Где в 1С ЗУП найти личную карточку работника: инструкция 2026

Работа с личными карточками сотрудников в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) — одна из самых частых задач кадровиков и бухгалтеров. Без этих документов невозможно корректно вести учет персонала, оформлять приемы/увольнения или рассчитывать зарплату. Однако интерфейс программы не всегда интуитивно понятен, особенно для новичков: меню разбросаны по разным разделам, а названия пунктов могут отличаться в зависимости от версии конфигурации.

В этой статье мы разберем все возможные способы найти личную карточку работника — от стандартного пути через справочник "Сотрудники" до альтернативных методов для опытных пользователей. Вы узнаете, как открыть карточку для редактирования, где хранятся архивные данные, и как настроить быстрый доступ к часто используемым разделам. А для тех, кто работает с 1С:ЗУП 3.1 и более новыми версиями, мы подготовили актуальные скриншоты и пояснения с учетом последних обновлений интерфейса.

Особое внимание уделим типичным ошибкам: например, почему карточка может не открываться или отображаться не полностью, и как это исправить без обращения к программистам. Если вы регулярно работаете с кадровым учетом, сохраните эту инструкцию в закладки — она пригодится и для обучения новых сотрудников.

Стандартный способ: путь через справочник "Сотрудники"

Самый универсальный метод — доступ к личным карточкам через основной справочник сотрудников. Этот способ работает во всех версиях 1С:ЗУП, включая ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1, а также в облачных решениях. Чтобы открыть карточку:

Запустите программу и авторизуйтесь с правами, позволяющими просматривать кадровые данные (обычно роль "Кадровик" или "Администратор").
Перейдите в раздел Кадры (в ЗУП 3.1 он может называться Персонал).

Выберите подпункт Сотрудники — откроется список всех работников организации.

Найдите нужного сотрудника в списке (можно использовать поиск по ФИО или табельному номеру) и дважды кликните по его строке.

После этого откроется личная карточка работника в режиме просмотра или редактирования (в зависимости от ваших прав). Обратите внимание: в ЗУП 3.1 карточка разделена на вкладки — "Общие сведения", "Трудовой договор", "Кадровые данные" и другие. В ЗУП 2.5 интерфейс может выглядеть иначе, но суть остается той же.

💡
Если список сотрудников слишком большой, используйте фильтр по подразделениям или статусу (например, "Работающие"). Это ускорит поиск нужной карточки в 2-3 раза.

Важно: если вы не видите раздел Кадры или Персонал, вероятно, у вашей учетной записи недостаточно прав. Обратитесь к администратору базы для настройки доступа. Также проверьте, что вы работаете в полном интерфейсе (не в упрощенном режиме для пользователей с ограниченными функциями).

Альтернативные пути доступа к личным карточкам

Иногда стандартный способ может быть недоступен (например, из-за ограничений интерфейса или специфики конфигурации). В таких случаях используйте альтернативные методы:

🔍 Через журнал документов: Откройте Кадры → Кадровые документы, найдите документ о приеме на работу нужного сотрудника и перейдите по гиперссылке на его ФИО.

📋 Из отчетов: В любом кадровом отчете (например, "Список сотрудников") кликните по ФИО — это откроет карточку.

🔄 Через историю изменений: Если карточка ранее редактировалась, найдите ее в Администрирование → История изменений.

📎 Из карточки физического лица: В справочнике "Физические лица" найдите сотрудника и перейдите по ссылке на его кадровые данные.

Эти методы особенно полезны, если у вас модифицированная конфигурация с измененным меню или если стандартный справочник "Сотрудники" скрыт настройками. Например, в некоторых отраслевых решениях на базе 1С:ЗУП раздел "Кадры" может называться "Персонал" или "Управление трудовыми ресурсами".

📊 Как вы обычно открываете личные карточки в 1С ЗУП?
Через справочник "Сотрудники"
Из кадровых документов
Через отчеты
Другим способом

Если ни один из способов не сработал, проверьте:

Не скрыт ли раздел настройками ролей (Администрирование → Настройки пользователей и прав).

