Как начисляется аванс по зарплате в 1С: подробная инструкция с примерами

Начисление аванса по зарплате в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия часто вызывает вопросы у бухгалтеров, особенно если речь идет о первой выплате за месяц. Несмотря на кажущуюся простоту операции, здесь есть масса нюансов: от корректного оформления документов до учета НДФЛ и страховых взносов. В этой статье разберем, как правильно настроить систему, какие проводки формируются автоматически, и на что обратить внимание, чтобы избежать ошибок при проверках.

Важно понимать, что аванс — это не просто "часть зарплаты", а отдельная хозяйственная операция со своими правилами отражения в учете. В 1С 8.3 процедура зависит от конфигурации (ЗУП 3.1, Бухгалтерия 3.0, ERP) и даже от версии платформы. Мы рассмотрим универсальные механизмы, а также специфические моменты для разных редакций. Если вы работаете с облачной версией 1С:ЗУП или локальным решением — принципы остаются теми же, но путь к настройкам может отличаться.

Особое внимание уделим двум ключевым аспектам: документальному оформлению (какие документы создавать и когда) и налоговому учету (нужно ли удерживать НДФЛ с аванса, как отражать взносы). Также разберем типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в отчетности, и покажем, как их исправить без последствий для компании.

1. Нормативная база: что говорит закон об авансах

Прежде чем разбираться с настройками 1С, нужно понять, какие требования предъявляет законодательство к выплате аванса. Согласно ст. 136 ТК РФ, зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Это означает, что аванс (первая часть зарплаты) должен выдаваться строго в установленные дни, а не "когда получится". При этом:

• 📅 Сроки выплаты должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Правилах трудового распорядка или коллективном договоре).
• 💰 Размер аванса законом не регламентирован — его определяет работодатель. Чаще всего это 40-50% от оклада, но может быть и фиксированная сумма.
• 📝 Документальное оформление обязательно: либо через ведомость на выплату, либо через платежное поручение (при безналичном расчете).

Важно: с 2026 года действует правило, что аванс должен быть не ниже МРОТ за фактически отработанное время (если сотрудник работал полную первую половину месяца). Это означает, что даже если вы платите фиксированный аванс в 10 000 рублей, а МРОТ вырос до 19 242 рублей, придется пересматривать политику выплат.

⚠️ Внимание: Если в вашей компании аванс выплачивается в последний день месяца (например, 30 числа за первую половину), это нарушение! Аванс должен выдаваться в течение месяца, за который начисляется зарплата, а не по его окончании.

2. Настройка 1С для начисления аванса: пошаговая инструкция

Чтобы начать начислять аванс в 1С:ЗУП 3.1 или 1С:Бухгалтерия 3.0, нужно сначала настроить систему. Рассмотрим процесс на примере ЗУП 3.1 (для Бухгалтерии логика аналогична, но путь к настройкам может отличаться).

Первым делом проверьте, включена ли возможность выплаты аванса в настройках расчета зарплаты:

1. Перейдите в раздел Настройки → Расчет зарплаты.
2. Откройте вкладку Выплаты.
3. Убедитесь, что флажок Выплачивать аванс установлен.
4. Укажите День выплаты аванса (например, 20-е число каждого месяца).

Если этот параметр не настроен, система не будет предлагать создать документы на аванс автоматически. Также рекомендуем проверить настройки графика выплат в справочнике Организации — там должен быть указан тот же день, что и в настройках расчета зарплаты.

Проверить включение опции "Выплачивать аванс" в настройках расчета зарплаты|

Установить корректный день выплаты аванса (например, 20-е число)|

Сверить график выплат в карточке организации|

Настроить шаблоны документов для авансовых ведомостей|

Проверить права доступа пользователей к созданию авансовых документов-->

3. Документы для начисления аванса: какие создавать и когда

В 1С:ЗУП начисление аванса оформляется с помощью двух основных документов:

1. "Начисление зарплаты и взносов" — используется для расчета аванса по окладу (если аванс рассчитывается как процент от оклада).
2. "Выплата зарплаты" — фиксирует фактическую выдачу денег сотрудникам (наличными или на карту).

Рассмотрим каждый документ подробнее.

3.1. Документ "Начисление зарплаты и взносов" для аванса

Этот документ создается в разделе Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Для аванса важно:

• 📅 Указать Месяц начисления — текущий месяц, за который выплачивается аванс.
• 🔄 В поле Вид расчета выбрать Аванс (если такой вид предусмотрен в настройках).
• 💼 Если аванс рассчитывается как процент от оклада, в настройках документа должен быть включен флажок Рассчитывать аванс автоматически.

