Среднесписочная численность (ССЧ) — ключевой показатель для отчетности в ПФР, ФНС и Росстат. Но когда требуется не общая цифра по организации, а детализация по подразделениям, стандартные отчеты 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) не всегда дают нужный результат с первого клика. В зависимости от версии программы (3.1 или 3.2), конфигурации и настроек учетной политики путь к данным может отличаться.

В этой статье разберем три рабочих способа получить ССЧ по подразделениям: через стандартные отчеты, с помощью универсального отчета «Анализ данных» и методом выгрузки в Excel для дальнейшей обработки. Особое внимание уделим скрытым настройкам фильтров, которые позволяют исключить внешних совместителей или учесть работников на неполном рабочем дне — это частые «подводные камни» при расчетах.

1. Стандартный отчет «Среднесписочная численность» — где искать и как настроить

Самый очевидный путь — использовать встроенный отчет Среднесписочная численность, который находится в разделе Кадры → Отчеты по кадровому учету. Однако по умолчанию он показывает данные только по всей организации, без детализации по подразделениям.

Чтобы получить разбивку, выполните шаги:

  • 📌 Откройте отчет Среднесписочная численность (путь: Кадры → Отчеты по кадровому учету → Среднесписочная численность).
  • 🔧 В панели настроек (шестеренка в правом верхнем углу) перейдите на вкладку Группировки.
  • 📊 Добавьте группировку по полю Подразделение (перетащите его из списка доступных полей в область группировок).
  • 📅 Установите нужный период (например, Год для отчетности в Росстат).

Важно: если в отчете не отображаются все подразделения, проверьте настройки видимости в справочнике Подразделения организаций. Иногда «забытые» подразделения скрыты фильтром по дате актуальности.

💡

Если в отчете появляются нулевые значения по некоторым подразделениям, это может означать, что в них не было движения кадров в выбранном периоде. Чтобы скрыть такие строки, используйте фильтр «Только ненулевые значения» в настройках отчета.

2. Универсальный отчет «Анализ данных» — гибкая настройка для сложных случаев

Когда стандартного отчета недостаточно (например, нужно учесть только основных работников или исключить уволенных), поможет инструмент Анализ данных. Он позволяет строить произвольные отчеты с любыми группировками и фильтрами.

Алгоритм действий:

  1. Перейдите в Отчеты → Анализ данных.
  2. Создайте новый отчет, выбрав источник данных Кадровый учет.
  3. В настройках добавьте поля:
    • 📌 Подразделение (группировка)
    • 📌 Период (месяц/квартал/год)
    • 📌 Количество работников (показатель)
    • 📌 Вид занятости (фильтр для исключения совместителей)
  4. Настройте формулу расчета ССЧ: используйте функцию СРЗНАЧ для списочной численности по дням периода.

    5. Преимущество этого метода — возможность сохранять шаблоны отчетов для повторного использования. Например, можно создать отдельные шаблоны для:

    • 🏢 ССЧ по подразделениям с учетом внешних совместителей
    • 👥 ССЧ только по основным работникам (исключая совместительство)
    • 📅 ССЧ за квартал с разбивкой по месяцам
    Как учесть работников на неполном рабочем дне?

    В универсальном отчете добавьте поле График работы и настройте фильтр по видам графиков (например, "0.5 ставки", "0.75 ставки"). Для корректного расчета ССЧ такие работники должны учитываться пропорционально отработанному времени. В 1С ЗУП 3.2 это делается автоматически при правильной настройке графиков в справочнике Виды занятости.

    3. Выгрузка данных в Excel для ручной обработки

    Если требуется не только посмотреть, но и проанализировать данные (например, сравнить динамику по подразделениям за несколько лет), удобнее выгрузить информацию в Excel. Для этого:

    1. Сформируйте любой из отчетов (стандартный или через «Анализ данных») с нужной детализацией.
    2. Нажмите кнопку Еще → Выгрузить в Excel (или Экспорт → Excel в зависимости от версии).
    3. В Excel используйте сводные таблицы для дополнительной аналитики:
      • 📈 Постройте графики динамики ССЧ по подразделениям
      • 🔍 Отфильтруйте данные по видам занятости или категориям персонала
      • 📊 Добавьте расчеты долей (например, % совместителей в каждом подразделении)

      4. Обратите внимание: при выгрузке в Excel из 1С ЗУП 3.1 иногда «сбиваются» форматы дат. Чтобы этого избежать, перед экспортом настройте в 1С формат отображения дат как ДД.ММ.ГГГГ.

      📊 Какой способ получения ССЧ вы используете чаще?
      Стандартный отчет
      Универсальный "Анализ данных"
      Выгрузка в Excel
      Другой вариант

      4. Особенности расчета ССЧ по подразделениям в 1С ЗУП 3.2

      В версии 3.2 алгоритм расчета среднесписочной численности был доработан. Теперь программа автоматически учитывает:

      • 📅 Неполные месяцы работы (например, если сотрудник уволен 15-го числа)
      • 🕒 Неполное рабочее время (по данным из графиков работы)
      • 👥 Внешних совместителей (их можно включить или исключить в настройках отчета)

      Однако есть нюансы:

      Ситуация 1С ЗУП 3.1 1С ЗУП 3.2
      Учет совместителей Требуется ручная настройка фильтров Автоматическое исключение (опция в отчете)
      Работники на 0.5 ставки Учитываются как 0.5 человека Учитываются пропорционально отработанному времени
      Детализация по месяцам Только в универсальном отчете Доступна в стандартном отчете

      В 3.2 также появилась возможность сохранять несколько вариантов настроек для одного отчета. Например, можно создать отдельные варианты для:

      • 📄 Отчетности в ПФР (с совместителями)
      • 📄 Отчетности в Росстат (без совместителей)
      • 📄 Внутреннего анализа (с разбивкой по должностям)
      💡

      В 1С ЗУП 3.2 для корректного расчета ССЧ по подразделениям обязательно проверьте настройку параметра "Учитывать внешних совместителей" в отчете. По умолчанию он отключен, что может искажать данные для некоторых видов отчетности.

