Начисление аванса в 1С:Зарплата и Управление Персоналом — рутинная, но критически важная операция, ошибки в которой ведут к искажению отчетности, претензиям сотрудников и штрафам от налоговой. Даже опытные бухгалтеры иногда путаются в настройках из-за разнообразия схем выплаты (фиксированная сумма, процент от оклада, по табелю) и особенностей учета НДФЛ/страховых взносов. Эта статья разбирает процесс от А до Я: от подготовки справочников до формирования регламентированных отчетов, с акцентом на типовые ошибки и способы их избежать.

Мы рассмотрим два основных сценария: начисление аванса в 1С:ЗУП 3.1 (актуальная редакция) и 1С:ЗУП 8.3 (корпоративная версия), а также нюансы для 1С:Бухгалтерии 3.0, если зарплатный учет ведется там. Все инструкции приведены с учетом последних изменений в Трудовом кодексе (ст. 136) и рекомендаций ФНС по учету выплат"в середине месяца". Для наглядности — скриншоты интерфейса, примеры проводок и таблица соответствия типов авансов кодам доходов в 6-НДФЛ.

1. Подготовка программы: настройки зарплатного проекта

Прежде чем начислять аванс, убедитесь, что в 1С:ЗУП корректно настроен зарплатный проект. Это основа, от которой зависят все дальнейшие расчеты. Перейдите в раздел Настройки → Зарплатный проект и проверьте:

  • 📅 Периодичность выплаты аванса: ежемесячно, раз в полмесяца или по индивидуальному графику. В большинстве организаций используется схема"40% от оклада" дважды в месяц (например, 20-го и 5-го числа).
  • 💰 Способ расчета: фиксированная сумма, процент от оклада или по отработанным дням (по табелю). Последний вариант требует предварительного закрытия первой половины месяца в табеле учета рабочего времени.
  • 📊 Учет НДФЛ и взносов: по умолчанию аванс не облагается налогами (письмо ФНС от 26.04.2018 № БС-4-11/8211), но в программе это нужно явным образом указать в настройках вида начисления.

Особое внимание уделите параметру Дата выплаты аванса. Если она попадает на выходной или праздничный день, программа должна автоматически переносить выплату на ближайший рабочий день. Для этого в настройках проекта включите опцию Автоматический перенос даты выплаты.

💡

Если в вашей организации аванс выплачивается не всем сотрудникам (например, только тем, кто отработал больше 10 дней в первой половине месяца), создайте отдельную группу сотрудников в справочнике Физические лица и настройте для нее индивидуальные правила начисления.

2. Создание вида начисления для аванса

В 1С:ЗУП аванс оформляется как отдельный вид начисления. Чтобы его создать:

  1. Перейдите в Справочники → Виды начислений.
  2. Нажмите Создать и выберите тип Аванс.
  3. Заполните поля:
    • 📌 Наименование: например,"Аванс 40% от оклада".
    • 💵 Способ расчета: процент от оклада или фиксированная сумма.
    • 📈 База для начисления: обычно это Оклад (тариф).
    • 🚫 Налоги и взносы: отметьте галочкой Не облагается НДФЛ и Не облагается страховыми взносами (согласно ст. 226 НК РФ).
  • Сохраните настройку и привяжите ее к зарплатному проекту.

    • Если в вашей организации аванс рассчитывается по отработанным дням (например, для сдельщиков), в настройках вида начисления укажите базу Отработанное время по табелю и формулу расчета. Пример формулы для 50% аванса:

    Оклад  (ОтработаноДней / НормаДнейПоГрафику)  0.5
    Что будет, если не указать"Не облагается НДФЛ"?

    Программа автоматически удержит налог с аванса, что приведет к двойному удержанию НДФЛ при окончательном расчете. Исправить это можно только ручной корректировкой в документе"Выплата зарплаты".

    3. Начисление аванса: пошаговая инструкция

    Когда все настройки выполнены, можно приступать к начислению. Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1:

    1. Сформируйте табель (если аванс зависит от отработанного времени). Перейдите в Зарплата → Табель учета рабочего времени, выберите период (первую половину месяца) и нажмите Заполнить по графику. Проверьте данные и сохраните документ.
    2. Создайте документ начисления. Для этого:
      • Перейдите в Зарплата → Все начисления.
      • Нажмите Создать → Начисление зарплаты и взносов.
      • Укажите месяц начисления и организацию.
      • В табличной части выберите сотрудников (или группу) и добавьте строку с видом начисления Аванс.
  • Рассчитайте аванс. Нажмите Заполнить → По видам начислений, затем Рассчитать. Программа автоматически подставит суммы согласно настройкам.
  • Проверьте результаты. Откройте вкладку Результаты расчета и убедитесь, что суммы аванса соответствуют ожидаемым. Обратите внимание на колонку НДФЛ — она должна быть пустой.
  • Проводки и выплата. Проводите документ кнопкой Провести и закрыть, затем сформируйте ведомость на выплату через Зарплата → Выплата зарплаты.

