С 1 января 2021 года в России начался массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 2026 года бумажные трудовые книжки полностью утрачивают юридическую силу. Для компаний это означает обязательную миграцию данных в электронный формат и корректировку кадровых процессов в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) или 1С:ERP. Ошибки при оформлении перехода могут привести к штрафам от Роструда и проблемам с отчетностью в ПФР.

В этой статье — пошаговая инструкция по настройке 1С для работы с ЭТК, включая загрузку архивных данных, формирование уведомлений сотрудникам и сдачу отчетности SZV-TD. Разберем нюансы для разных версий 1С (от 3.1.20 до последних релизов), типичные ошибки при миграции и способы их избежать. Материал актуален для бухгалтеров, кадровиков и IT-специалистов, ответственных за автоматизацию кадрового учета.

1. Подготовка к переходу: что нужно сделать до настройки 1С

Прежде чем приступать к технической настройке программы, выполните организационные шаги:

  • 📋 Проверьте актуальность версий: для работы с ЭТК требуется 1С:ЗУП 3.1.20 или новее (релиз не ниже 3.1.20.110). В старых версиях отсутствует функционал для формирования уведомлений по форме СТД-Р.
  • 🔍 Аудит кадровых данных: убедитесь, что в базе 1С корректно заполнены:
    • СНИЛС всех сотрудников (обязательно для интеграции с ПФР)
    • Дата приема на работу и все кадровые перемещения
    • Реквизиты трудового договора (номер, дата)
  • 📊 Сверьтесь с бумажными книжками: распечатайте отчет Кадровый учет → Отчеты по кадрам → Трудовые книжки и сравните с физическими документами. Расхождения нужно исправить до миграции.

Особое внимание уделите сотрудникам, уволенным до 2020 года — их данные тоже подлежат переносу в ЭТК, если они подавали заявление о сохранении бумажной книжки. Для них потребуется формировать уведомление по форме СТД-Р с пометкой "Архивные сведения".

📊 На каком этапе переход на ЭТК у вашей компании?
Еще не начинали
Готовим данные в 1С
Уже сдали первую отчетность SZV-TD
Полностью перешли на ЭТК

2. Настройка 1С для работы с электронными трудовыми книжками

Техническая подготовка программы включает активацию функционала ЭТК и настройку интеграции с ПФР. Инструкция для 1С:ЗУП 3.1 (аналогично для 1С:ERP 2.5):

  1. Откройте раздел Настройки → Функциональность.
  2. На вкладке Зарплата и кадры установите флажки:
    • Электронные трудовые книжки
    • Интеграция с ПФР (ЭТК, СЗВ-ТД)
    • Формирование уведомлений СТД-Р
  3. Сохраните настройки и перезапустите программу.

    4. После активации функционала в разделе Кадры появится новый пункт меню Электронные трудовые книжки. Здесь можно:

    • 📤 Загружать архивные сведения из бумажных книжек
    • 📋 Формировать уведомления сотрудникам (форма СТД-Р)
    • 📊 Просматривать статус сданной отчетности

    ☑️ Проверка настроек 1С перед миграцией

    Выполнено: 0 / 4

    Если в вашей базе используются нетипичные кадровые документы (например, переводы с изменением структурного подразделения без изменения должности), рекомендуем предварительно протестировать миграцию на копии базы. Это поможет избежать ошибок при загрузке данных в ПФР.

    3. Загрузка архивных данных из бумажных трудовой книжек

    Перенос сведений из бумажных книжек в 1С осуществляется через обработку Загрузка сведений о трудовой деятельности (раздел Кадры → Электронные трудовые книжки). Алгоритм действий:

    1. Скачайте шаблон Excel из обработки (кнопка Шаблон).
    2. Заполните файлы данными из бумажных книжек:
      • ФИО сотрудника (точное совпадение с 1С)
      • СНИЛС (обязательно)
      • Дата приема/уволнения
      • Основание (приказ, его номер и дата)
      • Должность и структурное подразделение
    3. Загрузите файл в 1С через ту же обработку. Программа автоматически сопоставит данные с существующими записями о сотрудниках.

      4. Типичные ошибки при загрузке:

      Ошибка Причина Решение
      "Не найден сотрудник" Расхождение в ФИО или СНИЛС Проверьте регистр букв и пробелы в ФИО, сверьте СНИЛС
      "Дублирующаяся запись" Повторяющаяся дата приема/перевода Уточните дату в бумажной книжке или исправьте в 1С
      "Недопустимое основание" Некорректный формат номера приказа Используйте формат "№123 от 01.01.2020"
      💡

      Если в бумажной книжке есть записи с неточными датами (например, "1995 г." без указания месяца), в 1С укажите 01.01.1995 и добавьте примечание в поле "Дополнительная информация".

