Оформление иностранных сотрудников в 1С:Зарплата и Управление Персоналом требует особого внимания к деталям. От правильности заполнения данных зависит не только корректный расчет зарплаты, но и соблюдение миграционного законодательства. В этой статье разберем все этапы — от добавления физического лица в справочник до формирования отчетности для ФНС и ФМС.

Особенности учета иностранцев в 1С связаны с необходимостью фиксировать миграционные карты, патенты или разрешения на работу, а также учитывать специфику налогообложения (например, НДФЛ по ставке 13% или 30% в зависимости от статуса). Мы рассмотрим актуальные настройки для версий 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ERP 2.5, а также типичные ошибки, которые приводят к проблемам при проверках.

Если вы впервые сталкиваетесь с оформлением иностранцев, начните с проверки Настройки параметров учета — там должны быть включены опции для работы с нерезидентами. Без этого часть полей просто не отобразится в документах.

1. Подготовка справочников: добавляем иностранного сотрудника

Прежде чем оформлять прием на работу, необходимо внести данные иностранного гражданина в справочник Физические лица. Здесь важно указать не только ФИО на кириллице, но и латиницей — это потребуется для заполнения 2-НДФЛ и других отчетов.

Перейдите в раздел Кадры → Физические лица и нажмите Создать. В карточке сотрудника заполните:

  • 📛 Фамилия, имя, отчество — сначала на русском (как в паспорте), затем в поле ФИО латиницей дублируйте транслитерацией. Пример: Иванов Иван Иванович → Ivanov Ivan Ivanovich
  • 📅 Дата рождения — строго по паспорту (если дата в ином формате, например, по хиджре, уточните у сотрудника ее соответствие григорианскому календарю).
  • 🛂 Гражданство — выберите страну из классификатора. Если страны нет (например, Южный Судан), добавьте ее вручную через Все функции → Классификаторы → Страны мира.
  • 🆔 Документ, удостоверяющий личность — для большинства иностранцев это Паспорт иностранного гражданина или Иной документ (например, вид на жительство). Укажите серию, номер и дату выдачи.

Обратите внимание: если у сотрудника есть СНИЛС или ИНН, их тоже нужно внести. Для иностранцев без этих документов поля можно оставить пустыми — 1С позволит сохранить карточку, но при формировании СЗВ-ТД или 6-НДФЛ потребуется ручная корректировка.

💡

Если у иностранца нет ИНН, но он планирует работать больше 6 месяцев, оформите его через ФНС. Это упростит учет НДФЛ и отчетность.

2. Миграционные документы: что и как вносить в 1С

Без правильного учета миграционных документов вы рискуете получить штрафы от ФМС. В 1С для этого предусмотрены специальные поля в карточке сотрудника и отдельные документы. Рассмотрим основные типы:

Тип документа Где вносить в 1С Срок действия Последствия просрочки
Миграционная карта Кадры → Прием на работу → вкладка "Миграционный учет" 90 дней (для безвизовых стран) Штраф до 5000 ₽ за каждого сотрудника
Патент на работу Физическое лицо → вкладка "Трудовые отношения" → "Патенты" От 1 до 12 месяцев Приостановка деятельности организации
Разрешение на работу Кадры → Документы миграционного учета → Разрешение на работу До 1 года (продлевается) Штраф до 1 млн ₽ для компании
Вид на жительство Физическое лицо → вкладка "Документы" 5 лет Упрощенный миграционный учет

Для патентов и разрешений на работу в 1С есть отдельный документ Регистрация миграционных документов (Кадры → Документы миграционного учета). Здесь фиксируются:

  • 📄 Номер и серия документа (обязательно проверьте на наличие опечаток!).
  • 🗓 Дата начала и окончания действия — 1С автоматически будет отслеживать истечение срока и предупреждать в Отчетах → Монитор кадровых данных.
  • 🏢 Регион действия (важно для патентов — они выдаются на конкретный субъект РФ).

Убедиться, что миграционная карта не просрочена|Проверить соответствие профессии в патенте должности в 1С|Сверить данные паспорта с переводом (если есть)|Зафиксировать адрес регистрации (для уведомления ФМС)-->

Критическая ошибка: если не указать регион действия патента, 1С не сможет корректно рассчитать НДФЛ по ставке 13% для патентных иностранцев. В этом случае программа применит ставку 30%, что приведет к переплате налогов.

