Как распечатать список сотрудников в 1С: пошаговая инструкция

Печать списка сотрудников в 1С — одна из самых востребованных операций в кадровом учете. Без этого отчета невозможно провести инвентаризацию персонала, подготовить документы для проверок или просто вести актуальную базу данных. Однако даже опытные пользователи иногда сталкиваются с трудностями: где найти нужный отчет, как его правильно настроить или почему данные выводятся некорректно.

В этой статье мы разберем все актуальные способы печати списка сотрудников в разных конфигурациях 1С: Бухгалтерия 3.0, Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) 3.1, Управление Персоналом 8.3. Вы узнаете, как выгрузить данные в Excel, настроить внешний вид отчета и избежать типичных ошибок при формировании. А для программистов приведём примеры кода на встроенном языке 1С 8.3.

Особое внимание уделим нюансам, которые часто упускают: например, как распечатать список с фотографиями сотрудников или почему в отчете не отображаются уволенные. Все инструкции актуальны для последних релизов платформы 1С:Предприятие 8.3 (на момент публикации).

1. Стандартный отчет «Список сотрудников» в 1С: ЗУП и Управление Персоналом

Самый простой способ получить список — использовать встроенный отчет Список сотрудников. Он доступен во всех кадровых конфигурациях 1С, но путь к нему может отличаться. В ЗУП 3.1 и Управление Персоналом 8.3 отчет находится в разделе Кадры → Отчеты по кадрам.

Чтобы сформировать отчет:

📌 Перейдите в Кадры → Отчеты по кадрам → Список сотрудников.
🔧 В настройках отчета укажите:
- Период (по умолчанию — текущая дата).
- Организацию (если их несколько).
- Подразделения (можно выбрать конкретные или оставить все).
- Статус сотрудников (действующие, уволенные или все).
🖨️ Нажмите Сформировать, затем Печать или Экспорт в Excel.

В отчете по умолчанию выводятся: ФИО, табельный номер, должность, подразделение, дата приема и стаж. Если нужны дополнительные поля (например, контактные данные или размер оклада), их можно добавить через кнопку Настройки → Добавить поля.

💡

Если в отчете не хватает колонки (например, "Даты уволнения"), проверьте, включена ли галочка "Показывать уволенных" в настройках. Без неё уволенные сотрудники просто не попадут в выборку.

2. Печать списка через «Кадровые документы» (альтернативный метод)

Если стандартный отчет не подходит (например, нужно распечатать список с фотографиями или специфическими реквизитами), можно использовать печать кадровых документов. Этот метод работает в ЗУП 3.1 и Управление Персоналом:

Инструкция:

Откройте Кадры → Кадровые документы.
Создайте новый документ Приказ о приеме на работу (или любой другой кадровый приказ).
В табличной части документа добавьте всех сотрудников, которых нужно напечатать (можно использовать кнопку Заполнить → По организациям/подразделениям).
Нажмите Печать → Список сотрудников.

Преимущество этого способа — гибкость: вы можете выбрать любой шаблон печати (включая пользовательские) и добавить произвольные реквизиты. Например, так часто печатают списки для охраны труда или пропускной системы, где нужны фотографии.

Как добавить фотографии в печатную форму?

В конфигураторе откройте макет печатной формы (например, СписокСотрудников) и добавьте поле типа Картинка, привязанное к реквизиту Фотография из справочника ФизическиеЛица. После этого фотографии будут подтягиваться автоматически при печати.

3. Экспорт списка сотрудников в Excel из 1С

Если нужно не печатать, а выгрузить данные для дальнейшей обработки, удобнее экспортировать список в Excel. Это можно сделать двумя способами:

Способ 1. Через стандартный отчет:

📊 Сформируйте отчет Список сотрудников (как в первом разделе).
📥 Нажмите Ещё → Выгрузить в Excel.
📂 Выберите папку для сохранения файла.

Способ 2. Через обработку «Выгрузка данных» (для продвинутых пользователей):

🔗 Откройте Файл → Открыть → Дополнительные отчеты и обработки.
🔍 Найдите обработку ВыгрузкаДанныхВExcel (если её нет, скачайте с Инфостарта).
📋 Укажите источник данных — справочник Сотрудники.
🔄 Настройте соответствие полей и запустите выгрузку.

Экспорт в Excel полезен, если нужно:

📈 Построить графики по составу персонала.
🔍 Сделать сводную таблицу по подразделениям.
📧 Отправить данные в другие службы (например, в отдел безопасности).

