Отпуск без сохранения заработной платы (или"за свой счёт") — распространённая кадровая операция, которую HR-специалисты и бухгалтеры оформляют в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (ЗУП). Несмотря на кажущуюся простоту, здесь есть подводные камни: от неправильного выбора вида отпуска до ошибок в расчёте стажа. В этой статье разберём пошаговый алгоритм оформления, типичные ошибки и способы их исправления, а также нюансы, о которых не пишут в стандартных инструкциях.

Особенность отпуска за свой счёт в том, что он не оплачивается работодателем, но влияет на расчёт среднего заработка, стаж для ежегодного отпуска и даже на некоторые социальные выплаты. В 1С ЗУП 8.3 для него предусмотрен отдельный документ, но его настройка требует внимания к деталям — особенно если речь идёт о многодневных отпусках или особых категориях сотрудников (например, инвалидах или работниках предпенсионного возраста).

Если вы впервые сталкиваетесь с этой операцией, рекомендуем сначала ознакомиться с разделом FAQ — там собраны ответы на самые частые вопросы, включая различия между отпуском за свой счёт и административным отпуском.

1. Подготовка: проверка настроек программы

Прежде чем оформлять отпуск за свой счёт, убедитесь, что в 1С ЗУП 8.3 корректно настроены виды отпусков и кадровая политика. От этого зависит, появится ли нужный документ в журнале и будет ли он корректно учитываться в отчётах.

Перейдите в раздел Настройки → Кадровый учёт → Виды отпусков. Здесь должен быть элемент с названием "Отпуск без сохранения заработной платы" (или аналогичным). Если его нет — создайте вручную:

  • 📌 Нажмите Создать и выберите тип "Отпуск без сохранения заработной платы".
  • 🔧 В карточке вида укажите:
    • Код (например, ОБЗ)
    • Наименование (для отчётов)
    • Флаг "Учитывается в стаже для ежегодного отпуска" — здесь важно не ошибиться! По умолчанию такой отпуск не включается в стаж, но для некоторых категорий сотрудников (например, инвалидов) правила иные.
  • 📝 Сохраните и проверьте, что вид отпуска активен (галочка Действует стоит).

Также проверьте настройки графика работы сотрудника. Если график неверный (например, указан Пятидневка, а фактически сотрудник работает по сменам), программа может неправильно рассчитать количество дней отпуска.

📊 Как часто вы оформляете отпуска за свой счёт в 1С?
Ежемесячно
Несколько раз в год
Редко, по запросу сотрудников
Никогда не сталкивался

2. Пошаговая инструкция: как создать документ

Теперь перейдём к непосредственному оформлению. Для этого используем документ "Отпуска организации" (или "Отпуск сотрудника", если ведётся пообъектный учёт).

Алгоритм действий:

  1. Откройте журнал документов: перейдите в Зарплата → Отпуска → Отпуска организации и нажмите Создать.
  2. Выберите сотрудника: в поле Сотрудник укажите ФИО из справочника. Если сотрудника нет — сначала добавьте его в Справочники → Сотрудники.
  3. Укажите вид отпуска: в поле Вид отпуска выберите созданный ранее "Отпуск без сохранения заработной платы". Если его нет — вернитесь к первому разделу.
  4. Заполните даты:
    • 📅 Дата начала — первый день отпуска.
    • 📅 Дата окончания — последний день. Программа автоматически посчитает количество дней, но проверьте его вручную (особенно если отпуск пересекает выходные).
  5. Укажите основание: в поле Основание введите номер и дату заявления сотрудника (например, №45 от 10.05.2026). Это обязательно для отчётности!
  6. Проверьте расчёт стажа: внизу документа есть блок Учитывается в стаже. Для большинства случаев здесь должен стоять флаг Нет, но для льготных категорий (инвалиды, ветераны) — Да.
  7. Проведите документ: нажмите Провести и закрыть. Если появится ошибка — см. раздел про типичные ошибки.

