Работа с кадровым учетом в 1С:Предприятие требует регулярного формирования различных списков и справок. Одной из самых востребованных задач является получение перечня всех работников организации с указанием их текущих позиций. Это необходимо для составления штатного расписания, проверки правильности ввода данных или просто для информирования руководства о структуре персонала.
Процесс получения такой информации зависит от того, какая именно конфигурация используется на вашем предприятии. В популярных решениях, таких как 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия, механизмы могут отличаться, но логика работы с данными остается схожей. Правильная настройка печатных форм позволяет избежать ручного переноса данных в текстовые редакторы.
В этой статье мы разберем пошаговые алгоритмы действий для разных типовых конфигураций. Вы узнаете, как использовать встроенные отчеты, как настроить вывод необходимых полей и как устранить типичные ошибки при формировании документа. Важно понимать, что доступ к этим функциям зависит от прав пользователя в системе.
Использование стандартных отчетов в ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом функционал кадрового учета реализован максимально глубоко. Для получения списка сотрудников существует специальный раздел, предназначенный именно для анализа кадрового состава. Пользователю не нужно создавать сложные запросы вручную.
Перейдите в раздел Кадры и выберите пункт Списки сотрудников. Здесь открывается основная форма, содержащая таблицу со всеми принятыми в организацию людьми. По умолчанию отображаются ФИО, табельный номер и подразделение, но список можно расширить.
Чтобы добавить столбец с должностью, нажмите на кнопку настроек списка (обычно это иконка шестеренки или пункт меню Ещё → Изменить форму). В открывшемся окне найдите поле Должность и установите напротив него галочку. После применения настроек таблица обновится.
Для печати нажмите кнопку Печать в верхней панели. Система предложит выбрать тип документа. Если стандартная форма «Список сотрудников» вас не устраивает, можно воспользоваться универсальным механизмом формирования отчета.
Используйте функцию «Сохранить вариант отчета», чтобы в будущем открывать список сотрудников с уже настроенными столбцами одним кликом, не повторяя процедуру настройки каждый раз.
⚠️ Внимание: Если поле «Должность» остается пустым у некоторых сотрудников, проверьте документы «Прием на работу». Возможно, должность не была указана в кадровом приказе или период действия записи истек.
Формирование списка в 1С:Бухгалтерия предприятия
В 1С:Бухгалтерия кадровый учет ведется в упрощенном виде, поэтому инструменты анализа менее гибкие, чем в специализированных системах. Однако базовая задача печати списка решается достаточно быстро через раздел зарплаты.
Откройте меню Зарплата и кадры и перейдите в пункт Кадровые документы. Здесь хранятся все приказы и распоряжения. Чтобы увидеть актуальный срез данных, лучше воспользоваться отчетом «Список сотрудников организации».
Найдите этот отчет в разделе Отчеты -> Кадры. При запуске формы отчета необходимо задать период. Для получения текущего состояния дел установите дату окончания равной сегодняшнему дню. Это критически важно, так как отчет показывает историю изменений.
В настройках отчета убедитесь, что выбрана группировка по подразделениям. Это позволит структурировать список не просто сплошняком, а по отделам, что значительно упрощает восприятие информации руководителем.
Настройка полей и группировок в печатной форме
Часто стандартный вид списка не содержит всей необходимой информации. Руководству может потребоваться видеть не только должность, но и дату приема, график работы или ставку. Гибкость системы 1С позволяет адаптировать вывод данных под любые нужды.
В окне предварительного просмотра перед печатью найдите кнопку Настройки. Перейдите на вкладку Поля и сортировки. Здесь можно добавить любые реквизиты из справочника «Сотрудники» или регистра сведений «Кадровые данные».
Для сложной аналитики используйте группировки. Например, можно сгруппировать список сначала по Подразделениям, а внутри них — по Должностям. Это создаст иерархическую структуру документа, где должности будут выступать заголовками второго уровня.
Не забывайте про сортировку. Алфавитный порядок фамилий удобен для поиска конкретного человека, а сортировка по датам приема поможет увидеть текучесть кадров или стаж работы сотрудников в компании.
☑️ Проверка перед печатью списка
Экспорт данных в Excel для дальнейшей обработки
Иногда встроенные средства печати 1С не позволяют оформить документ так, как того требуют корпоративные стандарты. В таких случаях оптимальным решением является выгрузка данных в табличный процессор Microsoft Excel.