      После загрузки сформируйте отчет Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) и сверьте его с бумажными книжками. Особое внимание уделите:

      • 🔹 Сотрудникам с несколько записями о приеме/уволнении в один день
      • 🔹 Лицам, у которых были переводы между обособленными подразделениями
      • 🔹 Сотрудникам с изменением фамилии (проверьте цепочку документов)

    4. Формирование уведомлений сотрудникам (форма СТД-Р)

    Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан уведомить сотрудников о переходе на ЭТК не позднее чем за 14 календарных дней до подачи сведений в ПФР. В 1С уведомления формируются автоматически:

    1. Перейдите в Кадры → Электронные трудовые книжки → Уведомления СТД-Р.
    2. Нажмите Создать и выберите тип уведомления:
      • О переходе на ЭТК — для действующих сотрудников
      • Об архивных сведениях — для уволенных до 2020 года
  4. Укажите период, за который формируются сведения (обычно с даты первого приема на работу).
  5. Сгенерируйте уведомления и распечатайте их для подписи сотрудников.

    6. Образец заполненного уведомления:

    

    УВЕДОМЛЕНИЕ
    

    о выборе формы ведения трудовой книжки
    


    Иванову Ивану Ивановичу, СНИЛС 123-456-789 12
    

    Уведомляем Вас о том, что с 01.01.2026 года ведение трудовой книжки будет осуществляться в электронном виде.
    

    Сведения о Вашей трудовой деятельности, включая архивные записи, будут переданы в Пенсионный фонд РФ.
    


    Подпись работодателя: ___________ /Иванов И.И./
    

    Подпись сотрудника:   ___________ /__________/
    

    Дата:                 ___________
    Что делать если сотрудник отказался подписывать уведомление?

    Если сотрудник отказывается ставить подпись на уведомлении, составьте акт об отказе в произвольной форме с указанием даты и присутствием двух свидетелей. Акт подшейте к кадровым документам. Отсутствие подписи сотрудника не освобождает работодателя от обязанности передать сведения в ПФР.

    После подписания уведомлений:

    1. Отсканируйте документы и прикрепите к карточкам сотрудников в 1С (раздел Кадры → Личные карточки → Документы).
    2. Введите дату уведомления в программе — это потребуется для формирования отчетности SZV-TD.

    5. Передача сведений в ПФР: отчет SZV-TD

    Финальный этап — сдача отчетности в Пенсионный фонд. Для этого в 1С предусмотрен специализированный отчет СЗВ-ТД (раздел Отчеты → ПФР → Сведения о трудовой деятельности). Порядок действий:

    1. Выберите период отчетности (обычно квартал, но для первой сдачи можно указать дату с момента создания организации).
    2. Нажмите Заполнить — программа автоматически подтянет данные из:
      • Кадровых приказов (прием, перевод, увольнение)
      • Загруженных архивных сведений
      • Уведомлений СТД-Р
  6. Проверьте отчет на ошибки (кнопка Проверка). Типичные проблемы:
    • Отсутствие СНИЛС у сотрудников
    • Незаполненные реквизиты трудового договора
    • Разрывы в трудовом стаже (более 1 дня между записями)
  7. Экспортируйте отчет в формат XML и загрузите его через личный кабинет работодателя на сайте ПФР.

    8. Сроки сдачи SZV-TD:

    • 📅 Ежемесячно — для новых записей (прием, перевод, увольнение)
    • 📅 Ежеквартально — для архивных сведений (до 15 числа месяца, следующего за кварталом)
    💡

    Первый отчет SZV-TD после перехода на ЭТК должен включать ВСЕ сведения о трудовой деятельности сотрудников, включая архивные записи. Последующие отчеты содержат только изменения.

    После успешной загрузки отчета в ПФР в 1С появится статус "Принято". Если возникли ошибки, их описание будет в протоколе проверки. Чаще всего ПФР отказывает в приеме из-за:

    • 🔴 Несоответствия СНИЛС в 1С и базе ПФР
    • 🔴 Некорректного формата дат (например, "00.00.0000")
    • 🔴 Отсутствия подписи уполномоченного лица в XML-файле

    6. Типичные ошибки и способы их исправления

    Даже при тщательной подготовке при переходе на ЭТК возникают сложности. Рассмотрим самые распространенные:

    Проблема Причина Решение
    В отчете SZV-TD не отображаются архивные записи Не загружены данные из бумажных книжек или неверно указан период Проверьте обработку Загрузка сведений о трудовой деятельности и пересоздайте отчет
    ПФР возвращает ошибку "Недействительный СНИЛС" Расхождение данных в 1С и базе ПФР (например, после смены фамилии) Сверьте СНИЛС через личный кабинет ПФР и исправьте в 1С
    В уведомлении СТД-Р не хватает записей о переводе Кадровые приказы в 1С оформлены как "Дополнительное соглашение" без изменения должности Проверьте тип документа в 1С — для перевода должен быть оформлен приказ Кадровый перевод
    Не формируется XML-файл для ПФР Не установлен криптопровайдер (например, КриптоПро CSP) Установите актуальную версию КриптоПро и настройте сертификат ЭП в 1С

    Если в вашей базе есть сотрудники с нестандартными кадровыми историями (например, совместители, переведенные из другого обособленного подразделения), рекомендуем:

    1. Сформировать отдельный отчет SZV-TD для таких сотрудников.
    2. Перед отправкой в ПФР согласовать данные с юристом компании.
    💡

    Для проверки корректности XML-файла перед отправкой в ПФР используйте бесплатный валидатор на сайте ПФР. Это поможет выявить синтаксические ошибки.