Пример заполнения для сотрудника с окладом 50 000 рублей и авансом 40%:

Поле	Значение	Пояснение
Месяц начисления	Июнь 2026	Месяц, за который выплачивается аванс
Вид расчета	Аванс по окладу	Выбирается из справочника видов расчета
Размер аванса	20 000 руб. (40% от 50 000)	Может быть фиксированной суммой или процентом
Дата выплаты	20.06.2026	Соответствует графику выплат

После проведения документа в 1С автоматически сформируются проводки по дебету счета 70 ("Расчеты с персоналом по оплате труда") и кредиту счета 50 или 51 (в зависимости от способа выплаты).

3.2. Документ "Выплата зарплаты"

Этот документ фиксирует фактическую выдачу денег сотрудникам. Он создается в разделе Зарплата → Выплата зарплаты и привязывается к ранее созданному начислению. Важные моменты:

• 💳 Если выплата происходит на банковские карты, укажите Способ выплаты: Безналичный и выберите банк.
• 💵 Для наличных выплат выберите Способ выплаты: Наличные и укажите кассу.
• 📋 В табличной части документа должны быть только те сотрудники, которым действительно выплачивается аванс (некоторые могут быть в отпуске или на больничном).

⚠️ Внимание: Если в документе "Выплата зарплаты" не указать связь с начислением аванса, в учете возникнет двойная задолженность перед сотрудником: одна по начислению, вторая по выплате. Это приведет к ошибкам в отчетности!

4. Особенности начисления аванса в разных конфигурациях 1С

Логика начисления аванса может отличаться в зависимости от используемой конфигурации. Рассмотрим ключевые различия.

4.1. 1С:ЗУП 3.1 (Зарплата и Управление Персоналом)

В этой конфигурации процесс максимально автоматизирован:

• 🔄 Аванс можно начислять как процент от оклада (настраивается в карточке сотрудника или в настройках организации).
• 📊 Есть возможность группового создания документов на аванс для всех сотрудников.
• 📈 Поддерживается автоматический перерасчет аванса при изменении оклада.

Особенность: в ЗУП 3.1 аванс можно начислять не только по окладу, но и по тарифной ставке или сдельной оплате (если это предусмотрено в настройках видов расчетов).

4.2. 1С:Бухгалтерия 3.0

В Бухгалтерии процесс немного проще, но менее гибкий:

• 💼 Аванс начисляется документами Начисление зарплаты и Выплата зарплаты, как и в ЗУП.
• 🔧 Нет отдельного вида расчета "Аванс" — используется стандартное начисление с пометкой в комментарии.
• 📉 НДФЛ с аванса не удерживается (это общее правило для всех конфигураций, но в Бухгалтерии это нужно контролировать вручную).

Важно: в Бухгалтерии 3.0 нет отдельного отчета по авансам, поэтому для контроля придется использовать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 с фильтром по датам выплат.

4.3. 1С:ERP и Комплексная автоматизация

В этих конфигурациях начисление аванса интегрировано с модулем управления персоналом и бухгалтерией:

• 🔄 Поддерживается многоуровневое начисление (например, аванс для разных категорий сотрудников по разным правилам).
• 📊 Есть возможность автоматической генерации платежных поручений для банка.
• 📈 В отчетах можно выводить сравнительную аналитику по авансам и окончательным выплатам.

Особенность: в ERP аванс можно привязывать к проектам или центрам финансовой ответственности, что удобно для крупных компаний с разветвленной структурой.

Что делать, если в 1С нет вида расчета "Аванс"?

Если в вашей конфигурации отсутствует предопределенный вид расчета "Аванс", его можно создать вручную:

1. Перейдите в Справочники → Виды расчетов.

2. Создайте новый элемент с типом Начисление.

3. Укажите название (например, "Аванс по окладу") и настройте формулу расчета (например, Оклад * 0.4).

4. В настройках укажите, что этот вид расчета используется для аванса.

5. Сохраните и используйте в документах начисления.

5. НДФЛ и страховые взносы: нужно ли удерживать с аванса

Один из самых частых вопросов: надо ли удерживать НДФЛ с аванса? Ответ — нет, но с важными оговорками.

