Работа с персональными данными сотрудников в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) требует строгого соблюдения 152-ФЗ «О персональных данных». Одним из ключевых документов здесь является согласие на обработку ПДн — без него хранение и использование данных сотрудников становится незаконным. Но где именно в программе фиксируются эти согласия, как их правильно оформить и где хранить сканы? Эта статья поможет разобраться в нюансах для разных версий 1С ЗУП, включая актуальные 3.1 и устаревающую 2.5.

Многие пользователи ошибочно ищут согласия в разделах «Кадры» или «Персональные данные», но на самом деле их размещение зависит от конфигурации программы, версии платформы и даже от настроек конкретной базы. Мы детально разберём:

  • 📁 Где физически хранятся согласия в базе 1С (справочники, документы, файлы)
  • 🔍 Как проверить наличие согласия у конкретного сотрудника
  • ⚖️ Юридические риски при отсутствии согласий или ошибках в их оформлении
  • 🔄 Отличия между ЗУП 3.1 и ЗУП 2.5 в работе с ПДн

Особое внимание уделим скрытым настройкам конфигурации, которые могут блокировать доступ к согласиям — эта информация часто отсутствует даже в официальной документации 1С.

📊 Какую версию 1С ЗУП вы используете?
ЗУП 3.1 (последняя)
ЗУП 2.5
Корп (ЗУП + ERP)
Другую конфигурацию

1. Где в 1С ЗУП 3.1 хранится согласие на обработку персональных данных

В актуальной версии 1С:ЗУП 3.1 (редакция 3.1.20 и новее) согласия на обработку ПДн хранятся в двух местах одновременно:

  1. Справочник «Физические лица» — здесь фиксируется флаг согласия и дата его получения.
  2. Документ «Согласие на обработку персональных данных» — содержит скан-копию или реквизиты бумажного согласия.

Чтобы найти согласие:

  1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.
  2. Выберите нужного сотрудника и перейдите на закладку Персональные данные.
  3. В блоке Согласие на обработку ПДн будет указана дата и статус (например, «Дано» или «Не дано»).
  4. Для просмотра скана согласия нажмите на гиперссылку Посмотреть согласие — откроется документ из журнала Согласия на обработку ПДн.

Важно: в ЗУП 3.1 согласия привязываются не к сотруднику, а к физическому лицу. Это означает, что если один человек работает в компании на нескольких должностях (например, совместитель), согласие будет общее.

☑️ Проверка согласия в ЗУП 3.1

Выполнено: 0 / 5

2. Особенности хранения согласий в 1С ЗУП 2.5

В устаревшей версии 1С:ЗУП 2.5 (редакция 2.5.130 и ниже) механизм хранения согласий кардинально отличается. Здесь нет отдельного документа — вместо этого используется:

  • 📄 Реквизит «Согласие на обработку ПДн» в карточке сотрудника (закладка Основное).
  • 🖼️ Вложенные файлы — сканы согласий прикрепляются как Дополнительные файлы к карточке физического лица.
  • 📅 Журнал «Кадровые документы» — иногда согласия оформляются как отдельные кадровые приказы (некорректно с точки зрения 152-ФЗ!).

Чтобы найти согласие в ЗУП 2.5:

  1. Перейдите в Кадры → Сотрудники.
  2. Откройте карточку сотрудника и проверьте флаг Согласие на обработку ПДн дано на закладке Основное.
  3. Для просмотра скана перейдите на закладку Файлы или Дополнительно → Вложенные файлы.
⚠️ Внимание: В ЗУП 2.5 часто встречается ошибка, когда флаг согласия проставлен, но скан документа отсутствует. Это грубое нарушение 152-ФЗ — инспекция по защите данных может оштрафовать компанию на до 300 000 рублей за каждый такой случай.

Если в вашей базе ЗУП 2.5 нет поля для согласия, его можно добавить самостоятельно через Конфигуратор (раздел Справочники → Физические лица) или обновиться до ЗУП 3.1, где функционал реализован корректно.

