В условиях повсеместного перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) специалисты по кадрам и расчетчикам заработной платы сталкиваются с необходимостью корректного отражения этих процессов в учетной системе. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3.1 предоставляет полный функционал для фиксации перехода сотрудников с бумажного формата на цифровой, а также для работы с теми, кто решил сохранить традиционную бумажную книжку. Однако сам процесс внесения изменений требует внимания к деталям, так как от правильности установки признака способа ведения зависит формирование отчетности СТД-Р и ЕФС-1.
Ошибки на этапе первичной настройки могут привести к тому, что отчеты не будут сформированы вовсе или содержат недостоверные сведения, что влечет за собой штрафы со стороны контролирующих органов. Важно понимать, что в системе нет одной «волшебной кнопки», которая меняет статус всех сотрудников сразу; процесс требует индивидуального подхода к каждому работнику в зависимости от даты его приема и поданного заявления. Ниже мы подробно разберем алгоритм действий, необходимые документы и технические нюансы работы с кадровыми данными в 1С:ЗУП.
Для начала работы убедитесь, что у вас установлены актуальные обновления конфигурации и форм отчетности, так как законодательные требования к форматам электронных документов меняются регулярно. Интерфейс программы может незначительно отличаться в зависимости от версии релиза, но логика работы с кадровыми событиями остается неизменной. Давайте перейдем к рассмотрению основных сценариев изменения способа ведения трудовой книжки.
Нормативная база и сценарии перехода в 1С ЗУП
Прежде чем вносить изменения в карточки сотрудников, необходимо четко разграничить ситуации, с которыми вы столкнетесь в работе. Законодательство РФ предусматривает несколько сценариев, каждый из которых имеет свои особенности отражения в 1С:ЗУП. Система должна корректно «понимать», какой именно случай произошел, чтобы сформировать верные печатные формы заявлений и отчеты.
Первый и самый массовый сценарий касается сотрудников, которые работали в организации до 1 января 2020 года. Для этой категории работников переход на электронную трудовую книжку не был автоматическим: им предоставлялось право выбора до конца 2020 года. Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, в программе необходимо зафиксировать это событие. В случае молчания сотрудника за ним сохраняется право на ведение бумажной книжки, и он может перейти на электронную форму позже, подав соответствующее заявление в любой момент.
Второй сценарий касается новых сотрудников, принятых на работу после 1 января 2020 года. Для них ведение бумажных трудовых книжек не предусмотрено (за исключением случаев совместительства, если это основное место работы). В системе для таких работников способ ведения должен быть установлен как «Электронная» по умолчанию при приеме. Третий сценарий — это восстановление данных или исправление ошибок прошлых периодов, когда статус был установлен некорректно.
⚠️ Внимание: Если вы принимаете сотрудника, который ранее уже работал и имеет стаж до 2020 года, но у вас он числится впервые, обязательно запросите у него сведения о трудовой деятельности (форму СТД-Р) с предыдущего места работы. Это критически важно для корректного заполнения раздела «Сведения о работе» в 1С:ЗУП.
Чтобы система могла автоматически предлагать верные варианты, в настройках кадрового учета должны быть правильно указаны параметры. Перейдите в раздел Настройка → Кадровый учет и проверьте флаг «Ведутся электронные трудовые книжки». Если этот флаг снят, многие функции по работе с ЭТК будут скрыты от пользователя, что сделает невозможным изменение способа ведения.
Настройка параметров кадрового учета
Корректная работа с трудовыми книжками начинается с глобальных настроек программы. Если функционал электронных книжек не активирован, вы не сможете выбрать соответствующий способ ведения в карточке физического лица. Это базовый этап, который часто упускают при первоначальной установке или обновлении конфигурации.
Для активации функционала откройте раздел Настройка и выберите пункт Кадровый учет. В открывшейся форме найдите блок настроек, связанный с трудовыми книжками. Здесь необходимо установить флажок «Ведутся электронные трудовые книжки». После установки этого флага в интерфейсе программы появятся новые поля, документы и отчеты, необходимые для соблюдения требований пенсионного законодательства.
Также в этом разделе рекомендуется проверить настройки нумерации и форматов печатных документов. Убедитесь, что в системе загружены актуальные формы заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки. Программа 1С:ЗУП позволяет печатать эти заявления непосредственно из карточки сотрудника, что значительно упрощает документооборот и снижает риск опечаток при ручном заполнении бланков.
