Выгрузка паспортных данных сотрудников из 1С:Предприятие — задача, с которой регулярно сталкиваются кадровые службы, бухгалтерии и отделы безопасности. Нужно ли сформировать отчёт для миграционной службы, передать данные в банк для зарплатных проектов или просто актуализировать внутренние реестры — в каждом случае требуется корректный экспорт конфиденциальной информации. Но здесь кроется сразу три сложности: во-первых, паспортные данные хранятся в разных справочниках в зависимости от конфигурации 1С; во-вторых, их выгрузка регулируется ФЗ-152 «О персональных данных»; в-третьих, не все способы экспорта одинаково безопасны.

В этой статье разберём 5 легальных методов выгрузки — от стандартных отчётов до программного кода, — а также покажем, как избежать типичных ошибок при работе с конфиденциальными данными. Особое внимание уделим настройкам прав доступа и формату выходных файлов, чтобы ваш отчёт приняли без доработок.

⚠️ Предупреждение: Паспортные данные относятся к персональным данным (ст. 3 ФЗ-152). Их передача третьим лицам без согласия сотрудника запрещена, за исключением случаев, предусмотренных законом (например, запрос от ФМС или судебных органов). Перед выгрузкой уточните правовое основание и цель использования данных.

1. Где в 1С хранятся паспортные данные сотрудников?

Перед тем как выгружать данные, нужно понять, в каком справочнике они хранятся. Это зависит от конфигурации 1С и её версии. Рассмотрим три самых распространённых варианта:

1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) 3.x

Паспортные данные хранятся в справочнике ФизическиеЛица, на закладке «Личные данные» → «Документы». Здесь можно указать:

  • 📄 Серию и номер паспорта
  • 📅 Дату выдачи и код подразделения
  • 🏛️ Кем выдан (наименование органа)
  • 📍 Адрес регистрации (привязан к справочнику Адреса)

1С:Управление Торговлей (УТ) 11 или 1С:ERP

Здесь паспортные данные могут храниться:

  • В справочнике Контрагенты (если сотрудники оформлены как физлица-контрагенты)
  • В справочнике ФизическиеЛица (если интегрирована кадровая подсистема)
  • В документах Приём на работу или Кадровый перевод (если данные введены там)

1С:Комплексная Автоматизация (КА) 2.x

Паспортные данные разнесены по нескольким справочникам:

  • 👤 ФизическиеЛица — основные данные
  • 📋 ДокументыФизЛиц — прикреплённые сканы и реквизиты
  • 🏠 АдресаФизЛиц — адрес регистрации

⚠️ Внимание: Если вы работаете с 1С:Бухгалтерией 8 (без кадрового модуля), паспортные данные сотрудников там не хранятся по умолчанию. Их нужно вводить вручную в справочник ФизическиеЛица или использовать внешние обработки.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для кадрового учёта?
1С:ЗУП 3.x
1С:УТ 11/ERP
1С:КА 2.x
1С:Бухгалтерия 8
Другая конфигурация

2. Способ 1: Стандартный отчёт «Список сотрудников» с настройкой полей

Самый простой метод — использовать встроенный отчёт Список сотрудников (или Сотрудники организации в ЗУП 3). Он позволяет гибко настроить вывод данных, включая паспортные реквизиты.

Пошаговая инструкция:

  1. Откройте раздел Кадры → Отчёты по кадрам → Список сотрудников.
  2. Нажмите Настройки → Добавить поле.
  3. В дереве полей найдите:
    • 👤 Физическое лицо → Документы → Паспорт
    • 📄 Физическое лицо → Документы → Серия и номер
    • 🏛️ Физическое лицо → Документы → Кем выдан
  4. Настройте группировку (например, по подразделениям) и сортировку.
  5. Экспортируйте отчёт в Excel или PDF через кнопку Выгрузить.

