напоминать о завершении испытания.
      • 💰 При увольнении в течение испытательного срока не будет учтено, что сотрудник не имеет права на некоторые компенсации.

      Решение:

      • 📅 Откройте карточку сотрудника и на закладке Трудовой договор укажите дату окончания испытания.
      • 🔔 Настройте напоминание в 1С: Настройки → Напоминания → Создать новое (выберите тип "Окончание испытательного срока").

      Ошибка 5. Неправильный оклад или надбавки

      Если оклад в 1С не совпадает с трудовym договором:

      • 💰 Сотрудник получит неверную зарплату.
      • 📊 В отчетности (РСВ, 6-НДФЛ) будут расхождения.

      Решение:

      • 🔍 Сверьте оклад в карточке сотрудника (Зарплата → Начисления) с договором.
      • 📝 Если ошибка обнаруžena после начисления зарплаты, создайте документ Корректировка зарплаты.

    8. Полезные отчеты и аналитика после приема сотрудника

    После оформления приема полезно сформировать несколько отчетов, чтобы убедиться в корректности данных и проанализировать изменения в штате.

    Отчет 1. "Анализ кадровых данных"

    Показывает структуру персонала по подразделениям, должностям и видам занятости. Чтобы его сформировать:

    1. Перейдите в Кадры → Отчеты по кадрам → Анализ кадровых данных.
    2. Укажите период (например, текущий месяц).
    3. Настройте группировки: Подразделение → Должность.
    4. Добавьте отбор по дате приема (например, "Дата приема = Текущий месяц").

    Этот отчет поможет увидеть, сколько сотрудников принято в каждом отделе, и сравнить с планом по штатному расписанию.

    Отчет 2. "Штатное расписание (фактическое)"

    Показывает, как изменилось штатное расписание после приема новых сотрудников. Чтобы его открыть:

    1. Перейдите в Кадры → Штаты → Штаты (фактические).
    2. Выберите актуальную дату.
    3. Сравните фактическое количество сотрудников с плановым (из справочника Штатное расписание).

    Отчет 3. "Движение сотрудников"

    Отображает все кадровые изменения (приемы, увольнения, переводы) за выбранный период. Полезен для анализа текучки. Чтобы его сформировать:

    1. Перейдите в Кадры → Отчеты по кадрам → Движение сотрудников.
    2. Укажите период (например, квартал).
    3. Добавьте отбор по типу движения: "При