Штатная расстановка (или штатное расписание) в 1С:Зарплата и Управление Персоналом — это основа кадрового учета, которая определяет структуру организации, количество штатных единиц, должности и оклады. Без корректной расстановки невозможно правильно вести табель, начислять зарплату или формировать отчетность в ПФР и ФНС. Однако найти этот раздел в интерфейсе 1С бывает непросто: пути к нему отличаются в зависимости от версии конфигурации, прав пользователя и даже от того, включен ли режим управляемого приложения.

Новички часто путают штатную расстановку с штатным расписанием — это разные вещи! Расписание задает плановые позиции, а расстановка показывает, кто конкретно занимает эти позиции здесь и сейчас. В этой статье разберем все способы найти актуальную штатную расстановку в 1С:ЗУП 3.1, 1С:ERP 2.5 и 1С:КА 2.4, а также расскажем, как исправить типичные ошибки при работе с ней.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для кадрового учета?
1С:ЗУП 3.1
1С:ERP 2.5
1С:КА 2.4
1С:Бухгалтерия 3.0
Другая

1. Стандартный путь к штатной расстановке в 1С:ЗУП 3.1

В самой распространенной конфигурации для кадрового учета — 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 — штатная расстановка скрыта в разделе «Кадры». Чтобы открыть её:

  1. Перейдите в главное меню и выберите Кадры → Штатное расписание.
  2. В открывшемся окне найдите кнопку Штатная расстановка (обычно в верхней панели инструментов или в контекстном меню по правой кнопке мыши).
  3. Если кнопки нет — проверьте, включен ли режим Полный интерфейс (в Сервис → Настройки программы → Интерфейс).

В 1С:ЗУП 3.1 штатная расстановка отображается в виде таблицы с фильтрами по подразделениям, должностям и периодам. Здесь можно увидеть:

  • 📌 ФИО сотрудника, занимающего позицию;
  • 📅 Дата приема и плановая дата увольнения (если указана);
  • 💰 Оклад или тарифную ставку;
  • 🏢 Подразделение и должность по штатному расписанию.

Если таблица пустая — проверьте период отображения в верхней части окна. По умолчанию может стоять прошедшая дата.

💡

В 1С:ЗУП 3.1 можно экспортировать штатную расстановку в Excel через кнопку Ещё → Выгрузить в Excel. Это удобно для анализа или передачи в другие отделы.

2. Где искать штатную расстановку в 1С:ERP и 1С:КА

В 1С:ERP Управление предприятием 2.5 и 1С:Комплексная автоматизация 2.4 логика хранения кадровых данных другая. Здесь штатная расстановка интегрирована с модулем «Управление персоналом» и может называться по-разному:

  • 🔹 В 1С:ERP 2.5: Кадры → Штатное расписание → Штатная расстановка;
  • 🔹 В 1С:КА 2.4: Зарплата и кадры → Штатное расписание → Расстановка сотрудников.

Отличие от 1С:ЗУП: в ERP и КА штатная расстановка часто привязана к организационной структуре (раздел НСИ и администрирование → Организационная структура). Если расстановка не отображается — проверьте, заполнена ли структура компании в этом разделе.

⚠️ Внимание: В 1С:ERP права на просмотр штатной расстановки могут быть ограничены ролью Кадровик или Руководитель отдела кадров. Если кнопка неактивна — обратитесь к администратору за правами.

Ещё один нюанс: в ERP расстановка может дублироваться в разделе Управление персоналом → Аналитика → Отчеты по кадровому учету. Там есть готовый отчет «Штатная расстановка» с расширенными фильтрами.

3. Поиск через отчеты: если штатная расстановка не открывается

Бывают ситуации, когда раздел Штатная расстановка недоступен из-за настроек интерфейса или прав. В этом случае данные можно получить через стандартные отчеты:

  1. В 1С:ЗУП 3.1:
    • 📊 Перейдите в Кадры → Отчеты по кадровому учету → Штатная расстановка;
    • 📊 Или через Все функции → Отчеты → Кадровые отчеты → Штатная расстановка (детализированная).
  • В 1С:ERP 2.5:
    • 📊 Управление персоналом → Отчеты → Штатная расстановка по подразделениям;
    • 📊 НСИ и администрирование → Отчеты → Кадровые отчеты → Расстановка сотрудников.

