Где в 1С найти заявление на электронную трудовую книжку: инструкция для кадровиков

С 2020 года все работодатели обязаны перевести сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК), но многие до сих пор сталкиваются с трудностями при оформлении заявлений через 1С:Зарплата и Управление Персоналом. Где именно в программе скрыт шаблон этого документа? Как правильно его заполнить и отправить в ПФР без ошибок? В этой статье разберём по шагам все нюансы — от поиска формы до проверки статуса отправки.

Особенность работы с ЭТК в 1С заключается в том, что интерфейс и расположение функций могут отличаться в зависимости от версии конфигурации (ЗУП 3.1, ЗУП 8.3 или Корп). Мы рассмотрим универсальные способы, которые подойдут для большинства актуальных релизов, а также укажем на «подводные камни», из-за которых заявление может не уйти в Пенсионный фонд. Если вы впервые сталкиваетесь с этой процедурой, советуем прочитать статью до конца — в последнем разделе собраны ответы на самые частые ошибки.

Прежде чем приступить к поиску заявления, убедитесь, что:

• 🔹 Ваша версия 1С:ЗУП обновлена до актуального релиза (не ниже 3.1.15.187 для полноценной работы с ЭТК).
• 🔹 У пользователя, под которым вы работаете, есть права на редактирование Кадровых документов и отправку отчётности.
• 🔹 В программе заведены все необходимые сведения о сотруднике (СНИЛС, паспортные данные, трудовой договор).

1. Где в 1С хранится шаблон заявления на ЭТК?

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом шаблон заявления на переход к электронной трудовой книжке не является отдельным документом — он интегрирован в механизм кадровых приказов. Это часто сбивает с толку новых пользователей, которые ищут его в разделе «Отчётность» или «Документы для ПФР». На самом деле путь зависит от того, оформляете ли вы заявление для нового сотрудника или для действующего.

Для действующих сотрудников шаблон доступен через:

1. Раздел Кадры → Приказы о приёме, переводе, увольнении.
2. Создайте новый документ Приказ о приёме на работу (даже если сотрудник уже работает) или найдите его существующий приказ.
3. В форме приказа перейдите на закладку Трудовая книжка — здесь будет поле Форма трудовой книжки с вариантами выбора.

Для новых сотрудников заявление формируется автоматически при создании приказа о приёме, если в настройках программы включён параметр Вести электронные трудовые книжки. Об этом подробнее расскажем в следующем разделе.

2. Настройка программы для работы с ЭТК

Прежде чем приступить к оформлению заявлений, необходимо убедиться, что в 1С включены все необходимые параметры для работы с электронными трудовыми книжками. Без этого шаблон заявления может просто не отобразиться в интерфейсе.

Проверьте следующие настройки:

1. Перейдите в Настройки → Кадровый учёт → Настройки кадрового учёта.
2. На закладке Трудовые книжки установите флажок Вести электронные трудовые книжки.
3. Укажите Дата перехода на ЭТК — это должна быть дата не ранее 1 января 2020 года (дату можно изменить, если переход осуществляется позже).
4. Сохраните настройки и перезапустите программу.

Если флажок Вести электронные трудовые книжки отсутствует, это означает, что:

• 🔴 Ваша версия 1С:ЗУП устарела и требует обновления.
• 🔴 У пользователя недостаточно прав для изменения настроек (обратитесь к администратору базы).
• 🔴 Конфигурация не поддерживает ЭТК (актуально для старых редакций ЗУП 2.5).

Что делать, если нет пункта "Вести электронные трудовые книжки"?

Если в настройках отсутствует этот параметр, проверьте:

1. Версию конфигурации (должна быть не ниже ЗУП 3.1.15).

2. Наличие лицензии на модуль "Электронные трудовые книжки" (для некоторых тарифов требуется отдельная опция).

3. Обновите программу через Справка → Обновление конфигурации или обратитесь в службу поддержки 1С.

3. Пошаговая инструкция: как оформить заявление на ЭТК

Рассмотрим процесс оформления заявления на примере 1С:ЗУП 3.1. Инструкция подойдёт и для ЗУП 8.3 (редакция 3.0), но расположение некоторых кнопок может незначительно отличаться.

Шаг 1. Создание кадрового приказа

• 📄 Откройте раздел Кадры → Приказы о приёме, переводе, увольнении.
• 🔍 Найдите приказом сотрудника, для которого оформляется ЭТК, или создайте новый (Создать → Приказ о приёме на работу).
• 📝 Заполните основные данные (ФИО, должность, дата приёма).

Шаг 2. Заполнение сведений о трудовой книжке

• 📑 Перейдите на закладку Трудовая книжка.
• 🖱️ В поле Форма трудовой книжки выберите значение Электронная трудовая книжка.
• ✅ Поставьте флажок Согласие сотрудника на ведение ЭТК (это автоматически сгенерирует заявление).

