Как правильно напечатать расходный кассовый ордер (РКО) в 1С: инструкция с картинками и лайфхаками

Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный документ, подтверждающий выдачу наличных средств из кассы организации. В 1С:Предприятие формирование и печать РКО автоматизированы, но у пользователей часто возникают вопросы: где найти шаблон, как настроить печать на бланке строгой отчётности или почему документ выводится на принтер некорректно.

Эта статья поможет разобраться во всех нюансах — от создания РКО в разных конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:Управление торговлей 11, 1С:Зарплата и управление персоналом) до решения типовых ошибок при печати. Мы рассмотрим пошаговые инструкции, настройки принтера, работу с бланками КО-2 и даже альтернативные способы вывода (например, в PDF или Excel). Особое внимание уделим актуальным требованиям законодательства 2026 года к оформлению кассовых документов.

Если вы впервые сталкиваетесь с печатью РКО в 1С, начните с раздела «Создание расходного кассового ордера». Опытные пользователи могут сразу перейти к «Настройке печати» или «Разбору ошибок».

1. Создание расходного кассового ордера в 1С

Прежде чем печатать РКО, его нужно правильно создать. Процесс зависит от конфигурации 1С, но общая логика сохраняется:

В 1С:Бухгалтерии 8.3 перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Расходные кассовые ордера». В 1С:Управлении торговлей 11 путь будет другим: «Финансы» → «Касса» → «Расходные ордера».

При создании нового документа обязательно заполните:

• 📅 Дата и номер — система обычно проставляет их автоматически, но проверьте соответствие хронологии.
• 💰 Сумма — пропишите цифрами и прописью (поле заполняется автоматически, но иногда требует ручной корректировки).
• 👤 Получатель — ФИО физического лица или наименование организации (если выдача производится юрлицу).
• 📝 Основание — укажите цель выдачи (например, «подотчёт на командировку» или «оплата товара поставщику»).
• 📎 Приложение — прикрепите сканы подтверждающих документов (если требуется).

После заполнения сохраните документ кнопкой «Записать» или «Провести». Важно: непроводённый РКО печататься не будет!

2. Настройка печати РКО: шаблоны и параметры

Печать расходного кассового ордера в 1С осуществляется через стандартные механизмы, но результат зависит от шаблона документа и настроек принтера. Рассмотрим оба аспекта.

Шаблоны РКО в 1С бывают двух типов:

1. Встроенные — поставляются с конфигурацией (обычно соответствуют форме КО-2).
2. Пользовательские — можно загрузить или создать самостоятельно (например, для бланков с логотипом компании).

Чтобы выбрать шаблон:

1. Откройте созданный РКО.
2. Нажмите кнопку «Печать» (или «Ещё» → «Печать»).
3. В списке доступных форм выберите «Расходный кассовый ордер (КО-2)» или другой подходящий вариант.

Если нужного шаблона нет, его можно добавить через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Здесь доступны для скачивания актуальные версии бланков, включая формы с QR-кодами (обязательны для некоторых видов операций с 2026 года).

Проверьте заполненность всех обязательных полей документа|

Убедитесь, что РКО проведён (статус «Проведён»)|

Выберите правильный шаблон (КО-2 или внутренняя форма)|

Настройте принтер на печать без полей (если используете бланки)|

Проверьте наличие бумаги и тонера (для лазерных принтеров)

-->

3. Печать на бланках строгой отчётности

Многие организации используют бланки КО-2, которые продаются в типографиях или бухгалтерских магазинах. Для корректной печати на таких бланках необходимо:

1. Настроить принтер на печать без полей. В драйвере принтера выберите:

- Размер бумаги: А5 (стандартный размер бланка КО-2).

- Ориентация: Книжная.

- Поля: 0 мм со всех сторон.

2. Выровнять шаблон в 1С. Если текст съезжает, отрегулируйте смещение в настройках печатной формы:

- Откройте окно печати.

- Нажмите «Настройки» → «Параметры печати».