    • Преимущество отчетов — гибкие настройки фильтров. Например, можно вывести расстановку:

    • 🔍 Только по определенному подразделению;
    • 🔍 По дате (актуальная или на историческую дату);
    • 🔍 С группировкой по должностям или категориям персонала.

    Если отчетов нет в меню — их можно найти через Все функции (поиск по ключевому слову «штатная»).

    Проверьте права пользователя в Администрирование → Пользователи

    Включите полный интерфейс в настройках программы

    Используйте отчет Штатная расстановка через Все функции

    Обновите конфигурацию (если используется устаревшая версия)

    -->

    4. Проверка прав доступа: почему вы не видите штатную расстановку

    Частая причина проблем — недостаточные права. В 1С:Предприятии доступ к кадровым данным регулируется ролями. Чтобы проверить и исправить права:

    1. Зайдите в режим Конфигуратор (требуется доступ администратора).
    2. Откройте Администрирование → Пользователи.
    3. Выберите своего пользователя и проверьте назначенные роли. Для работы со штатной расстановкой нужны:
      • 🔑 Кадровик (полные права);
      • 🔑 Просмотр кадровых данных (если нужны только чтение);
      • 🔑 Управление штатным расписанием (для редактирования).

      4. Если вы не администратор — попросите его добавить вам роль Кадровик или создать индивидуальный профиль прав с доступом только к штатной расстановке.

      Роль в 1С Доступ к штатной расстановке Может редактировать?
      Администратор Полный Да
      Кадровик (полные права) Полный Да
      Кадровик (просмотр) Только чтение Нет
      Руководитель отдела Только по своему подразделению Ограничено
      Бухгалтер по зарплате Частичный (без ФИО) Нет
      ⚠️ Внимание: В некоторых конфигурациях (например, в 1С:ЗУП для государственных учреждений) доступ к штатной расстановке дополнительно контролируется настройками «Конфиденциальность кадровых данных» в разделе Администрирование → Настройки программы.

      5. Альтернативные способы: SQL-запросы и обработки

      Если штатная расстановка не отображается ни в одном из стандартных мест, можно получить данные через:

      • 🛠️ Внешние обработки: например, Универсальный отчет по кадровым данным (доступен на портале 1С:ИТС);
      • 🗃️ SQL-запросы (только для опытных пользователей!). Основные таблицы:
        • HRStaffPosition — штатные позиции;
        • HRStaffAssignment — расстановка сотрудников;
        • Employee — данные сотрудников.
      • 📄 Выгрузка в Excel через Все функции → Обработки → Выгрузка данных.

      Пример SQL-запроса для 1С:ЗУП 3.1 (выполняется в Конфигураторе → Сервис → Запрос):

      ВЫБРАТЬ

      Подразделение.Наименование КАК Подразделение,
      

      Должность.Наименование КАК Должность,
      

      Сотрудник.Наименование КАК ФИО,
      

      ШтатнаяРасстановка.ДатаНачала КАК ДатаПриема,
      

      ШтатнаяРасстановка.Оклад КАК Оклад
      

      ИЗ
      

      Документ.ШтатнаяРасстановка КАК ШтатнаяРасстановка
      

      ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник
      

      ПО ШтатнаяРасстановка.Сотрудник = Сотрудник.Ссылка
      

      ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Должности КАК Должность
      

      ПО ШтатнаяРасстановка.Должность = Должность.Ссылка
      

      ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Подразделения КАК Подразделение
      

      ПО ШтатнаяРасстановка.Подразделение = Подразделение.Ссылка
      

      ГДЕ
      

      ШтатнаяРасстановка.ДатаОкончания ЕСТЬ NULL ИЛИ ШтатнаяРасстановка.ДатаОкончания > ТЕКУЩАЯДАТА()

      Внимание! SQL-запросы могут отличаться в зависимости от версии конфигурации. Неправильный запрос может привести к ошибкам в базе. Если не уверены — используйте внешние обработки с портала 1С:ИТС.

