Работа с кассовыми документами в 1С:Предприятие — одна из самых востребованных операций для бухгалтеров и кассиров. Приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) фиксируют движение наличных средств, и их корректное оформление критично для учета. Однако у новичков часто возникает вопрос: где в 1С хранится журнал регистрации этих документов? Ответ зависит от конфигурации программы, версии платформы и даже от настроек конкретной базы.

В классических конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP) журнал кассовых документов может находиться в разных разделах меню — от очевидных («Касса») до скрытых («Банк и касса»). Более того, в некоторых случаях данные разнесены по нескольким журналам, что усложняет поиск. Эта статья поможет разобраться, где именно искать приходные и расходные ордера, как их фильтровать, печатать и анализировать.

Если вы работаете с облачной версией 1С (например, 1С:Фреш), интерфейс может отличаться — об этом мы тоже упомянем. А для тех, кто использует самостоятельно доработанные конфигурации, приведём универсальные способы поиска через «Все функции».

1. Стандартное расположение журнала кассовых документов в 1С 8.3

В большинстве типовых конфигураций журнал кассовых документов находится в разделе Банк и касса. Однако путь к нему может варьироваться. Рассмотрим основные варианты:

В 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3 (ред. 3.0) журнал называется «Кассовые документы» и располагается по пути: 

Банк и касса → Касса → Кассовые документы

Здесь отображаются как приходные (ПКО), так и расходные (РКО) ордера. Документы сгруппированы по датам, а в колонках отображаются ключевые реквизиты: номер, дата, сумма, контрагент и назначение платежа.

В 1С:Управление торговлей 11 путь немного иной: 

Финансы → Касса → Кассовые документы

Здесь журнал может быть разделен на два отдельных списка: «Приходные кассовые ордера» и «Расходные кассовые ордера» — это зависит от настроек интерфейса.

В 1С:ERP Управление предприятием 2 журнал обычно находится в: 

Финансы → Денежные средства → Кассовые документы

Особенность этой конфигурации — более детализированная аналитика по кассовым операциям, включая привязку к подотчетным лицам и авансовым отчетам.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете?
1С:Бухгалтерия 8.3
1С:Управление торговлей 11
1С:ERP
1С:Зарплата и Управление персоналом
Другую

2. Альтернативные способы найти журнал кассовых документов

Если в меню нет раздела Банк и касса или журнал «исчез» после обновления, воспользуйтесь универсальными методами поиска:

Способ 1. Поиск по всему интерфейсу

В верхней части окна 1С есть строка быстрого поиска (лупа или поле Поиск...). Введите запрос:

  • 🔍 «Кассовые документы» — покажет все связанные журналы;
  • 🔍 «ПКО» или «РКО» — найдет конкретные виды ордеров;
  • 🔍 «Журнал кассовых операций» — альтернативное название в некоторых конфигурациях.

Способ 2. Через «Все функции»

Нажмите Ctrl+Shift+F (или перейдите в Сервис → Все функции) и введите в фильтр:

  • 📋 «Документы.Кассовые» — откроет список всех кассовых документов;
  • 📋 «ЖурналДокументов.КассовыеОперации» — техническое имя журнала (работает не во всех конфигурациях).

Способ 3. Через отчеты

Иногда журнал скрыт в отчетах. Попробуйте путь: 

Отчеты → Касса → Анализ кассовых операций

Здесь можно сформировать отчет с детализацией по документам, а затем перейти к самим ордерам по двойному клику.

💡

Если вы часто работаете с кассовыми документами, добавьте журнал в «Избранное»: кликните правой кнопкой по журналу в меню и выберите «Добавить в избранное».

3. Как настроить фильтры в журнале кассовых документов

По умолчанию журнал показывает все документы за текущий месяц. Чтобы сузить выборку, используйте фильтры. Основные параметры:

  • 📅 Период — укажите дату или диапазон (например, за квартал);
  • 💰 Тип документа — выберите «Приходный ордер» или «Расходный ордер»;
  • 👤 Контрагент — фильтр по партнеру (полезно для анализа расчетов с конкретным клиентом/поставщиком);
  • 🏷️ Статус — показывать только проведенные, непроведенные или помеченные на удаление;
  • 💳 Касса — если в организации несколько касс (например, основная и подотчетная).

Пример настройки фильтра для поиска всех приходных ордеров от контрагента «ООО Ромашка» за июнь 2026 года:

  1. Откройте журнал Кассовые документы;
  2. В поле Период укажите 01.06.2026 — 30.06.2026;
  3. В фильтре Тип документа выберите Приходный кассовый ордер;
  4. В поле Контрагент начните вводить «Ромашка» и выберите нужную организацию;
  5. Нажмите Применить.