      5. Типичные ошибки при расчете ССЧ и как их избежать

      Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки, которые искажают среднесписочную численность. Вот самые распространенные:

      ⚠️ Внимание: Если в справочнике Подразделения организаций не заполнено поле «Дата закрытия» для неактивных подразделений, они будут учитываться в отчетах, даже если фактически не используются. Это приводит к занижению ССЧ по реально работающим подразделениям.

      Ошибка 1: Неучтенные кадровые перемещения

      Если сотрудник переведен из одного подразделения в другое в середине месяца, программа может посчитать его дважды (по старому и новому подразделению). Чтобы этого избежать:

      • 🔄 Проверяйте корректность кадровых приказов о переводе
      • 📅 Убедитесь, что даты перемещений не пересекаются

    Ошибка 2: Неправильный учет совместителей

    Внешние совместители должны учитываться отдельно от основных работников. В 1С ЗУП 3.1 их часто забывают исключать, что завышает ССЧ. В 3.2 для этого есть отдельная галочка в настройках отчета.

    Ошибка 3: Игнорирование неполного рабочего времени

    Сотрудники на 0.5 или 0.25 ставки должны учитываться пропорционально. Если в их карточках неверно указан график работы, ССЧ будет завышена.

    ☑️ Проверка корректности ССЧ

    Выполнено: 0 / 4

    6. Как проверить правильность расчета ССЧ по подразделениям

    Чтобы убедиться в точности данных, используйте перекрестную проверку:

    1. Сверьте с табелем: количество человекодней по подразделениям в табеле (Зарплата → Табеля) должно совпадать с базой для расчета ССЧ.
    2. Проверьте ручным расчетом: возьмите одно подразделение и пересчитайте ССЧ по формуле: 
      ССЧ = (Списочная численность на каждый день) / Количество дней в периоде
    3. Сравните с предыдущими периодами: резкие скачки (более 20%) требуют проверки.

    Если данные не сходятся, используйте отчет Анализ данных с детализацией по дням. Это поможет найти день, в который произошел сбой (например, из-за некорректного кадрового приказа).

    ⚠️ Внимание: При проверке ССЧ за год не забывайте, что февраль в високосном году имеет 29 дней. В 1С ЗУП 3.2 это учитывается автоматически, а в 3.1 может потребоваться ручная корректировка.

    FAQ: Частые вопросы по ССЧ в 1С ЗУП

    🔹 Почему в отчете не показываются некоторые подразделения?

    Вероятные причины:

    • В справочнике Подразделения организаций не заполнена дата создания или она позже периода отчета.
    • Подразделение помечено как «Закрытое» (проверьте поле «Дата закрытия»).
    • В настройках отчета стоит фильтр по конкретным подразделениям.

    Решение: откройте справочник подразделений (Кадры → Организации и подразделения) и проверьте даты актуальности.

    🔹 Как учесть филиалы как отдельные подразделения в ССЧ?

    Если филиалы зарегистрированы как обособленные подразделения в 1С, они автоматически будут учитываться отдельно. Если нет — нужно:

    1. Создать филиалы как подразделения в справочнике Подразделения организаций.
    2. Перенести сотрудников в эти подразделения через кадровые приказы.
    3. В отчете ССЧ добавить группировку по полю Филиал (если оно есть в конфигурации).
    🔹 Можно ли в 1С ЗУП получить ССЧ по должностям внутри подразделения?

    Да, для этого в универсальном отчете Анализ данных добавьте дополнительную группировку по полю Должность. Пример структуры отчета:

    • Группировка 1: Подразделение
    • Группировка 2: Должность
    • Показатель: Среднесписочная численность

    Такой отчет поможет проанализировать, например, сколько инженеров или бухгалтеров работает в каждом отделе.

    🔹 Почему ССЧ по подразделениям в сумме не равна общей ССЧ по организации?

    Это нормальная ситуация, если:

    • В организации есть сотрудники без привязки к подразделению (проверьте справочник Физические лица).
    • Некоторые сотрудники числятся в нескольких подразделениях одновременно (например, совмещают должности).
    • В расчете не учтены работники, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком (они исключаются из ССЧ).

    Для проверки используйте отчет Анализ данных с детализацией по категориям персонала.

    🔹 Как экспортировать ССЧ по подразделениям для Росстата?

    Росстат требует данные в строго определенном формате. Чтобы выгрузить ССЧ:

    1. Сформируйте отчет с группировкой по подразделениям.
    2. Экспортируйте в Excel (Еще → Выгрузить в Excel).
    3. В Excel:
      • Удалите лишние столбцы (оставьте только название подразделения и ССЧ).
      • Добавьте столбец с кодом ОКПО (если требуется).
      • Сохраните файл в формате .xlsx или .csv.

    Для автоматизации выгрузки можно использовать обработку Выгрузка данных в Росстат (доступна в 1С ЗУП 3.2).