Начисление аванса в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) — одна из самых частых операций, с которой сталкиваются бухгалтеры и кадровые специалисты. Несмотря на кажущуюся простоту, ошибки в этом процессе могут привести к искажению отчетности, претензиям сотрудников и даже штрафам от налоговых органов. В 2026 году в механизм расчета аванса были внесены изменения, связанные с обновлением трудового законодательства и налогового учета, что требует особого внимания при работе в программе.

Эта статья поможет разобраться, как правильно настроить и провести начисление аванса в 1С ЗУП 3.1 (актуально также для версий 3.0 и 2.5 с учетом особенностей интерфейса). Мы рассмотрим не только стандартный алгоритм, но и нюансы для разных систем оплаты труда, а также типичные ошибки, которые допускают пользователи. Если вы работаете с 1С:ЗУП Корп или облачной версией, большая часть инструкций останется актуальной — различия будут отмечены отдельно.

Особое внимание уделим вопросам:

  • 🔹 Как правильно рассчитать сумму аванса согласно ТК РФ и внутренним документам компании?
  • 🔹 Какие настройки в 1С ЗУП влияют на автоматический расчет аванса?
  • 🔹 Как отразить аванс в бухгалтерском и налоговом учете без ошибок?
  • 🔹 Что делать, если аванс начислен неправильно или требуется перерасчет?

Для удобства статья содержит пошаговые скриншоты (описание действий), примеры проводок и таблицу с типичными ошибками. Если вы только начинаете работать с 1С ЗУП, рекомендуем сначала ознакомиться с разделом о настройке программы — это сэкономит время при дальнейших расчетах.

📊 Как часто вы начисляете аванс сотрудникам?
Ежемесячно в фиксированную дату
Два раза в месяц (по графику)
По запросу сотрудников
Используем другую схему

1. Нормативная база: что говорит закон об авансе в 2026 году

Прежде чем переходить к технической стороне вопроса, важно понять юридические основы начисления аванса. Согласно ст. 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Это означает, что аванс — не право, а обязанность работодателя, и его несоблюдение может повлечь административную ответственность (штраф до 50 000 рублей для организации).

В 2026 году сохраняются следующие ключевые требования:

  • 📅 Сроки выплаты: аванс должен быть выплачен не позднее 30-го числа текущего месяца (если зарплата за первую половину месяца). Конкретные даты устанавливаются внутренними документами компании (коллективным договором, Положением об оплате труда).
  • 💰 Размер аванса: закон не устанавливает фиксированной суммы, но рекомендует ориентироваться на фактически отработанное время. Минимальный размер аванса должен покрывать оплату труда за первую половину месяца (обычно 40-50% от оклада).
  • 📝 Документальное оформление: выплата аванса должна быть отражена в расчетных ведомостях (форма Т-51 или Т-49) и платежных поручениях.

Важно: с 2026 года ФНС усилила контроль за своевременностью выплат заработной платы. Если аванс задерживается более чем на 15 дней, сотрудник имеет право приостановить работу (ст. 142 ТК РФ), а компания рискует получить проверку. В 1С ЗУП эти риски можно минимизировать, настроив автоматическое напоминание о выплатах.

⚠️ Внимание: Если в вашей компании аванс выплачивается в процентах от оклада (например, 50%), а не по фактически отработанному времени, это может привести к переплатам или недоплатам. В таком случае рекомендуется использовать настройку "Расчет аванса по табелю" в 1С ЗУП.

2. Настройка 1С ЗУП для автоматического расчета аванса

Чтобы аванс начислялся корректно, необходимо правильно настроить программу. Этот раздел подходит для пользователей 1С:ЗУП 3.1 (ред. 3.1.24 и новее). Если вы работаете с более старой версией, некоторые пункты меню могут отличаться.