    • В 1С:Бухгалтерии 3.0 процесс аналогичен, но документ начисления создается в разделе Зарплата и кадры → Начисление зарплаты. Главное отличие — отсутствие отдельного справочника"Виды начислений": аванс настраивается в документе как Прочее начисление с типом Аванс.

    Убедиться, что табель за первую половину месяца закрыт|

    Проверить, что у всех сотрудников указаны оклады и графики работы|

    Сверить дату выплаты аванса с производственным календарем|

    Отключить удержание НДФЛ в настройках вида начисления

    -->

    4. Проводки и бухгалтерский учет аванса

    При начислении аванса в 1С формируются следующие проводки (на примере 1С:Бухгалтерии 3.0):

    Операция Дебет Кредит Сумма Описание
    Начислен аванс 20 (26, 44) 70 XX XXX Начисление аванса по зарплате (без НДФЛ)
    Выплата аванса 70 50 (51) XX XXX Перечисление аванса на карты/выдача из кассы
    Удержан НДФЛ (при окончательном расчете) 70 68.01 XX XXX НДФЛ удерживается с полной суммы зарплаты за месяц

    Обратите внимание: аванс не уменьшает налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам. Налог рассчитывается с полной суммы зарплаты за месяц, а удерживается при окончательном расчете (письмо Минфина от 03.08.2016 № 03-04-06/45453). Однако в некоторых регионах налоговые инспекции требуют отражать аванс в 6-НДФЛ с кодом дохода 2000 (письмо ФНС от 01.03.2016 № БС-4-11/3362). Уточните этот момент в своей ИФНС.

    ⚠️ Внимание: Если в вашей организации аванс выплачивается в последний день месяца (например, 30-го числа), он считается полным расчетом за месяц и облагается НДФЛ и взносами в обычном порядке. В этом случае используйте код дохода 2000 в 6-НДФЛ.

    5. Типовые ошибки и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при начислении аванса. Вот наиболее распространенные:

    • 🔴 Двойное удержание НДФЛ: происходит, если в настройках вида начисления не указано, что аванс не облагается налогом. Исправляется ручной корректировкой в документе"Выплата зарплаты".
    • 🔴 Несовпадение сумм аванса и оклада: например, аванс 50% от оклада 30 000 руб. равен 15 000 руб., но программа начислила 14 000 руб. Причина — неверная формула расчета или неполные данные в табеле.
    • 🔴 Аванс не попал в ведомость на выплату: проверьте, что документ"Начисление зарплаты" проведен и в ведомости указан правильный период.
    • 🔴 Ошибка в 6-НДФЛ: аванс отражен с кодом дохода 2000 вместо 2012 (если он не облагается НДФЛ). Исправляется перепроведением документа и корректировкой отчетности.

    Чтобы избежать ошибок, используйте отчет"Анализ начислений" (Зарплата → Отчеты → Анализ начислений). Он показывает расхождения между начисленными и выплаченными суммами, а также ошибки в налогах. Особое внимание уделите колонкам:

    • НДФЛ к удержанию — должна быть пустой для аванса.
    • Разница между начислением и выплатой — если есть расхождения, проверьте корректность проводок.

    Фиксированная сумма|

    Процент от оклада (например, 40%)|

    По отработанным дням (по табелю)|

    Другой вариант-->

    6. Аванс в отчетности: 6-НДФЛ, РСВ и бухгалтерский баланс

    Аванс влияет на несколько видов отчетности. Разберем, как его правильно отразить:

    6-НДФЛ

    Согласно письму ФНС от 26.04.2018 № БС-4-11/8211, аванс не включается в раздел 2 формы 6-НДФЛ, если он не облагается налогом. Однако в разделе 1 его нужно показать:

    • Строка 020: сумма аванса (если он не облагается НДФЛ, код дохода — 2012).
    • Строка 040: прочерк (налог не удерживается).

    РСВ (расчет по страховым взносам)

    Аванс не включается в базу для начисления страховых взносов (п. 1 ст. 420 НК РФ). В расчете по страховым взносам его отражать не нужно.

    Бухгалтерский баланс

    В балансе аванс отражается как кредиторская задолженность перед сотрудниками:

    • По строке 1520"Кредиторская задолженность" (если аванс не выплачен).
    • В составе затрат на производство (счет 20, 26, 44) в момент начисления.
    ⚠️ Внимание: Если аванс выплачен, но не удержан НДФЛ с окончательного расчета (например, сотрудник уволился), сумма налога должна быть удержана из других доходов физического лица (п. 4 ст. 226 НК РФ). В противном случае организация обязана перечислить НДФЛ за счет собственных средств.