3. Прием на работу: документ "Трудовой договор"

После заполнения справочников переходим к оформлению трудового договора. В 1С это документ Прием на работу (Кадры → Приемы, переводы, увольнения). Для иностранцев здесь есть нюансы:

  1. В поле Вид договора выберите Трудовой договор (для патентных иностранцев) или ГПХ (если оформляете по договору подряда).

  2. На вкладке Условия оплаты укажите тарифную ставку или оклад. Для иностранцев с патентом здесь же появится поле Стоимость патента — его нужно заполнить, чтобы 1С автоматически удерживала НДФЛ с учетом расходов на патент.

  3. На вкладке Миграционный учет выберите тип документа (патент, разрешение на работу) и укажите его реквизиты. Если документа нет в справочнике, добавьте его через кнопку Добавить.

Особое внимание уделите полю Статус налогоплательщика:

  • 🌍 Нерезидент — если иностранец находится в РФ менее 183 дней в году. НДФЛ будет рассчитываться по ставке 30%.
  • 🏠 Резидент — если более 183 дней. Ставка НДФЛ — 13%.
  • 📄 Иностранец с патентом — специальный статус, при котором НДФЛ удерживается по ставке 13%, но с учетом фиксированных авансовых платежей по патенту.

Нерезидент (30% НДФЛ)|Резидент (13% НДФЛ)|Иностранец с патентом|Не знаю, как определить-->

После сохранения документа проверьте, что в Кадровой истории сотрудника появилась запись о приеме. Если ее нет — значит, документ не проведен (нажмите Провести и закрыть).

4. Настройка начислений и удержаний

Для иностранцев в 1С предусмотрены специальные виды начислений и удержаний. Их нужно настроить заранее, чтобы избежать ошибок при расчете зарплаты.

Перейдите в Настройки → Начисления и удержания и проверьте наличие следующих элементов:

  • 💰 Оклад (для иностранцев) — стандартное начисление, но с привязкой к статусу налогоплательщика.
  • 📉 Удержание НДФЛ 30% — для нерезидентов.
  • 📊 Фиксированные авансовые платежи по патенту — удерживаются ежемесячно, если у сотрудника есть патент.
  • 🏥 ДМС для иностранцев — если компания оплачивает медицинскую страховку.

Для патентных иностранцев важно правильно настроить удержание фиксированных авансовых платежей. Сделать это можно в документе Регистрация миграционных документов на вкладке Налоги. Здесь указывается:

  • Сумма ежемесячного платежа (зависит от региона).
  • Период удержания (обычно с даты начала действия патента).
  • Счет учета (выберите 68.01 для НДФЛ).
Что будет, если не удержать фиксированные платежи по патенту?

Иностранец потеряет право на работу, а компания получит штраф до 50 000 ₽ за каждого сотрудника. Кроме того, ФНС может доначислить НДФЛ по ставке 30% вместо 13%, так как патент будет считаться недействительным.

Пример настройки удержания для патента в Московской области (сумма платежа — 5 400 ₽ в месяц):



Документ: Регистрация миграционных документов


Вкладка: Налоги


Поле "Фиксированный авансовый платеж": 5400


Поле "Счет учета": 68.01


Поле "Периодичность": Ежемесячно

5. Расчет зарплаты и формирование ведомостей

При расчете зарплаты для иностранцев 1С автоматически применяет налоговые ставки в зависимости от статуса. Однако есть моменты, которые требуют ручного контроля:

  1. Проверьте, что в документе Начисление зарплаты (Зарплата → Начисление зарплаты) статус налогоплательщика соответствует актуальному. Если иностранец стал резидентом (проживает в РФ более 183 дней), измените статус на Резидент в карточке сотрудника.

  2. Для патентных иностранцев убедитесь, что в ведомости появилась строка с удержанием фиксированного платежа. Если ее нет — проверьте настройки в документе Регистрация миграционных документов.

  3. При выплате зарплаты формируйте отдельные ведомости для иностранцев и россиян. Это упростит контроль за удержаниями и отчетность.

Пример расчета для иностранца с патентом:

  • Оклад: 50 000 ₽
  • Фиксированный платеж по патенту: 5 400 ₽ (удерживается из зарплаты)
  • НДФЛ 13%: (50 000 — 5 400) × 13% = 5 822 ₽
  • К выдаче: 50 000 — 5 400 — 5 822 = 38 778 ₽
💡

Если фиксированный платеж по патенту превышает начисленную зарплату, 1С не удержит его полностью. В этом случае остаток переносится на следующий месяц или погашается из следующих выплат.

