Учет сроков годности в 1С — критически важная задача для предприятий, работающих с скоропортящимися товарами: продуктами питания, лекарствами, косметикой или химическими реагентами. Ошибки в настройке этого параметра могут привести к продаже просроченной продукции, штрафам от контролирующих органов и репутационным рискам. В этой статье разберем все этапы — от базовой настройки справочников до автоматизации контроля сроков в 1С:Торговля и Склад, 1С:Розница и 1С:ERP.

Важно понимать, что механизм учета сроков годности в 1С зависит от конфигурации и версии платформы. В старых редакциях (до 8.3.10) функционал мог ограничиваться ручным вводом дат, тогда как современные решения поддерживают автоматическое распределение партий по принципу FIFO (первый пришел — первый ушел) или FEFO (первый истекает — первый уходит). Мы рассмотрим универсальные методы, актуальные для большинства типовых конфигураций, а также укажем на ключевые отличия между ними.

Если вы только начинаете работать с учетом сроков годности, рекомендуем сначала ознакомиться с базовыми понятиями: что такое серия номенклатуры, как формируются партии товаров и чем отличается гарантийный срок от срока годности. Для опытных пользователей в статье есть разделы по настройке автоматического контроля и интеграции с оборудованием (сканерами штрихкодов, термопринтерами).

1. Подготовка справочников: номенклатура и серии

Прежде чем добавлять сроки годности, необходимо правильно настроить справочники. Основные объекты, с которыми предстоит работать:

  • 📌 Номенклатура — здесь указывается, что товар подлежит учету по срокам годности.
  • 🔢 Серии номенклатуры — справочник, где непосредственно фиксируются даты производства и истечения.
  • 📦 Партии товаров — связывает серии с конкретными поступлениями на склад.

Для начала откройте справочник Номенклатура (Справочники → Товары → Номенклатура) и выберите нужный товар. В карточке товара найдите поле Учитывать по сериям (в некоторых конфигурациях оно может называться Учет по срокам годности или Серийный учет). Активируйте этот флажок. После сохранения в справочнике Серии номенклатуры появится возможность добавлять записи для данного товара.

В 1С:ERP и 1С:Управление торговлей 11 путь может немного отличаться: НСИ → Номенклатура → [Выбрать товар] → Закупочные характеристики. Здесь также нужно включить опцию Учитывать серии и указать тип серии (например, "Срок годности").

⚠️ Внимание: Если в вашей конфигурации отсутствует справочник Серии номенклатуры, это означает, что функционал учета сроков годности не включен на уровне конфигурации. В таком случае потребуется доработка или обновление типового решения.
📊 Какую конфигурацию 1С вы используете?
1С:Торговля и Склад
1С:Розница
1С:ERP
1С:Управление торговлей 11
Другую

2. Добавление сроков годности в справочник серий

После настройки номенклатуры переходим к заполнению справочника Серии номенклатуры. Здесь фиксируются:

  • 📅 Дата производства (необязательно, но рекомендуется для аналитики).
  • ⏳ Срок годности (обязательно) — может указываться в днях, месяцах или конкретной датой.
  • 🔖 Номер серии/партии (если используется производителем).

Инструкция по добавлению новой серии:

  1. Откройте справочник Серии номенклатуры (Справочники → Товары → Серии номенклатуры).
  2. Нажмите Создать и выберите номенклатуру, для которой добавляется серия.
  3. Заполните поля:
    • Номер серии — если есть (например, "А12345").
    • Дата производства — дата изготовления товара.
    • Срок годности — укажите либо фиксированную дату (31.12.2026), либо период в днях (365).
  • Сохраните запись.

    • В 1С:Рознице 2.3 интерфейс может отличаться: срок годности задается непосредственно при приемке товара в документе Поступление товаров, где для каждой позиции указывается серия и ее характеристики. Это удобно для магазинов, где товар поступает небольшими партиями с разными сроками.