    6. 🔹 Плюсы метода:

    • ✅ Не требует программирования
    • ✅ Можно фильтровать по подразделениям, датам приёма и т.д.
    • ✅ Данные выводятся в читаемом виде

    🔸 Минусы:

    • ❌ Не все поля паспорта доступны для выгрузки (например, адрес регистрации может не подтянуться)
    • ❌ В некоторых конфигурациях отчёт не показывает сканы документов

⚠️ Внимание: Если в отчёте не отображаются паспортные данные, проверьте:

  1. Заполнены ли они в карточке сотрудника (закладка Личные данные → Документы).
  2. Есть ли у вашего пользователя права на просмотр конфиденциальных данных (роль Кадровик или Полные права).

Проверьте заполненность паспортных данных у сотрудников|

Убедитесь, что у вас есть права на просмотр конфиденциальной информации|

Настройте вывод нужных полей в отчёте|

Экспортируйте в Excel для дальнейшей обработки-->

3. Способ 2: Выгрузка через «Универсальный отчёт» (для опытных пользователей)

Если стандартный отчёт не подходит, используйте Универсальный отчёт (доступен в большинстве конфигураций на базе 1С:Предприятие 8.3). Он позволяет строить запросы к базе с выводом любых полей.

Инструкция:

  1. Перейдите в Все функции → Универсальные отчёты → Универсальный отчёт.
  2. Выберите источник данных: справочник ФизическиеЛица или Сотрудники.
  3. Добавьте поля: 
    

    ФизическоеЛицо.Наименование,
    

    ФизическоеЛицо.Документы.ВидДокумента,
    

    ФизическоеЛицо.Документы.Серия,
    

    ФизическоеЛицо.Документы.Номер,
    

    ФизическоеЛицо.Документы.ДатаВыдачи,
    

    ФизическоеЛицо.Документы.КемВыдан,
    

    ФизическоеЛицо.АдресРегистрации.Представление
  4. Добавьте отбор по виду документа = Паспорт гражданина РФ.
  5. Сформируйте отчёт и экспортируйте в Excel.

📌 Пример запроса для ЗУП 3.1: 



ВЫБРАТЬ


Сотрудник.Наименование КАК ФИО,


Сотрудник.ФизическоеЛицо.Документы.Серия КАК СерияПаспорта,


Сотрудник.ФизическоеЛицо.Документы.Номер КАК НомерПаспорта,


Сотрудник.ФизическоеЛицо.Документы.ДатаВыдачи КАК ДатаВыдачи,


Сотрудник.ФизическоеЛицо.Документы.КемВыдан КАК КемВыдан,


Сотрудник.ФизическоеЛицо.АдресРегистрации.Представление КАК АдресРегистрации


ИЗ


Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник


ГДЕ


Сотрудник.ФизическоеЛицо.Документы.ВидДокумента = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.ВидыДокументовФизЛиц.ПаспортГражданинаРФ)

⚠️ Внимание: Если запрос возвращает пустые значения, проверьте:

  • 🔹 Правильность наименования полей (в разных версиях 1С они могут отличаться).
  • 🔹 Наличие данных в справочнике ВидыДокументовФизЛиц.
  • 🔹 Права доступа к справочнику ФизическиеЛица.
💡

Если вам нужно выгрузить данные по нескольким видам документов (например, паспорт + СНИЛС), используйте конструкцию ВИДДОКУМЕНТА В (&ВидыДокументов) и укажите массив значений.

4. Способ 3: Выгрузка через внешнюю обработку (для больших баз)

Если сотрудников больше 1000, стандартные отчёты могут работать медленно. В этом случае удобнее использовать внешние обработки, которые оптимизированы для массовой выгрузки.

Где взять обработку?

  • 📥 Infostart — крупнейшая база обработок для 1С (есть бесплатные варианты).
  • 📥 Портал ИТС — официальные решения от 1С.
  • 📥 GitHub — открытые проекты (например, 1C-Script-Library).

Пример работы с обработкой:

  1. Скачайте обработку (например, «Выгрузка паспортных данных сотрудников в Excel»).
  2. Откройте её в 1С через Файл → Открыть.
  3. Укажите параметры выгрузки:
    • 📌 Период (если нужны данные на определённую дату)
    • 📌 Подразделения (если выгружаете не всех сотрудников)
    • 📌 Формат файла (Excel, CSV, XML)
  4. Запустите выгрузку и сохраните файл.