Не используется ли упрощенный интерфейс (переключается в меню "Сервис").

Не установлены ли дополнительные отраслевые модули, меняющие структуру меню.

Структура личной карточки: что где находится

Личная карточка сотрудника в 1С:ЗУП содержит десятки полей, разделенных на логические блоки. Разберем ключевые вкладки и их назначение:

Вкладка Назначение Важные поля

Общие сведения Основная информация о сотруднике ФИО, дата рождения, пол, СНИЛС, ИНН

Трудовой договор Условия трудоустройства Дата приема, должность, подразделение, вид договора

Кадровые данные История кадровых перемещений Приказы о переводе, увольнении, отпусках

Зарплата Настройки оплаты труда Оклад, надбавки, график работы, банковские реквизиты

Дополнительно Прочие сведения Контактная информация, образование, воинский учет

В ЗУП 3.1 интерфейс карточки адаптивный: наиболее важные поля (например, ФИО или должность) отображаются сразу на первой вкладке, а остальные группируются по тематике. В ЗУП 2.5 структура более "плоская" — все данные могут находиться на одной длинной форме.

Критичная особенность: в карточке отображаются только актуальные данные. Чтобы увидеть историю изменений (например, предыдущие должности или оклады), используйте кнопку "История" или переходите в журнал кадровых документов. Это важно для аудита и проверки корректности внесенных изменений.

Как вернуть удаленную личную карточку?
Если карточка была удалена ошибочно, восстановить ее можно через журнал регистрации (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации). Найдите запись об удалении и выполните откат. В облачных версиях 1С эта функция может быть ограничена — уточняйте у провайдера.

Поиск архивных и уволенных сотрудников

По умолчанию справочник "Сотрудники" показывает только действующих работников. Чтобы найти карточку уволенного сотрудника или архивные данные:

Откройте справочник "Сотрудники" (Кадры → Сотрудники).

Нажмите кнопку Еще (или Действия в ЗУП 2.5) и выберите Показать уволенных.

Используйте фильтр по дате увольнения или статусу ("Уволен").

В ЗУП 3.1 уволенные сотрудники отображаются серым цветом, а в ЗУП 2.5 могут быть скрыты полностью до активации соответствующей настройки. Если вам нужно восстановить карточку (например, при повторном приеме сотрудника), достаточно создать новый документ о приеме на работу — система автоматически свяжет его с существующей записью в справочнике "Физические лица".

⚠️ Внимание: В некоторых конфигурациях архивные карточки могут быть заблокированы для редактирования. Чтобы внести изменения, потребуется создать новый кадровый документ (например, приказ о приеме) или обратиться к администратору за разблокировкой.

Если вы работаете с большой историей данных (например, в компании с высокой текучкой кадров), рекомендуем:

📌 Настроить периодический архив карточек (через Администрирование → Настройки кадрового учета).

🔍 Использовать расширенный поиск по нескольким параметрам (ФИО + дата увольнения).

📊 Сформировать отчет "История кадровых данных" для анализа изменений.

Настройка быстрого доступа к личным карточкам

Если вы ежедневно работаете с карточками сотрудников, настройте быстрые способы доступа, чтобы сэкономить время:

Закладки: Добавьте раздел "Сотрудники" в избранное через меню Закладки → Добавить текущий раздел.

Панель инструментов: Настройте панель быстрого доступа (Сервис → Настройки → Панели инструментов), добавив кнопку для открытия справочника сотрудников.

Горячие клавиши: В ЗУП 3.1 можно назначить комбинацию клавиш для открытия справочника (например, Ctrl+Alt+S).

Поиск по базе: Используйте глобальный поиск (Ctrl+F) по ФИО или табельному номеру.

Для опытных пользователей полезно настроить персональные отчеты с прямыми ссылками на карточки. Например, можно создать отчет "Мои подчиненные" с фильтром по подразделению и вывести его на Рабочий стол 1С. Это избавит от необходимости каждый раз открывать полный справочник.

