Задержка выплаты заработной платы — серьезное нарушение трудовых прав сотрудников, за которое работодатель несет материальную ответственность. Согласно ст. 236 ТК РФ, при просрочке выплаты зарплаты, отпускных или других причитающихся сумм работнику полагаются пени (денежная компенсация). Рассчитать и начислить их вручную — трудоемкая задача, особенно для крупных организаций. К счастью, 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) автоматизирует этот процесс, но требует правильной настройки.

В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию по начислению пеней в 1С ЗУП (актуально для версий 3.1 и новее), включая:

  • 📌 Правовые основы — когда и за что начисляются пени, размер компенсации по ТК РФ.
  • ⚙️ Настройку программы — где включить расчет пеней, какие параметры задать.
  • 💰 Расчет суммы — формулы, примеры, особенности для разных видов выплат.
  • 📊 Проводки и отчетность — как отразить пени в бухучете и сдать данные в ФНС.

Особое внимание уделим типичным ошибкам, из-за которых пени могут быть рассчитаны неверно или не учтены в отчетности. Инструкция подходит для бухгалтеров, кадровиков и руководителей, которые хотят избежать штрафов за нарушение трудовых прав.

📊 Как часто вам приходится начислять пени за задержку зарплаты?
Никогда
1-2 раза в год
Ежемесячно
Только при проверках

1. Правовые основы: когда и как начисляются пени по ТК РФ

Прежде чем переходить к настройке 1С ЗУП, разберемся с юридической стороной вопроса. Согласно ст. 236 ТК РФ, работодатель обязан выплатить компенсацию за каждый день задержки зарплаты, отпускных, пособий или иных выплат, причитающихся сотруднику. Размер пеней зависит от периода просрочки:

  • 📅 Первые 30 дней — не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченной суммы за каждый день.
  • 📅 С 31-го дня — не менее 1/75 ключевой ставки ЦБ.

Важно: компенсация начисляется автоматически — работнику не нужно писать заявление. Однако если он потребовал выплатить пени в большем размере (например, по договору), работодатель обязан это сделать.

Пример расчета:

Допустим, ключевая ставка ЦБ — 16%, а зарплата сотрудника — 50 000 ₽. Задержка составила 10 дней (в пределах 30 дней). Тогда сумма пеней:

(50 000 × 16% / 150) × 10 = 533,33 ₽.

⚠️ Внимание: Ключевая ставка ЦБ может меняться. Актуальное значение уточняйте на официальном сайте Банка России. В 1С ЗУП ставка обновляется автоматически при получении обновлений программы.

2. Подготовка 1С ЗУП: включаем расчет пеней

По умолчанию в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 расчет пеней за задержку зарплаты отключен. Чтобы его активировать, выполните следующие шаги:

  1. Откройте настройки расчета зарплаты:

    Перейдите в меню Настройки → Расчет зарплаты.

  2. Включите опцию "Рассчитывать пени за задержку выплат":

    На вкладке Общие настройки найдите раздел Компенсации и удержания и поставьте галочку рядом с соответствующим пунктом.

  3. Укажите параметры расчета:

    В этом же разделе настройте:

    • 📌 Период начисления пеней — с какого дня считать просрочку (обычно со следующего дня после установленного срока выплаты).
    • 📌 Источник ключевой ставки — автоматически (из обновлений 1С) или вручную.
    • 📌 Счета бухучета — куда относить начисленные пени (обычно 73.02 или 91.02).

    4. После сохранения настроек программа будет автоматически рассчитывать пени при формировании зарплаты, если обнаружит задержку выплаты.

    Включен ли расчет пеней в настройках зарплаты|Указана ли ключевая ставка ЦБ|Правильно ли настроены счета бухучета|Сохранены ли изменения-->

    3. Пошаговая инструкция: как начислить пени в 1С ЗУП

    Теперь перейдем к практике. Рассмотрим процесс начисления пеней на примере задержки зарплаты за март 2026 года. Предположим, что:

    • 📅 Срок выплаты зарплаты — 5 апреля (по внутренним документам компании).
    • 💰 Фактическая выплата произошла только 15 апреля.
    • 👥 Сотрудник — Иванов И.И., оклад 60 000 ₽.

    Шаг 1. Формирование зарплаты за март

    Перейдите в раздел Зарплата → Начисление зарплаты и создайте документ Начисление зарплаты и взносов за март. Убедитесь, что сумма к выплате (60 000 ₽) попала в ведомость.

    Шаг 2. Проверка даты выплаты

    Откройте документ Выплата зарплаты (раздел Зарплата → Выплаты). Если дата выплаты (15.04.2026) позже установленного срока (05.04.2026), программа автоматически рассчитает пени.