    5. 🔹 Популярные обработки:

    Название обработки Конфигурация Формат выгрузки Особенности
    Выгрузка паспортных данных в Excel ЗУП 3.x, КА 2.x XLSX, CSV Поддерживает сканы документов
    Экспорт данных сотрудников для ФМС ЗУП 3.x XML (для госорганов) Соответствует требованиям ФМС
    Массовая выгрузка личных данных УТ 11, ERP Excel, JSON Работает с контрагентами-физлицами

    ⚠️ Внимание: Перед использованием внешней обработки:

    • 🔹 Проверьте её на тестовой базе (чтобы не повредить рабочие данные).
    • 🔹 Убедитесь, что обработка совместима с вашей версией 1С.
    • 🔹 Обратите внимание на лицензию (некоторые обработки требуют оплаты).
    Как проверить обработку на тестовой базе?

    1. Создайте копию рабочей базы через Администрирование → Выгрузить информационную базу.

    2. Загрузите её на тестовый сервер или локальный компьютер.

    3. Запустите обработку и проверьте результат.

    4. Сравните данные с оригинальной базой (например, по количеству записей).

    5. Способ 4: Программная выгрузка через 1C:Enterprise Script

    Если вам нужна автоматизированная выгрузка (например, ежемесячно для банка), можно написать скрипт на встроенном языке 1С. Этот метод требует знаний программирования, но даёт максимальную гибкость.

    Пример кода для выгрузки в Excel: 

    

    Процедура ВыгрузитьПаспортныеДанные()
    

    // Создаём объект Excel
    

    Excel = Новый COMОбъект("Excel.Application");
    

    Книга = Excel.Workbooks.Add();
    

    Лист = Книга.Worksheets(1);
    


    // Заголовки столбцов
    

    Лист.Cells(1, 1).Value = "ФИО";
    

    Лист.Cells(1, 2).Value = "Серия паспорта";
    

    Лист.Cells(1, 3).Value = "Номер паспорта";
    

    Лист.Cells(1, 4).Value = "Дата выдачи";
    

    Лист.Cells(1, 5).Value = "Кем выдан";
    


    // Получаем данные из справочника
    

    Запрос = Новый Запрос;
    

    Запрос.Текст =
    

    "ВЫБРАТЬ
    

    |   Сотрудник.Наименование КАК ФИО,
    

    |   Сотрудник.ФизическоеЛицо.Документы.Серия КАК Серия,
    

    |   Сотрудник.ФизическоеЛицо.Документы.Номер КАК Номер,
    

    |   Сотрудник.ФизическоеЛицо.Документы.ДатаВыдачи КАК ДатаВыдачи,
    

    |   Сотрудник.ФизическоеЛицо.Документы.КемВыдан КАК КемВыдан
    

    |ИЗ
    

    |   Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник
    

    |ГДЕ
    

    |   Сотрудник.ФизическоеЛицо.Документы.ВидДокумента = &ВидДокумента";
    


    Запрос.УстановитьПараметр("ВидДокумента", Справочники.ВидыДокументовФизЛиц.ПаспортГражданинаРФ);
    

    Результат = Запрос.Выполнить();
    

    Выборка = Результат.Выбрать();
    


    // Заполняем Excel
    

    НомерСтроки = 2;
    

    Пока Выборка.Следующий() Цикл
    

    Лист.Cells(НомерСтроки, 1).Value = Выборка.ФИО;
    

    Лист.Cells(НомерСтроки, 2).Value = Выборка.Серия;
    

    Лист.Cells(НомерСтроки, 3).Value = Выборка.Номер;
    

    Лист.Cells(НомерСтроки, 4).Value = Выборка.ДатаВыдачи;
    

    Лист.Cells(НомерСтроки, 5).Value = Выборка.КемВыдан;
    

    НомерСтроки = НомерСтроки + 1;
    

    КонецЦикла;
    


    // Сохраняем файл
    

    ПутьКФайлу = "C:\Temp\ПаспортныеДанные.xlsx";
    

    Книга.SaveAs(ПутьКФайлу);
    

    Excel.Quit();
    


    Сообщить("Выгрузка завершена! Файл сохранён по пути: " + ПутьКФайлу);
    

    КонецПроцедуры

    🔹 Как запустить скрипт?

