Формирование отчета СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 — обязательная процедура для всех работодателей с 2020 года. Этот отчет заменяет традиционные бумажные трудовые книжки и требует особого внимания: ошибки при заполнении могут привести к штрафам от Пенсионного фонда. В этой статье разберем актуальные требования к СЗВ-ТД на 2026 год, покажем пошаговое заполнение в 1С, научим проверять данные перед отправкой и исправлять типичные ошибки.

Особенность отчета в том, что он формируется не только при увольнении сотрудника (как раньше делали записи в трудовой), но и при любых кадровых изменениях: переводе, приеме на работу, изменении должности или зарплаты. В 1С для этого предусмотрен специальный документ Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД), но его корректная работа зависит от правильной настройки программы и актуальности кадровых данных.

Если вы впервые сталкиваетесь с этим отчетом или перешли на электронный документооборот с ПФР, статья поможет разобраться в нюансах: от настройки справочников до отправки отчета через 1С-Отчетность или Личный кабинет работодателя.

1. Подготовка программы 1С к формированию СЗВ-ТД

Перед тем как формировать отчет, убедитесь, что ваша конфигурация 1С обновлена до актуальной версии. Для работы с СЗВ-ТД требуется:

  • 🔹 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 редакции 3.1.24 или выше (для полной поддержки электронных трудовых книжек)
  • 🔹 Подключенный сервис 1С-Отчетность или настроенный обмен с Личным кабинетом работодателя на сайте ПФР
  • 🔹 Актуальные классификаторы: Классификатор должностей, Классификатор видов трудовой деятельности
  • 🔹 Правильно заполненные справочники Физические лица и Организации (с ИНН, СНИЛС, адресами)

Проверить версию конфигурации можно в меню Справка → О программе. Если версия устарела, обновите 1С через Конфигуратор (раздел Администрирование → Поддержка и обслуживание → Обновление конфигурации).

💡

Перед обновлением сделайте резервную копию базы 1С через Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование. Это поможет восстановить данные при сбоях.

Особое внимание уделите настройке электронной подписи:

  • 🔐 Убедитесь, что сертификат ЭЦП действующий (проверяется в Администрирование → Организации → Сертификаты)
  • 🔐 Для отправки через 1С-Отчетность сертификат должен быть привязан к организации-работодателю
  • 🔐 Если используете Личный кабинет ПФР, экспортируйте сертификат в формате .pfx с паролем
📊 Как вы обычно сдаете отчетность в ПФР?
Через 1С-Отчетность
Через Личный кабинет ПФР
Через оператора ЭДО
Другой способ

2. Настройка справочников для корректного формирования СЗВ-ТД

Ошибки в отчете часто возникают из-за неверно заполненных справочников. Перед формированием СЗВ-ТД проверьте:

  1. Справочник Физические лица:
    • 📌 У всех сотрудников должен быть указан СНИЛС (поле Номер ПФР)
    • 📌 Проверьте ФИО на соответствие паспортным данным (без опечаток)
    • 📌 Для иностранных работников укажите данные миграционной карты или патента
  • Справочник Организации:
    • 🏢 Убедитесь, что указаны ИНН, КПП, ОГРН и полное наименование
    • 🏢 Проверьте Код по ОКВЭД — он должен соответствовать основному виду деятельности
    • 🏢 Адрес организации должен совпадать с данными в ЕГРЮЛ

    • Для проверки данных используйте отчет Анализ заполнения кадровых данных (Кадры → Отчеты по кадровому учету). Он покажет сотрудников с незаполненными обязательными полями.

    Что будет если в СЗВ-ТД указать неверный СНИЛС?

    ПФР откажет в приеме отчета с ошибкой "Несоответствие сведений в ЕГРЗ". Исправить это можно только подачей уточненного отчета, что чревато штрафом до 5000 рублей за каждого сотрудника с ошибкой.

    Справочник Критичные поля Последствия ошибки
    Физические лица СНИЛС, ФИО, дата рождения Отказ ПФР в приеме отчета
    Организации ИНН, КПП, ОГРН Невозможность отправки через ЭДО
    Должности Код по ОКЗ, наименование Претензии при проверке ПФР
    Подразделения Наименование, код Расхождения с приказом о приеме

    3. Пошаговая инструкция: как сформировать СЗВ-ТД в 1С

    Перейдите в раздел Зарплата → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) и нажмите Создать. Далее следуйте алгоритму:

    1. Выбор организации и периода:
      • 📅 Укажите организацию-работодателя из справочника
      • 📅 Выберите Отчетный период (месяц, за который формируете отчет)
      • 📅 В поле Тип отчета выберите Исходный (для первичной подачи) или Уточняющий (для исправлений)
  • Заполнение данных о сотрудниках:
    • 👥 Нажмите Заполнить → По всем сотрудникам или выберите конкретных работников
    • 👥 Проверьте автоматически подставленные данные: ФИО, СНИЛС, должность, подразделение
    • 👥 Для увольняющихся сотрудников укажите дату и основание увольнения (код по ТК РФ)
    • Проверка и сохранение:
      • 🔍 Нажмите Проверка — 1С выявит очевидные ошибки (пустые поля, некорректные даты)
      • 💾 Сохраните документ кнопкой Провести и закрыть

