Перенос данных о сотрудниках между конфигурациями 1С:Предприятие — одна из самых востребованных операций при переходе с 1С:Бухгалтерия на 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП). Даже если вы используете обе программы параллельно, дублирование информации о работниках вручную отнимает время и повышает риск ошибок. Автоматизированный перенос экономит до 80% усилий, но требует понимания нюансов: от структуры справочников до особенностей обмена данными в разных версиях платформы.

В этой статье вы найдете пошаговые инструкции для всех актуальных способов переноса (встроенные механизмы, обработки, выгрузка/загрузка через файлы), а также разбор типовых ошибок — от несовпадения реквизитов до проблем с историей изменений. Особое внимание уделено переносу данных о стаже, отпусках и начислениях, которые часто теряются при стандартном обмене. Если вы администрируете 1С самостоятельно или только планируете переход на ЗУП, эта инструкция поможет избежать потери критичных данных.

Прежде чем приступать к переносу, убедитесь, что у вас есть резервные копии обеих баз — это защитит от случайных ошибок. Также проверьте совместимость версий конфигураций: например, 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:ЗУП 3.1 поддерживают обмен данными "из коробки", а для старых редакций (2.0 или 8.2) могут потребоваться дополнительные обработки.

📊 Какую версию 1С
ЗУП вы используете?:3.1 (последняя)
3.0
2.5
Другую
Не знаю

1. Подготовка к переносу: что нужно сделать до обмена данными

Перенос сотрудников — это не просто копирование списка ФИО. Чтобы данные корректно отобразились в ЗУП, необходимо подготовить обе базы. Начните с анализа структуры справочников: в Бухгалтерии работники хранятся в справочнике Физические лица, а в ЗУП — в Сотрудники и Физические лица (раздельно). Если в Бухгалтерии не заполнены ключевые реквизиты (ИНН, СНИЛС, паспортные данные), их придется дописывать вручную после переноса.

Обязательный шаг — синхронизация классификаторов:

  • 📌 Подразделения — в ЗУП должна быть аналогичная структура (отделы, филиалы), иначе сотрудники "потеряются" при обмене.
  • 📌 Должности — названия и коды должны совпадать, иначе придется назначать их заново.
  • 📌 Виды начислений/удержаний — если в Бухгалтерии использовались нестандартные виды (например, премии или компенсации), их нужно предварительно создать в ЗУП.

Особое внимание уделите истории изменений: если в Бухгалтерии велись записи о переводах, изменениях окладов или отпусках, их тоже можно перенести, но для этого потребуется специальная обработка (об этом — в разделе про расширенный обмен). Без подготовки эти данные не передадутся автоматически.

⚠️ Внимание: Если в вашей организации используются нетипичные схемы оплаты труда (например, сдельная оплата с коэффициентами или бонусы по KPI), стандартный обмен может не перенести эти настройки. В таком случае лучше заранее экспортировать данные в Excel и доработать их перед импортом в ЗУП.

2. Способы переноса: какой выбрать в вашем случае

Существует три основных способа переноса сотрудников из Бухгалтерии в ЗУП. Выбор зависит от объема данных, версий программ и ваших технических возможностей:

Способ Когда использовать Плюсы Минусы
Встроенный обмен данными (через "Администрирование → Обмен данными") Базы на одной платформе (8.3), актуальные версии конфигураций Быстро, минимальные настройки, поддерживается 1С Не переносит историю изменений, ограниченный набор данных
Обработка "ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML" (стандартная или доработанная) Нужно перенести расширенные данные (отпуска, больничные, начисления) Гибкость, можно доработать под свои нужды Требует навыков конфигурирования или помощи программиста
Выгрузка в Excel/CSV → импорт в ЗУП Мало сотрудников (<50), нет доступа к обмену данными Просто, не требует технических знаний Ручная обработка данных, высокий риск ошибок

Для большинства пользователей оптимален встроенный обмен, но если вам нужно перенести историю начислений за прошлые периоды или нестандартные реквизиты (например, данные о профстандартах или аттестациях), придется использовать обработку. В следующем разделе мы подробно разберем каждый метод.