    8. Проверено наличие вида отпуска"ОБЗ" в справочнике|

    Сотрудник добавлен в базу и ему назначен график работы|

    Дата окончания отпуска корректна (учтены выходные)|

    Указано основание (номер и дата заявления)|

    Флаг"Учитывается в стаже" соответствует категории сотрудника-->

    После проведения документ появится в журнале. Его можно распечатать (кнопка Печать → Приказ об отпуске) или экспортировать в Excel для отчётности.

    3. Особенности для льготных категорий сотрудников

    Не все отпуска за свой счёт одинаковы. Для некоторых категорий сотрудников действуют специальные правила, которые нужно учитывать в 1С ЗУП 8.3:

    Инвалиды (любой группы) имеют право на отпуск без сохранения зарплаты до 60 календарных дней в году. При этом такой отпуск включается в стаж для ежегодного отпуска, если его продолжительность не превышает 14 дней. В программе это настраивается через флаг Учитывается в стаже в карточке вида отпуска.

    Работники предпенсионного возраста (за 5 лет до пенсии) могут брать отпуск за свой счёт до 14 дней в году. Для них также важно правильно указать категорию в справочнике сотрудников (поле Льготная категория).

    Участники ВОВ, ветераны труда и другие льготники имеют право на дополнительные дни. Полный список категорий смотрите в ст. 128 ТК РФ. В 1С ЗУП для них создаются отдельные виды отпусков с соответствующими настройками.

    Как проверить льготную категорию сотрудника?

    Откройте карточку сотрудника в справочнике (Справочники → Сотрудники).

    Перейдите на вкладку Трудовой договор или Льготы (в зависимости от версии ЗУП).

    Проверьте поле Льготная категория — там должен быть указан соответствующий статус (например,"Инвалид 2 группы").

    Если поля нет — его нужно добавить через Настройки → Справочники → Дополнительные реквизиты.

    Если сотрудник относится к льготной категории, но в программе нет соответствующего вида отпуска — создайте его по аналогии с базовым, но с учётом особенностей:

    • 🔹 Для инвалидов: укажите в наименовании ОБЗ (инвалид) и поставьте флаг Учитывается в стаже при продолжительности ≤14 дней.
    • 🔹 Для предпенсионеров: ограничьте максимальное количество дней (14) через настройку Максимальная продолжительность.

    4. Как отпуск за свой счёт влияет на расчёты

    Отпуск без сохранения зарплаты не оплачивается, но это не значит, что он никак не влияет на другие расчёты. Рассмотрим ключевые последствия:

    1. Средний заработок. Период отпуска за свой счёт исключается из расчёта среднего заработка для:

    • 💰 Оплат по больничным листам.
    • 🏖️ Компенсаций за неиспользованный отпуск.
    • 🎁 Выплат при увольнении (если они привязаны к среднему заработку).

    Это означает, что если сотрудник берёт длительный отпуск за свой счёт, его будущие выплаты могут уменьшиться.

    2. Стаж для ежегодного отпуска. По умолчанию такой отпуск не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако для льготных категорий (см. раздел 3) действуют исключения.

    3. Социальные выплаты. Некоторые пособия (например, по безработице) рассчитываются с учётом периодов, когда сотрудник не работал. Отпуск за свой счёт может повлиять на их размер.

    В 1С ЗУП 8.3 эти нюансы учитываются автоматически, но только если:

    • 🔘 Вид отпуска настроен корректно (см. раздел 1).
    • 🔘 В карточке сотрудника указана правильная льготная категория.
    • 🔘 Документ проведён без ошибок.
💡

Если сотрудник берёт отпуск за свой счёт на фоне больничного или другого отпуска, 1С ЗУП может автоматически скорректировать даты. Всегда проверяйте итоговые периоды в документе после проведения!

5. Типичные ошибки и как их исправить

Даже опытные пользователи 1С ЗУП 8.3 иногда допускают ошибки при оформлении отпуска за свой счёт. Вот самые распространённые и способы их решения:

Ошибка 1: Вид отпуска не найден

Если в документе нет опции "Отпуск без сохранения заработной платы", значит, он не создан в справочнике. Решение:

  1. Перейдите в Настройки → Кадровый учёт → Виды отпусков.
  2. Создайте новый вид с типом Отпуск без сохранения заработной платы.
  3. Сохраните и перезагрузите документ.