Шаг 3. Формирование и печать заявления

• 🖨️ Нажмите кнопку Печать → Заявление о выборе формы трудовой книжки.
• 📄 Проверьте корректность заполненных данных (ФИО, СНИЛС, паспортные данные).
• 📥 Сохраните документ в формате PDF или распечатайте для подписи сотрудником.

🔘 ФИО сотрудника указаны без ошибок

🔘 СНИЛС соответствует данным в личном деле

🔘 Дата подачи заявления не раньше 2020 года

🔘 Подпись сотрудника стоит на бумажном экземпляре (если требуется)-->

После подписания заявления сотрудником его необходимо загрузить в 1С и отправить в ПФР. Об этом — в следующем разделе.

4. Отправка заявления в Пенсионный фонд через 1С

Заявление на ЭТК можно отправить в ПФР прямо из 1С:ЗУП, не прибегая к внешним сервисам. Для этого используется механизм электронного документооборота (ЭДО) с Пенсионным фондом. Однако перед отправкой необходимо выполнить несколько подготовительных шагов.

Требования для отправки:

• 🔐 Наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП) у организации.
• 🔗 Подключённый сервис 1С-Отчётность или 1С-ЭДО (в зависимости от версии программы).
• 📋 Заявление должно быть подписано сотрудником (в электронном или бумажном виде).

Инструкция по отправке:

1. В документе Приказ о приёме на работу (где вы ранее выбрали ЭТК) нажмите кнопку Отправить в ПФР или Сформировать отчётность.
2. В открывшемся окне выберите тип отчётности: Сведения о выборе формы трудовой книжки (СЗВ-ТД).
3. Укажите период отчётности (месяц, в котором подаётся заявление) и нажмите Заполнить.
4. Проверьте автоматически сформированные данные и добавьте скан подписанного заявления (если требуется).
5. Подпишите документ КЭП и отправьте в ПФР.

После отправки статусы обработки можно отслеживать в разделе Отчётность → Состояние отправки отчётности. Обычно ПФР обрабатывает заявления в течение 1–3 рабочих дней.

5. Типичные ошибки и как их избежать

При работе с заявлениями на ЭТК в 1С пользователи часто сталкиваются с одними и теми же проблемами. Мы собрали самые распространённые ошибки и способы их решения.

Ошибка	Причина	Решение
В меню нет пункта «Электронная трудовая книжка»	Устаревшая версия 1С или отсутствие прав	Обновите конфигурацию до актуальной версии или обратитесь к администратору
Не формируется печатная форма заявления	Не заполнены паспортные данные или СНИЛС	Проверьте личную карточку сотрудника (Кадры → Личные карточки)
Ошибка при отправке в ПФР: «Недействительная подпись»	Проблемы с КЭП или сертификатом	Проверьте срок действия сертификата ЭП в Сервис → Электронная подпись
ПФР возвращает отказ с кодом 50	Несовпадение данных с ЕГРЮЛ или СНИЛС	Сверьте данные сотрудника с информацией в ФНС и ПФР

Важно: если сотрудник ранее подавал заявление на бумажную трудовую книжку, а теперь хочет перейти на ЭТК, необходимо оформить новое заявление с пометкой «Изменение формы трудовой книжки». В 1С для этого используется тот же механизм, но в поле «Тип заявления» выбирается соответствующий вариант.

6. Как проверить статус обработки заявления?

После отправки заявления в ПФР его статус можно отслеживать непосредственно в 1С или через внешние сервисы. В программе для этого предусмотрен специальный журнал, где фиксируются все взаимодействия с фондом.

Способы проверки статуса:

1. Внутри 1С:
   • Перейдите в Отчётность → Журнал отправленной отчётности.
   • Найдите документ типа СЗВ-ТД с датой отправки.
   • В колонке Состояние будет указан текущий статус (например, «Принято ПФР» или «Ошибка обработки»).

Через личный кабинет ПФР:

• Авторизуйтесь на сайте cabinet.pfrf.ru.
• Перейдите в раздел «Электронные трудовые книжки» → «История заявлений».
• Найдите ваше заявление по дате или ФИО сотрудника.

Если статус долго не меняется (более 5 рабочих дней), рекомендуется:

• 📞 Обратиться в клиентскую службу ПФР по телефону 8 800 600-04-20 (звонок бесплатный).
• 📧 Написать обращение через форму обратной связи в личном кабинете ПФР.
• 🔄 Повторно отправить заявление, если в статусе значится техническая ошибка.

7. Альтернативные способы подачи заявления на ЭТК

Не всегда удобно или возможно отправлять заявление через 1С. В некоторых случаях проще использовать альтернативные методы, особенно если:

• 🔹 В компании нет подключённого сервиса 1С-Отчётность.
• 🔹 Возникли технические проблемы с программой.
• 🔹 Нужно срочно подать заявление, а доступ к 1С временно ограничен.