💡

Если вы переносите данные между базами на разных серверах, предварительно проверьте сетевые настройки: обмен через XML может блокироваться фаерволом или антивирусом. Добавьте исключения для папок с базами 1С.

3. Пошаговая инструкция: перенос через встроенный обмен данными

Этот метод подходит, если у вас 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:ЗУП 3.1 (или другие совместимые версии на платформе 8.3). Обмен настраивается за 10–15 минут, но перед началом убедитесь, что:

  • 🔹 В ЗУП созданы все необходимые подразделения и должности.
  • 🔹 У пользователя, выполняющего обмен, есть права на Администрирование в обеих базах.
  • 🔹 Базы не используются другими пользователями (лучше выполнять обмен в нерабочее время).

Шаг 1. Настройка обмена в 1С:Бухгалтерия

  1. Откройте Администрирование → Обмен данными с другими программами → Настройка обмена данными.
  2. Нажмите Создать и выберите Обмен с 1С:Зарплата и управление персоналом.
  3. Укажите путь к базе ЗУП (если она на этом же компьютере) или настройте сетевое подключение.
  4. В разделе Правила обмена отметьте галочкой Физические лица и Сотрудники.

Шаг 2. Запуск обмена

  1. В той же форме нажмите Выполнить обмен.
  2. Дождитесь завершения процесса (может занять от нескольких минут до часа, в зависимости от объема данных).
  3. Проверьте протокол обмена на наличие ошибок (кнопка Просмотреть протокол).

После обмена откройте ЗУП и проверьте:

  • 🔍 Все ли сотрудники перенеслись (справочник Сотрудники).
  • 🔍 Совпадают ли ФИО, табельные номера, подразделения и должности.
  • 🔍 Перенеслись ли личные данные (ИНН, СНИЛС, паспорт) — они хранятся в справочнике Физические лица.

Проверьте совместимость версий 1С|Создайте резервные копии баз|Закройте базы для других пользователей|Настройте права доступа|Подготовьте структуру подразделений в ЗУП-->

4. Расширенный перенос: история начислений, отпуска и больничные

Стандартный обмен переносит только актуальные данные сотрудников, но не историю изменений. Если вам нужно сохранить информацию о:

  • 📅 Отпусках (включая неиспользованные дни).
  • 💰 Начислениях за прошлые периоды (оклады, премии, компенсации).
  • 🏥 Больничных листах и других неявках.

— потребуется дополнительная обработка или ручной экспорт/импорт.

Самый надежный способ — использовать обработку "ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML" с доработанными правилами. Ее можно скачать с портала 1С:ИТС или заказать у партнеров 1С. Альтернатива — выгрузка данных в Excel через отчеты, а затем импорт в ЗУП с помощью обработки Универсальный обмен данными.

Пример переноса истории отпусков:

  1. В Бухгалтерии сформируйте отчет Отпуска сотрудников за нужный период.
  2. Экспортируйте его в Excel, приведя к формату: 
    

    Таб.номер | Дата начала | Дата окончания | Тип (ежегодный/учебный) | Количество дней
    


    001       | 10.06.2023   | 23.06.2023     | Ежегодный              | 14
  3. В ЗУП используйте обработку Импорт данных из таблиц (доступна в Сервис → Обмен данными).
⚠️ Внимание: При переносе истории начислений проверьте соответствие видов расчета в обеих базах. Например, если в Бухгалтерии была премия с кодом "ПРМ1", а в ЗУП такого кода нет, данные не загрузятся. Создайте недостающие виды расчета заранее.
Как перенести данные о стаже для больничных?

Для корректного расчета больничных в ЗУП нужен стаж сотрудника. Если он не перенесся автоматически:

1. В Бухгалтерии откройте карточку сотрудника и скопируйте данные из раздела "Трудовой стаж".

2. В ЗУП введите их вручную в карточке физического лица (вкладка "Трудовой стаж").