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, НДФЛ удерживается при окончательном расчете за месяц, а не при выплате аванса. Однако:

• 📅 Дата удержания НДФЛ — это день выплаты окончательной части зарплаты (обычно 5-10 числа следующего месяца).
• 💰 Сумма НДФЛ рассчитывается со всей зарплаты за месяц, включая аванс.
• 📝 Перечисление НДФЛ в бюджет должно произойти не позднее следующего дня после выплаты зарплаты.

Со страховыми взносами ситуация аналогичная: они начисляются на полную сумму зарплаты (включая аванс), но уплачиваются до 15 числа следующего месяца. В 1С это отражается автоматически при проведении документа Начисление зарплаты и взносов за полный месяц.

⚠️ Внимание: Если вы по ошибке удержали НДФЛ с аванса, это приведет к завышению удержанного налога в отчетности (6-НДФЛ). Исправить это можно только перерасчетом зарплаты за месяц!

Пример: сотрудник получил аванс 20 000 рублей 20 июня. При окончательном расчете 5 июля его зарплата составила 50 000 рублей. НДФЛ (13%) будет удержан с полной суммы: 50 000 * 0.13 = 6 500 рублей. Перечислить эту сумму в бюджет нужно не позднее 6 июля.

6. Типичные ошибки при начислении аванса и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при работе с авансами в 1С. Рассмотрим самые распространенные из них и способы их предотвращения.

6.1. Аванс начисляется на полный оклад, а не за отработанное время

Если сотрудник в первой половине месяца болел или был в отпуске, аванс должен рассчитываться пропорционально отработанным дням. Однако в 1С по умолчанию может начисляться полная сумма. Чтобы избежать этого:

• 📅 Проверьте в документе Начисление зарплаты, чтобы поле Отработано дней было заполнено корректно.
• 🔧 В настройках вида расчета "Аванс" должна быть формула с учетом отработанного времени (например, Оклад / НормаДней ОтработаноДней 0.4).

6.2. Двойное начисление зарплаты

Эта ошибка возникает, если аванс начисляется как отдельное начисление, а при окончательном расчете зарплата считается с полного оклада. В результате сотрудник получает больше, чем должен. Чтобы избежать:

• 📊 В документе Начисление зарплаты за месяц должен быть учтен уже выплаченный аванс (поле Удержать аванс).
• 🔍 Перед проведением документа проверяйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 — там не должно быть двойных начислений.

6.3. Несвоевременное отражение выплаты аванса

Если документ Выплата зарплаты проведен с опозданием (например, 25 июня вместо 20-го), это приведет к:

• 📅 Нарушению сроков выплаты (по ТК РФ).
• 💰 Искажению кассовых операций (если выплата наличными).
• 📊 Ошибкам в отчетах (например, в 6-НДФЛ).

Решение: настройте в 1С автоматические напоминания о выплате аванса (раздел Настройки → Напоминания).

7. Отчетность по авансам: что проверяет налоговая

Налоговые инспекторы уделяют особое внимание выплатам авансов, так как здесь часто встречаются нарушения. В отчетности авансы отражаются следующим образом:

7.1. 6-НДФЛ

В разделе 2 формы 6-НДФЛ аванс отражается так:

• 📅 Строка 100 — дата выплаты аванса (например, 20.06.2026).
• 💰 Строка 110 — дата удержания НДФЛ (остается пустой, так как НДФЛ удерживается при окончательной выплате).
• 📌 Строка 120 — срок перечисления НДФЛ (заполняется только для окончательной выплаты).

Типичная ошибка: указание даты удержания НДФЛ в строке 110 для аванса. Это приводит к несоответствию между разделами 1 и 2 и может стать причиной требования пояснений от ИФНС.

7.2. Расчет по страховым взносам (РСВ)

В РСВ аванс включается в базу для начисления взносов, но отдельно не выделяется. Важно:

• 📊 Сумма аванса входит в общую базу за месяц (раздел 3 РСВ).
• 💼 Если аванс выплачен в одном месяце, а окончательная зарплата — в другом, взносы начисляются на дату начисления зарплаты, а не выплаты аванса.

7.3. Бухгалтерская отчетность

В бухгалтерском балансе аванс отражается как:

• 💰 Кредит счета 70 — задолженность перед сотрудниками по авансу.
• 💼 Дебет счета 50/51 — выплата аванса.
• 📊 В Отчете о финансовых результатах аванс не выделяется отдельно, а включается в общую сумму расходов на оплату труда.

⚠️ Внимание: Если в вашей компании аванс выплачивается позднее 15-го числа месяца, это может быть расценено налоговой как нарушение трудового законодательства. В этом случае инспекторы могут доначислить пеню за несвоевременную выплату зарплаты (ст. 5.27 КоАП РФ).