Основные настройки находятся в разделе Настройка → Расчет зарплаты. Здесь нужно обратить внимание на следующие параметры:

  1. Способ расчета аванса: выберите один из вариантов:
    • 🔢 Фиксированная сумма — удобно, если аванс всегда одинаковый (например, 10 000 рублей).
    • 📊 Процент от оклада — автоматически рассчитывает сумму исходя из заданного процента (например, 40%).
    • ⏱️ По отработанному времени — самый точный метод, учитывающий фактическое присутствие сотрудника на работе.
  • Дата выплаты аванса: укажите число месяца, когда должен производиться расчет (например, 20-е число).
  • Удерживаемые суммы: настройте, какие удержания (НДФЛ, алименты, исполнительные листы) должны применяться к авансу.

    • Для настройки перейдите по пути:

    Настройка → Расчет зарплаты → Начисления и удержания → Аванс

    Если в вашей компании используются разные схемы выплаты аванса для различных категорий сотрудников (например, для офисных работников и сменного персонала), в 1С ЗУП можно создать несколько видов начислений аванса. Для этого:

    1. Перейдите в Справочники → Начисления.
    2. Создайте новый элемент с типом Аванс.
    3. Укажите уникальное название (например, "Аванс для сменщиков").
    4. Настройте параметры расчета (процент, фиксированная сумма или по табелю).

    Убедитесь, что табель учета рабочего времени заполнен за первую половину месяца|

    Проверьте, что все сотрудники имеют действующие оклады в программе|

    Настройте удержания НДФЛ (если аванс облагается налогом)|

    Сверьте дату выплаты аванса с внутренними документами компании-->

    3. Пошаговая инструкция: как начислить аванс в 1С ЗУП

    Теперь перейдем к непосредственному начислению аванса. Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1 (ред. 3.1.24). Если вы используете другую версию, путь к меню может незначительно отличаться.

    Шаг 1. Заполнение табеля учета рабочего времени

    Аванс рассчитывается на основе отработанных дней, поэтому сначала необходимо заполнить табель. Для этого:

    1. Перейдите в раздел Зарплата → Табель учета рабочего времени.
    2. Выберите период (первая половина месяца, например, с 1 по 15 число).
    3. Заполните данные по каждому сотруднику (отметьте рабочие дни, отпуска, больничные и т.д.).
    4. Проверьте корректность заполнения и сохраните документ.

    Шаг 2. Создание документа "Начисление аванса"

    После заполнения табеля можно приступать к начислению:

    1. Перейдите в Зарплата → Аванс → Начисление аванса.
    2. Нажмите Создать и выберите месяц начисления.
    3. В табличной части документа отобразятся все сотрудники. Программа автоматически рассчитает сумму аванса на основе настроек.
    4. При необходимости скорректируйте суммы вручную (например, если сотрудник брал аванс ранее).
    5. Проверьте удержания (НДФЛ, алименты) и сохраните документ.

      6. Шаг 3. Проводка и выплата аванса

      После начисления необходимо:

      1. Сформировать ведомость на выплату: Зарплата → Выплата зарплаты → Ведомость в банк (кассу).
      2. Выбрать документ начисления аванса и сформировать платежное поручение.
      3. Экспортировать ведомость в банк-клиент или распечатать для кассовой выплаты.

      Если аванс выплачивается через банк, убедитесь, что реквизиты сотрудников актуальны. В 1С:ЗУП это можно проверить в разделе Кадры → Личные карточки.

      💡

      Если в вашей компании аванс выплачивается в фиксированную дату (например, 20-го числа), настройте в 1С ЗУП регламентное задание для автоматического создания документа "Начисление аванса". Это сэкономит время и снизит риск ошибок.

      4. Особенности расчета аванса для разных систем оплаты труда

      Сумма аванса может различаться в зависимости от системы оплаты труда, установленной в компании. Рассмотрим наиболее распространенные случаи и их отражение в 1С:ЗУП.

