Процедура оформления нового сотрудника в системе 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3.1 требует от кадровика или расчетчика внимательности к деталям. От корректности заполнения первичных документов напрямую зависит правильность начисления заработной платы, удержания налогов и формирования регламентированной отчетности в будущем. Ошибки на этапе приема могут привести к расхождениям в базе данных и потребовать сложной корректировки задним числом.
В данной инструкции мы разберем не только стандартный алгоритм действий для оформления трудового договора, но и нюансы работы с разными видами занятости. Вы узнаете, как правильно настроить графики работы, ввести кадровые данные и проверить сформированные проводки. Особое внимание уделим автоматическому заполнению полей и возможностям программы по предотвращению дублирования информации о физических лицах.
Подготовка карточки физического лица и работника
Перед тем как создать документ о приеме, необходимо убедиться, что в информационной базе существует запись о человеке. В 1С:ЗУП 3.1 разграничены понятия «Физическое лицо» и «Работник организации». Первое содержит персональные данные (ФИО, паспорт, ИНН), а второе — трудовые отношения с конкретной фирмой. Если сотрудник ранее уже работал в вашей компании, система автоматически подтянет его данные при вводе фамилии.
Для нового человека нужно создать карточку физического лица через раздел Кадры → Физические лица. Здесь важно заполнить все обязательные поля, помеченные восклицательным знаком. Особое внимание уделите ИНН и СНИЛС, так как именно эти реквизиты используются для обмена данными с государственными органами. Неполное заполнение может заблокировать формирование отчетов ЕФС-1 или РСВ.
На вкладке «Работники организаций» создается связь между человеком и вашей фирмой. Указывается дата начала отношений, которая обычно совпадает с датой приема на работу. Если у сотрудника есть несколько мест работы в рамках одного холдинга, здесь можно добавить несколько записей с разными организациями-работодателями.
⚠️ Внимание: При создании карточки проверьте поле «Пол». Ошибка в этом поле приведет к некорректному расчету стажа для отпуска по беременности и родам и других социальных гарантий, зависящих от пола сотрудника.
Используйте функцию «Заполнить по паспорту» в карточке физического лица, если у вас есть скан документа. Это ускорит ввод данных и снизит риск опечаток в серии и номере паспорта.
Создание документа «Прием на работу»
Основным документом, фиксирующим факт трудоустройства, является документ Прием на работу. Он находится в разделе Кадры → Приемы, переводы, увольнения. При создании нового документа система предложит выбрать организацию и подразделение, в которое поступает сотрудник. Выбор подразделения критически важен, так как от него зависят настройки начислений и ответственные лица.
В шапке документа указывается дата приема и номер приказа. Программа автоматически присваивает номер согласно установленной нумерации, но его можно изменить вручную при необходимости. Дата приема определяет момент, с которого сотруднику начинает начисляться заработная плата и accruing vacation entitlement (право на отпуск).
Далее заполняется табличная часть, где указываются условия труда. Здесь выбирается должность из справочника «Должности», устанавливается вид занятости (полная, неполная) и способ отражения зарплаты в бухучете. Если в компании ведется несколько видов деятельности, правильный выбор счета затрат обеспечит корректное распределение расходов по статьям.
☑️ Проверка перед проведением приема
Настройка условий оплаты и графиков работы
Центральным элементом вкладки «Оплата и кадры» является настройка системы оплаты труда. В 1С ЗУП используется гибкая система начислений. Вы можете выбрать готовый вид расчета, например «Оклад по дням», или настроить индивидуальный алгоритм. Важно правильно указать сумму оклада (тарифной ставки) и периодичность выплат.
График работы сотрудника должен быть предварительно создан в справочнике «Графики работы» и выбран в соответствующем поле документа. От графика зависит расчет нормы рабочего времени и, как следствие, оплата за отработанное время. Если сотрудник работает по сменному графику, необходимо убедиться, что смена в день приема попадает в рабочий день по графику.
Для сотрудников с неполным рабочим временем или особыми условиями труда можно установить индивидуальный график прямо в документе приема. В этом случае норма времени будет рассчитываться пропорционально отработанному времени. Система автоматически пересчитает плановые начисления при изменении графика в будущем.
| Параметр настройки | Влияние на расчет | Где указывается |
|---|---|---|
| Вид занятости | Определяет полную или частичную норму времени | Вкладка «Оплата и кадры» |
| Способ расчета зарплаты | Влияет на алгоритм начисления (оклад, сдельная, почасовая) | Поле «Вид расчета» |
| Подразделение | Определяет счет затрат и ответственного | Шапка документа |
| График работы | Формирует табель учета рабочего времени | Поле «График работы» |
Заполнение дополнительных сведений и льгот
Вкладка «Дополнительно» содержит информацию, необходимую для специфических расчетов и отчетности. Здесь указываются сведения о гражданстве, что важно для расчета страховых взносов (особенно для иностранных граждан). Также вносятся данные о воинском учете, которые обязательны для передачи в военные комиссариаты.
Если сотрудник имеет право на налоговые вычеты (стандартные, имущественные), эта информация вносится в соответствующие поля. Программа будет автоматически применять вычеты при расчете НДФЛ, пока не исчерпается лимит дохода или не истечет срок действия вычета. Ошибки в этом разделе ведут к неверному удержанию налога из зарплаты.
