Вопрос о том, как из 1С ЗУП распечатать список сотрудников с паспортными данными, часто возникает в кадровой практике при подготовке документов для воинского учета, оформления пропусков или проведения аудита личных дел. Стандартные отчеты в системе ориентированы на расчетные листки и табели, поэтому прямой выгрузки "одной кнопкой" в привычном виде может не оказаться.
Процесс требует внимательного отношения к настройкам прав доступа и выбору правильного типа отчета, так как персональные данные относятся к конфиденциальной информации. Мы разберем несколько способов решения этой задачи: от использования типовых печатных форм до создания индивидуальных выборок через универсальные отчеты.
Стандартные отчеты по учету личных данных
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 основным источником информации о сотрудниках является регистр сведений "Сотрудники организаций". Для получения списка документов, удостоверяющих личность, необходимо обратиться к разделу Кадры и выбрать пункт Отчеты по кадрам.
Здесь вы найдете отчет "Личные данные сотрудников", который агрегирует информацию из карточек физических лиц. Этот отчет позволяет увидеть серию и номер паспорта, дату выдачи и код подразделения в табличном виде. Однако, для печати его часто требуется дополнительно настроить или выгрузить в Excel.
Если вам нужна именно печатная форма для подписи руководителем, стоит обратить внимание на отчет "Список сотрудников". В его настройках можно добавить колонки с реквизитами документов. Это универсальный инструмент, который не требует глубоких знаний программирования.
⚠️ Внимание: Убедитесь, что у вашей учетной записи установлены права на просмотр персональных данных. Без соответствующей роли в группе доступа Полные права или специальной роли кадровика поля с паспортными данными могут отображаться пустыми или быть скрыты вовсе.
Для корректного отображения информации проверьте, заполнены ли карточки сотрудников актуальными сведениями. Отсутствие данных в одном поле может сделать весь список непригодным для официальной выгрузки.
Использование отчета "Список сотрудников" для печати
Наиболее гибким инструментом для формирования выборки является стандартный отчет Кадры – Отчеты по кадрам – Список сотрудников. Он позволяет конструировать таблицу именно под ваши нужды, добавляя или убирая лишние колонки.
После открытия отчета нажмите на кнопку Настройки. В открывшемся окне перейдите на вкладку Поля и сортировки. Здесь необходимо добавить новые поля, выбрав их из структуры данных.
Вам потребуются поля из группы Документ, удостоверяющий личность. Добавляйте их последовательно, чтобы сформировать логичную структуру таблицы:
- 📄 Вид документа (Паспорт гражданина РФ)
- 🔢 Серия и номер документа
- 📅 Дата выдачи документа
- 🏢 Код подразделения
- 📍 Место рождения (часто требуется вместе с паспортом)
После добавления полей сформируйте отчет. Полученную таблицу можно сразу отправить на печать, нажав кнопку Печать в верхней панели. Система предложит выбрать принтер и настройки листа.
Для экономии бумаги при печати больших списков используйте настройку "Альбомная ориентация" в окне предварительного просмотра перед отправкой на принтер.
Если стандартный набор полей не отображает нужные данные, проверьте, не скрыты ли они в настройках видимости. Иногда требуется снять галочку "Только используемые поля", чтобы увидеть весь доступный список реквизитов.
Печать данных из карточки Т-2
Форма Т-2 "Личная карточка работника" является основным документом, содержащим исчерпывающую информацию о сотруднике, включая полные паспортные данные. Печать списка может подразумевать выгрузку этих карточек списком.
В разделе Кадровый учет доступен отчет Личные карточки Т-2. Вы можете отобрать сотрудников за определенный период или выбрать конкретных лиц из списка. Печатная форма формируется для каждого сотрудника отдельно или списком, в зависимости от версии платформы и настроек.
Для массовой печати выполните следующие действия:
- Откройте список сотрудников в разделе
Кадры. - Выделите нужных работников (можно использовать
Ctrl+Aдля выделения всех). - Нажмите кнопку
Печатьи выберите пункт Личная карточка Т-2.
Система сформирует пакет документов. Это наиболее юридически значимый способ предоставления паспортных данных, так как форма утверждена постановлением Госкомстата.
⚠️ Внимание: При печати формы Т-2 убедитесь, что в карточке сотрудника заполнены все обязательные поля, включая дату регистрации по месту жительства. Отсутствие этих данных может привести к замечаниям со стороны проверяющих органов.
Важно отметить, что массив данных в Т-2 включает не только паспорт, но и сведения об образовании, воинском учете и стаже. Если вам нужен только паспорт, этот метод может быть избыточным.
☑️ Подготовка к массовой печати Т-2
Универсальный отчет как альтернатива
Если стандартные средства не дают нужной гибкости, на помощь приходит Универсальный отчет. Этот инструмент позволяет строить выборки напрямую из регистров сведений, минуя сложные интерфейсы типовых отчетов.