3. Как прикрепить скан согласия в 1С ЗУП

Просто проставить флаг «Согласие дано» недостаточно — обязательно нужно прикрепить скан подписанного документа. В зависимости от версии программы процесс отличается:

Действие 1С ЗУП 3.1 1С ЗУП 2.5
Где прикреплять скан Документ «Согласие на обработку ПДн» (раздел Кадры → Согласия на обработку ПДн) Вложенные файлы в карточке физического лица (Кадры → Сотрудники → Файлы)
Формат файла PDF, JPG, PNG (рекомендуется PDF с электронной подписью) Любой, но предпочтительно PDF или TIFF
Макс. размер файла До 50 МБ (зависит от настроек базы) До 10 МБ (может ограничиваться сервером)
Привязка к сотруднику Автоматическая (через физическое лицо) Ручная (нужно выбрать сотрудника вручную)

Инструкция для ЗУП 3.1:

  1. Перейдите в Кадры → Согласия на обработку ПДн.
  2. Создайте новый документ, выберите физическое лицо.
  3. Укажите дату получения согласия и способ (бумажный/электронный).
  4. Нажмите Прикрепить файл и загрузите скан.
  5. Сохраните документ — флаг в карточке сотрудника обновится автоматически.
💡

Если скан согласия весит больше 50 МБ, предварительно сожмите его через SmallPDF или аналогичный сервис. 1С может не принять слишком крупные файлы, особенно в облачных версиях.

4. Типичные ошибки при работе с согласиями в 1С ЗУП

Даже опытные кадровики допускают ошибки, которыеlater могут привести к штрафам. Вот самые распространённые:

  • 🚫 Отсутствие скана при проставленном флаге — инспекция требует доказательств получения согласия, а не просто галочку в программе.
  • 📅 Неактуальная дата согласия — если сотрудник был принят в 2020 году, а согласие датировано 2023-м, это вызовет вопросы.
  • 🔄 Копирование согласия между сотрудниками — каждый документ должен быть персонализирован (с ФИО, должностью, датой).
  • 📄 Использование устаревших форм согласий — с 2022 года в форму обязательно включают пункты о биометрических данных и видеонаблюдении.
  • 🖥️ Хранение сканов вне 1С (например, в отдельной папке на сервере) — это нарушает п. 5 ст. 18.1 152-ФЗ о единой системе хранения ПДн.

Частая проблема — автоматическое заполнение даты согласия текущей датой при создании документа в 1С. Это приводит к тому, что у всех сотрудников стоит одна и та же дата, что вызывает подозрения при проверках. Чтобы избежать этого:

  1. В ЗУП 3.1 настройте Правила заполнения для документа «Согласие на обработку ПДн» (раздел Администрирование → Настройки программы).
  2. В ЗУП 2.5 придётся вручную корректировать дату в каждом документе.
⚠️ Внимание: Если в вашей базе более 50 сотрудников, а даты согласий у всех одинаковые — это 100% признак нарушения. Роскомнадзор может квалифицировать это как фальсификацию документов.

5. Как массово проверить согласия на обработку ПДн

При проверке от Роскомнадзора или внутреннем аудите приходится анализировать согласия всех сотрудников. Вручную это занимает часы, но в 1С есть инструменты для автоматизации:

В ЗУП 3.1:

  1. Перейдите в Отчёты → Кадровые отчёты → Анализ согласий на обработку ПДн.
  2. Установите фильтр по подразделению или дате приёма.
  3. Экспортируйте отчёт в Excel для дальнейшего анализа.

В ЗУП 2.5:

  1. Используйте отчёт Список сотрудников с настройкой отображения колонки Согласие на обработку ПДн.
  2. Для проверки сканов придётся вручную открывать карточку каждого сотрудника — здесь нет массового инструмента.

Если нужно найти сотрудников без согласий, используйте следующий запрос в 1С:Предприятие (для ЗУП 3.1):

ВЫБРАТЬ

ФизическиеЛица.Наименование КАК ФИО,


ФизическиеЛица.Ссылка КАК Ссылка


ИЗ


Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица


ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.СогласияНаОбработкуПерсональныхДанных КАК Согласия


ПО ФизическиеЛица.Ссылка = Согласия.ФизическоеЛицо


ГДЕ


Согласия.ФизическоеЛицо ЕСТЬ NULL

Этот запрос выведет список физических лиц, у которых нет ни одного документа-согласия.

Как экспортировать согласия для проверки Роскомнадзора?

Для экспорта всех согласий в ЗУП 3.1 перейдите в журнал "Согласия на обработку ПДн", выделите все документы (Ctrl+A) и нажмите "Выгрузить" → "В файл". Выберите формат PDF или ZIP. В ЗУП 2.5 такой функции нет — придётся сохранять каждый скан вручную.