Ошибка 2: Неверное количество дней

Программа может неправильно посчитать дни, если:

  • 📅 График работы сотрудника не соответствует фактическому (например, указан Пятидневка, а сотрудник работает по сменам).
  • 📅 Отпуск пересекает праздничные дни (они не должны учитываться).

Решение: вручную пересчитайте дни по календарю и скорректируйте даты в документе.

Ошибка 3: Документ не проводится

Если при нажатии Провести появляется ошибка, проверьте:

  • ✅ Заполнены ли все обязательные поля (особенно Основание и Сотрудник).
  • ✅ Нет ли пересечений с другими отпусками или больничными.
  • ✅ Актуален ли график работы сотрудника.
💡

Если ошибка связана с пересечением периодов, откройте журнал документов по сотруднику (Зарплата → Отпуска) и проверьте, нет ли дублирующихся записей.

Ошибка 4: Отпуск не отображается в отчётах

Если документ проведён, но не виден в Отчётах → Кадровые отчёты → Отпуска, проверьте:

  • 🔍 Фильтры отчёта (возможно, установлен период, не включающий дату отпуска).
  • 🔍 Права пользователя (у вас должна быть роль с доступом к кадровым отчётам).

6. Отчётность и контроль

После оформления отпуска за свой счёт необходимо убедиться, что он корректно отражён в отчётности. В 1С ЗУП 8.3 для этого есть несколько инструментов:

1. Отчёт"Отпуска" (Отчёты → Кадровые отчёты → Отпуска):

  • 📊 Показывает все оформленные отпуска с фильтрацией по виду, сотруднику или периоду.
  • 📊 Можно экспортировать в Excel для дальнейшего анализа.

2. Отчёт"Анализ стажа" (Отчёты → Кадровые отчёты → Анализ стажа):

  • 📈 Помогает проверить, как отпуск за свой счёт повлиял на стаж для ежегодного отпуска.
  • 📈 Особенно полезен для льготных категорий (инвалидов, ветеранов).

3. Журнал документов"Отпуска организации":

  • 📋 Позволяет быстро найти и редактировать документы.
  • 📋 Здесь же можно распечатать приказ об отпуске (кнопка Печать).

Для дополнительного контроля рекомендуем настроить уведомления о приближающихся отпусках. Для этого:

  1. Перейдите в Настройки → Уведомления.
  2. Создайте новое уведомление с типом Отпуск.
  3. Укажите период оповещения (например, за 3 дня до начала отпуска).
  4. Назначьте получателей (HR, бухгалтер, руководитель отдела).
💡

Если в вашей организации часто оформляются отпуска за свой счёт, создайте отдельную папку в журнале документов для них. Это упростит поиск и контроль.

7. Альтернативные способы оформления

В некоторых случаях отпуск за свой счёт можно оформить не через документ "Отпуска организации", а другими способами. Рассмотрим альтернативы:

1. Через документ"Кадровый перевод"

Если отпуск за свой счёт совпадает с изменением должности или отдела, удобнее использовать документ Кадровый перевод (Зарплата → Кадровый учёт → Кадровые переводы). В нём можно одновременно указать:

  • 🔄 Новое подразделение/должность.
  • 🏖️ Период отпуска за свой счёт (вкладка Отпуска).

Это актуально, например, при переводе сотрудника в другой филлиал с одновременным предоставлением отпуска.

2. Через документ"Невыход"

Для краткосрочных отпусков (1–2 дня) иногда используют документ Невыход (Зарплата → Невыходы) с причиной "Отпуск без сохранения заработной платы". Однако этот способ не рекомендуется, так как:

  • ⚠️ Не формируется приказ об отпуске.
  • ⚠️ Может некорректно учитываться в стаже.

3. Через внешнюю обработку

Если в вашей организации специфические правила оформления отпусков за свой счёт (например, требуется согласование с профсоюзом), можно разработать внешнюю обработку. Она позволит:

  • 🛠️ Добавить дополнительные поля (например, Согласовано с профсоюзом).
  • 🛠️ Автоматически рассылать уведомления на почту.
  • 🛠️ Интегрироваться с документооборотом (например, 1С:Документооборот).