Если после установки флажка «Ведутся электронные трудовые книжки» новые поля не появились, попробуйте перезапустить программу или обновить интерфейс, нажав Ctrl+F5 в браузере (для веб-версии).
Важно отметить, что изменение глобальных настроек не меняет автоматически статус уже заведенных сотрудников. Оно лишь открывает возможность редактирования этого параметра в индивидуальных карточках. Поэтому после включения функции вам предстоит провести работу по актуализации данных по каждому работнику, опираясь на их личные заявления.
Изменение способа ведения для действующих сотрудников
Самый распространенный запрос от пользователей касается изменения статуса для сотрудников, которые изначально вели бумажную трудовую книжку, но решили перейти на электронную (или наоборот, в рамках исправления ошибок). Для реализации этого процесса в 1С:ЗУП используется специализированный документ.
Перейдите в раздел Кадры и выберите пункт меню Изменение способа ведения трудовой книжки. Создание нового документа требует указания конкретной даты события. Эта дата должна соответствовать дате подачи заявления сотрудником или дате принятия решения работодателем об исправлении ошибки. При создании документа система предложит выбрать сотрудника из списка.
В табличной части документа необходимо указать новый способ ведения. Доступны варианты: «Бумажная», «Электронная» или «Не определено». Выбор варианта «Не определено» актуален для ситуаций, когда данные о choix сотрудника еще не получены или находятся в процессе уточнения. После заполнения всех полей документ следует провести.
⚠️ Внимание: Дата изменения способа ведения не может быть раньше даты приема сотрудника на работу. Также невозможно установить дату перехода на электронную книжку раньше 1 января 2020 года для действующих сотрудников, так как законодательно такой переход стал возможен только с этой даты.
После проведения документа сведения об изменении способа ведения автоматически попадают в карточку физического лица. Проверить это можно, открыв карточку сотрудника и перейдя на вкладку Трудовая деятельность. Там в блоке «Способ ведения трудовой книжки» отобразится актуальное значение и дата его изменения. Именно эти данные используются при формировании периодических отчетов.
☑️ Проверка перед проведением документа
Особенности приема новых сотрудников после 2020 года
При приеме на работу сотрудников, дата приема которых позже 1 января 2020 года, логика работы в 1С:ЗУП несколько отличается. Для этой категории работников бумажные трудовые книжки не заводятся (если это основное место работы), и способ ведения должен быть сразу определен как электронный.
В документе Прием на работу в карточке нового сотрудника поле «Способ ведения трудовой книжки» по умолчанию должно принимать значение «Электронная». Если система предлагает значение «Бумажная» или «Не определено», это сигнал о том, что либо настройки программы неверны, либо дата приема указана ошибочно (например, задним числом до 2020 года). Контроль этого параметра на этапе приема избавит от необходимости последующих исправлений.
Однако бывают ситуации, когда новый сотрудник является совместителем, и его основная трудовая деятельность ведется у другого работодателя в бумажном формате. В таком случае, если совместитель просит вести его трудовую книжку в бумажном виде именно у вас (что является редкостью и требует особого оформления), вы можете вручную изменить значение в карточке приема. Но стандартная практика для новых hires — только электронный формат.
| Категория сотрудника | Дата приема | Рекомендуемый способ в 1С | Необходимые документы |
|---|---|---|---|
| Действующий (до 2020) | До 01.01.2020 | Зависит от заявления | Заявление о выборе |
| Новый сотрудник | После 01.01.2020 | Электронная | Справка СТД-Р (при наличии) |
| Внешний совместитель | Любая | По выбору (чаще ЭТК) | Заявление, копия основной ТК |
| Исправление ошибки | Любая | Корректный по факту | Служебная записка, приказ |
Работа с карточкой физического лица
Карточка физического лица является центральным хранилищем информации о работнике в 1С:ЗУП. Именно здесь хранится история изменений способа ведения трудовой книжки. Доступ к этим данным можно получить не только через специализированные документы, но и напрямую через интерфейс карточки, что удобно для быстрой проверки.
Откройте карточку физического лица и перейдите на вкладку Трудовая деятельность. В нижней части экрана вы увидите таблицу с историей изменений. Каждая строка этой таблицы фиксирует событие: дату, тип события (например, «Изменение способа ведения») и новое значение. Система не позволяет перезаписывать историю; любое изменение создает новую запись, что обеспечивает прозрачность аудита и возможность отследить, кто и когда внес правки.