    Для удобства используйте групповое заполнение:

    • 📋 Выделите нескольких сотрудников → Действия → Изменить выделенные
    • 📋 Массово укажите тип записи (прием, перевод, увольнение)
    • 📋 Примените шаблон для одинаковых должностей или подразделений

    ☑️ Проверка перед формированием СЗВ-ТД

    Выполнено: 0 / 5

    Если в отчете есть сотрудники с неполным рабочим временем или совместители, обязательно укажите это в соответствующих полях. Для этого:

    1. Выделите сотрудника в таблице отчета
    2. Нажмите Еще → Редактировать сведения
    3. В разделе Условия труда выберите Неполное рабочее время или Совместительство
    4. Укажите ставку (например, 0.5 для половины ставки)

    4. Типичные ошибки при заполнении СЗВ-ТД и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры сталкиваются с ошибками в СЗВ-ТД. Вот наиболее частые проблемы и способы их решения:

    • ❌ Ошибка: "Не указан СНИЛС"

      🔧 Решение: Проверьте справочник Физические лица → поле Номер ПФР. Если СНИЛС отсутствует, запросите у сотрудника или проверьте через Личный кабинет ПФР.

    • ❌ Ошибка: "Несоответствие данных ЕГРЗ"

      🔧 Решение: Сверьте ФИО, дату рождения и СНИЛС сотрудника с данными ПФР. При расхождениях подайте уточненный отчет.

    • ❌ Ошибка: "Неверный код должности"

      🔧 Решение: Используйте актуальный Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКЗ). В 1С он обновляется автоматически при обновлении конфигурации.

    • ❌ Ошибка: "Отсутствует запись о приеме на работу"

      🔧 Решение: Проверьте, что в 1С есть документ Прием на работу с корректной датой. Если документ потерян, восстановите его по архиву или приказу.

    💡

    Самая частая причина отказов ПФР — расхождения в СНИЛС и ФИО. Всегда сверяйте данные сотрудников с документами (паспорт, СНИЛС, трудовой договор).

    Если 1С выдает предупреждение "Дата увольнения раньше даты приема", это означает, что в базе есть ошибка в кадровых документах. Чтобы исправить:

    1. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники)
    2. Перейдите на закладку Трудовые договоры
    3. Проверьте даты документов Прием на работу и Увольнение
    4. Если даты неверные, скорректируйте их или создайте исправительные документы
    💡

    Для поиска "битых" кадровых документов используйте отчет Анализ кадровых данных с фильтром по датам приема/увольнения.

    5. Проверка и отправка отчета в ПФР

    Перед отправкой отчета обязательно выполните контрольную проверку:

    1. Нажмите кнопку Проверка в форме документа СЗВ-ТД
    2. Исправьте все ошибки, отмеченные красным
    3. Обратите внимание на предупреждения (желтые значки) — они не блокируют отправку, но могут вызвать вопросы у ПФР
    4. Сформируйте файл отчета в формате XML через Файл → Сохранить как

    Отправить отчет можно тремя способами:

    Способ отправки Преимущества Недостатки
    1С-Отчетность Автоматическая проверка, интеграция с 1С Платный сервис (от 3000 руб/год)
    Личный кабинет ПФР Бесплатно, официальный канал Ручной ввод данных, нет автозаполнения
    Оператор ЭДО (Контур, СБИС) Дополнительные сервисы (архив, уведомления) Стоимость выше, чем у 1С-Отчетности

    Для отправки через 1С-Отчетность:

    1. Нажмите Отправить в документе СЗВ-ТД
    2. Выберите сервис 1С-Отчетность
    3. Подтвердите отправку ЭЦП
    4. Дождитесь квитанции о приеме (приходит в течение 1-2 часов)
    Что делать если ПФР не принял отчет?

    1. Проверьте почту и Личный кабинет ПФР на предмет уведомлений об ошибках.

    2. Скачайте протокол проверки (файл .xml с ошибками).

    3. Исправьте ошибки в 1С и отправьте уточненный отчет.

    4. Если ошибка неочевидна, обратитесь в поддержку 1С или ПФР с описанием проблемы и прикрепите протокол.