Сформируйте список сотрудников любым удобным способом (через отчет или список). В верхней панели инструментов найдите кнопку Сохранить как или иконку XLSX. Система предложит сохранить файл на локальный диск.
После открытия файла в Excel вы можете применить любые форматирования: изменить шрифты, добавить логотип компании, вставить формулы для расчета стажа или подготовить сводную таблицу для аналитики.
При экспорте обращайте внимание на кодировку и разделители, если планируете загружать этот файл в другие системы. Стандартный экспорт из 1С обычно корректно обрабатывает кириллицу и специальные символы.
| Параметр экспорта | Описание | Рекомендация |
|---|---|---|
| Формат файла | XLSX (книга Excel) | Использовать для редактирования |
| Период | Дата окончания = Сегодня | Для актуального списка |
| Группировка | По подразделениям | Для структурирования |
| Поля | ФИО, Должность, Дата приема | Минимальный набор |
Что делать, если при экспорте "поехали" столбцы?
Если данные сместились, откройте файл в Excel, выделите первый столбец и используйте мастер текстов. Выберите разделитель "табуляция" или "запятая" в зависимости от настроек региона. Обычно 1С экспортирует данные корректно, но сбои возможны при нестандартных региональных настройках Windows.
Типичные проблемы и способы их решения
Пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда в списке отображаются не все сотрудники или данные устарели. Это может быть связано с фильтрами, установленными в форме списка по умолчанию. Проверьте, не активен ли фильтр «Только свои подразделения».
Еще одна распространенная проблема — отсутствие должности у уволенных сотрудников в исторических срезах. Система хранит историю кадровых перемещений, и для корректного отображения нужно выбирать режим «На дату» или «Период», а не просто смотреть в карточку сотрудника.
Если печать идет не на тот принтер или документ обрезается, проверьте настройки страницы в окне предварительного просмотра. Для широких таблиц с большим количеством столбцов часто требуется изменить ориентацию листа на Альбомную.
⚠️ Внимание: Интерфейс программы может отличаться в зависимости от версии платформы 1С:Предприятие (8.2, 8.3) и режима работы (Такси, Обычный). Если вы не находите описанных кнопок, попробуйте переключить вид интерфейса в личных настройках.
Создание собственной печатной формы через конфигуратор
Для продвинутых пользователей и администраторов системы доступна возможность создания уникальных печатных форм. Это требуется, когда стандартные отчеты не покрывают специфические потребности бизнеса.
В режиме Конфигуратор необходимо найти объект метаданных, отвечающий за список сотрудников. Обычно это отчет или обработка. В макете печатной формы можно разместить любые поля, добавить логотип и настроить шрифты.
Используйте язык запросов 1С для выборки данных. Пример простого запроса для получения списка:
ВЫБРАТЬ
Сотрудники.ФИО КАК ФИО,
Должности.Наименование КАК Должность
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Должности КАК Должности
ПО Сотрудники.Должность = Должности.Ссылка
После написания макета его необходимо сохранить и обновить конфигурацию базы данных. Теперь новая форма будет доступна обычным пользователям в режиме предприятия через меню печати.
Создание собственной печатной формы требует прав администратора и знаний платформы 1С. Для разовых задач проще использовать экспорт в Excel, чем менять конфигурацию.
Как распечатать список только действующих сотрудников?
При формировании отчета обязательно установите флаг «Только действующие» в настройках отбора. Если такого флага нет, добавьте условие по полю «Дата увольнения»: «Пустое» или «Больше текущей даты». Это исключит из списка тех, кто уже покинул компанию.
Можно ли вывести список сотрудников с фотографиями?
Да, это возможно. В настройках списка или отчета добавьте поле «Фотография». Однако при печати на черно-белом принтере качество может быть низким. Лучше всего этот список просматривать в электронном виде или использовать цветную печать.
Почему в списке дублируются сотрудники?
Дублирование обычно возникает из-за неправильной группировки или наличия нескольких записей о приеме на работу в одном периоде (например, перевод внутри периода). Проверьте настройки группировки и убедитесь, что выбран режим «Актуальное состояние».
Как скрыть зарплату в общем списке?
По умолчанию поля с заработной платой скрыты в общих списках из соображений безопасности. Чтобы их вывести, нужно иметь соответствующие права доступа к конфиденциальной информации. В настройках полей найдите раздел «Оплата труда» и отметьте нужные показатели, если система разрешит доступ.