    Указана правильная номенклатура|Дата производства не позже текущей|Срок годности превышает текущую дату|Номер серии уникален (если используется)-->

    3. Учет сроков годности при поступлении товара

    Добавление серий в справочник — только половина задачи. Главное — правильно привязать их к конкретным партиям товара при поступлении. Рассмотрим процесс на примере документа Поступление товаров и услуг:

    1. Создайте новый документ Поступление товаров (Покупки → Поступления → Поступление товаров).
    2. Добавьте номенклатуру, для которой настроен учет по сериям.
    3. В табличной части документа появится колонка Серия (или Срок годности). Нажмите на ячейку и выберите созданную ранее серию из справочника.
    4. Укажите количество товара в данной серии. Если партия содержит товар с разными сроками годности, для каждой подпартии нужно создать отдельную строку в документе.
    5. Проведите документ.

    В 1С:ERP и 1С:УТ 11 при поступлении товара можно использовать механизм автоматического распределения серий. Например, если в накладной указано 100 единиц товара с одинаковым сроком годности, система сама создаст серию с нужным количеством. Для этого в настройках документа должен быть включен флажок Автосоздание серий.

    Конфигурация Документ для учета серий Особенности
    1С:Торговля и Склад 7.7 Приходная накладная Учет серий ведется в отдельном справочнике, привязка вручную.
    1С:Розница 2.3 Поступление товаров Серии добавляются прямо в документе, поддержка штрихкодов.
    1С:ERP 2.5 Заказ поставщику / Поступление Автоматическое создание серий, интеграция с WMS.
    1С:УТ 11.5 Поступление товаров и услуг Поддержка FEFO, контроль остатков по срокам.
    ⚠️ Внимание: В документах Перемещение товаров и Инвентаризация также учитываются серии. Если при перемещении между складами не указать серию, система может автоматически распределить товар по принципу FIFO, что приведет к искажению учета сроков годности.

    4. Контроль сроков годности: отчеты и уведомления

    Настройка учета — это только начало. Чтобы избежать продажи просроченного товара, необходимо регулярно контролировать остатки. В 1С для этого предусмотрены стандартные отчеты и механизмы оповещений.

    Основные отчеты по срокам годности:

    • 📊 Анализ доступности товаров — показывает остатки с разбивкой по сериям и срокам.
    • ⏰ Товары с истекающим сроком годности — фильтрует позиции, у которых срок истекает в заданном периоде.
    • 🚨 Просроченные товары — выводит список товаров с истекшим сроком.

      • Чтобы настроить автоматическое уведомление о приближении срока годности:

      1. Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Уведомления.
      2. Создайте новое правило уведомления с типом Срок годности товара.
      3. Укажите период оповещения (например, за 7 дней до истечения).
      4. Выберите получателей (ответственных за склад, закупки или руководство).
      5. Сохраните и активируйте правило.

    В 1С:Рознице уведомления можно выводить прямо на кассовом месте при продаже товара. Например, если кассир пытается продать товар, у которого срок годности истекает через 3 дня, система покажет предупреждение с предложением сделать скидку или утилизировать позицию.

    💡

    Настройте еженедельный автоматический рассылку отчета "Товары с истекающим сроком годности" на email ответственного за склад. Это поможет избежать просрочки из-за человеческого фактора.

    5. Автоматизация учета: FEFO и интеграция со сканерами

    Ручной контроль сроков годности эффективен только для небольших складов. Крупным предприятиям требуется автоматизация. В современных конфигурациях 1С реализованы два ключевых механизма:

    • 🔄 FEFO (First Expired, First Out) — товар с самым коротким сроком годности отгружается первым.
    • 📦 FIFO (First In, First Out) — товар, который поступил раньше, отгружается первым (не учитывает сроки).

      • Чтобы включить FEFO в 1С:УТ 11 или 1С:ERP:

      1. Перейдите в НСИ → Настройки → Настройки учета.
      2. Найдите раздел Учет товаров и выберите Стратегия отбора партий.
      3. Установите значение По сроку годности (FEFO).
      4. Сохраните настройки и перезапустите программу.