Если вы обнаружили, что в карточке сотрудника указан неверный способ ведения (например, «Бумажная» вместо «Электронной» для нового сотрудника), исправлять это напрямую в карточке не рекомендуется. Правильный метод — создать документ Изменение способа ведения трудовой книжки с текущей датой. Это обеспечит корректное отражение события в регистрах накопления и последующую выгрузку в отчеты.
Где хранится история изменений в базе данных?
История изменений способа ведения трудовой книжки хранится в регистре сведений «Способы ведения трудовых книжек». Прямое редактирование записей в регистре через консоль запросов категорически запрещено, так как это нарушит целостность данных и может привести к ошибкам при формировании отчетности ЕФС-1.
Обратите внимание на поле «Дата перехода на электронную трудовую книжку». Оно заполняется автоматически при первом изменении способа на «Электронная». Эта дата критически важна для отчетов, так как она указывает момент, с которого работодатель обязан передавать сведения в СФР в электронном виде. Ошибки в этой дате могут привести к расхождениям с данными пенсионного фонда.
Формирование отчетности и контроль данных
Конечной целью всех манипуляций с настройками и документами в 1С:ЗУП является корректное формирование отчетности. Основным отчетом, контролирующим способ ведения трудовых книжек, является Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) и ежемесячный отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1).
При формировании отчета ЕФС-1 система анализирует карточки всех сотрудников, принятых, уволенных или переведенных в отчетном периоде. Если у сотрудника не определен способ ведения трудовой книжки или он определен неверно, программа выдаст предупреждение или ошибку при проверке отчета. Игнорировать эти сообщения нельзя, так как отчет не будет принят контролирующим органом.
Дляmassовой проверки корректности данных воспользуйтесь обработкой Проверка разделов персонифицированного учета. Она позволяет просканировать базу данных на предмет сотрудников с некорректно заполненными полями, связанными с трудовыми книжками. Обработка выдаст список проблемных записей, которые необходимо исправить до отправки отчетности.
⚠️ Внимание: С 2023 года отчеты по форме СЗВ-ТД упразднены и включены в состав ЕФС-1. Убедитесь, что в вашей версии 1С:ЗУП установлены последние обновления форм отчетности, иначе вы не сможете сформировать актуальный файл для отправки в СФР.
Регулярный контроль данных — лучшая профилактика проблем. Рекомендуется раз в квартал запускать проверку корректности заполнения сведений о трудовой деятельности, особенно после массовых кадровых перестановок или обновления конфигурации.
Корректное изменение способа ведения трудовой книжки в 1С ЗУП гарантирует безошибочное формирование отчетов ЕФС-1 и СТД-Р, защищая компанию от штрафов за недостоверные сведения в персонифицированном учете.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли изменить способ ведения трудовой книжки задним числом?
Технически в 1С:ЗУП можно ввести документ с датой в прошлом. Однако делать это следует с осторожностью. Если вы меняете способ ведения задним числом, это повлияет на уже сданные отчеты. Вам придется подать корректирующие отчеты (корректирующие формы ЕФС-1) за все периоды, начиная с даты изменения. Это рекомендуется делать только для исправления фактических ошибок учета.
Что делать, если сотрудник передумал и хочет вернуть бумажную книжку?
Согласно законодательству, сотрудник, подавший заявление о переходе на электронную трудовую книжку, не может отозвать это заявление и вернуться к бумажному варианту. В 1С:ЗУП изменение способа с «Электронная» на «Бумажная» для таких сотрудников возможно только в случае технической ошибки при первоначальном вводе данных, подтвержденной служебной запиской.
Как отразить в 1С, что сотрудник является «молчуном»?
Для сотрудников, которые не подали заявление до конца 2020 года, способ ведения остается «Бумажная». В карточке сотрудника это значение должно стоять по умолчанию. Менять его на «Электронная» нужно только после того, как сотрудник подаст соответствующее заявление в текущем периоде.
Нужно ли печатать форму СТД-Р при изменении способа ведения?
При изменении способа ведения (переходе на ЭТК) работодатель обязан выдать сотруднику форму СТД-Р, подтверждающую этот переход. В 1С:ЗУП можно сформировать печатную форму СТД-Р непосредственно из документа изменения или из карточки сотрудника, выбрав опцию печати сведений о трудовой деятельности.
Влияет ли изменение способа ведения на расчет стажа?
Нет, сам по себе способ ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) не влияет на алгоритмы расчета страхового стажа для больничных листов или отпусков в 1С:ЗУП. Стаж рассчитывается на основе записей о периодах работы, независимо от формата носителя информации. Однако полнота этих записей зависит от корректности ведения учета.