Для удобства можно сохранить часто используемые фильтры. Для этого:

  1. Настройте фильтры;
  2. Нажмите на иконку 💾 («Сохранить настройку»);
  3. Дайте имя фильтру (например, «ПКО от Ромашки»);
  4. Выберите, где сохранить: только для вас или для всех пользователей.

Убедиться, что период фильтрации корректен|Проверить, что тип документа выбран верно (ПКО/РКО)|Сверить остатки по кассе с фактическими данными|Просмотреть документы на наличие пометок «Не проведен»-->

4. Печать и выгрузка журнала кассовых документов

Журнал кассовых документов можно не только просматривать, но и печатать или экспортировать для отчетности. Рассмотрим основные варианты:

Печать журнала

Чтобы распечатать список документов:

  1. Откройте журнал Кассовые документы;
  2. Настройте фильтры (при необходимости);
  3. Нажмите кнопку 🖨️ «Печать» в верхнем меню;
  4. Выберите формат:
    • 📄 Табличный документ — классический вид с колонками;
    • 📊 Отчет по кассовым документам — более детализированный, с итогами;
    • 📑 Журнал-ордер №1 — для бухгалтерского учета (если настроен).
  • Нажмите «Печать» или «Предварительный просмотр».

    • Экспорт в Excel

    Для анализа данных в Microsoft Excel или Google Sheets:

    1. Выделите нужные документы (или оставьте все);
    2. Нажмите **«Ещё» → «Выгрузить»;
    3. Выберите формат Excel (.xlsx);
    4. Укажите, нужны ли дополнительные реквизиты (например, аналитика по статьям ДДС);
    5. Сохраните файл.

      6. Отправка по email

      Если нужно отправить журнал коллеге или аудитору:

      1. Нажмите **«Ещё» → «Отправить»;
      2. Выберите По электронной почте;
      3. Укажите адрес получателя и тему письма;
      4. Прикрепите файл в формате PDF или Excel;
      5. Отправьте.
        6. Что делать, если кнопка «Печать» неактивна?

        Если кнопка печати заблокирована, проверьте:

        1. Права пользователя — возможно, у вашей роли нет доступа к печати отчетов (настройте в Администрирование → Пользователи и права).

        2. Наличие документов — если журнал пуст, печать недоступна.

        3. Версию конфигурации — в устаревших релизах (например, 1С 8.2) интерфейс печати может отличаться.

        4. Блокировку базы — если база заблокирована другим пользователем, некоторые функции временно недоступны.

        5. Анализ кассовых документов: отчеты и сводки

        Журнал кассовых документов — это не только список ордеров, но и инструмент для анализа движения денежных средств. В 1С есть несколько полезных отчетов, которые помогают контролировать кассовую дисциплину:

        Отчет «Анализ кассовых операций»

        Путь: 

        Отчеты → Касса → Анализ кассовых операций

        Позволяет:

        • 📈 Сравнить приход и расход по периодам;
        • 🔎 Выявить самые крупные операции;
        • 📊 Проанализировать остатки по кассам.

        Отчет «Кассовая книга»

        Формируется по пути: 

        Отчеты → Касса → Кассовая книга

        Это официальный регистр, который должен вестись в соответствии с Указанием Банка России № 3210-У. В отчете отражаются:

        • 📅 Дата и номер документа;
        • 💵 Приход и расход по каждому ордеру;
        • 📌 Остаток на конец дня;
        • 📝 Подписи кассира и бухгалтера (если настроена печатная форма).

        Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50»

        Путь: 

        Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость

        В настройках отчета выберите счет 50 «Касса» и укажите период. Это поможет:

        • 🔍 Проверить корреспонденцию со счетами (например, 60 «Расчеты с поставщиками»);
        • 📉 Выявить ошибки в проводках;
        • 💼 Подготовить данные для аудита.

        Для удобства можно настроить автоматическое формирование отчетов по расписанию (в 1С:ERP или 1С:УТ 11). Например, ежедневно в 18:00 отправлять кассовую книгу на email главбуха.