Добавить раздел "Сотрудники" в закладки|

Настроить панель быстрого доступа|

Назначить горячие клавиши для открытия справочника|

Создать персональный отчет с фильтром по подразделению|

Проверьте права доступа к кадровым данным-->

⚠️ Внимание: В облачных версиях 1С:ЗУП некоторые настройки интерфейса могут быть ограничены провайдером. Например, невозможно изменить горячие клавиши или добавить произвольные кнопки на панель инструментов. Уточняйте возможности кастомизации в документации вашего тарифа.

Типичные ошибки и их решения

При работе с личными карточками пользователи часто сталкиваются с типичными проблемами. Разберем наиболее распространенные ошибки и способы их устранения:

🚫 Карточка не открывается: Проверьте права доступа (роль должна включать "Чтение кадровых данных"). Если проблема остается — очистите кэш 1С (Сервис → Очистить кэш).

🔄 Данные не сохраняются: Убедитесь, что документ не заблокирован другим пользователем. В ЗУП 3.1 блокировка отображается в статусной строке.

📄 Отсутствуют вкладки: Возможно, используется упрощенный интерфейс. Переключитесь в полный режим через Сервис → Параметры → Интерфейс.

🔍 Не работает поиск: Проверьте, что фильтр не установлен на "Только работающие". Сбросьте фильтры кнопкой Очистить.

💾 Карточка открывается в режиме "только для чтения": Это может быть связано с настройками прав или с тем, что сотрудник уволен. Для редактирования архивных данных требуются права "Редактирование кадровой истории".

Если карточка открывается, но отображается некорректно (например, отсутствуют поля или вкладки), причиной может быть:

Устаревшая версия конфигурации (обновите базу через Администрирование → Обновление конфигурации).

Повреждение данных (выполните тестирование и исправление базы через Администрирование → Тестирование и исправление).

Отраслевые доработки, скрывающие стандартные поля (обратитесь к разработчику, если конфигурация кастомизирована).

💡
Перед массовым редактированием карточек (например, при изменении структуры подразделений) всегда делайте резервную копию базы. Это позволит откатить изменения в случае ошибки.

Для диагностики сложных проблем используйте Журнал регистрации (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации). Фильтруйте записи по дате и типу операции (например, "Изменение кадровых данных") — это поможет отследить, кто и когда вносил изменения.

Работа с личными карточками в мобильном приложении 1С

Если вы используете мобильное приложение 1С:ЗУП (доступно для iOS и Android), доступ к личным карточкам организован иначе. В мобильной версии:

Авторизуйтесь в приложении с теми же данными, что и для десктопной версии.

Перейдите в раздел Сотрудники (значок с силуэтом человека).

Найдите нужного сотрудника в списке или через поиск (лупа в верхнем меню).

Тапните по карточке — откроется упрощенная версия с основными данными (ФИО, должность, контакты).

Обратите внимание: в мобильном приложении не все поля карточки доступны для редактирования. Например, вы можете просматривать контактную информацию, но изменять оклады или кадровые данные можно только в десктопной версии. Также в мобильном приложении отсутствует история изменений и некоторые отчеты.

Преимущества мобильного доступа:

📱 Быстрый просмотр контактов сотрудников (телефон, email).

📅 Просмотр графиков работы и отпусков.

📊 Формирование простых отчетов (например, "Список сотрудников подразделения").

⚠️ Внимание: В мобильном приложении 1С:ЗУП может отсутствовать синхронизация с последними изменениями в десктопной версии, если не настроен автоматический обмен данными. Перед важными операциями (например, увольнением) уточняйте актуальность данных в основной базе.

Для настройки мобильного доступа:

Убедитесь, что в десктопной версии включена опция Разрешить мобильный доступ (Администрирование → Настройки синхронизации).

Настройте права пользователей для мобильного приложения (роль "Мобильный пользователь").

Установите приложение на устройство и авторизуйтесь с использованием логина/пароля от 1С.

FAQ: Частые вопросы о личных карточках в 1С ЗУП

Как экспортировать личную карточку в Word или Excel?