4. Печать списка через 1С:Печать (универсальный метод)

Если в вашей конфигурации нет стандартного отчета или он не подходит, можно использовать универсальную обработку «1С:Печать». Она входит в поставку большинства типовых решений и позволяет гибко настраивать печатные формы.

Пошаговая инструкция:

Откройте справочник Сотрудники (Кадры → Сотрудники).
Выделите нужных сотрудников (можно использовать Ctrl+A, чтобы выбрать всех).
Нажмите Печать → 1С:Печать.
В открывшемся окне выберите шаблон (например, Список сотрудников или Кадровый состав).
Настройте параметры:
- 📄 Ориентация страницы (книжная/альбомная).
- 🖼️ Включение фотографий.
- 📌 Поля для вывода (можно убрать лишние или добавить недостающие).
Нажмите Печать или Предварительный просмотр.

Преимущество этого метода — возможность сохранения пользовательских шаблонов. Например, можно создать отдельные шаблоны для:

📋 Списка для охраны (с фотографиями и пропускными данными).
📊 Отчета для налоговой (с ИНН и паспортными данными).
🏢 Структуры подразделений (с иерархией и ФИО руководителей).

Проверьте актуальность данных в справочнике сотрудников|

Выберите нужный шаблон (не все поддерживают фотографии)|

Настройте ориентацию страницы для широких таблиц|

Сохраните пользовательский шаблон для повторного использования-->

5. Программная печать списка сотрудников (для разработчиков)

Если стандартные методы не подходят, можно написать собственный отчет на встроенном языке 1С. Ниже приведён пример кода для печати списка сотрудников с основными реквизитами. Этот код работает в ЗУП 3.1 и Управление Персоналом 8.3:

Процедура ПечатьСпискаСотрудников()
// Создаем таблицу значений для вывода
ТаблицаРезультата = Новый ТаблицаЗначений;
ТаблицаРезультата.Колонки.Добавить("ФИО");
ТаблицаРезультата.Колонки.Добавить("ТабельныйНомер");
ТаблицаРезультата.Колонки.Добавить("Должность");
ТаблицаРезультата.Колонки.Добавить("Подразделение");
ТаблицаРезультата.Колонки.Добавить("ДатаПриема");

// Получаем список сотрудников
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
|   Сотрудник.Наименование КАК ФИО,
|   Сотрудник.ТабельныйНомер КАК ТабельныйНомер,
|   Сотрудник.Должность.Наименование КАК Должность,
|   Сотрудник.Подразделение.Наименование КАК Подразделение,
|   Сотрудник.ДатаПриема КАК ДатаПриема
|ИЗ
|   Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник
|ГДЕ
|   НЕ Сотрудник.ПометкаУдаления";

РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();
Выборка = РезультатЗапроса.Выбрать();

// Заполняем таблицу данными
Пока Выборка.Следующий() Цикл
НоваяСтрока = ТаблицаРезультата.Добавить();
НоваяСтрока.ФИО = Выборка.ФИО;
НоваяСтрока.ТабельныйНомер = Выборка.ТабельныйНомер;
НоваяСтрока.Должность = Выборка.Должность;
НоваяСтрока.Подразделение = Выборка.Подразделение;
НоваяСтрока.ДатаПриема = Выборка.ДатаПриема;
КонецЦикла;

// Формируем печатную форму
Макет = Документы.ПриказОПриемеНаРаботу.ПечатнаяФормаСпискаСотрудников();
ТабличныйДокумент = Новый ТабличныйДокумент;
ТабличныйДокумент.Очистить();
Макет.Вывести(ТабличныйДокумент, ТаблицаРезультата);

// Показываем предварительный просмотр
ТабличныйДокумент.Показать("Список сотрудников");
КонецПроцедуры

Этот код можно:

🔧 Доработать (добавить дополнительные поля, например, Оклад или Телефон).
📁 Сохранить как обработку и запускать по кнопке.
📊 Экспортировать в Excel вместо печати (замените Показать на Записать).

Важно: если в вашей конфигурации структуры справочников отличаются (например, вместо "Сотрудники" используется "ФизическиеЛица"), запросы нужно адаптировать под вашу базу.