Для сотрудников, работающих во вредных или опасных условиях труда, обязательно заполняется раздел о гарантиях компенсационного характера. Указывается класс условий труда по результатам спецоценки (СОУТ). Это влияет на дополнительный отпуск, сокращенную рабочую неделю и повышенные тарифы страховых взносов.
⚠️ Внимание: Класс условий труда должен соответствовать карте специальной оценки условий труда (СОУТ). Несоответствие данных может привести к штрафам со стороны трудовой инспекции и доначислению взносов.
Что делать, если СОУТ еще не проведена?
Если специальная оценка условий труда еще не завершена, временно установите класс условий труда «2» (оптимальный) или тот, который был по результатам предыдущей аттестации. После получения отчета об СОУТ необходимо создать документ «Изменение условий оплаты труда» для актуализации данных.
Печать приказов и ознакомление сотрудника
После заполнения всех необходимых реквизитов документ необходимо провести. Кнопка Провести и закрыть зафиксирует изменения в базе данных и создаст движения по регистрам сведений. С этого момента сотрудник считается официально принятым в штат, и его данные появляются в отчетах по списочному составу.
Для вывода на печать приказа о приеме на работу используется кнопка Печать → Приказ (распоряжение) о приеме на работу (Т-1). Форма Т-1 является унифицированной, но в настройках 1С можно изменить макет под нужды организации. Печатная форма формируется автоматически на основе введенных данных, что исключает ручные ошибки при наборе текста.
После подписания приказа руководителем и сотрудником, факт ознакомления нужно зафиксировать в программе. В документе приема есть специальная кнопка или флажок «Ознакомлен». Дата ознакомления должна совпадать с датой подписи на бумажном носителе. Это требование трудового законодательства, и его соблюдение проверяется при аудитах.
Также из документа можно сформировать личную карточку сотрудника (форма Т-2). Хотя ведение бумажных карточек сейчас необязательно, многие кадры продолжают их распечатывать для архива. В электронном виде вся эта информация хранится в карточке сотрудника и доступна по клику.
Документ «Прием на работу» является первичным регистром. Все последующие кадровые перемещения (отпуска, больничные, премии) опираются на данные, введенные именно в этом документе.
Контроль и проверка введенных данных
После оформления приема рекомендуется сразу проверить корректность введенных данных через отчеты. Отчет Кадровые документы в разделе «Кадры» покажет все проведенные документы за период. Убедитесь, что приказ о приеме отображается в списке и имеет статус «Проведен».
Для проверки начислений можно сформировать отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» за текущий месяц, если прием был в начале периода. Это позволит увидеть, правильно ли рассчиталась норма времени и начислен ли оклад пропорционально отработанным дням. Если сотрудник принят в середине месяца, сумма оклада должна быть меньше полной месячной ставки.
Используйте механизм «Проверка контрольных соотношений», если он доступен в вашей конфигурации. Он помогает выявить логические ошибки, например, отсутствие графика работы при полной занятости или оклад ниже МРОТ при полной ставке. Своевременное устранение таких несоответствий сэкономит время в конце расчетного периода.
⚠️ Внимание: Законодательство и формы отчетности регулярно обновляются. Всегда проверяйте актуальность форм печатных документов и регламентов в разделе «Администрирование» или на официальном сайте разработчика перед массовым оформлением документов.
Сохраняйте скан-копии подписанных приказов в карточке сотрудника в 1С, используя функцию «Присоединенные файлы». Это создаст единое информационное пространство и упростит работу при проверках.
Частые вопросы при оформлении приема в 1С ЗУП
Как оформить прием на работу внешнего совместителя в 1С ЗУП?
При создании документа «Прием на работу» в поле «Вид занятости» необходимо выбрать значение «Внешний совместитель». В этом случае система не будет требовать заполнения данных о трудовой книжке (так как она хранится у основного работодателя) и применит особые правила расчета налогов и взносов, если они отличаются для совместителей в вашей учетной политике.
Что делать, если программа не дает выбрать нужный график работы?
Скорее всего, график еще не создан или не утвержден. Перейдите в раздел Настройка → Графики работы, создайте новый график, укажите рабочие дни и время, затем нажмите «Записать и закрыть». После этого он станет доступен для выбора в документе приема. Убедитесь также, что период действия графика включает дату приема сотрудника.
Можно ли изменить оклад сотруднику сразу после приема?
Технически изменить документ «Прием на работу» можно, пока он не стал основанием для других операций (например, начисления зарплаты). Однако правильнее с точки зрения кадрового делопроизводства создать документ «Изменение оплаты труда», если изменение происходит после даты приема. Если ошибка обнаружена до проведения любых расчетов, можно исправить документ приема напрямую, перепроведя его.
Как отразить в 1С прием сотрудника на декретную ставку?
При приеме на временно отсутствующего сотрудника в документе «Прием на работу» укажите конкретного работника, на место которого принимается новый сотрудник, в поле «Принимаем на место». Также важно установить дату окончания действия трудового договора (например, дата выхода основного сотрудника). Это позволит системе автоматически уволить временного сотрудника в нужный день.
Где посмотреть историю изменений кадровых данных сотрудника?
Вся история хранится в журнале документов. Откройте карточку сотрудника и перейдите на вкладку «История изменений» или используйте отчет Кадры → История изменений данных сотрудника. Там будут отображены все приемы, переводы, изменения зарплаты и другие кадровые перемещения с датами и номерами приказов.