Как распечатать список сотрудников с должностями в 1С ЗУП: 5 способов для разных версий

Чтобы настроить вывод должностей:

• 📌 Откройте отчет и нажмите кнопку Настройки (шестеренка в правом верхнем углу).
• 🔍 В разделе Поля найдите колонку Должность и установите галочку напротив неё. По умолчанию она может быть скрыта.
• 📊 Для группировки данных по подразделениям перетащите поле Подразделение в раздел Группировки.
• 🖨️ Нажмите Сформировать, затем Печать или экспортируйте в Excel через кнопку Выгрузить.

⚠️ Внимание: В ЗУП 3.1 при большом количестве сотрудников (более 5000) формирование отчета может занять несколько минут. Чтобы ускорить процесс, предварительно отфильтруйте данные по нужному подразделению или дате приема.

Если в отчете не отображаются должности, проверьте:

• 🔹 Заполненность справочника Должности (раздел Кадры → Справочники → Должности).
• 🔹 Корректность привязки должности к сотруднику в его карточке (раздел Кадры → Сотрудники, вкладка Трудовой договор).

2. Экспорт через «Все функции»: скрытый инструмент для опытных пользователей

Не все знают, что в 1С ЗУП есть универсальный механизм Все функции, который позволяет получить доступ к внутренним обработкам, недоступным через основное меню. Этот способ полезен, если стандартный отчет не подходит по формату или требуется выгрузить дополнительные поля.

Инструкция для ЗУП 3.1:

1. Откройте главное меню и выберите Все функции (или нажмите Ctrl+Shift+F).
2. В строке поиска введите Печать списка сотрудников или Выгрузка данных сотрудников.
3. Запустите найденную обработку (обычно это ПечатьСпискаСотрудников или ВыгрузкаДанныхСотрудниковВТаблицу).
4. В открывшемся окне отметьте галочками поля ФИО, Должность, Подразделение и другие необходимые данные.
5. Нажмите Выполнить, затем сохраните результат в Excel или распечатайте.

Преимущество этого метода — возможность добавить в отчет произвольные поля, например:

• 📅 Дату рождения сотрудника
• 📞 Контактный телефон
• 💳 Номер банковской карты (если требуется для ведомости)
• 📝 Примечания из кадровой карточки

⚠️ Внимание: Обработки из раздела Все функции могут отличаться в зависимости от версии конфигурации и доработок. Если нужной обработки нет, её можно создать самостоятельно или запросить у партнера-разработчика 1С.

3. Использование отчета «Штатное расписание»: альтернативный подход

Если вам нужен не просто список сотрудников, а штатная структура организации с указанием занятых и вакантных должностей, используйте отчет Штатное расписание. Он доступен в обоих версиях 1С ЗУП и позволяет вывести данные в удобном для анализа виде.

Как сформировать отчет:

1. Перейдите в Кадры → Отчеты по кадровому учету → Штатное расписание (ЗУП 3.1) или Кадры → Отчеты → Штатное расписание (ЗУП 2.5).
2. В настройках отчета выберите период (обычно текущий месяц).
3. В разделе Группировки добавьте поля Подразделение и Должность.
4. Включите опцию Показывать сотрудников — это отобразит ФИО рядом с должностью.
5. Сформируйте отчет и экспортируйте в Excel или распечатайте.

Преимущества этого метода:

Если в отчете не хватает полей (например, Табельный номер или Дата приема), их можно добавить через Настройки → Добавить поле. Для этого:

1. Нажмите Изменить вариант отчета.
2. Перейдите на вкладку Поля.
3. Нажмите Добавить и выберите нужное поле из справочника Сотрудники.

4. Печать через карточку сотрудника: пошаговый метод для небольших списков

Если вам нужно распечатать данные конкретных сотрудников (например, для 5–10 человек), удобнее использовать печать прямо из их карточек. Этот способ подходит для разовых задач и не требует настройки отчетов.

Инструкция:

1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.
2. Выделите нужных сотрудников (для множественного выбора используйте Ctrl+клик или Shift+клик).
3. Нажмите правой кнопкой мыши и выберите Печать → Карточка сотрудника (Т-2) или Личная карточка.
4. В открывшемся окне печатной формы проверьте, что поле Должность отмечено для вывода.
5. Нажмите Печать или Сохранить в PDF.

Преимущества метода:

• 🎯 Точность: выводится полная информация по каждому сотруднику, включая историю изменений должностей.
• 📄 Соответствие стандартам: форма Т-2 утверждена Госкомстатом и подходит для официальных проверок.
• 🔄 Возможность печати как в виде единого документа, так и по отдельным карточкам.

Недостатки:

• ⏳ Длительно при большом количестве сотрудников (печать идет последовательно).
• 📄 Избыточность данных: если нужны только ФИО и должности, форма Т-2 будет содержать лишнюю информацию.

⚠️ Внимание: В 1С ЗУП 3.1 при печати карточки Т-2 по умолчанию выводится текущая должность. Если сотрудник занимает несколько должностей (по совместительству), их нужно добавить вручную в настройках печатной формы.

Проверьте актуальность должностей в карточках сотрудников

Убедитесь, что поле "Должность" включено в печатной форме

Выберите нужный период для истории изменений (если требуется)

Настройте ориентацию страницы (альбомная для большого количества данных)-->

5. Выгрузка через «Универсальный отчет»: максимальная гибкость

Для пользователей, которым нужны нестандартные форматы выгрузки (например, для интеграции с другими системами или создания кастомизированных отчетов), в 1С ЗУП есть инструмент Универсальный отчет. Он позволяет строить запросы к базе данных и выгружать любые поля в произвольном виде.

Как им пользоваться:

1. Перейдите в Отчеты → Универсальный отчет.
2. В поле Источник данных выберите Справочник.Сотрудники.
3. В разделе Поля добавьте:

   ФизическоеЛицо.ФИО как ФИО
   Должность.Наименование как Должность
   Подразделение.Наименование как Подразделение
   ТабельныйНомер как ТабельныйНомер

4. В разделе Условия добавьте фильтры (например, Подразделение = "Бухгалтерия").
5. Нажмите Сформировать, затем экспортируйте результат в Excel или PDF.

Примеры полезных запросов:

• 🔍 Список сотрудников с окладами: добавьте поле Оклад.Сумма.
• 📅 Сотрудники, принятые после определенной даты: используйте условие ДатаПриема > &ДатаНачала.
• 📊 Группировка по типам должностей: добавьте поле Должность.ВидДолжности.

В 1С ЗУП 3.1 при работе с Универсальным отчетом можно сохранять шаблоны запросов. Это ускорит повторное формирование отчетов в будущем — достаточно будет выбрать сохраненный вариант из списка.

⚠️ Внимание: Неправильно составленный запрос в Универсальном отчете может привести к ошибкам или длительному выполнению. Если вы не уверены в синтаксисе, используйте конструктор запросов (кнопка Конструктор в правом верхнем углу).

6. Автоматизация печати: настройка расписания и массовая рассылка

Если список сотрудников с должностями требуется формировать регулярно (например, ежемесячно для отдела кадров), имеет смысл автоматизировать процесс. В 1С ЗУП это можно сделать с помощью Расписаний заданий или внешних обработок.

Способы автоматизации:

1. Расписание заданий:
   • Перейдите в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Расписания заданий.
   • Создайте новое задание типа Формирование отчета.
   • Укажите отчет Список сотрудников и настройте параметры (периодичность, адреса электронной почты для рассылки).