    Шаг 3. Расчет пеней

    После проведения документа Выплата зарплаты откройте отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (раздел Отчеты → Зарплата). В колонке Пени за задержку появится сумма компенсации. Для Иванова И.И. она составит: (60 000 × 16% / 150) × 10 = 640 ₽.

    Шаг 4. Выплата пеней сотруднику

    Пени выплачиваются вместе с зарплатой или отдельным платежом. Для этого создайте документ Выплата зарплаты с типом Прочие выплаты и укажите сумму 640 ₽.

    1) Включен ли расчет в настройках.

    2) Правильно ли указана дата выплаты в документе Выплата зарплаты.

    3) Обновлена ли ключевая ставка ЦБ в программе (меню Сервис → Обновление программы).-->

    4. Особенности расчета пеней для разных видов выплат

    Пени начисляются не только за задержку зарплаты, но и за просрочку других выплат. В 1С ЗУП важно правильно указать вид выплаты, так как от этого зависит расчет компенсации. Рассмотрим ключевые случаи:

    Вид выплаты Особенности расчета пеней Пример срока выплаты
    Зарплата Пени начисляются со следующего дня после установленного срока (по правилам внутренних документов или ст. 136 ТК РФ). Не позднее 15-го числа следующего месяца
    Отпускные Компенсация рассчитывается с даты, следующей за днем выплаты (не позднее чем за 3 дня до начала отпуска). За 3 календарных дня до отпуска
    Пособия (больничные, декретные) Пени начисляются, если выплата не произведена в течение 10 дней после назначения. В ближайший после назначения день выплаты зарплаты
    Аванс Если аванс не выплачен в установленный срок, пени рассчитываются по тем же правилам, что и для зарплаты. По внутренним правилам (обычно 20-25 число текущего месяца)

    В 1С ЗУП для каждого вида выплаты можно настроить отдельные параметры расчета пеней. Например, для отпускных в документе Начисление отпуска указывается дата начала отпуска, и программа автоматически проверяет соблюдение срока выплаты.

    ⚠️ Внимание: Если в организации установлены более льготные условия для сотрудников (например, повышенный размер компенсации), это нужно отразить в Настройках расчета зарплаты на вкладке Компенсации. В противном случае программа будет использовать минимальные значения по ТК РФ.

    5. Бухгалтерский учет и проводки по пеням

    Начисленные пени за задержку зарплаты относятся к прочим расходам организации и учитываются на счетах:

    • 📉 Дебет 91.02 — "Прочие расходы" (если пени выплачиваются за счет прибыли).
    • 📉 Дебет 73.02 — "Расчеты по возмещению материального ущерба" (если пени удерживаются из виновных лиц, например, с руководителя).
    • 📈 Кредит 70 — "Расчеты с персоналом по оплате труда".

    Пример проводки для нашего случая (пени Иванову И.И. в размере 640 ₽):

    Дебет 91.02   Кредит 70   640 ₽   — Начислены пени за задержку зарплаты

    Дебет 70       Кредит 50   640 ₽   — Выплачены пени сотруднику

    В 1С ЗУП проводки формируются автоматически при проведении документов Начисление зарплаты и Выплата зарплаты. Чтобы их проверить, откройте отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 (раздел Отчеты → Бухгалтерский учет).

    Для отражения пеней в налоговом учете используйте регистр Прочие расходы (меню Отчеты → Налоговый учет). Суммы компенсации не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п. 2 ст. 270 НК РФ).

    6. Отчетность: как отразить пени в 6-НДФЛ и других формах

    Пени за задержку зарплаты включаются в отчетность по НДФЛ и страховым взносам. Рассмотрим ключевые моменты:

    6-НДФЛ:

    Пени отражаются в разделе 2 формы 6-НДФЛ как доход сотрудника с кодом 4800 ("Иные доходы"). Дата получения дохода — день выплаты пеней. Пример заполнения:

    • 📅 Строка 100 — дата выплаты пеней (например, 15.04.2026).
    • 💰 Строка 130 — сумма пеней (640 ₽).
    • 📝 Строка 140 — сумма НДФЛ (13% от пеней, т.е. 83,20 ₽).

    РСВ (расчет по страховым взносам):

    Пени не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ), поэтому в РСВ их отражать не нужно.

    2-НДФЛ (справка о доходах):

    Сумма пеней включается в общую сумму доходов сотрудника с кодом 4800. НДФЛ удерживается и перечисляется в бюджет в обычном порядке.

    В 1С ЗУП все необходимые данные для отчетности формируются автоматически. Чтобы проверить корректность заполнения, используйте отчеты:

    • 📋 6-НДФЛ (проверка) — раздел Отчеты → НДФЛ.
    • 📋 Справки 2-НДФЛ — раздел Отчеты → НДФЛ → Справки о доходах.
Что будет, если не выплатить пени?