    7. Автоматизация процессов: как упростить работу с ЭТК в 1С

    Чтобы минимизировать ручной труд при работе с электронными трудовыми книжками, настройте в 1С:

    • 🤖 Автоматическое формирование уведомлений: в настройках кадровых документов (прием, перевод, увольнение) активируйте флажок Формировать уведомление СТД-Р. Тогда при проведении документа уведомление будет создаваться автоматически.
    • 📅 Напоминания о сдаче отчетности: в Настройки → Напоминания добавьте событие "Сдать SZV-TD" с периодичностью "Ежемесячно" (для новых записей) и "Ежеквартально" (для архивных сведений).
    • 🔄 Интеграцию с ПФР: если ваша организация использует 1С:Отчетность, настройте автоматическую отправку SZV-TD через этот сервис. Это избавит от ручной загрузки файлов в личный кабинет ПФР.

    Для крупных компаний (свыше 500 сотрудников) целесообразно разработать дополнительные обработки:

    • 📊 Сверка данных между 1С и ПФР (выгрузка списка сотрудников с СНИЛС для проверки)
    • 🔍 Поиск расхождений в трудовом стаже (сравнение дат из кадровых приказов и архивных записей)
    • 📈 Аналитика по ЭТК (отчеты о количестве уведомленных сотрудников, статусах сданных отчетов)

    Если в вашей компании есть программист 1С, поручьте ему создать регламентное задание, которое будет:

    1. Ежедневно проверять наличие новых кадровых документов (приемы, переводы, увольнения).
    2. Автоматически формировать уведомления СТД-Р для новых записей.
    3. Отправлять ответственному лицу напоминание о необходимости сдать SZV-TD.

    8. Контроль и аудит после перехода на ЭТК

    После миграции на электронные трудовые книжки необходимо:

    1. Ежемесячно сверять данные в 1С с информацией в личном кабинете ПФР. Особое внимание уделяйте:
      • 🔹 Сотрудникам с изменениями в трудовой деятельности (переводы, увольнения)
      • 🔹 Лицам, у которых были исправления в архивных записях
    2. Вести журнал учета уведомлений СТД-Р (можно в виде отдельного регистра сведений в 1С).
    3. Периодически обучать кадровых специалистов работе с новым функционалом (особенно после обновлений 1С).

      4. Для аудита используйте отчеты:

      • 📋 Сведения о трудовой деятельности (развернуто) — для проверки полноты данных
      • 📋 Сверка с ПФР — для выявления расхождений
      • 📋 Статусы отчетности SZV-TD — для контроля сданных отчетов

      Если в ходе аудита выявляются расхождения, исправляйте их через:

      • 🔧 Корректирующие кадровые документы в 1С (если ошибка в текущих записях)
      • 🔧 Дополнительную выгрузку SZV-TD с пометкой "Корректировка" (если ошибка в архивных данных)
    💡

    После перехода на ЭТК бумажные трудовые книжки хранятся в архиве организации до истечения срока их хранения (75 лет). Уничтожать их запрещено!

    FAQ: Частые вопросы по переходу на ЭТК в 1С

    Нужно ли уведомлять уволенных сотрудников о переходе на ЭТК?

    Да, но только тех, кто уволился до 2020 года и подавал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Для них формируется уведомление типа "Архивные сведения". Сотрудники, уволенные после 2020 года, автоматически переходят на ЭТК, уведомлять их не требуется.

    Как быть, если в бумажной трудовой книжке есть запись без точной даты (например, "1998 г.")?

    В 1С укажите 01.01.1998 и добавьте примечание в поле "Дополнительная информация": "Точная дата неизвестна, указана ориентировочно". В уведомлении СТД-Р также сделайте пометку об этом.

    Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку сотруднику после перехода на ЭТК?

    Да, по письменному заявлению сотрудника. В этом случае:

    1. Сформируйте в 1С уведомление о возврате трудовой книжки (тип "Возврат").
    2. Сделайте копию книжки и подшейте ее в архив.
    3. В личной карточке сотрудника в 1С поставьте отметку "Трудовая книжка выдана на руки".
    Что делать, если ПФР отказывается принимать SZV-TD из-за ошибки в СНИЛС?

    Сверьте СНИЛС сотрудника:

    1. В 1С (раздел Кадры → Личные карточки).
    2. В личном кабинете ПФР (раздел "Сведения о застрахованных лицах").
    3. В страховом свидетельстве сотрудника (если есть на руках).

    Если данные расходятся, исправьте СНИЛС в 1С и пересдайте отчет. Если ошибка на стороне ПФР, направьте запрос на исправление через личный кабинет.

    Нужно ли уведомлять сотрудников о каждом кадровом изменении (переводе, увольнении)?

    Нет, уведомлять нужно только о первом переходе на ЭТК. Все последующие изменения (переводы, увольнения) автоматически попадают в отчет SZV-TD, который вы сдаете в ПФР. Сотрудник может увидеть актуальные сведения в своем личном кабинете на сайте ПФР.