После расчета сформируйте отчет Анализ начислений и удержаний по сотрудникам (Зарплата → Отчеты по зарплате) и проверьте:

  • 🔍 Корректность ставки НДФЛ.
  • 💸 Наличие удержаний по патенту (если применимо).
  • 📌 Соответствие сумм начислений и удержаний трудовым договорам.

6. Отчетность: что сдавать в ФНС, ПФР и ФМС

Для иностранных сотрудников перечень отчетности расширяется. Помимо стандартных 6-НДФЛ, СЗВ-ТД и 4-ФСС, требуется сдавать:

Отчет Срок сдачи Особенности для иностранцев Штраф за несдачу
2-НДФЛ (справка) До 1 марта Указывается статус налогоплательщика и ставка НДФЛ 200 ₽ за каждый документ
6-НДФЛ Ежемесячно/ежеквартально Раздельный учет по ставкам 13% и 30% 1 000 ₽ за каждый месяц просрочки
СЗВ-М Ежемесячно, до 15 числа Включаются все иностранцы, даже с патентом 500 ₽ за каждого сотрудника
Уведомление о заключении трудового договора с иностранцем В течение 3 дней после приема Подается в ФМС (через МФЦ или онлайн) До 1 млн ₽ для компании
Сведения о доходах иностранцев (для патентной системы) Ежемесячно, до 15 числа Подается в ФНС по месту регистрации патента 20% от неуплаченного НДФЛ

Для формирования отчетов в 1С:

  1. Перейдите в Зарплата → Отчеты регулирующим органам.
  2. Выберите нужный отчет (например, 6-НДФЛ).
  3. На вкладке Настройки отметьте галочкой Включать иностранных сотрудников.
  4. Проверьте раздел 2 в 6-НДФЛ — там должны быть отдельные блоки для ставок 13% и 30%.
💡

Для уведомления ФМС о приеме иностранца используйте документ Уведомление о заключении договора с иностранцем в разделе Кадры → Документы миграционного учета. Его можно распечатать и отправить через МФЦ.

Если у вас работают иностранцы с патентом, не забудьте сдать сведения о доходах в ФНС. Этот отчет формируется в 1С через Зарплата → Отчеты → Сведения о доходах иностранцев и должен содержать:

  • 🆔 ИНН или данные паспорта иностранца.
  • 💰 Сумму дохода и удержанного НДФЛ.
  • 📅 Период, за который сдается отчет.

7. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при оформлении иностранцев в 1С. Вот самые распространенные:

⚠️ Внимание: Если в карточке сотрудника не указан регион действия патента, 1С не сможет правильно рассчитать НДФЛ. Это приведет к тому, что с иностранца удержат 30% вместо 13%, и потом придется делать перерасчет.

Ошибка 1. Неверный статус налогоплательщика

Если иностранец стал резидентом (проживает в РФ более 183 дней), но в 1С его статус не изменили, программа продолжит удерживать НДФЛ по ставке 30%. Чтобы исправить:

  1. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Физические лица).
  2. Перейдите на вкладку Налоги и взносы.
  3. Измените поле Статус налогоплательщика на Резидент.
  4. Пересчитайте НДФЛ за текущий год через документ Корректировка налогов.

Ошибка 2. Просроченные миграционные документы

1С не блокирует проведение документов, если у иностранца просрочен патент или миграционная карта. Однако это нарушение законодательства. Чтобы контролировать сроки:

  • Используйте отчет Монитор кадровых данных (Кадры → Отчеты).
  • Настройте напоминания в Кадровом календаре за 30 дней до истечения документа.
  • Ежемесячно проверяйте статус документов через Кадры → Документы миграционного учета.

Ошибка 3. Неуказание фиксированных платежей по патенту

Если не внести сумму платежа в документ Регистрация миграционных документов, 1С не будет удерживать ее из зарплаты. Это приведет к:

  • Недоплате НДФЛ (так как патентные платежи уменьшают налоговую базу).
  • Штрафам от ФНС за неверный расчет налогов.

Чтобы исправить:

  1. Откройте документ Регистрация миграционных документов для сотрудника.
  2. Перейдите на вкладку Налоги.
  3. Укажите сумму фиксированного платежа (уточните ее в местном отделении ФНС).
  4. Пересчитайте зарплату за текущий месяц.

