Выплачивать зарплату дважды в месяц — требование ст. 136 ТК РФ, но его реализация в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия часто вызывает вопросы. Работодатели сталкиваются с проблемами: как разделить оклад на аванс и основную часть, какие налоги удерживать при первой выплате, как избежать двойного начисления НДФЛ. Эта статья поможет настроить систему так, чтобы автоматизировать процесс без ошибок в отчетности.

Многие бухгалтеры ошибочно считают, что аванс — это "половина оклада". На самом деле аванс рассчитывается пропорционально отработанному времени, а его размер зависит от способа начисления (фиксированная сумма или процент). Мы разберем оба варианта, покажем настройку документов в 1С и объясним, как избежать типичных ошибок при формировании 6-НДФЛ и РСВ.

В статье вы найдете:

  • 🔧 Пошаговую настройку графиков выплат в 1С
  • 📊 Примеры расчета аванса и зарплаты с учетом больничных и отпусков
  • ⚠️ Разбор ошибок, которые приводят к штрафам от ФНС
  • 📑 Автоматическое формирование проводок и отчетности

1. Подготовка программы: настройка графиков выплат

Прежде чем начислять зарплату дважды в месяц, необходимо настроить графики выплат в 1С. Это делается в разделе Зарплата → Настройка зарплаты → Графики выплат. Если этот пункт отсутствует, проверьте, включена ли функциональность "Зарплата" в настройках программы (Администрирование → Функциональность).

В 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0 алгоритм одинаковый:

  1. Создайте новый график выплат через кнопку Создать.
  2. Укажите название (например, "Аванс + Зарплата 2026").
  3. В поле Периодичность выберите Месяц.
  4. Добавьте две даты выплат:
    • 📅 Аванс: обычно 15-20 число (например, 15-го числа каждого месяца).
    • 💰 Зарплата: 5-10 число следующего месяца (например, 5-го числа).
  • В поле Способ расчета аванса выберите один из вариантов:
    • 💵 Фиксированная сумма (если аванс всегда одинаковый, например, 10 000 ₽).
    • 📈 Процент от оклада (например, 40% от месячного оклада).
    • ⏱️ Пропорционально отработанному времени (рекомендуемый вариант).

    • После сохранения графика его нужно присвоить сотрудникам. Это можно сделать индивидуально в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) или массово через обработку Групповое изменение реквизитов.

    📊 Какой способ расчета аванса используете вы?
    Фиксированная сумма
    Процент от оклада
    Пропорционально отработанному времени
    Другой вариант
    ⚠️ Внимание: Если в вашей организации действуют разные графики выплат для отдельных подразделений (например, аванс 15-го для офиса и 20-го для производства), создайте отдельные графики для каждой группы сотрудников. В противном случае 1С будет применять единые даты ко всем.

    2. Начисление аванса: пошаговая инструкция

    Аванс начисляется документом Зарплата к выплате или Начисление зарплаты и взносов (в зависимости от версии 1С). Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1:

    1. Перейдите в раздел Зарплата → Все начисления и создайте новый документ Начисление зарплаты и взносов.

    2. В поле Месяц начисления укажите текущий месяц, а в Дата выплаты — дату аванса (например, 15.05.2026).

    3. На закладке Начисления выберите сотрудников и вид расчета Аванс (если он предусмотрен в вашей конфигурации). Если такого вида нет, используйте Оплата по окладу с пометкой "Аванс".

    4. Система автоматически рассчитает сумму аванса исходя из выбранного способа (фиксированная сумма, процент или пропорционально времени).

    Важно: при начислении аванса НДФЛ не удерживается. Налог рассчитывается только при окончательной выплате зарплаты. Однако взносы (ПФР, ФОМС, ФСС) начисляются на полную сумму зарплаты, а не на аванс!

    Указан правильный месяц начисления|Дата выплаты совпадает с графиком|Сумма аванса соответствует выбранному способу расчета|НДФЛ не удержан (должен быть 0 ₽)|Взносы рассчитаны на полную зарплату, а не на аванс-->

    Если сотрудник в первой половине месяца брал отпуск или болел, сумма аванса будет меньше. 1С автоматически пересчитает пропорцию, если в настройках графика выплат выбран способ Пропорционально отработанному времени.

    3. Окончательный расчет зарплаты: нюансы и проводки

    Вторая выплата (основная зарплата) производится в начале следующего месяца. Здесь важно правильно учесть:

    • 💸 Удержание НДФЛ с полной суммы зарплаты (включая аванс).
    • 📉 Перерасчет взносов, если аванс был выплачен не пропорционально.
    • 📝 Формирование проводок по дебету 70 счета и кредиту 68.01 (НДФЛ), 69.01-69.03 (взносы).

    Алгоритм действий:

    1. Создайте документ Начисление зарплаты и взносов с датой окончательной выплаты (например, 05.06.2026 для мая).