        Отчет Назначение Где находится Особенности
        Журнал кассовых документов Список всех ПКО и РКО Банк и касса → Касса Можно фильтровать по датам, контрагентам, суммам
        Кассовая книга Официальный регистр для ИФНС Отчеты → Касса Формируется по Указанию ЦБ № 3210-У
        Анализ кассовых операций Аналитика по приходу/расходу Отчеты → Касса Позволяет сравнивать периоды
        Оборотно-сальдовая ведомость (сч. 50) Проверка проводок по кассе Отчеты → Стандартные Показывает корреспонденцию со счетами
        💡

        Отчет «Кассовая книга» должен формироваться ежедневно — это требование законодательства. Если в вашей базе он не ведется автоматически, проверьте настройки в Администрирование → Настройки учета → Касса

        6. Типичные ошибки при работе с кассовыми документами

        Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки при работе с кассовыми ордерами. Рассмотрим самые распространенные проблемы и способы их решения:

        Ошибка 1. Документ не проводится

        Если при попытке провести ПКО или РКО появляется ошибка, проверьте:

        • ❌ Остаток по кассе — если сумма расходного ордера превышает остаток, документ не проведется. Решение: пополните кассу или скорректируйте сумму;
        • ❌ Заполненность реквизитов — обязательные поля (контрагент, сумма, статья ДДС) должны быть заполнены;
        • ❌ Блокировку периода — если период закрыт, новые документы в него не попадут. Проверьте в Администрирование → Закрытие периода.

        Ошибка 2. Документ пропал из журнала

        Если ордер был создан, но исчез из списка:

        • 🔍 Проверьте фильтры — возможно, документ скрыт по дате или типу;
        • 🔍 Загляните в Все документы (путь: Операции → Все документы);
        • 🔍 Убедитесь, что документ не помечен на удаление (включите отображение таких документов в настройках журнала).

        Ошибка 3. Не совпадают остатки

        Если остаток по кассе в 1С не сходится с фактическим:

        • 🔄 Проведите инвентаризацию кассы (документ «Инвентаризация денежных средств»);
        • 🔄 Проверьте, все ли документы проведены;
        • 🔄 Сверьте данные с кассовой книгой — возможно, пропущен ордер.

      Ошибка 4. Не печатается кассовый ордер

      Если при попытке печати ПКО/РКО ничего не происходит:

      • 🖨️ Проверьте настройки печати в 1С (путь: Сервис → Настройки печати);
      • 🖨️ Убедитесь, что выбран правильный шаблон печати (в некоторых конфигурациях их несколько);
      • 🖨️ Перезапустите 1С — иногда помогает при зависании печати.
    💡

    Если в журнале появился документ с пометкой «Не проведен», но вы не можете его открыть, попробуйте снять пометку на удаление через Все функции → Пометка на удаление.

    7. Настройка прав доступа к кассовым документам

    Чтобы сотрудники могли работать с кассовыми документами, им нужно выдать соответствующие права. Это особенно важно для крупных организаций, где кассиры, бухгалтера и руководители имеют разный уровень доступа.

    Как настроить права для кассира:

    1. Перейдите в Администрирование → Пользователи и права;
    2. Выберите роль Кассир (или создайте новую);
    3. В разделе Права установите флажки:
      • 📝 Просмотр кассовых документов;
      • ✏️ Создание и редактирование ПКО/РКО;
      • 🖨️ Печать кассовых ордеров;
      • ❌ Запрет на проведение документов задним числом (опционально).
  • Сохраните настройки и назначьте роль пользователю.

    • Как ограничить доступ к чужим документам

    Если в организации несколько кассиров, можно настроить доступ так, чтобы каждый видел только свои документы:

    1. В настройках роли добавьте ограничение по Ответственному лицу;
    2. Укажите, что пользователь может видеть только документы, где он указан как кассир;
    3. Сохраните изменения.

    Как дать доступ только к просмотру

    Для аудиторов или руководителей, которым нужна только аналитика:

    1. Создайте роль Просмотр кассовых документов;
    2. Выдайте права только на:
      • 👀 Просмотр журнала;
      • 📊 Формирование отчетов;
      • 📤 Экспорт в Excel.
    3. Запретите редактирование и проведение документов.
      4. 💡

      Настройка прав — это не только безопасность, но и удобство. Например, если кассир не увидит чужие документы, он не сможет случайно изменить или удалить их.

      8. Автоматизация работы с кассовыми документами

      Ручной ввод кассовых ордеров отнимает много времени, особенно если операций много. В 1С есть инструменты для автоматизации:

      Автоматическое создание ПКО/РКО

      В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP можно настроить автоматическое формирование кассовых документов на основе:

      • 🛒 Чеков ККМ — если касса подключена к фискальному регистратору;
      • 📦 Поступлений от клиентов — при оплате по счетам;
      • 💼 Авансовых отчетов — для возмещения подотчетных сумм.