      6. Типичные ошибки и как их исправить

      При работе со штатной расстановкой пользователи часто сталкиваются с следующими проблемами:

      1. «Нет данных» в отчете:
        • 🔹 Проверьте период отчета — возможно, вы смотрите на будущую или прошедшую дату;
        • 🔹 Убедитесь, что штатное расписание утверждено (в Кадры → Штатное расписание должен быть документ Утверждение штатного расписания);
        • 🔹 Проверьте, заполнены ли подразделения и должности в справочниках.
    4. «Доступ запрещен»:
      • 🔹 Попросите администратора добавить роль Кадровик;
      • 🔹 Проверьте, не включен ли режим Запрет изменения кадровых данных в настройках программы.
  • «Данные не актуальны»:
    • 🔹 Обновите базу (в Администрирование → Обновление программы);
    • 🔹 Перепроведите документы по кадровому учету (через Операции → Проведение документов).

    • Ещё одна частая ошибка — дублирование записей в штатной расстановке. Это происходит, если:

    • 🔄 Сотрудник переводился между подразделениями без корректного закрытия старой позиции;
    • 🔄 В штатном расписании есть одинаковые должности с разными кодами;
    • 🔄 Документы Прием на работу или Кадровый перевод проведены с ошибками.

    Чтобы исправить дубли, используйте обработку Поиск и исправление ошибок кадрового учета (доступна на 1С:ИТС).

    💡

    Если штатная расстановка не отображается — сначала проверьте права, затем актуальность данных в штатном расписании, и только после этого обращайтесь к администратору или SQL-запросам.

    7. Как экспортировать штатную расстановку для отчетности

    Для сдачи отчетности в ПФР, ФНС или внутреннего аудита штатную расстановку часто нужно выгрузить в Excel или PDF. Сделать это можно несколькими способами:

    • 📑 Через отчет:
      1. Откройте отчет Штатная расстановка;
      2. Настройте фильтры (период, подразделения);
      3. Нажмите Ещё → Выгрузить в Excel или Печать → Сохранить в PDF.
  • 📑 Через универсальный отчет:
    • Перейдите в Отчеты → Универсальный отчет;
    • Выберите объект ШтатнаяРасстановка;
    • Добавьте нужные поля (ФИО, должность, оклад) и экспортируйте.
  • 📑 Через обработку «Выгрузка данных в Excel» (доступна в Все функции).

    • Для отчетности в ПФР (форма СЗВ-ТД) или Роструд штатную расстановку нужно выгрузить с дополнительными реквизитами:

    • 📌 Табельный номер сотрудника;
    • 📌 Код должности по ОКЗ;
    • 📌 Вид занятости (основное/совместительство);
    • 📌 Условия труда (если есть вредные факторы).

    Эти данные можно добавить в отчет через Настройки → Дополнительные поля.

    ⚠️ Внимание: При выгрузке для СЗВ-ТД проверьте, что в карточках сотрудников заполнены СНИЛС и паспортные данные. Без них отчет не пройдет валидацию в ПФР.

    FAQ: Частые вопросы по штатной расстановке в 1С

    Как найти штатную расстановку по конкретному сотруднику?

    Используйте отчет Штатная расстановка с фильтром по ФИО. Альтернативно — откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники), перейдите на закладку Трудовые отношения и посмотрите раздел Штатная расстановка.

    Можно ли увидеть штатную расстановку на будущую дату?

    Да. В отчете Штатная расстановка установите нужную дату в поле на дату. Если на эту дату есть запланированные кадровые перемещения (например, переводы или увольнения), они отразятся в отчете.

    Почему в штатной расстановке не отображаются оклады?

    Вероятные причины:

    • 🔹 В штатном расписании не заполнены оклады по должностям;
    • 🔹 У сотрудника не указан вид расчета зарплаты (оклад, ставка);
    • 🔹 В настройках программы отключено отображение финансовых данных (проверьте в Администрирование → Настройки программы → Зарплата).

    Как перенести штатную расстановку из одной базы 1С в другую?

    Используйте обработку Выгрузка/загрузка данных XML (Все функции → Обработки). Выгрузите справочники Сотрудники, Штатное расписание и документы ШтатнаяРасстановка, затем загрузите в новую базу. Альтернативно — воспользуйтесь 1С:Конвертацией данных.

    Где хранится история изменений штатной расстановки?

    История изменений фиксируется в журнале документов Кадровые перемещения (Кадры → Журналы документов). Также можно использовать отчет История кадровых данных с фильтром по типу события Штатная расстановка.