8. Обновления 2026 года: что изменилось в учете иностранцев

В 2026 году вступили в силу изменения, которые затронули учет иностранных сотрудников в 1С:

  • 📋 Новые поля в 2-НДФЛ: теперь в справке нужно указывать Код страны гражданства и Тип документа, удостоверяющего личность (паспорт, вид на жительство и т.д.). В 1С эти поля появились в версии 3.1.24.120.
  • 💳 Электронные патенты: с 1 января 2026 года патент на работу можно оформить в электронном виде через портал Госуслуги. В 1С для этого добавлен новый вид документа — Электронный патент.
  • 📊 Расширенная аналитика по иностранцам: в отчете Анализ фонда оплаты труда появилась группировка по Гражданству и Статусу налогоплательщика.

Чтобы обновить конфигурацию 1С до актуальной версии:

  1. Перейдите в Администрирование → Обновление программ.
  2. Нажмите Проверить наличие обновлений.
  3. Установите последнюю версию платформы и конфигурации.
  4. После обновления запустите Тестирование и исправление (Администрирование → Тестирование и исправление).
⚠️ Внимание: Если вы используете нетиповую конфигурацию 1С с доработками, перед обновлением сделайте резервную копию базы. Некоторые изменения (например, новые реквизиты в 2-НДФЛ) могут потребовать доработки отчетов.

Для электронных патентов в 1С добавлена возможность загрузки данных из файла XML, полученного с портала Госуслуги. Чтобы импортировать патент:

  1. Скачайте файл патента с Госуслуг.
  2. В 1С откройте Кадры → Документы миграционного учета → Загрузка электронных документов.
  3. Выберите файл и нажмите Загрузить.
  4. Проверьте, что данные патента отобразились в карточке сотрудника.
💡

С 2026 года за несвоевременную сдачу сведений о доходах иностранцев с патентом штраф увеличен до 20% от суммы неуплаченного НДФЛ (раньше было 5%).

FAQ: Частые вопросы по оформлению иностранцев в 1С

Как в 1С указать, что у иностранца нет ИНН?

В карточке физического лица поле ИНН можно оставить пустым. Однако при формировании 2-НДФЛ или 6-НДФЛ потребуется вручную указать данные паспорта в соответствующих полях отчета. В некоторых регионах (например, Москва) ИНН для иностранцев оформляется обязательно — уточните это в местной ФНС.

Что делать, если в 1С нет страны гражданства иностранца?

Добавьте страну вручную через Все функции → Классификаторы → Страны мира. Укажите:

  • Код страны (можно взять из классификатора ISO).
  • Наименование на русском и английском.
  • Признак Используется в расчетах (поставьте галочку).

После добавления обновите справочник стран в карточке сотрудника.

Как в 1С рассчитать НДФЛ для иностранца, который стал резидентом в середине года?

Нужно сделать перерасчет НДФЛ с начала года по ставке 13%. Для этого:

  1. Измените статус налогоплательщика на Резидент в карточке сотрудника.
  2. Создайте документ Корректировка налогов (Зарплата → Корректировка налогов).
  3. Укажите период с января текущего года.
  4. Выберите сотрудника и нажмите Пересчитать.
  5. Сформируйте 2-НДФЛ с признаком Корректирующая.

Если переплата по НДФЛ возникла в предыдущих месяцах, ее можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть сотруднику.

Можно ли в 1С оформить иностранца по договору ГПХ?

Да, но есть нюансы:

  • В документе Договор ГПХ (Кадры → Договоры ГПХ) на вкладке Налоги укажите статус Иностранец.
  • Для патентных иностранцев также зарегистрируйте миграционные документы.
  • НДФЛ будет удерживаться по ставке 30% (если иностранец нерезидент) или 13% (если резидент).
  • Страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ не начисляются (кроме случаев, когда иностранец имеет вид на жительство).

Обратите внимание: с 2026 года для договоров ГПХ с иностранцами также требуется уведомлять ФМС (раньше это было только для трудовых договоров).

Как в 1С отразить удержание стоимости патента из зарплаты?

Стоимость патента удерживается не из зарплаты, а является фиксированным авансовым платежом по НДФЛ. Чтобы 1С правильно рассчитывала налог:

  1. В документе Регистрация миграционных документов укажите сумму ежемесячного платежа на вкладке Налоги.
  2. При начислении зарплаты 1С автоматически уменьшит налоговую базу на сумму платежа.
  3. В 6-НДФЛ сумма платежа отразится в разделе 2 по строке 140 (удержанный налог).

Если патент оплачен сотрудником самостоятельно, в 1С нужно зафиксировать этот факт через документ Ввод начальных остатков по НДФЛ.