Для создания обработки обратитесь к программисту 1С или используйте конструктор обработок в режиме Конфигуратор.

8. Проверка корректности: что делать после оформления

Чтобы убедиться, что отпуск за свой счёт оформлен правильно, выполните следующие шаги:

1. Проверьте приказ об отпуске

Распечатайте документ (Печать → Приказ об отпуске) и сверьте:

  • 📄 ФИО сотрудника.
  • 📄 Даты начала и окончания.
  • 📄 Основание (номер и дата заявления).
  • 📄 Подписи (если приказ формируется для бумажного архива).

2. Сверьте данные в личной карточке сотрудника

Откройте Справочники → Сотрудники → [ФИО] → вкладка"Отпуска". Здесь должен отобразиться новый отпуск с корректными датами и видом.

3. Проверьте отражение в расчётных листах

Хотя отпуск за свой счёт не оплачивается, он должен отразиться в расчётном листке как период без начислений. Для этого:

  1. Сформируйте отчёт Расчётный листок (Зарплата → Отчёты → Расчётный листок).
  2. Выберите сотрудника и период, включающий отпуск.
  3. Убедитесь, что в графе Начислено за дни отпуска стоит 0.

4. Контроль стажа

Если сотрудник относится к льготной категории, проверьте, как отпуск повлиял на стаж для ежегодного отпуска:

  1. Откройте отчёт Анализ стажа.
  2. Выберите сотрудника и период.
  3. Убедитесь, что дни отпуска за свой счёт учтены (или не учтены) согласно правилам.
💡

Если ошибку после проведения документа, не удаляйте его! Вместо этого создайте документ"Отмена отпуска" (Зарплата → Отпуска → Отмена отпуска) и оформите отпуск заново.

Если всё верно — отпуск оформлен корректно. Если нет — см. раздел про ошибки.

FAQ: Ответы на частые вопросы

Можно ли оформить отпуск за свой счёт задним числом?

Да, но с оговорками:

  • 📅 В документе укажите фактические даты отпуска.
  • ⚠️ Убедитесь, что за этот период не было начислений (например, аванса). Если были — их нужно сторнировать.
  • 📝 В основании укажите не только заявление сотрудника, но и служебную записку с объяснением причины задней даты.
Чем отпуск за свой счёт отличается от административного отпуска?

Это разные понятия:

Критерий Отпуск за свой счёт (ст. 128 ТК РФ) Административный отпуск
Оплата Не оплачивается Может оплачиваться (по решению работодателя)
Основание Заявление сотрудника Приказ работодателя (например, простой)
Учёт в стаже Обычно не учитывается (кроме льготников) Не учитывается
Максимальная продолжительность Законом не ограничена (но для льготников есть лимиты) Ограничена периодом простоя

В 1С ЗУП для административного отпуска используется документ Простой или Невыход.

Как оформить отпуск за свой счёт для совместителя?

Для совместителей процесс аналогичный, но есть нюансы:

  • 🔹 В документе укажите организацию, где сотрудник работает по совместительству.
  • 🔹 Проверьте, что в карточке сотрудника указано Вид занятости = Совместительство.
  • 🔹 Если совместитель берёт отпуск одновременно на основной работе и по совместительству, оформите два отдельных документа.
Можно ли разделить отпуск за свой счёт на части?

Да, закон этого не запрещает. В 1С ЗУП 8.3 для этого создайте несколько документов Отпуск с разными периодами. Например:

  • 📅 Первая часть: 01.06.2026 — 05.06.2026.
  • 📅 Вторая часть: 15.07.2026 — 20.07.2026.

Главное — чтобы общая продолжительность не превышала лимитов для льготных категорий (если сотрудник к ним относится).

Как исправить ошибку в уже проведённом отпуске?

Если документ уже проведён, но в нём ошибка (например, неверные даты), действуйте так:

  1. Создайте документ Отмена отпуска (Зарплата → Отпуска → Отмена отпуска).
  2. Укажите ошибочный документ и причину отмены.
  3. Проведите документ отмены.
  4. Создайте новый документ Отпуск с корректными данными.

⚠️ Не редактируйте проведённый документ напрямую — это может привести к ошибкам в расчётах!