    2. Укажите месяц начисления — май 2026.

    3. На закладке Начисления проверьте, что система автоматически:

    • 🔄 Пересчитала оклад за полный месяц.
    • ➖ Учла ранее выплаченный аванс (он должен отразиться со знаком минус).
    • 💰 Рассчитала НДФЛ с полной суммы зарплаты (включая аванс).

    4. Проверьте закладку Удержания — там должен появиться НДФЛ.

    5. Сформируйте ведомость на выплату (Зарплата → Ведомости на выплату) и проведите документ.

    Если сотрудник уволился до конца месяца, окончательный расчет производится в день увольнения. В этом случае:

    • Аванс (если выплачивался) учитывается как часть расчета.
    • НДФЛ удерживается с полной суммы, включая аванс.
    • Взносы начисляются на полную сумму дохода.
    ⚠️ Внимание: Если при окончательном расчете сумма к выплате получилась отрицательной (например, из-за больничного или удержаний), 1С не позволит провести документ. В этом случае нужно вручную скорректировать начисления или удержания, либо произвести перерасчет за предыдущие периоды.

    4. Проводки и бухгалтерский учет

    При двойной выплате зарплаты в 1С формируются следующие проводки:

    Операция Дебет Кредит Сумма Описание
    Начислен аванс 20 (26, 44) 70 XX XXX Начисление аванса по окладу (без НДФЛ)
    Выплачен аванс 70 50 (51) XX XXX Перечисление аванса на карту/из кассы
    Начислена зарплата (окончательно) 20 (26, 44) 70 XX XXX Начисление зарплаты за полный месяц
    Удержан НДФЛ 70 68.01 XX XXX НДФЛ с полной суммы дохода (включая аванс)
    Начислены взносы 20 (26, 44) 69.01-69.03 XX XXX Страховые взносы на полную сумму зарплаты

    Обратите внимание: при выплате аванса НДФЛ не удерживается, но в окончательном расчете налог считается с полной суммы дохода за месяц, включая аванс. Это требование налогового законодательства, и 1С автоматически следит за его выполнением.

    Если в вашей организации используются разные счета учета затрат (например, 20 для производства и 26 для АУП), проверьте, что в настройках видов расчета (Настройка → Виды расчета) указаны правильные счета дебетов. Это поможет избежать ошибок при закрытии месяца.

    5. Отчетность: 6-НДФЛ и РСВ при двойных выплатах

    При выплате зарплаты дважды в месяц особое внимание нужно уделить формированию отчетности:

    • 📋 6-НДФЛ:
      • Дата получения дохода — последний день месяца (даже если аванс выплачен раньше).
      • Дата удержания НДФЛ — день окончательной выплаты зарплаты.
      • Срок перечисления НДФЛ — не позднее следующего дня после выплаты зарплаты.
    • 📊 РСВ (расчет по страховым взносам):
      • Взносы начисляются на полную сумму зарплаты, а не на аванс.
      • В разделе 3 отражается начисленная зарплата за месяц (без разделения на аванс и окончательный расчет).

    Пример заполнения 6-НДФЛ за май 2026, если аванс выплачен 15.05, а зарплата — 05.06:

    • Строка 100 (дата дохода) — 31.05.2026.
    • Строка 110 (дата удержания) — 05.06.2026.
    • Строка 120 (срок перечисления) — 06.06.2026.

    Чтобы избежать ошибок, используйте отчет 6-НДФЛ (сверка) в 1С (Зарплата → Отчеты по зарплате → 6-НДФЛ). Он покажет расхождения между начисленными и удержанными суммами.

    💡

    Если в отчете 6-НДФЛ появились отрицательные суммы в разделе 2, проверьте, не дублируются ли начисления за один и тот же период. Часто это происходит, если аванс и зарплата попали в разные кварталы (например, аванс за декабрь выплачен в декабре, а зарплата — в январе).

    ⚠️ Внимание: Если выплаты зарплаты и аванса попали в разные налоговые периоды (например, аванс за декабрь — 15.12, зарплата — 10.01), в 6-НДФЛ за 4 квартал аванс отразится как доход, а удержанный НДФЛ появится только в отчете за 1 квартал следующего года. Это не ошибка, но налоговая может запросить пояснения.

    6. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при настройке двойных выплат. Вот самые распространенные:

    • 🚫 Удержание НДФЛ с аванса:

      Если в документе начисления аванса проставлен флажок "Удерживать НДФЛ", система неправильно рассчитает налог. Исправьте это в настройках вида расчета Аванс (Не удерживать НДФЛ).

    • 🔄 Двойное начисление оклада:

      Если при окончательном расчете не указать, что аванс уже выплачен, система начислит оклад дважды. Проверяйте закладку Удержания — там должен быть аванс со знаком минус.