Чтобы экспортировать данные:

Откройте карточку сотрудника.

Нажмите Еще → Выгрузить (или Файл → Сохранить как в ЗУП 2.5).

Выберите формат: Word, Excel или PDF.

Укажите путь для сохранения файла.

В ЗУП 3.1 также можно использовать Печать → Сохранить как для экспорта в электронный вид. Для массового экспорта (например, всех карточек подразделения) используйте отчет "Список сотрудников" с настройкой выгрузки.

Можно ли восстановить удаленную личную карточку?

Да, но способ зависит от конфигурации:

В ЗУП 3.1: Используйте Журнал регистрации (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации). Найдите запись об удалении и выполните откат.

В ЗУП 2.5: Восстановите данные из резервной копии или создайте нового сотрудника с теми же реквизитами (привязав его к существующему физическому лицу).

В облачных версиях: Обратитесь в поддержку провайдера — самостоятельный откат может быть заблокирован.

Если карточка была удалена давно и резервных копий нет, восстановить ее полностью не получится. В этом случае придется создавать нового сотрудника и переносить данные вручную.

Почему в карточке не отображаются некоторые вкладки (например, "Зарплата")?

Причин может быть несколько:

Недостаточные права пользователя (проверьте роль в Администрирование → Пользователи).

Упрощенный интерфейс (переключитесь в полный режим через Сервис → Параметры).

Отраслевые доработки конфигурации (некоторые вкладки могут быть скрыты или переименованы).

Устаревшая версия программы (обновите конфигурацию).

Чтобы вернуть скрытые вкладки, попробуйте:

Обновить конфигурацию до последней версии.

Сбросить настройки интерфейса (Сервис → Настройки → Сбросить настройки).

Обратиться к администратору за настройкой прав.

Как массово редактировать данные в личных карточках (например, изменить оклады)?

Для массового редактирования:

Перейдите в Кадры → Кадровые документы.

Создайте новый документ "Изменение кадровых данных" или "Кадровый перевод" (в зависимости от задачи).

Выберите тип изменения (например, "Изменение оклада").

Укажите список сотрудников (можно загрузить из файла или выбрать по фильтру).

Заполните новые значения и проведите документ.

В ЗУП 3.1 также доступна групповая обработка через Кадры → Групповая обработка сотрудников. Этот инструмент позволяет одновременно изменять несколько параметров (например, подразделение и должность).

⚠️ Перед массовым редактированием обязательно сделайте резервную копию базы!

Где хранится история изменений личной карточки?

История изменений доступна в нескольких местах:

Журнал регистрации (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации) — показывает, кто и когда вносил изменения.

История кадровых данных (в карточке сотрудника нажмите кнопку "История") — отображает все кадровые документы (приемы, переводы, увольнения).

Отчет "История изменений" (Кадры → Отчеты → История изменений кадровых данных) — формирует сводку по выбранным сотрудникам.

В ЗУП 3.1 история изменений хранится неограниченно (если не настроено иное). В ЗУП 2.5 глубина истории зависит от настроек архивации.

Вкладка	Назначение	Важные поля
Общие сведения	Основная информация о сотруднике	ФИО, дата рождения, пол, СНИЛС, ИНН
Трудовой договор	Условия трудоустройства	Дата приема, должность, подразделение, вид договора
Кадровые данные	История кадровых перемещений	Приказы о переводе, увольнении, отпусках
Зарплата	Настройки оплаты труда	Оклад, надбавки, график работы, банковские реквизиты
Дополнительно	Прочие сведения	Контактная информация, образование, воинский учет

Как найти личную карточку работника в 1С ЗУП: все способы доступа и настройки

Стандартный способ: путь через справочник "Сотрудники"

Альтернативные пути доступа к личным карточкам

Структура личной карточки: что где находится

Поиск архивных и уволенных сотрудников

Настройка быстрого доступа к личным карточкам

Типичные ошибки и их решения

Работа с личными карточками в мобильном приложении 1С

FAQ: Частые вопросы о личных карточках в 1С ЗУП

📖 Читайте также