    • Откройте Конфигуратор 1С (режим 1C:Enterprise).
    • Перейдите в Отладка → Выполнить код.
    • Вставьте код и нажмите Выполнить.

    ⚠️ Внимание: При программной выгрузке:

    • 🔹 Всегда проверяйте путь сохранения файла — если папки C:\Temp не существует, скрипт завершится с ошибкой.
    • 🔹 Для больших баз используйте Пакетный режим, чтобы не блокировать работу пользователей.
    • 🔹 Логируйте ошибки (например, если у сотрудника нет паспортных данных).
    💡

    Программная выгрузка подходит для автоматизации регулярных задач, но требует навыков 1С-программирования. Для разовых задач проще использовать стандартные отчёты или обработки.

    6. Способ 5: Выгрузка через ODBC (для интеграции с другими системами)

    Если данные нужно передать в другую систему (например, в СБИС, Контур.Персонал или корпоративный портал), удобно использовать ODBC-подключение. Этот метод позволяет напрямую читать данные из базы 1С без ручного экспорта.

    Как настроить ODBC:

    1. Установите драйвер 1C:Enterprise 8. ODBC (скачать можно на портале пользователей 1С).
    2. Создайте источник данных:
      • На Windows: Панель управления → Администрирование → Источники данных ODBC.
      • Добавьте новый источник, выберите драйвер 1C.
      • Укажите параметры подключения (сервер, база, пользователь).
    3. Подключитесь к базе через Excel, Power BI или другую систему, используя SQL-запрос: 
      

      SELECT
      

      t1.Descr AS ФИО,
      

      t2.Series AS СерияПаспорта,
      

      t2.Number AS НомерПаспорта,
      

      t2.DateOfIssue AS ДатаВыдачи,
      

      t2.IssuedBy AS КемВыдан
      

      FROM
      

      Reference.Employees t1
      

      LEFT JOIN
      

      Reference.PhysicalPersons t3 ON t1.PhysicalPerson = t3.Ref
      

      LEFT JOIN
      

      Document.Passports t2 ON t3.Ref = t2.PhysicalPerson

      4. 🔹 Преимущества ODBC:

      • ✅ Данные всегда актуальны (подтягиваются в реальном времени).
      • ✅ Можно настроить автоматическое обновление отчётов.
      • ✅ Подходит для интеграции с BI-системами.

      🔸 Недостатки:

      • ❌ Требует настройки прав доступа на уровне СУБД.
      • ❌ Запросы могут тормозить при большом объёме данных.
      • ❌ Не все поля 1С доступны через ODBC (например, сканы документов).

      ⚠️ Внимание: При использовании ODBC:

      • 🔹 Никогда не передавайте пароли от базы 1С в открытом виде (используйте зашифрованные строки подключения).
      • 🔹 Ограничьте права ODBC-пользователя только необходимыми таблицами.
      • 🔹 Настройте логирование подключений для отслеживания утечек.
      📊 Какой способ выгрузки вы используете чаще?
      Стандартные отчёты 1С
      Внешние обработки
      Программный код (1C:Enterprise Script)
      ODBC/интеграция с другими системами
      Другой способ

      7. Типичные ошибки и как их избежать

      При выгрузке паспортных данных пользователи часто сталкиваются с одними и теми же проблемами. Разберём TOP-5 ошибок и способы их решения.

      🔘 Ошибка 1: В отчёте пустые поля вместо паспортных данных

      • 🔹 Причина: Данные не заполнены в карточке сотрудника или вид документа указан неверно.
      • 🔹 Решение: Проверьте закладку Личные данные → Документы у сотрудника. Вид документа должен быть Паспорт гражданина РФ (не Иной документ!).

      🔘 Ошибка 2: Выгрузка прерывается с ошибкой «Недостаточно прав»

      • 🔹 Причина: У пользователя нет роли Кадровик или Полные права.
      • 🔹 Решение: Запросите у администратора 1С права на просмотр конфиденциальных данных или выполните выгрузку под пользователем с полными правами.