      Система оплаты труда Особенности расчета аванса Настройка в 1С ЗУП
      Окладная система Aванс рассчитывается как процент от оклада (обычно 40-50%) или по фактически отработанному времени. Используйте настройку Процент от оклада или По отработанному времени в документе "Начисление аванса".
      Сдельная оплата Aванс выплачивается за фактически выполненную работу в первой половине месяца. Сумма может варьироваться. Настройте вид начисления Аванс по выполненным работам и укажите сумму вручную или на основе данных о выработке.
      Тарифная система Aванс рассчитывается исходя из количества отработанных часов и тарифной ставки. Используйте настройку По отработанному времени с учетом тарифной ставки сотрудника.
      Смешанная система Сочетает оклад и премии/надбавки. Аванс может включать часть премиальных. Настройте несколько видов начислений аванса или используйте ручной ввод сумм.

      Для сдельной оплаты труда в 1С ЗУП рекомендуется использовать документ Начисление по выполненным работам, а затем переносить суммы в документ Начисление аванса. Это позволит избежать ошибок при расчете.

      Если в компании применяется почасовая оплата, аванс рассчитывается на основе данных из табеля. В этом случае важно, чтобы в программе были корректно заданы:

      • 🕒 Тарифная ставка (в час или день).
      • 📅 График работы (чтобы программа правильно считала отработанное время).
      • 🔄 Настройки округления (если используются неполные часы).
    ⚠️ Внимание: При сменном графике работы (например, "сутки через трое") аванс может рассчитываться некорректно, если в 1С ЗУП не настроен индивидуальный график для каждого сотрудника. Проверьте это в разделе Кадры → Графики работы.

    5. Учет НДФЛ и страховых взносов при выплате аванса

    Один из самых спорных вопросов — нужно ли удерживать НДФЛ с аванса? Согласно письму Минфина России от 13.02.2019 № 03-04-06/8936, НДФЛ удерживается с полной суммы заработной платы при окончательном расчете. Однако на практике многие компании удерживают налог и с аванса, чтобы избежать крупных выплат в конце месяца.

    В 1С:ЗУП это настраивается следующим образом:

    1. Перейдите в Настройка → Расчет зарплаты → Удержания.
    2. Найдите строку НДФЛ и настройте параметры удержания.
    3. Если НДФЛ должен удерживаться с аванса, установите флаг Удерживать с аванса.

      4. Что касается страховых взносов, то они начисляются на полную сумму заработной платы в конце месяца, а не на аванс. Однако в некоторых случаях (например, при выплате аванса в последний день месяца) может потребоваться корректировка. В 1С ЗУП это учитывается автоматически, если правильно заполнены:

      • 📅 Дата начисления (должна соответствовать фактической выплате).
      • 💼 Вид начисления (аванс или зарплата).
      • 📝 Регламентированные отчеты (РСВ, 6-НДФЛ).

    Пример проводок при начислении аванса с удержанием НДФЛ:

    Дт 70 Кт 50 (51) — выплачен аванс сотруднику

    Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ с аванса (если настроено)

    ⚠️ Внимание: Если в вашей компании НДФЛ не удерживается с аванса, но в 1С ЗУП стоит галочка Удерживать с аванса, это приведет к двойному удержанию налога при окончательном расчете. Проверьте настройки перед расчетом!

    6. Типичные ошибки при начислении аванса и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при работе с авансами в 1С ЗУП. Рассмотрим самые распространенные из них и способы их предотвращения.

    Ошибка Причина Как исправить
    Некорректная сумма аванса Неверные настройки процента от оклада или ошибки в табеле. Проверьте настройки в Начисление аванса и пересчитайте табель.
    Двойное начисление аванса Повторное создание документа "Начисление аванса" за один период. Удалите дублирующий документ или сделайте перерасчет.
    Не удержан НДФЛ Отсутствует галочка Удерживать с аванса в настройках. Настройте удержание НДФЛ или скорректируйте его при окончательном расчете.
    Ошибка в проводках Неверно указаны счета (например, вместо 70 используется 73). Проверьте корреспонденцию счетов в документе "Начисление аванса".
    Аванс не попал в отчетность Документ не проведен или дата начисления не соответствует отчетному периоду. Проверьте статус документа и даты в Журнале документов.