3. Альтернатива: используйте обработку "Перенос данных о стаже" (доступна на портале ИТС).

5. Типовые ошибки и как их исправить

Даже при правильной настройке обмена могут возникать ошибки. Вот самые распространенные и способы их решения:

Ошибка Причина Решение
Не найдено подразделение [Название] В ЗУП нет подразделения, указанного в Бухгалтерии Создайте недостающие подразделения в ЗУП или исправьте данные в Бухгалтерии
Ошибка контроля уникальности: Табельный номер уже существует В ЗУП уже есть сотрудник с таким табельным номером Перенумеруйте сотрудников в одной из баз или объедините дубли
Не заполнено обязательное поле "ИНН" В Бухгалтерии не указан ИНН у физического лица Дополните данные в Бухгалтерии и повторите обмен
Несовпадение версий конфигураций Обмен возможен только между совместимыми версиями Обновите одну из баз или используйте универсальный формат (XML/Excel)

Если в протоколе обмена появляется ошибка Доступ запрещен, проверьте:

  • 🔐 Права пользователя (должны быть права на Администрирование и Обмен данными).
  • 🔐 Настройки фаервола/антивируса (они могут блокировать доступ к файлам обмена).
  • 🔐 Режим работы базы (обмен невозможен, если база открыта в монопольном режиме другим пользователем).

Для сложных ошибок (например, Ошибка чтения XML) попробуйте:

  1. Удалить временные файлы обмена (папка Temp в каталоге 1С).
  2. Перезапустить сервер 1С (если используется клиент-серверный вариант).
  3. Выполнить обмен на другом компьютере (возможно, проблема в локальных настройках).
💡

Если ошибка повторяется, сохраните протокол обмена и обратитесь в поддержку 1С. Укажите версии платформы и конфигураций — это ускорит решение проблемы.

6. Перенос данных вручную: когда автоматика не подходит

В некоторых случаях автоматический обмен невозможен или нецелесообразен. Например:

  • 📂 Базы находятся на разных платформах (8.2 и 8.3).
  • 📂 Нужно перенести только часть сотрудников (например, одного отдела).
  • 📂 В ЗУП используется нестандартная конфигурация с доработками.

В таких ситуациях поможет ручной перенос через Excel.

Инструкция для ручного переноса:

  1. В Бухгалтерии откройте справочник Физические лица и экспортируйте его в Excel (Файл → Сохранить как → Лист Excel).
  2. Добавьте в таблицу столбцы для данных, которых нет в Бухгалтерии, но есть в ЗУП (например, Дата приема, График работы).
  3. В ЗУП используйте обработку Импорт данных из таблиц (Сервис → Обмен данными → Импорт из Excel).
  4. Сопоставьте столбцы файла с реквизитами справочника Сотрудники.

Для переноса личных данных (паспорт, СНИЛС, ИНН) повторите процедуру для справочника Физические лица. Обратите внимание: в ЗУП одно физическое лицо может быть привязано к нескольким записям в справочнике Сотрудники (например, если человек работает в разных подразделениях).

⚠️ Внимание: При ручном переносе легко допустить ошибки в табельных номерах или датах приема. Всегда проверяйте данные после импорта, особенно если в организации используются сквозные табельные номера (например, для филиалов).

7. Проверка результатов: что делать после переноса

После переноса данных обязательно выполните проверку:

  1. Сверьте количество сотрудников в справочниках Бухгалтерии и ЗУП.
  2. Проверьте ключевые реквизиты (ФИО, табельные номера, подразделения, должности).
  3. Убедитесь, что личные данные (ИНН, СНИЛС) перенеслись в справочник Физические лица.
  4. Просмотрите историю изменений (если переносили отпуска или начисления).

Для удобства используйте отчеты сравнения:

  • 📊 В ЗУП сформируйте отчет Список сотрудников и сравните его с аналогичным отчетом из Бухгалтерии.
  • 📊 Проверьте отчет Начисления по сотрудникам за последний месяц — суммы должны совпадать.