- В поле «Смещение по горизонтали/вертикали» укажите значения (например, -5 мм для сдвига влево).

3. Пробная печать. Перед выводом на бланк распечатайте документ на обычной бумаге и приложите к бланку — это поможет избежать ошибок.

Что делать, если принтер «съедает» края бланка?

Если принтер обрезает текст по краям, попробуйте следующие решения:

1. Уменьшите масштаб печати в настройках принтера до 95-98%.

2. Включите режим «Печать в масштабе страницы» (если доступен).

3. Проверьте, не установлены ли в 1С отступы в шаблоне — их можно редактировать в конфигураторе (требуются права администратора).

Внимание! С 2026 года бланки КО-2 должны содержать QR-код с реквизитами документа. Если ваш шаблон в 1С не поддерживает автоматическое формирование QR, обновите конфигурацию или используйте внешние обработки (например, от Инфостарт).

4. Типичные ошибки при печати РКО и их решения

Даже опытные пользователи сталкиваются с проблемами при печати расходных ордеров. Вот самые распространённые из них и способы их устранения:

Ошибка	Возможная причина	Решение
Печать «уезжает» вправо/влево	Несовпадение размеров шаблона и бланка	Отрегулируйте смещение в настройках печати или измените поля в шаблоне
Не печатается сумма прописью	Ошибка в коде печатной формы или неверный язык системы	Проверьте настройки языка в 1С (должен быть «Русский») или обновите шаблон
Документ не проводится	Не заполнены обязательные поля (например, «Получатель»)	Заполните все красные поля и проверьте остаток по кассе
При печать вылетает ошибка «Не найден макет»	Повреждён или удалён шаблон печатной формы	Восстановите шаблон через «Администрирование» → «Печатные формы»

Если ошибка не исчезает, попробуйте перезагрузить 1С или очистить кэш печатных форм. Для этого:

1. Закройте все окна 1С.
2. Удерживая Shift, запустите программу.
3. В появившемся окне выберите «Очистить кэш».

5. Альтернативные способы вывода РКО

Не всегда удобно печатать РКО на бумаге. В некоторых случаях лучше экспортировать документ в электронном виде:

1. Сохранение в PDF

- Нажмите «Печать» → выберите виртуальный принтер (например, Microsoft Print to PDF).

- Укажите путь для сохранения файла.

- Плюс: PDF подходит для отправки по email или хранения в электронном архиве.

- Минус: не заменяет бумажный оригинал, если того требует законодательство.

2. Экспорт в Excel

- В окне печати выберите «Сохранить как» → «Excel».

- В некоторых конфигурациях для этого потребуется внешняя обработка (например, «Выгрузка документов в Excel»).

- Примечание: Excel-файл удобен для анализа данных, но не является юридически значимым документом.

3. Отправка по email

- В современных версиях 1С (начиная с платформы 8.3.20) есть встроенная функция отправки документов по почте.

- Путь: «Ещё» → «Отправить» → «По электронной почте».

- С 2026 года email-рассылка РКО разрешена только при наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП) получателя.

6. Требования законодательства 2026 года к РКО

С 1 января 2026 года вступили в силу изменения в Федеральный закон № 129-ФЗ, ужесточившие требования к оформлению кассовых документов. В 2026 году актуальны следующие правила:

Обязательные реквизиты РКО:

• 📌 Наименование документа («Расходный кассовый ордер»).
• 📅 Дата составления и номер.
• 🏢 Наименование организации (или ФИО ИП).
• 💵 Сумма цифрами и прописью (с копейками!).
• 👤 ФИО получателя (для физлиц) или наименование организации (для юрлиц).
• 📝 Основание для выдачи денег (например, «авансовый отчёт»).
• 🔐 Подписи главного бухгалтера и кассира (при их наличии в штате).

Новые требования с 2026 года:

• 📱 QR-код с реквизитами документа (обязателен для ордеров на сумму свыше 100 000 ₽).
• 🖋️ Электронная подпись — если РКО формируется в электронном виде, требуется КЭП.
• 📂 Хранение — бумажные РКО должны храниться не менее 5 лет, электронные — в соответствии с ФЗ № 402 (о бухучёте).