    Одна из самых коварных ошибок — несовпадение дат начисления и выплаты. Например, если аванс начислен 20-го числа, а выплачен 25-го, это может привести к искажению отчетности. В 1С ЗУП даты начисления и выплаты должны совпадать или отличаться не более чем на 1-2 дня.

    Еще одна частая проблема — неучтенные удержания (алименты, исполнительные листы). Чтобы избежать этого:

    1. Проверьте, что все удержания настроены в разделе Настройка → Удержания.
    2. Убедитесь, что в личной карточке сотрудника указаны действующие исполнительные документы.
    3. При начислении аванса программа должна автоматически учитывать удержания. Если этого не происходит, проверьте приоритеты удержаний.
    Что делать, если аванс начислен ошибочно?

    Если аванс был начислен с ошибкой (например, неверная сумма или сотрудник), необходимо:

    1. Создать документ Корректировка начислений в разделе Зарплата.

    2. Указать ошибочный документ и внести исправления.

    3. Пересчитать зарплату за месяц, чтобы избежать расхождений.

    Если ошибка обнаружена после выплаты, может потребоваться удержание из следующей зарплаты (с согласия сотрудника) или возвращение средств через кассу.

    7. Отчетность по авансам: 6-НДФЛ, РСВ и бухгалтерский учет

    Авансы, как и любые выплаты сотрудникам, должны быть корректно отражены в отчетности. Рассмотрим, как это сделать в 1С:ЗУП.

    6-НДФЛ

    В отчете 6-НДФЛ аванс отражается следующим образом:

    • 📌 Раздел 1: сумма аванса включается в строку 020 (если НДФЛ удержан) или 025 (если НДФЛ не удерживался).
    • 📌 Раздел 2: дата получения дохода — последний день месяца, дата удержания НДФЛ — дата выплаты аванса, срок перечисления — следующий рабочий день.

    В 1С:ЗУП отчет 6-НДФЛ формируется автоматически в разделе Отчеты → 6-НДФЛ. Перед отправкой проверьте:

    • 🔍 Корректность дат в строках 100-140.
    • 🔍 Совпадение сумм с данными бухгалтерского учета.

    РСВ (расчет по страховым взносам)

    Аванс не включается в базу для начисления страховых взносов, так как взносы рассчитываются с полной суммы заработной платы. Однако в 1С:ЗУП важно, чтобы:

    • 📅 Дата начисления аванса не попадала в другой отчетный период.
    • 💼 Вид начисления был правильно классифицирован (аванс, а не зарплата).

    Бухгалтерский учет

    В бухгалтерском учете аванс отражается следующими проводками:

    Дт 20 (26, 44) Кт 70 — начислен аванс сотрудникам

    Дт 70 Кт 50 (51) — выплачен аванс из кассы (с расчетного счета)
    

    Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ (если применимо)

    В 1С:Бухгалтерии (если она интегрирована с ЗУП) эти проводки формируются автоматически. Если вы работаете только в ЗУП, экспортируйте данные в бухгалтерскую программу с помощью обмена данными.

    💡

    Аванс в отчетности 6-НДФЛ отражается как доход, полученный в последний день месяца, даже если выплачен раньше. Это важно для корректного заполнения строк 100 и 110.

    8. Автоматизация и оптимизация работы с авансами в 1С ЗУП

    Если в вашей компании много сотрудников, ручное начисление аванса может занимать слишком много времени. В 1С:ЗУП есть несколько инструментов для автоматизации этого процесса.

    Регламентные задания

    Вы можете настроить автоматическое создание документов "Начисление аванса" в заданную дату. Для этого:

    1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
    2. Создайте новое задание с типом Начисление аванса.
    3. Укажите расписание (например, ежемесячно 20-го числа).
    4. Настройте параметры (организация, подразделения, сотрудники).