8. Автоматизация начисления аванса: полезные доработки 1С

Если в вашей компании много сотрудников, ручное начисление аванса может занимать слишком много времени. Рассмотрим, как автоматизировать процесс.

8.1. Шаблоны документов

В 1С:ЗУП 3.1 можно создать шаблоны документов для аванса:

1. Создайте документ Начисление зарплаты и взносов для аванса.
2. Заполните все реквизиты (месяц, вид расчета, суммы).
3. Сохраните как шаблон через меню Действия → Сохранить как шаблон.

В следующий раз вы сможете создать документ из шаблона за несколько кликов.

8.2. Регламентные задания

Настройте регламентное задание для автоматического создания документов на аванс:

1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
2. Создайте новое задание с типом Создание документов начисления зарплаты.
3. Укажите параметры: месяц начисления, вид расчета "Аванс", дату создания.
4. Настройте расписание (например, за 2 дня до выплаты аванса).

8.3. Внешние обработки

Если стандартных механизмов 1С недостаточно, можно использовать внешние обработки:

• 📊 "Помощник по авансам" — позволяет гибко настраивать правила расчета аванса для разных категорий сотрудников.
• 💼 "Автоаванс" — автоматически рассчитывает аванс с учетом отработанного времени и больничных.
• 📈 "Контроль выплат" — проверяет, чтобы аванс не превышал половину оклада (если это правило установлено в компании).

Пример кода для автоматического расчета аванса (можно использовать в внешней обработке):

Процедура РассчитатьАванс(Сотрудник, ДатаНачисления)
Оклад = Сотрудник.Оклад;
НормаДней = ДниВМесяце(ДатаНачисления);
ОтработаноДней = ПолучитьОтработанныеДни(Сотрудник, НачалоМесяца(ДатаНачисления), ДатаНачисления);
Аванс = Оклад / НормаДней  ОтработаноДней  0.4; // 40% от оклада за отработанные дни
Возврат Аванс;
КонецПроцедуры

FAQ: Ответы на частые вопросы

Нужно ли создавать отдельный документ на аванс, если он выплачивается вместе с зарплатой?

Нет, если аванс выплачивается в один день с окончательной зарплатой (например, 5 числа следующего месяца), это уже не аванс, а полная выплата зарплаты. В этом случае оформляется один документ Начисление зарплаты на полную сумму. Однако такой подход нарушает ст. 136 ТК РФ, так как зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца.

Как в 1С отразить возвращенный аванс, если сотрудник уволился?

Если сотрудник уволился и не отработал аванс, его нужно удержать из окончательного расчета или вернуть добровольно. В 1С это оформляется документом Удержание из зарплаты с видом удержания Возврат аванса. Проводка будет: Дт 70 Кт 73.02 (если сотрудник возвращает деньги наличными) или Дт 50 Кт 70 (если удерживаете из зарплаты).

Можно ли в 1С начислять аванс только некоторым сотрудникам?

Да, в документе Начисление зарплаты и взносов можно вручную выбрать только тех сотрудников, которым выплачивается аванс. Для этого:

1. Создайте документ начисления.
2. Нажмите Заполнить → По списку сотрудников.
3. Удалите из таблицы тех, кому аванс не выплачивается.
4. Проведите документ.

Также можно создать группу сотрудников в справочнике и использовать ее для фильтрации.

Как исправить ошибку, если аванс был начислен дважды?

Если аванс был начислен дважды, нужно:

1. Создать документ Корректировка записей регистров (раздел Зарплата → Корректировки).
2. Указать ошибочное начисление и ввести отрицательную сумму.
3. Проводите документ — это сторнирует ошибочную запись.
4. Если деньги уже выплачены, оформите удержание из следующей зарплаты или попросите сотрудника вернуть излишне выплаченную сумму.

Важно: после корректировки проверьте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 70, чтобы убедиться, что сальдо стало корректным.

Где в 1С посмотреть историю выплаченных авансов?

История авансов хранится в нескольких отчетах:

• Зарплата → Отчеты по зарплате → Анализ зарплаты по сотрудникам (фильтр по виду расчета "Аванс").
• Зарплата → Отчеты по зарплате → Карточка сотрудника (вкладка "Выплаты").
• Бухгалтерия → Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 (аналитика по субконто "Сотрудники" и "Виды расчетов").

Для детального анализа можно использовать отчет Анализ счетов с фильтром по датам выплат.