6. Юридические риски и штрафы за ошибки с согласиями

Неправильное оформление или хранение согласий на обработку ПДн грозит компании административными штрафами по ст. 13.11 КоАП РФ:

Нарушение Штраф для компании (руб.) Штраф для должностного лица (руб.)
Отсутствие согласия или его неправильное оформление 30 000 – 150 000 10 000 – 30 000
Хранение ПДн без согласия (в т.ч. в 1С) 60 000 – 180 000 20 000 – 50 000
Непредоставление доступа к согласию по запросу сотрудника до 60 000 до 20 000
Использование устаревшей формы согласия (без пунктов о биометрии) до 50 000 до 10 000

Кроме штрафов, компания рискует:

  • 🚨 Приостановкой обработки ПДн по решению Роскомнадзора (фактически — остановкой кадрового учёта).
  • 📉 Репутационными потерями — информация о штрафах публикуется на сайте Роскомнадзора.
  • 🔒 Блокировкой базы 1С по иску сотрудника, если он докажет незаконное использование его данных.

Пример из практики: в 2023 году компания из Москва была оштрафована на 180 000 рублей за то, что в 1С ЗУП у 12 сотрудников стояли галочки «Согласие дано», но сканы документов отсутствовали. Суд встал на сторону Роскомнадзора, так как электронная метка в программе не заменяет юридически значимый документ.

💡

Скан согласия должен содержать: ФИО сотрудника, наименование компании, цель обработки ПДн, срок действия, подпись и дату. Без этих реквизитов документ считается недействительным.

7. Как настроить автоматическое напоминание о согласиях

Согласия на обработку ПДн имеют срок действия (обычно 1–5 лет). Чтобы не пропустить истечение, в 1С ЗУП можно настроить автоматическое уведомление:

В ЗУП 3.1:

  1. Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Кадровый учёт.
  2. Включите опцию Контролировать сроки действия согласий на обработку ПДн.
  3. Установите период упреждения (например, 30 дней до истечения).
  4. Назначьте ответственного за проверку (обычно кадровик или специалист по защите данных).

В ЗУП 2.5 автоматических напоминаний нет, но можно:

  • Создать регламентное задание через Конфигуратор (требуются навыки программирования).
  • Использовать внешние сервисы (например, Bitrix24 или Trello) для отслеживания сроков.

Если в вашей компании более 100 сотрудников, рекомендуем выгрузить данные о согласиях в Excel и настроить условное форматирование для отслеживания истекающих документов.

8. Частые вопросы по согласиям в 1С ЗУП

Нужно ли получать новое согласие при переводе сотрудника на другую должность?

Нет, если цель обработки ПДн не меняется (например, остаётся «ведение кадрового учёта»). Если же должность подразумевает доступ к новым категориям данных (например, коммерческая тайна или медицинские сведения), требуется дополнительное согласие.

Можно ли хранить согласия только в бумажном виде, без сканов в 1С?

Технически да, но это рискованно. 152-ФЗ требует обеспечить конфиденциальность и защиту ПДн, а бумажные документы сложнее контролировать. Роскомнадзор рекомендует дублировать согласия в электронном виде. В 1С ЗУП 3.1 есть специальный документ для этого — игнорировать его нецелесообразно.

Как быть, если сотрудник отказался давать согласие?

В этом случае:

  1. В 1С проставьте статус Согласие не дано.
  2. Ограничьте обработку ПДн этого сотрудника до минимально необходимого (например, только для выплаты зарплаты).
  3. Составьте акт об отказе в свободной форме и храните его вместе с кадровыми документами.

Важно: даже без согласия вы обязаны хранить некоторые данные (например, для налоговой отчётности), но их перечень должен быть минимальным.

Что делать, если в ЗУП 2.5 нет поля для согласия?

Есть три варианта:

  1. Добавить реквизит вручную через Конфигуратор (требуются права администратора).
  2. Хранить сканы в отдельной папке, но это нарушает 152-ФЗ.
  3. Обновиться до ЗУП 3.1, где функционал реализован корректно.

Если выбираете первый вариант, создайте реквизит СогласиеНаОбработкуПДн типа Булево в справочнике ФизическиеЛица.

Можно ли использовать одно согласие для всех сотрудников?

Нет, это грубое нарушение. Каждое согласие должно быть:

  • 🆔 Персонализированным (с ФИО и должностью сотрудника).
  • 📅 Датированным (дата подписания).
  • 📄 Подписанным (рукописная или электронная подпись).

Использование шаблонного согласия без индивидуальных данных приравнивается к его отсутствию.