⚠️ Внимание: Требования к кассовым документам могут изменяться. Для операций с наличностью свыше 600 000 ₽ уточняйте актуальные правила на сайте ФНС или в личном кабинете банка.

7. Автоматизация печати РКО: обработки и доработки

Если вам регулярно приходится печатать десятки РКО, имеет смысл автоматизировать процесс. Вот несколько способов:

1. Пакетная печать

- В 1С:Бухгалтерии 8.3 можно выбрать несколько РКО в списке документов, нажать «Ещё» → «Печать» → «Печать списком».

- Преимущество: экономия времени при печати большого количества ордеров.

2. Внешние обработки

- На сайтах Инфостарт или 1С-Софт можно скачать бесплатные обработки для:

- Печати РКО на бланках с логотипом.

- Автоматического заполнения полей по шаблонам.

- Экспорта в PDF с цифровой подписью.

3. Доработка конфигурации

- Если стандартные шаблоны не подходят, закажите доработку у 1С-разработчика. Популярные доработки:

- Добавление дополнительных полей (например, «Номер договора»).

- Автоматическая рассылка РКО по email после проведения.

- Интеграция с системами электронного документооборота (ЭДО).

Пример кода для добавления поля «Номер договора» в печатную форму (требуется конфигуратор):

&НаКлиенте
Процедура ПечатьСДоговором(Команда)
ПечатнаяФорма = Документы.РасходныйКассовыйОрдер.ПечатнаяФорма(Объект);
ПечатнаяФорма.Параметры.Вставить("НомерДоговора", Объект.НомерДоговора);
ПечатнаяФорма.Печать();
КонецПроцедуры

⚠️ Внимание: Самостоятельные доработки конфигурации могут нарушить поддержку 1С. Перед изменениями сделайте резервную копию базы!

FAQ: Частые вопросы о печати РКО в 1С

Можно ли печатать РКО на обычной бумаге, а не на бланке КО-2?

Да, законодательство не запрещает использовать обычную бумагу, но бланк КО-2 упрощает проверку документа (например, при налоговой инспекции). Если печатаете на обычной бумаге, убедитесь, что все обязательные реквизиты присутствуют, а формат соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Как напечатать РКО с логотипом компании?

Для этого нужно отредактировать шаблон печатной формы:

1. Скопируйте стандартный шаблон КО_2.mxl (найти его можно в каталоге шаблонов 1С).
2. Откройте копию в Конфигураторе или специализированном редакторе (например, «1С:Предприятие — Редактор печатных форм»).
3. Добавьте изображение логотипа в заголовок документа.
4. Сохраните шаблон под новым именем и загрузите его в 1С через «Администрирование» → «Печатные формы».

Почему при печати РКО сумма прописью отображается с ошибками (например, «тритысячи» вместо «три тысячи»)?

Это типичная проблема при:

• Некорректных настройках языка в 1С (должен быть «Русский (Россия)»).
• Повреждении шаблона печатной формы.
• Использовании устаревшей версии конфигурации (обновите 1С!).

Решение: Проверьте настройки языка в Сервис → Параметры → Язык. Если ошибка остаётся, переустановите шаблон КО-2.

Как аннулировать ошибочно напечатанный РКО?

Если РКО ещё не выдан получателю:

1. Откройте документ в 1С.
2. Нажмите «Ещё» → «Отменить проведение».
3. Создайте новый РКО с правильными данными.

Если РКО уже выдан, оформите акт о возврате денежных средств и создайте новый ордер.

Можно ли печатать РКО на термопринтере?

Да, но учитывайте:

• Термобумага выцветает со временем — для долговременного хранения распечатайте дубликат на обычной бумаге.
• Настройте принтер на максимальное качество печати (чтобы текст был чётким).
• Проверьте, поддерживает ли ваш термопринтер печать графики (для QR-кодов).