      🔘 Ошибка 3: В Excel вместо кириллицы «кракозябры»

      • 🔹 Причина: Неверная кодировка при экспорте (например, UTF-8 вместо Windows-1251).
      • 🔹 Решение: При сохранении файла выберите кодировку ANSI или Windows-1251. В обработках это обычно настраивается в параметрах выгрузки.

      🔘 Ошибка 4: В выгрузке дублируются сотрудники

      • 🔹 Причина: В базе есть дубли физических лиц или неверно настроена связь между справочниками Сотрудники и ФизическиеЛица.
      • 🔹 Решение: Проверьте справочник ФизическиеЛица на дубли по ФИО. Используйте обработку «Поиск и объединение дублей» (доступна на Infostart).

      🔘 Ошибка 5: Ошибка «Не удалось создать объект Excel»

      • 🔹 Причина: На компьютере не установлен Microsoft Excel или заблокирован доступ к COM-объектам.
      • 🔹 Решение:
        • Установите Excel или используйте альтернативные библиотеки (например, EPPlus для .NET).
        • В настройках 1С разрешите доступ к внешним компонентам: Сервис → Параметры → Защита → Разрешить выполнение небезопасных действий.

      ⚠️ Внимание: Если выгрузка нужна для государственных органов (ФМС, ФНС, ПФР), уточните требования к формату файла. Например, ФМС принимает данные только в XML с обязательными реквизитами:

      • 📌 Серия и номер паспорта
      • 📌 Дата выдачи и код подразделения
      • 📌 Адрес регистрации (с индексом)
      Что делать, если ФМС вернула отчёт с ошибками?

      1. Проверьте соответствие структуры XML требованиям (пример схемы можно скачать на сайте ФМС).

      2. Убедитесь, что адрес регистрации указан в формате ФИАС (с кодом региона).

      3. Если серия паспорта начинается с нуля (например, 0102), в XML она должна сохраняться как строка ("0102"), а не число (102).

      4. Повторно выгрузите данные с учётом замечаний и отправьте новый файл.

      8. Безопасность и соблюдение ФЗ-152 при выгрузке паспортных данных

      Паспортные данные относятся к персональным данным, и их обработка регулируется Федеральным законом №152-ФЗ. Нарушение правил может привести к штрафам до 500 000 рублей (ст. 13.11 КоАП РФ). Разберём ключевые требования:

      🔹 1. Правовое основание

      • Выгрузка данных разрешена только при наличии согласия сотрудника или законного требования (например, запрос от ФМС или суда).
      • Если данные передаются в банк для зарплатного проекта, проверьте, есть ли в трудовом договоре пункт о передаче данных третьим лицам.

      🔹 2. Ограничение доступа

      • Файл с паспортными данными должен храниться в защищённом хранилище (например, в зашифрованном архиве или DLP-системе).
      • Доступ к файлу должны иметь только уполномоченные сотрудники (кадровики, бухгалтеры).

      🔹 3. Удаление данных после использования

      • Если данные выгружались для разовой задачи (например, для банка), их нужно удалить после выполнения задачи.
      • Срок хранения персональных данных вне 1С не должен превышать необходимый минимум.

      🔹 4. Журналирование действий

      • Ведите журнал выгрузок с указанием:
        • 📅 Даты и времени выгрузки
        • 👤 ФИО сотрудника, выполнившего выгрузку
        • 📋 Цели использования данных
        • 📁 Место хранения файла

    ⚠️ Внимание: Если выгрузка данных производится по запросу государственного органа, сохраните копию запроса — это будет вашим обоснованием в случае проверки Роскомнадзора.

    📌 Чек-лист по безопасности:

    Есть ли правовое основание для выгрузки данных?|

    Ограничен ли доступ к файлу с данными?|

    Зашифрован ли файл при передаче по email/сети?|

    Ведется ли журнал выгрузок?|

    Планируется ли удаление данных после использования?-->

    FAQ: Частые вопросы по выгрузке паспортных данных из 1С

    🔹 Можно ли выгрузить паспортные данные сотрудников из 1С:Бухгалтерии 8?

    В стандартной конфигурации 1С:Бухгалтерия 8