    После успешной отправки:

    • 📥 Сохраните квитанцию о приеме (она подтверждает своевременную сдачу отчета)
    • 📥 Проверьте статус обработки в Журнале документов (раздел 1С-Отчетность)
    • 📥 При необходимости распечатайте отчет для внутреннего архива

    6. Исправление ошибок: как подать уточненный СЗВ-ТД

    Если ПФР вернул отчет с ошибками или вы обнаружили неточности после отправки, нужно сформировать уточненный отчет. Для этого:

    1. Откройте исходный документ СЗВ-ТД в 1С
    2. Нажмите Создать на основании → Уточнение сведений о трудовой деятельности
    3. В новом документе:
      • 🔄 Укажите номер корректировки (001 для первого уточнения, 002 для второго и т.д.)
      • 🔄 Исправьте ошибочные данные (ФИО, даты, коды)
      • 🔄 Добавьте пояснения в поле Причина уточнения
    4. Повторно проверьте и отправьте отчет

      5. Важные нюансы уточненных отчетов:

      • ⚠️ Уточнение подается за тот же период, что и исходный отчет
      • ⚠️ В уточненном отчете должны быть все записи (и правильные, и исправленные)
      • ⚠️ Если ошибка затрагивает несколько периодов, уточнения нужны за каждый
      💡

      Уточненный СЗВ-ТД должен содержать полный набор сведений, а не только исправленные записи. ПФР сравнивает уточненный отчет с исходным целиком, а не выборочно.

      Пример заполнения поля Причина уточнения:

      Исправлены ошибочно указанные сведения о должности сотрудника Иванова И.И.

      (исх. код должности 12345, правильный - 54321).

      7. Архивация и хранение отчетов СЗВ-ТД

      Согласно Федеральному закону № 400-ФЗ, работодатель обязан хранить сведения о трудовой деятельности сотрудников в течение 50 лет. В 1С для этого предусмотрены инструменты:

      • 🗃️ Архивирование документов:
        • Перейдите в Зарплата → Сведения о трудовой деятельности
        • Выделите нужные отчеты → Еще → Перенести в архив
        • Архивные документы остаются доступны для просмотра, но не участвуют в текущих расчетах
      • 📂 Выгрузка в внешние файлы:
        • Используйте Файл → Сохранить как для выгрузки отчетов в XML или PDF
        • Храните файлы на защищенном носителе (сервер, облако с резервным копированием)
      • 🔍 Поиск архивных данных:
        • В журнале документов включите фильтр Показать архивные
        • Используйте расширенный поиск по ФИО, периоду или типу записи

      Для долгосрочного хранения рекомендуется:

      • 💾 Создавать резервные копии базы 1С не реже 1 раза в квартал
      • 📑 Вести журнал учета сданных отчетов (даты, номера, ответственные лица)
      • 🔒 Ограничить доступ к архиву (настройте права пользователей в 1С)
    💡

    Для автоматического резервного копирования настройте задачу в Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование по расписанию.

    Если организация ликвидируется, сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР на постоянное хранение. Для этого:

    1. Сформируйте полный архив СЗВ-ТД за все периоды
    2. Заверьте данные ЭЦП
    3. Передайте в ПФР через Личный кабинет или на дискете (по согласованию)

    FAQ: Частые вопросы по СЗВ-ТД в 1С

    🔹 Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если в месяце не было кадровых изменений?

    Да, отчет сдается ежемесячно даже при отсутствии изменений. В этом случае формируется "нулевой" отчет с пометкой Сведений нет. В 1С для этого выберите тип отчета Отсутствие сведений при создании документа.

    🔹 Как в 1С указать внешнее совместительство?

    При заполнении СЗВ-ТД для совместителя:

    1. В карточке сотрудника укажите вид занятости Внешнее совместительство
    2. В документе СЗВ-ТД в графе Условия труда выберите Совместительство
    3. Укажите ставку (например, 0.5 для половины ставки)

    Если совместитель работает в другой организации, в вашем отчете указываются только периоды работы у вас.

    🔹 Что делать, если сотрудник уволился, а СЗВ-ТД не подал?

    Работодатель обязан сформировать СЗВ-ТД в день увольнения (ст. 66.1 ТК РФ). Если отчет не был подан вовремя:

    1. Создайте документ СЗВ-ТД с типом Исходный
    2. Укажите дату увольнения и основание (код по ТК РФ)
    3. Отправьте отчет в ПФР с пометкой Запоздалая подача
    4. Будьте готовы к штрафу (до 5000 руб. за несвоевременную подачу)

    Если сотрудник требует сведения о трудовой деятельности для нового работодателя, выдайте ему выписку из 1С (Кадры → Отчеты → Выписка о трудовой деятельности).

    🔹 Можно ли сдать СЗВ-ТД на бумаге?

    С 2022 года электронный формат является обязательным для организаций с числом сотрудников более 25 человек. Для малых предприятий (до 25 сотрудников) допускается подача на бумаге, но:

    • 📄 Бланк должен быть заполнен без исправлений
    • 📄 Подписан руководителем и заверен печатью (если есть)
    • 📄 Подается в ПФР лично или через представителя по доверенности

    В 1С для печати бумажной формы используйте кнопку Печать → СЗВ-ТД (бланк).

    🔹 Как в 1С отразить изменение должности без изменения оклада?

    Если сотрудник переведен на другую должность с тем же окладом:

    1. Создайте документ Кадровый перевод (Кадры → Кадровые переводы)
    2. Укажите новую должность, но оставьте прежний оклад
    3. В поле Основание укажите дату и номер приказа
    4. При формировании СЗВ-ТД выберите тип записи Перевод на другую работу

    В отчете будет отражена новая должность с даты перевода, а оклад останется прежним.