    Для настройки перейдите в: 

    Администрирование → Настройки учета → Касса

    и включите опцию «Автоматическое создание кассовых документов».

    Интеграция с банк-клиентом

    Если вы работаете с СберБизнес, Тинькофф или другим банком, можно настроить автоматический импорт выписок и создание кассовых документов на основе банковских операций. Для этого:

    1. Подключите обмен с банком в Банк и касса → Обмен с банком;
    2. Настройте правила сопоставления операций;
    3. Включите автоматическое создание ПКО/РКО при поступлении выписки.

    Шаблоны кассовых документов

    Если вы часто создаете одинаковые ордера (например, на выдачу подотчет или оплату аренды), используйте шаблоны:

    1. Создайте типовой документ;
    2. Сохраните его как шаблон (Ещё → Сохранить как шаблон);
    3. При создании нового ордера выберите шаблон из списка.

    Мобильное приложение 1С

    Для удаленной работы с кассовыми документами используйте 1С:Мобильная касса (доступно для Android и iOS). Приложение позволяет:

    • 📱 Создавать ПКО/РКО с телефона;
    • 📷 Прикреплять фотографии подтверждающих документов;
    • 📤 Синхронизировать данные с основной базой.
    Как настроить уведомления о новых кассовых документах?

    В 1С:ERP и 1С:УТ 11 можно настроить уведомления о новых ПКО/РКО:

    1. Перейдите в Администрирование → Настройки уведомлений.

    2. Добавьте новое правило для документа «Приходный кассовый ордер».

    3. Укажите получателей (например, главбуха) и способ уведомления (email или сообщение в 1С).

    4. Сохраните настройки.

    Теперь при создании нового ордера ответственные лица будут получать оповещения.

    ⚠️ Внимание: Если вы используете онлайн-кассу (54-ФЗ), убедитесь, что в 1С настроена интеграция с фискальным регистратором. В противном случае кассовые документы не будут соответствовать чекам, что приведет к штрафам при проверке.

    FAQ: Частые вопросы о журнале кассовых документов в 1С

    🔹 Можно ли восстановить удаленный кассовый документ?

    Да, если документ был помечен на удаление, но не удален окончательно. Для восстановления:

    1. Откройте журнал Кассовые документы;
    2. Включите отображение помеченных на удаление (иконка 🗑️ в фильтрах);
    3. Найдите нужный документ и снимите пометку (Ещё → Снять пометку на удаление);
    4. Проведите документ заново.

    Если документ удален окончательно, восстановить его можно только из резервной копии базы.

    🔹 Почему в кассовой книге не отображаются все документы?

    Причины могут быть следующими:

    • Документы не проведены;
    • В настройках отчета установлен фильтр по датам или кассе;
    • Документы созданы в другой информационной базе (если ведется распределенный учет);
    • Нарушена последовательность документов (например, ордер датирован раньше, чем остаток по кассе).

    Проверьте настройки отчета и целостность данных (Администрирование → Тестирование и исправление).

    🔹 Как экспортировать журнал кассовых документов в Excel с сохранением формул?

    По умолчанию 1С экспортирует данные как значения. Чтобы сохранить формулы:

    1. Экспортируйте данные в Excel (.xlsx);
    2. Откройте файл в Excel;
    3. Выделите колонки с суммами;
    4. Нажмите Ctrl+H (замена), в поле «Найти» введите =, в поле «Заменить на» — = (это обновит формулы).

    Alternatively, используйте внешние отчеты с предварительно настроенными формулами.

    🔹 Можно ли в 1С вести несколько касс с разными валютами?

    Да, но для этого нужно:

    1. Создать несколько кассовых узлов в справочнике Кассы;
    2. Для каждой кассы указать валюту (рубли, доллары, евро и т.д.);
    3. При создании ПКО/РКО выбирать нужную кассу.

    Учтите, что кассовая книга формируется отдельно по каждой валюте.

    🔹 Как в 1С распечатать кассовый ордер с подписями?

    Чтобы на печатной форме ПКО/РКО отображались подписи:

    1. Откройте документ;
    2. Нажмите **«Печать» → «Кассовый ордер (с подписями)»;
    3. В настройках печати укажите:
      • ФИО кассира;
      • ФИО главбуха;
      • Должности (если требуется).
    4. Распечатайте документ.

    Если шаблон печати не содержит полей для подписей, его нужно доработать в Конфигураторе или обратиться к 1С-разработчику.