      Для интеграции со сканерами штрихкодов и термопринтерами (печать этикеток со сроками) потребуется:

      1. Подключить оборудование через Администрирование → Подключаемое оборудование.
      2. Настроить шаблоны этикеток в НСИ → Печатные формы → Этикетки, добавив поля Срок годности и Дата производства.
      3. В документах поступления активировать опцию Печать этикеток при проведении.
      ⚠️ Внимание: При использовании FEFO в документах Реализация товаров и Отгрузка система будет автоматически подбирать партии с самым коротким сроком годности. Если на складе есть просроченный товар, он не будет отгружаться (если не включена опция "Разрешить отгрузку просроченных товаров").
      Что делать, если FEFO работает некорректно?

      Если система отгружает не ту партию, проверьте:

      1. Правильность указания сроков годности в сериях.

      2. Наличие остатков по каждой серии (возможно, товар уже списан).

      3. Настройки стратегии отбора в параметрах учета.

      4. Дату и время на сервере 1С — они должны совпадать с реальными, иначе расчет истекающих сроков будет неверным.

      6. Утилизация и списание просроченных товаров

      Обнаружили просроченный товар? Его необходимо списать или утилизировать. Для этого в 1С предусмотрен документ Списание товаров (Склад → Списание товаров). Алгоритм действий:

      1. Создайте новый документ списания.
      2. В табличной части добавьте просроченные позиции. Система подскажет доступные серии с истекшим сроком.
      3. Укажите причину списания (например, "Истек срок годности").
      4. В поле Счет затрат выберите статью расходов для утилизации (например, "Потери от порчи ценностей").
      5. Проведите документ. Система автоматически скорректирует остатки.

      В 1С:ERP и 1С:УТ 11 можно настроить автоматическое списание просроченных товаров по расписанию. Для этого:

      1. Перейдите в Администрирование → Настройки → Автоматические операции.
      2. Создайте новое правило с типом Списание просроченных товаров.
      3. Укажите периодичность (например, раз в неделю) и ответственного.
      4. Настройте фильтры (например, списывать только товары с истекшим сроком более 30 дней).

      Для предприятий, работающих с возвратной тарой (например, пивоварни или молочные заводы), в 1С предусмотрен отдельный механизм учета. Просроченная тара списывается не как товар, а как Возвратная тара с истекшим сроком эксплуатации, что влияет на налоговый учет.

      💡

      Списание просроченных товаров должно оформляться документально — это требование налогового законодательства. Без правильно оформленного акта списания расходы на утилизацию не будут учтены при расчете налога на прибыль.

      7. Типичные ошибки и их решение

      При работе со сроками годности в 1С пользователи часто сталкиваются с типичными проблемами. Рассмотрим самые распространенные:

      Ошибка Причина Решение
      Не отображаются серии в документах Не включен учет по сериям в номенклатуре Проверить настройки карточки товара и справочник серий
      Система разрешает отгрузку просроченного товара В настройках учета разрешена отгрузка просрочки Отключить опцию в Настройки → Учет товаров
      Неверный расчет срока годности в отчетах Некорректная дата на сервере 1С Синхронизировать время на сервере и клиентских машинах
      Не печатаются этикетки со сроками Не настроен шаблон этикетки Проверить шаблон в НСИ → Печатные формы

      Еще одна частая проблема — дублирование серий. Это происходит, если при поступлении товара создаются одинаковые серии с разными сроками годности. Чтобы избежать дублей:

      • Используйте уникальные номера серий (если они есть у производителя).
      • Настройте в 1С проверку на уникальность при создании новой серии.
      • В 1С:ERP включите опцию Контроль уникальности серий в настройках номенклатуры.

      Если при проведении документа появляется ошибка Недостаточно товара с указанной серией, это означает, что:

      • На складе нет достаточного количества товара с заданным сроком годности.
      • Серия указана неверно (например, опечатка в номере).
      • Товар уже был списан или перемещен.