    • 📅 Несовпадение дат в графике и документах:

      Если в графике выплат указано 15-е число, а документ проведен 16-го, 1С может неверно рассчитать пропорцию аванса. Всегда сверяйте даты.

    • 💼 Отсутствие проводок по взносам:

      Взносы должны начисляться на полную сумму зарплаты, даже если аванс выплачен раньше. Проверьте, что в документе Начисление зарплаты и взносов проставлены галочки напротив всех фондов.

    Чтобы проверить правильность расчетов, используйте отчет Анализ начислений по сотрудникам (Зарплата → Отчеты по зарплате). Он покажет:

    • Сумму аванса и окончательной выплаты.
    • Размер удержанного НДФЛ.
    • Начисленные взносы.
    Что делать, если аванс превысил зарплату?

    Если сотрудник отработал меньше половины месяца (например, болел), сумма аванса может оказаться больше, чем окончательная зарплата. В этом случае:

    1. Скорректируйте аванс документа Корректировка зарплаты.

    2. Либо удержите излишне выплаченную сумму из следующей зарплаты (с согласия сотрудника).

    3. В 1С это отразится как задолженность сотрудника перед организацией (дебет 73.02, кредит 70).

    7. Автоматизация: как ускорить процесс

    Чтобы сэкономить время на ежемесячных расчетах, настройте в 1С:

    • 🤖 Регламентные операции:

      Создайте регламентное задание на автоматическое формирование документов Начисление зарплаты и Выплата зарплаты по графику. Это делается в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные операции.

    • 📋 Шаблоны документов:

      Сохраните шаблоны ведомостей на выплату для аванса и зарплаты. При создании нового документа вы сможете загрузить шаблон и сэкономить время на заполнении.

    • 🔗 Интеграцию с банком:

      Если зарплата перечисляется на карты, настройте обмен с банком через 1С:ДиректБанк или Клиент-банк. Это позволит автоматически формировать платежки и выгружать их в банк.

    Для массовой печати платежных поручений используйте обработку Печать документов (массовая). Она позволяет распечатать все платежки за один раз, сгруппировав их по банкам или подразделениям.

    Если в вашей организации более 50 сотрудников, рассмотрите возможность использования 1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП. В этой версии есть дополнительные инструменты для автоматизации:

    • 📈 Гибкие графики выплат (можно настроить разные даты для разных категорий сотрудников).
    • 🤝 Самостоятельный доступ сотрудников к личным данным через 1С:Личный кабинет.
    • 📊 Аналитика по затратам на зарплату с разбивкой по подразделениям.
    💡

    Автоматизация выплат зарплаты в 1С позволяет сократить время на расчеты на 30-40%. Главное — правильно настроить графики и шаблоны документов на начальном этапе.

    FAQ: Ответы на частые вопросы

    Можно ли выплачивать аванс в фиксированной сумме, не привязываясь к окладу?

    Да, но это чревато рисками. Если фиксированный аванс превысит фактически начисленную зарплату (например, из-за больничного), придется делать перерасчет или удерживать излишне выплаченную сумму. Лучше использовать пропорциональный расчет.

    Как в 1С отразить выплату аванса наличными, а зарплаты — на карту?

    В документе Выплата зарплаты укажите:

    • Для аванса: способ выплаты — Через кассу, счет — 50.01.
    • Для зарплаты: способ выплаты — На банковский счет, счет — 51.

    Система автоматически сформирует проводки Дт 70 Кт 50 (для аванса) и Дт 70 Кт 51 (для зарплаты).

    Что делать, если дата выплаты зарплаты выпадает на выходной?

    В этом случае выплата переносится на ближайший рабочий день. В 1С это настраивается в графике выплат:

    1. Откройте график выплат (Зарплата → Настройка зарплаты → Графики выплат).
    2. В поле Перенос на рабочий день выберите Да.
    3. Укажите правило переноса (например, "на следующий рабочий день").

    Система автоматически скорректирует дату выплаты, если она попадет на выходной или праздник.

    Как в 1С проверить, что все сотрудники получили аванс?

    Используйте отчет Ведомость по зарплате (Зарплата → Отчеты по зарплате → Ведомость по зарплате). В настройках отчета:

    • Укажите период (месяц выплаты аванса).
    • В группировках выберите Сотрудник и Вид расчета.
    • Добавьте отбор по виду расчета Аванс.

    Отчет покажет, кому и в каком размере был начислен аванс. Сверьте его с ведомостью на выплату.

    Нужно ли сдавать 6-НДФЛ отдельно по авансу и зарплате?

    Нет, 6-НДФЛ сдается один раз за квартал. В нем отражаются:

    • Дата дохода — последний день месяца.
    • Дата удержания НДФЛ — день окончательной выплаты зарплаты.
    • Сумма дохода — полная зарплата (включая аванс).

    Aванс в 6-НДФЛ не выделяется отдельно — он является частью общего дохода за месяц.