Способы подачи без 1С:

1. Личный кабинет работодателя на сайте ПФР:
   • Авторизуйтесь на cabinet.pfrf.ru.
   • Перейдите в раздел «Электронные трудовые книжки» → «Подать заявление».
   • Заполните форму вручную или загрузите XML-файл, сформированный в 1С.

Через Госуслуги (для ИП и малых предприятий):

• Авторизуйтесь на gosuslugi.ru как представитель организации.
• Найдите услугу «Подача сведений о трудовой деятельности» в каталоге.
• Следуйте инструкциям по заполнению формы.
• Бумажный вариант:
  • Скачайте бланк заявления с сайта ПФР (pfr.gov.ru).
  • Заполните вручную, подпишите у сотрудника и отправьте в территориальное отделение ПФР почтой или лично.

  Если вы выбрали альтернативный способ, не забудьте зафиксировать факт подачи заявления в 1С, чтобы избежать расхождений в учёте. Для этого:

  1. Создайте вручную документ Приказ о приёме на работу (если его ещё нет).
  2. На закладке Трудовая книжка укажите дату подачи заявления и способ (например, «Подано через Госуслуги»).
  3. Прикрепите скан подписанного заявления в качестве файла-вложения.
  Что делать, если ПФР не принимает XML-файл из 1С?

  Если при загрузке XML-файла через личный кабинет ПФР возникает ошибка, проверьте:

  1. Версию формата файла (должен быть не ниже СЗВ-ТД_2020).

  2. Кодировку файла (должна быть UTF-8).

  3. Наличие всех обязательных реквизитов (СНИЛС, паспортные данные).

  Если проблема сохраняется, сформируйте файл заново в 1С или обратитесь в поддержку.

  8. Частые вопросы по работе с ЭТК в 1С

  Можно ли в 1С массово оформить заявления на ЭТК для всех сотрудников?

  Да, в 1С:ЗУП 3.1 предусмотрена функция групповой обработки. Для этого:

  1. Перейдите в Кадры → Групповая обработка кадровых документов.
  2. Выберите тип обработки Изменение формы трудовой книжки.
  3. Укажите список сотрудников и дату перехода на ЭТК.
  4. Сформируйте и распечатайте заявления для подписи.

  Однако отправка в ПФР всё равно осуществляется индивидуально для каждого сотрудника.

  Что делать, если сотрудник отказался от ЭТК и хочет бумажную трудовую?

  В этом случае в приказе о приёме (или дополнительном соглашении) необходимо:

  1. На закладке Трудовая книжка выбрать значение Бумажная трудовая книжка.
  2. Снять флажок Согласие сотрудника на ведение ЭТК.
  3. Сформировать и распечатать новое заявление с пометкой об отказе от ЭТК.

  Важно: отказ от ЭТК должен быть добровольным и подтверждён письменным заявлением сотрудника.

  Как в 1С отразить факт подачи заявления на ЭТК, если оно было отправлено не через программу?
  Если заявление подавалось через личный кабинет ПФР или Госуслуги, в 1С нужно:
  1. Создать документ Приказ о приёме на работу (или найти существующий).
  2. На закладке Трудовая книжка указать:
  • Дата перехода на ЭТК — дата подачи заявления.
  • Способ подачи — «Внешний» (в комментариях укажите, через какой сервис).
  3. Прикрепить скан заявления как вложение к документу.

  Это позволит избежать расхождений при проверках.

  Почему в 1С нет возможности выбрать ЭТК для некоторых сотрудников?

  Это может происходить по следующим причинам:

  • 🔸 У сотрудника не указан СНИЛС в личной карточке.
  • 🔸 В настройках программы не включён параметр Вести электронные трудовые книжки.
  • 🔸 Дата приёма сотрудника на работу раньше 2020 года, и для него не оформлено дополнительное соглашение о переходе на ЭТК.
  • 🔸 В конфигурации отсутствует обновление, добавляющее поддержку ЭТК (актуально для старых версий).

  Проверьте эти параметры и при необходимости обновите данные.

  Нужно ли подавать заявление на ЭТК для сотрудников, уволенных до 2020 года?

  Нет, заявление на ЭТК подаётся только для действующих сотрудников или тех, кто был принят/уволен после 1 января 2020 года. Для уволенных до 2020 года сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР в рамках обычной отчётности (форма СЗВ-ТД), но без заявления.

  Исключение: если уволенный сотрудник обратился с просьбой предоставить сведения для его личного кабинета на сайте ПФР, работодатель обязан выгрузить данные за весь период работы.

  💡

  Если в вашей организации более 50 сотрудников, рекомендуется использовать 1С:ЗУП КОРП — в этой версии предусмотрены дополнительные инструменты для массовой обработки заявлений на ЭТК.

  Если вы не нашли ответ на свой вопрос, рекомендуем обратиться в службу поддержки 1С или к вашему франчайзи-партнёру. При обращении уточните версию конфигурации и релиз платформы — это поможет быстрее решить проблему.