Если обнаружите расхождения:

  • 🔧 Для отдельных сотрудников исправьте данные вручную в ЗУП.
  • 🔧 Для массовых ошибок (например, неверные подразделения) повторите обмен с исправленными настройками.
💡

Чтобы ускорить проверку, экспортируйте отчеты из обеих баз в Excel и используйте функцию ВПР для сравнения данных по табельному номеру или ФИО.

8. Автоматизация переноса: как избежать рутинных операций в будущем

Если вы планируете регулярно синхронизировать данные между Бухгалтерией и ЗУП (например, при ежемесячном обновлении списка сотрудников), настройте периодический обмен. Для этого:

  1. В настройках обмена (Администрирование → Обмен данными) создайте Регламентное задание.
  2. Укажите расписание (например, раз в неделю по пятницам).
  3. Отметьте, какие данные нужно обновлять (например, только новые сотрудники или изменения в личных данных).

Для сложных сценариев (например, перенос начислений по нескольким организациям) рассмотрите:

  • 🤖 Использование ETL-инструментов (например, 1С:Конвертация данных или Keeper).
  • 🤖 Разработку индивидуального решения на базе 1С:Интеграция.
  • 🤖 Облачные сервисы синхронизации (например, 1С:Линк).

Если в вашей компании часто меняются структурные подразделения или должности, автоматизируйте и их перенос. Для этого в правила обмена добавьте синхронизацию справочников Подразделения и Должности.

⚠️ Внимание: При настройке автоматического обмена исключите из синхронизации данные, которые ведутся только в ЗУП (например, графики работы или кадровые приказы). Иначе они могут быть перезаписаны данными из Бухгалтерии.
❓ Как перенести сотрудников, если в ЗУП уже есть часть данных?

Если в ЗУП уже есть сотрудники, при обмене могут возникнуть дубли. Чтобы избежать этого:

  1. Перед обменом экспортируйте список сотрудников из ЗУП в Excel.
  2. Сравните его с данными из Бухгалтерии, удалив дублирующиеся записи.
  3. В настройках обмена выберите режим Обновить существующие записи (не создавать новые).

Если дубли уже появились, используйте обработку Поиск и объединение дублей (доступна в ЗУП через Сервис → Поиск дублей).

❓ Можно ли перенести данные о уволенных сотрудниках?

Да, но для этого нужно:

  1. В настройках обмена включить перенос Уволенных сотрудников (если такой опции нет, используйте обработку ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML).
  2. Убедиться, что в ЗУП разрешено хранение данных об уволенных (настройка в Настройки программы → Кадровый учет).

Обратите внимание: история начислений за уволенных переносится не во всех версиях. Для полного переноса может потребоваться ручной экспорт данных.

❓ Что делать, если после переноса не отображаются начисления?

Если сотрудники перенеслись, но данные о зарплате отсутствуют:

  • Проверьте, включен ли перенос Начислений в настройках обмена.
  • Убедитесь, что в ЗУП созданы все виды начислений, которые использовались в Бухгалтерии.
  • Если начисления велись в другом периоде (например, в прошлом году), перенесите их отдельно через обработку ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML.
❓ Как перенести фотографии сотрудников?

Фотографии не переносятся стандартным обменом. Чтобы их сохранить:

  1. В Бухгалтерии экспортируйте фотографии через обработку Выгрузка фотографий сотрудников (доступна на ИТС).
  2. Сохраните файлы в папку на диске.
  3. В ЗУП используйте обработку Загрузка фотографий, указав путь к папке.

Альтернатива: вручную добавить фотографии через карточку сотрудника в ЗУП.

❓ Нужно ли переносить данные о военном учете?

Данные военного учета (категории, составы, ВУС) не переносятся автоматически. Их нужно:

  1. Экспортировать из Бухгалтерии в Excel (отчет Военный учет).
  2. Импортировать в ЗУП через обработку Импорт данных из таблиц, сопоставив поля.

Если сотрудников мало, проще ввести эти данные вручную в карточке физического лица (вкладка Военный учет).