6. Типичные ошибки и их решения

При печати списка сотрудников пользователи часто сталкиваются с типичными проблемами. Рассмотрим самые распространённые и способы их устранения:

Проблема	Причина	Решение
В отчете не отображаются уволенные сотрудники	В настройках отчета отключён показ уволенных	Включите галочку "Показывать уволенных" в параметрах отчета
Фотографии не печатаются	В шаблоне не прописано поле для фотографий или они не загружены в карточки сотрудников	Проверьте заполненность поля "Фотография" в справочнике и настройте макет печати
Данные в отчете устаревшие	Не обновлён справочник сотрудников или кеш 1С	Обновите данные (`Кадры → Обновление кадровых данных`) и перезапустите 1С
Отчет формируется слишком долго	Большой объём данных или сложные выборки	Сузьте период или используйте отбор по подразделениям
При экспорте в Excel кириллица отображается кракозябрами	Некорректная кодировка при выгрузке	Сохраните файл в формате `UTF-8` или используйте обработку с явным указанием кодировки

Если проблема не решена, проверьте:

🔄 Актуальность платформы 1С (в старых версиях могут быть баги с печатью).
🛠️ Права пользователя (возможно, нет доступа к кадровым данным).
📋 Целостность базы (запустите Тестирование и исправление в конфигураторе).

💡

Если в отчете отсутствуют критические данные (например, ИНН или СНИЛС), проверьте, заполнены ли эти поля в карточках сотрудников. Часто проблема не в печати, а в исходных данных.

⚠️ Внимание: В некоторых конфигурациях (например, 1С:Бухгалтерия 3.0) кадровые отчеты могут отсутствовать. В этом случае используйте обмен данными с ЗУП или настройте внешнюю обработку.

7. Печать списка сотрудников в 1С:Бухгалтерия 3.0

В 1С:Бухгалтерия 3.0 нет специализированных кадровых отчетов, но список сотрудников можно напечатать через:

Способ 1. Справочник «Физические лица»:

📖 Откройте Справочники → Физические лица.
🔍 Отфильтруйте список по признаку Является сотрудником.
🖨️ Нажмите Печать → Список.

Способ 2. Отчет «Анализ субконто» (если сотрудники привязаны к счетам учёта):

📊 Перейдите в Отчеты → Анализ субконто.
🔧 Укажите счет 70.01 (расчёты с персоналом) и субконто Физические лица.
📋 В результатах отобразится список сотрудников с сальдо.

Оба способа имеют ограничения:

❌ Нет возможности вывести кадровые данные (должность, подразделение).
❌ Фотографии сотрудников не печатаются.
❌ Требуется ручная доработка для вывода дополнительных полей.

Если вам нужны полноценные кадровые отчеты, рекомендуем:

🔄 Настроить обмен данными с 1С:ЗУП.
📥 Установить дополнительные внешние отчеты (например, с Инфостарта).

FAQ: Частые вопросы по печати списка сотрудников

🔹 Как напечатать список сотрудников с фотографиями?

Чтобы распечатать список с фотографиями, используйте:

Отчет 1С:Печать с шаблоном, поддерживающим графику.
Обработку ПечатьСпискаСотрудниковСФото (можно найти на Инфостарте).

Убедитесь, что фотографии загружены в карточки сотрудников (поле Фотография в справочнике ФизическиеЛица).

🔹 Почему в отчете не отображаются уволенные сотрудники?

По умолчанию большинство отчетов показывают только действующих сотрудников. Чтобы включить уволенных:

В стандартном отчете Список сотрудников поставьте галочку Показывать уволенных.
В запросе добавьте условие НЕ Сотрудник.ДатаУволнения ЕСТЬ NULL (для программистов).

🔹 Можно ли напечатать список сотрудников по алфавиту?

Да, для этого:

В стандартном отчете нажмите Настройки → Сортировка и выберите По ФИО.
В программном коде добавьте сортировку в запрос:
```
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ ... |УПОРЯДОЧИТЬ ПО ФИО"
```

🔹 Как экспортировать список сотрудников в Word?

Прямого экспорта в Word в 1С нет, но можно:

📊 Экспортировать в Excel, затем скопировать данные в Word.
📝 Использовать обработку ВыгрузкаВWord (доступна на Инфостарте).
🖨️ Напечатать в PDF, затем конвертировать в Word через Acrobat Reader.

🔹 Где найти шаблоны печатных форм для списка сотрудников?

Готовые шаблоны можно скачать:

🌐 На сайте Инфостарт (раздел "Печатные формы").
📁 В каталоге шаблонов вашей конфигурации (Администрирование → Печатные формы).
🛠️ В пакете 1С:ИТС (если у вас действует подписка).

Для пользовательских шаблонов используйте Конфигуратор (Файл → Открыть конфигурацию → Макеты).

Как напечатать список сотрудников в 1С: 5 способов с примерами