    7. Особенности для разных систем налогообложения

    Схема начисления аванса может отличаться в зависимости от системы налогообложения организации:

    Система налогообложения НДФЛ с аванса Страховые взносы Особенности учета
    ОСНО Не удерживается Не начисляются Аванс включается в расходы на оплату труда при начислении (пп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ).
    УСН (Доходы минус расходы) Не удерживается Не начисляются Аванс учитывается в расходах после выплаты (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
    ЕНВД Не удерживается Не начисляются Аванс не влияет на расчет налога, но должен быть отражен в КУДиР.
    ПСН (патент) Не удерживается Не начисляются Аванс учитывается в книге учета доходов и расходов.

    Для организаций на УСН"Доходы" аванс не уменьшает налоговую базу, так как расходы на оплату труда не учитываются. В этом случае начисление аванса отражается только в бухгалтерском учете (если он ведется).

    💡

    На УСН"Доходы минус расходы" аванс можно учесть в расходах только после фактической выплаты сотрудникам. Начисление без выплаты не дает права на уменьшение налоговой базы.

    8. Автоматизация: как ускорить начисление аванса

    Если в организации более 50 сотрудников, ручное начисление аванса занимает много времени. В 1С:ЗУП есть инструменты для автоматизации:

    • 🤖 Регламентные задания: настройте автоматическое создание документов"Начисление зарплаты" в нужную дату. Для этого перейдите в Администрирование → Регламентные задания и создайте новое задание с типом Начисление зарплаты.
    • 📊 Групповая обработка: если аванс начисляется по одной схеме для всех сотрудников, используйте документ Групповое начисление (Зарплата → Групповые операции).
    • 🔄 Шаблоны документов: сохраните шаблон документа"Начисление зарплаты" с предварительно заполненными параметрами (вид начисления, группа сотрудников).

    Для полной автоматизации можно написать внешнюю обработку на языке 1С:Предприятие, которая будет:

    1. Проверять закрытие табеля за первую половину месяца.
    2. Создавать документ начисления аванса.
    3. Формировать ведомость на выплату.
    4. Отправлять уведомления ответственным лицам.

    Пример кода для автоматического создания документа начисления аванса:

    Процедура СоздатьНачислениеАванса

    Документ = Документы.НачислениеЗарплаты.СоздатьДокумент;
    

    Документ.Дата = ТекущаяДата;
    

    Документ.Организация = Константы.ОсновнаяОрганизация.Получить;
    

    Документ.МесяцНачисления = НачалоМесяца(ТекущаяДата);
    


    Запрос = Новый Запрос;
    

    Запрос.Текст ="ВЫБРАТЬ Сотрудник ИЗ Справочник.Сотрудники";
    

    Результат = Запрос.Выполнить;
    

    Выборка = Результат.Выбрать;
    


    Пока Выборка.Следующий Цикл
    

    Строка = Документ.Сотрудники.Добавить;
    

    Строка.Сотрудник = Выборка.Сотрудник;
    

    Строка.ВидыНачислений.Добавить(Справочники.ВидыНачислений.Аванс);
    

    КонецЦикла;
    


    Документ.Записать;
    

    Документ.Провести;
    

    КонецПроцедуры

    ⚠️ Внимание: Автоматизация начисления аванса требует предварительного тестирования на копии базы. Ошибки в коде могут привести к некорректным начислениям или потере данных.

    FAQ: Частые вопросы по начислению аванса в 1С

    Как начислить аванс сотруднику, который устроился в середине месяца?

    Для нового сотрудника аванс рассчитывается пропорционально отработанным дням. В документе"Начисление зарплаты" укажите фактически отработанное время в первой половине месяца. Если аванс фиксированный (например, 5000 руб.), начислите его в полной сумме, но не забудьте удержать НДФЛ при окончательном расчете.

    Можно ли выплатить аванс раньше срока, указанного в зарплатном проекте?

    Да, но для этого нужно создать отдельный документ"Выплата зарплаты" с указанием фактической даты. В настройках вида начисления проверьте, что не установлен флаг"Выплачивать строго по графику". Имейте в виду, что досрочная выплата может привести к кассовым разрывам, если на счете недостаточно средств.

    Как исправить ошибку, если аванс был начислен дважды?

    Сначала отмените проводки ошибочного начисления документом"Корректировка записей регистров" (Операции → Регламентные операции). Затем создайте документ"Сторно начислений" для аннулирования лишней суммы. Если аванс уже выплачен, оформите удержание из следующей зарплаты или попросите сотрудника вернуть излишне полученные средства.

    Нужно ли отражать аванс в расчете по страховым взносам (РСВ)?

    Нет, аванс не включается в базу для начисления страховых взносов (п. 1 ст. 420 НК РФ). В РСВ его отражать не нужно. Исключение — если аванс выплачен в последний день месяца и считается полным расчетом за период.

    Как начислить аванс сотруднику, находящемуся в отпуске?

    Если сотрудник в первой половине месяца был в отпуске, аванс ему не начисляется (поскольку он не работал). Исключение — если в организации практикуется выплата аванса всем сотрудникам независимо от отработанного времени. В этом случае сумма аванса будет удержана из окончательного расчета или отпускных.