Если работодатель не выплатит пени или задержит их, сотрудник вправе:

1) Обратиться в трудовую инспекцию — это грозит штрафом до 50 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ).

2) Подать иск в суд — помимо пеней, суд может взыскать моральный вред и штраф за невыполнение требований ТК РФ.

3) Приостановить работу (ст. 142 ТК РФ) — сотрудник может не выходить на работу до выплаты зарплаты, уведомив работодателя письменно.

7. Типичные ошибки и как их избежать

При начислении пеней в 1С ЗУП бухгалтеры часто допускают ошибки, которые ведут к недорасчету компенсации или искажению отчетности. Рассмотрим самые распространенные:

  1. Неверная дата выплаты в документе:

    Если в документе Выплата зарплаты указана дата раньше фактической выплаты, пени не рассчитаются. Всегда проверяйте дату в поле Дата выплаты — она должна совпадать с реальной датой перечисления денег.

  2. Необновленная ключевая ставка ЦБ:

    Если ставка в программе устарела, сумма пеней будет занижена. Обновляйте ставку вручную (меню Сервис → Обновление программы) или настройте автоматическое обновление.

  3. Неучтенные виды выплат:

    Пени начисляются не только за зарплату, но и за отпускные, пособия, авансы. Убедитесь, что в настройках включен расчет компенсации для всех типов выплат.

  4. Ошибки в бухгалтерских проводках:

    Если пени отнесены на неправильный счет (например, 20 вместо 91.02), это исказит финансовый результат. Проверяйте проводки в отчете Оборотно-сальдовая ведомость.

Чтобы избежать ошибок, используйте контрольные отчеты:

  • 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам — проверка начисленных пеней.
  • 📊 Карточка счета 70 — контроль проводок.
  • 📊 6-НДФЛ (проверка) — корректность отражения в отчетности.
💡

Всегда сверяйте дату выплаты в документе 1С с реальной датой перечисления зарплаты. Даже однодневная ошибка приведет к неверному расчету пеней.

8. Автоматизация: как упростить расчет пеней

Если в вашей организации часто возникают задержки зарплаты (например, из-за проблем с денежными потоками), ручной расчет пеней может занимать много времени. В 1С ЗУП есть инструменты для автоматизации:

1. Шаблоны документов:

Создайте шаблон документа Выплата зарплаты с предварительно заполненными параметрами (счета бухучета, вид операции). Это сэкономит время при повторяющихся начислениях.

2. Регламентные операции:

Настройте регламентное задание Расчет пеней за задержку выплат (меню Администрирование → Регламентные операции). Программа будет автоматически рассчитывать пени по графику (например, ежемесячно).

3. Интеграция с банком:

Если выплаты проходят через банк, настройте обмен данными с 1С:ДиректБанк. Программа будет автоматически фиксировать даты списания средств и рассчитывать пени на их основе.

4. Отчеты для контроля:

Используйте отчет Контроль выплат (раздел Отчеты → Зарплата), чтобы отслеживать задержки и оперативно начислять компенсацию.

Для крупных предприятий с частыми задержками выплат рекомендуется разработать индивидуальный отчет в 1С:Конфигураторе, который будет выгружать данные о пенях в Excel или отправлять уведомления ответственным лицам.

FAQ: Частые вопросы о начислении пеней в 1С ЗУП

🔹 Нужно ли удерживать НДФЛ с пеней за задержку зарплаты?

Да, пени считаются доходом сотрудника и облагаются НДФЛ по ставке 13% (для резидентов РФ). В 1С ЗУП налог рассчитывается автоматически при выплате компенсации.

🔹 Можно ли уменьшить сумму пеней по соглашению с сотрудником?

Нет, ст. 236 ТК РФ устанавливает минимальный размер компенсации, который нельзя уменьшить. Однако работодатель может выплатить большую сумму, если это предусмотрено внутренними документами или договором.

🔹 Как отразить пени в расчете по страховым взносам (РСВ)?

Пени не включаются в базу для начисления страховых взносов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). В РСВ их отражать не нужно.

🔹 Что делать, если пени не рассчитались автоматически?

Проверьте:

  1. Включен ли расчет пеней в Настройках зарплаты.
  2. Правильно ли указана дата выплаты в документе Выплата зарплаты.
  3. Обновлена ли ключевая ставка ЦБ (меню Сервис → Обновление программы).

Если проблема остается, рассчитайте пени вручную и внесите их документом Операция (бухгалтерский учет).

🔹 Можно ли перенести пени на следующий месяц?

Нет, пени должны быть выплачены одновременно с зарплатой или в ближайшую дату выплаты. Перенос на следующий месяц нарушает ст. 236 ТК РФ и может повлечь штрафы.