      8. Доработки и нестандартные сценарии

      Типовой функционал 1С не всегда покрывает все бизнес-задачи. Рассмотрим распространенные случаи, требующие доработок:

      • 📅 Динамический срок годности — когда срок зависит от условий хранения (например, замороженные продукты).
      • 🔄 Перемаркировка серий — изменение срока годности при перефасовке товара.
      • 📊 Интеграция с лабораториями — автоматическое обновление сроков после проверки качества.
      • 🚚 Учет сроков в логистике — контроль температуры при транспортировке.

      Для реализации динамического срока годности потребуется:

      1. Создать дополнительный справочник Условия хранения (например, "Холодильник", "Морозильная камера", "Склад при +20°C").
      2. Добавить в справочник Серии номенклатуры поле Условия хранения.
      3. Написать обработку, которая будет пересчитывать срок годности при изменении условий (например, при перемещении товара между складами с разной температурой).

      Пример кода для пересчета срока (для программистов 1С):

      

      // Пересчет срока годности при изменении условий хранения
      

      Процедура ПересчитатьСрокГодности(Серия, НовыеУсловия)
      

      БазовыйСрок = Серия.СрокГодностиБазовый; // Срок при стандартных условиях
      

      Коэффициент = НовыеУсловия.КоэффициентИзмененияСрока;
      


      Серия.СрокГодности = БазовыйСрок * Коэффициент;
      

      Серия.ДатаОкончания = ДатаПроизводства + Серия.СрокГодности;
      

      КонецПроцедуры

      Для интеграции с лабораториями можно использовать HTTP-сервисы или обмен через XML/JSON. Например, лаборатория отправляет в 1С результаты анализа с новым сроком годности, а система автоматически обновляет данные в серии. Для этого потребуется:

      1. Создать веб-сервис в 1С для приема данных.
      2. Настроить обработку входящих сообщений с обновлением серий.
      3. Организовать авторизацию и шифрование данных (например, через OAuth 2.0).
      ⚠️ Внимание: Доработки конфигурации должны выполняться сертифицированными специалистами. Неправильные изменения могут нарушить работу типового функционала и привести к ошибкам при обновлении 1С.

      FAQ: Частые вопросы по срокам годности в 1С

      Как настроить учет сроков годности в 1С:Бухгалтерия 8.3?

      В 1С:Бухгалтерия 8.3 нет полноценного учета по срокам годности — этот функционал реализован только в торговых конфигурациях (1С:Торговля и Склад, 1С:Розница, 1С:ERP). Для бухгалтерии можно вести учет вручную через дополнительные реквизиты номенклатуры или использовать внешние обработки.

      Можно ли импортировать серии со сроками годности из Excel?

      Да, для этого используйте стандартный механизм Загрузка данных из табличного документа (Файл → Открыть → Загрузка данных из Excel). Предварительно подготовьте файл с колонками: Номенклатура, Серия, Дата производства, Срок годности. В некоторых конфигурациях (например, 1С:ERP) есть готовые обработки для импорта серий.

      Как проверить, какие товары скоро просрочатся?

      Используйте отчет Товары с истекающим сроком годности (Отчеты → Товары → Анализ сроков годности). Укажите период (например, "за следующие 14 дней") и склад. Система покажет список товаров с указанием количества, серии и даты истечения. В 1С:Рознице этот отчет можно вывести прямо на кассовом месте.

      Что делать, если срок годности указан в месяцах, а не в датах?

      В 1С срок годности можно указывать как в виде конкретной даты (31.12.2026), так и в виде периода (12 месяцев). Если производитель указывает срок в месяцах, при создании серии в поле Срок годности выберите тип "Период" и укажите количество месяцев. Система автоматически рассчитает дату истечения на основе даты производства.

      Как списать просроченный товар с учетом НДС?

      При списании просроченного товара НДС можно принять к вычету, если соблюдены условия ст. 171 НК РФ. В документе Списание товаров укажите:

      • Причину списания: "Истек срок годности".
      • Счет затрат: обычно это 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
      • Ставку НДС: такую же, как при поступлении товара.

      После проведения документа сформируйте Книгу покупок для регистрации вычета.