Запустите отчет через меню Все функции или найдите его в разделе НСИ и администрирование. В качестве типа отчета выберите Регистр сведений, а в поле объекта укажите Сотрудники организаций.
В конструкторе отчета вы можете добавить любые поля, доступные в этом регистре. Это позволяет вывести паспортные данные в чистом виде, без лишних заголовков и группировок, характерных для кадровых отчетов.
| Поле в отчете | Источник данных | Пример значения |
|---|---|---|
| ФИО | Сотрудник.ФизическоеЛицо | Иванов Иван Иванович |
| Серия паспорта | Документ.Серия | 4500 |
| Номер паспорта | Документ.Номер | 123456 |
| Дата выдачи | Документ.ДатаВыдачи | 01.01.2010 |
После формирования таблицы используйте кнопку Сохранить как для экспорта в формат, удобный для печати, например, MXL или PDF. Это гарантирует сохранение форматирования при передаче файла.
Как добавить вычисляемое поле в универсальный отчет?
В конструкторе отчета можно использовать кнопку "Добавить поле" и выбрать тип "Выражение". Это позволит, например, объединить серию и номер паспорта в одну колонку через конкатенацию строк.
Универсальный отчет особенно полезен, когда требуется сложная фильтрация, например, вывод сотрудников только с паспортами, выданными определенным подразделением МВД в конкретном году.
Настройка прав доступа и безопасность
Работа с паспортными данными требует строгого соблюдения законодательства о защите персональных данных. В 1С:ЗУП реализована система ролевой безопасности, которая ограничивает доступ к чувствительной информации.
Если пользователь не видит колонки с паспортными данными, администратору необходимо проверить его профиль доступа. Зайдите в раздел НСИ и администрирование и откройте Настройка пользователей и прав.
В карте пользователя на вкладке Прочее проверьте наличие галочки Просмотр персональных данных. Без этой настройки система будет скрывать реквизиты документов, удостоверяющих личность, даже если отчет сформирован верно.
⚠️ Внимание: Интерфейс и названия ролей могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации и обновлений законодательства. Всегда сверяйтесь с актуальной документацией к вашей версии 1С при настройке прав.
Рекомендуется выдавать полные права на просмотр паспортных данных только ограниченному кругу лиц, например, ведущему кадровику или главному бухгалтеру. Это минимизирует риски утечки информации.
Отсутствие данных в отчете чаще всего связано не с ошибкой программы, а с недостаточным уровнем прав доступа пользователя к персональным данным.
Экспорт в Excel и финальная печать
Часто удобнее распечатать список сотрудников с паспортными данными не напрямую из 1С, а предварительно обработав данные в табличном редакторе. Это позволяет гибко настроить ширину колонок и шрифты.
Любой из описанных выше отчетов можно выгрузить в файл формата XLSX. Нажмите кнопку Еще в панели инструментов отчета и выберите Сохранить как..., затем укажите тип файла "Лист Microsoft Excel".
В Excel вы сможете:
- 🖨 Настроить поля страницы для идеального размещения на листе А4.
- ✏️ Добавить заголовки, подписи и номера страниц.
- 🔍 Отсортировать список по алфавиту или дате выдачи паспорта.
После редактирования файла используйте стандартную функцию печати офисного пакета. Это дает максимальный контроль над внешним видом итогового документа.
При печати из Excel убедитесь, что все столбцы помещаются на одну страницу по ширине, иначе данные могут разорваться между листами, что затруднит чтение информации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Почему в отчете не отображаются серии и номера паспортов?
Скорее всего, у вашей учетной записи нет прав на просмотр персональных данных. Обратитесь к администратору базы 1С для проверки настроек доступа в разделе "Профили групп доступа". Также проверьте, заполнены ли данные в карточках сотрудников.
Можно ли распечатать список только тех, у кого истекает срок действия паспорта?
Да, это возможно через Универсальный отчет или отчет "Список сотрудников" с использованием отборов. Установите отбор по полю "Дата окончания действия документа" с условием "Меньше" или "В интервале" нужных дат.
Как изменить шрифт в печатной форме списка сотрудников?
В типовых отчетах 1С изменение шрифта доступно через кнопку "Настройки" -> "Оформление". Там можно выбрать другой шрифт и размер. Для более сложных изменений потребуется доработка макета печатной формы программистом 1С.
Безопасно ли выгружать паспортные данные в Excel?
Выгрузка в Excel создает копию файла, которая может остаться на компьютере. После печати и использования файла настоятельно рекомендуется удалить его с рабочего стола и очистить корзину, чтобы избежать несанкционированного доступа.
Какой отчет лучше использовать для воинского учета?
Для воинского учета наиболее полным источником является форма Т-2 или специализированные отчеты раздела "Воинский учет". Они содержат не только паспортные данные, но и информацию о категории запаса и военном билете.