    Шаблоны документов

    Если аванс начисляется по одним и тем же правилам, можно создать шаблон документа:

    1. Создайте документ "Начисление аванса" с нужными параметрами.
    2. Сохраните его как шаблон: Действия → Сохранить как шаблон.
    3. При следующем начислении используйте этот шаблон, чтобы не вводить данные заново.

    Интеграция с банком

    Если аванс выплачивается на карты сотрудников, настройте автоматический экспорт платежных поручений в банк-клиент:

    1. Перейдите в Настройка → Обмен данными → Банк-клиент.
    2. Выберите ваш банк и настройте параметры обмена.
    3. При формировании ведомости на выплату выберите опцию Экспорт в банк-клиент.

    Для крупных компаний (100+ сотрудников) рекомендуется использовать 1С:ЗУП Корп, которая поддерживает:

    • 🏢 Распределенную обработку данных (для ускорения расчетов).
    • 🔄 Автоматическую синхронизацию с 1С:Бухгалтерией и 1С:Управлением торговлей.
    • 📊 Расширенную аналитику по выплатам (включая авансы).
    ⚠️ Внимание: При использовании облачной версии 1С:ЗУП некоторые функции автоматизации (например, регламентные задания) могут отличаться. Уточните возможности вашей версии в документации или у партнера 1С.
    Как настроить удержание НДФЛ с аванса в 1С ЗУП?

    Чтобы НДФЛ удерживался с аванса, выполните следующие шаги:

    1. Перейдите в Настройка → Расчет зарплаты → Удержания.
    2. Найдите строку НДФЛ и откройте ее настройку.
    3. Установите флаг Удерживать с аванса.
    4. Сохраните изменения и пересчитайте аванс.

    Если флаг уже стоит, но НДФЛ не удерживается, проверьте:

    • Правильность заполнения личных данных сотрудников (ИНН, статус налогоплательщика).
    • Настройки документа "Начисление аванса" (возможно, вручную отключено удержание).
    Можно ли выплатить аванс раньше установленной даты?

    Да, законом это не запрещено, но важно соблюдать несколько условий:

    • Дата выплаты должна быть зафиксирована во внутренних документах компании (например, в Положении об оплате труда).
    • Если аванс выплачивается раньше, чем начислен, в 1С ЗУП необходимо создать документ "Выплата зарплаты" с типом Аванс и указать правильную дату начисления.
    • В отчетности (6-НДФЛ, РСВ) даты должны соответствовать фактическим выплатам.

    При досрочной выплате рекомендуется использовать ручной режим начисления, чтобы избежать ошибок в автоматических расчетах.

    Как в 1С ЗУП отразить возвращенный аванс (если сотрудник уволился)?

    Если сотрудник уволился и не отработал аванс, его сумма должна быть удержана из окончательного расчета или возвращена в кассу. В 1С ЗУП это отражается так:

    1. Создайте документ Удержание из зарплаты в разделе Зарплата.
    2. Укажите тип удержания Возврат аванса и сумму.
    3. При окончательном расчете программа автоматически учтет это удержание.

    Если возвращаете аванс через кассу:

    1. Создайте документ Поступление наличных в 1С:Бухгалтерии.
    2. Укажите статью движения денежных средств Возврат аванса от сотрудника.
    3. Свяжите документ с соответствующим начислением в ЗУП.
    Что делать, если в 1С ЗУП не отображаются сотрудники при начислении аванса?

    Если при создании документа "Начисление аванса" некоторые сотрудники отсутствуют в списке, проверьте:

    • 🔹 Статус сотрудника: возможно, он уволен или находится в длительном отпуске. Проверьте в разделе Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
    • 🔹 Настройки фильтра: в документе "Начисление аванса" может быть установлен фильтр по подразделениям или категориям сотрудников.
    • 🔹 Права доступа: у вашего пользователя могут быть ограничения на просмотр некоторых сотрудников. Проверьте