Распечатка расчетных листков в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) — одна из самых востребованных операций в конце каждого месяца. Без этих документов сотрудники не смогут увидеть детализации начислений, удержаний и итоговой суммы к выплате. Однако даже опытные пользователи иногда теряются: где именно в интерфейсе программы скрывается эта функция, особенно если речь идет о новых версиях 1С:ЗУП 3.1 или 1С:Зарплата и Кадры 8.

В этой статье вы найдете пошаговые инструкции для печати расчетных листков в разных версиях 1С, включая нюансы настройки шаблонов, групповой печати и решения типичных ошибок. Мы разберем, как распечатать листки для одного сотрудника или целого подразделения, где найти архив прошлых периодов, и что делать, если документ не формируется. А для тех, кто работает с облачной версией 1С, приведены отдельные рекомендации.

Важно: процедура может незначительно отличаться в зависимости от релиза программы и конфигурации. Если ваш интерфейс выглядит иначе — проверьте версию 1С в меню Справка → О программе.

1. Где в 1С ЗУП найти расчетные листки: основные пути

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом расчетные листки формируются на основе данных о начислениях зарплаты. Их можно найти в нескольких разделах программы — выбор зависит от того, нужно ли вам распечатать листки за текущий месяц или за прошлые периоды.

Основные способы доступа:

  • 📄 Через документ "Начисление зарплаты" — самый прямой путь, если листок нужен за текущий расчетный период.
  • 🗃️ Через журнал "Расчетные листки" — удобно для поиска и печати архивных документов.
  • 👥 Через карточку сотрудника — если требуется листок для конкретного человека.
  • 🖨️ Через отчет "Расчетные листки" — для групповой печати по подразделениям или категориям сотрудников.

Самый универсальный вариант — использовать журнал Расчетные листки. Чтобы открыть его:

  1. Перейдите в раздел Зарплата → Расчет зарплаты.
  2. Выберите пункт Расчетные листки (в некоторых версиях — Расчетные листки сотрудников).
  3. Откроется журнал со списком всех сформированных листков. Здесь можно фильтровать документы по периоду, сотруднику или подразделению.
📊 Какую версию 1С ЗУП вы используете?
1С:ЗУП 3.1 (последняя)
1С:Зарплата и Кадры 8 (старая)
1С:ЗУП КОРП
Облачная версия 1С
Не знаю

2. Пошаговая инструкция: как распечатать расчетный листок за текущий месяц

Если вам нужно распечатать листки сразу после начисления зарплаты, следуйте этой инструкции. Мы рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1, но алгоритм подойдет и для других версий с незначительными корректировками.

Шаг 1. Откройте документ "Начисление зарплаты"

Перейдите в раздел Зарплата → Начисление зарплаты и найдите документ за нужный месяц. Обычно он называется Начисление зарплаты за [месяц] [год]. Если документов несколько (например, по подразделениям), выберите нужный.

Шаг 2. Сформируйте расчетные листки

В открытом документе нажмите кнопку Печать (или Действия → Печать) и выберите Расчетные листки. В некоторых конфигурациях этот пункт может называться Расчетные листки (по сотрудникам).

Шаг 3. Настройте параметры печати

Откроется окно с настройками:

  • 📅 Период — проверьте, что указан нужный месяц.
  • 👥 Сотрудники — выберите конкретных сотрудников или оставьте галочку "Все".
  • 📄 Формат — обычно доступны варианты: Стандартный, Для бухгалтерии, Сокращенный.
  • 🖨️ Вывод — выберите На принтер, В файл (PDF/Excel) или Предварительный просмотр.

Шаг 4. Распечатайте или сохраните

После нажатия Сформировать откроется предварительный просмотр. Здесь можно:

  • 🔍 Проверить корректность данных (суммы, ФИО, реквизиты).
  • 🖶️ Изменить ориентацию страницы (книжная/альбомная).
  • 💾 Сохранить в PDF или Excel через кнопку Экспорт.
  • 🖨️ Напечатать напрямую на принтер.

Проверить, что документ "Начисление зарплаты" проведен|Выбрать правильный период (месяц/год)|Указать нужных сотрудников или подразделение|Проверить формат листка (стандартный/сокращенный)|Настроить вывод на принтер или в файл-->

Если кнопки Печать нет или она неактивна, проверьте:

  • Проведен ли документ "Начисление зарплаты" (должен быть статус Проведен).
  • Есть ли у вашей учетной записи права на печать расчетных листков (настраивается в Администрирование → Пользователи).
  • Не заблокирован ли документ другим пользователем (в журнале будет значок 🔒).

3. Как распечатать расчетные листки за прошлые периоды

Если нужно перепечатать листок за прошлый месяц или год, алгоритм будет другим. В этом случае удобнее использовать журнал расчетных листков или архив документов.

Способ 1. Через журнал "Расчетные листки"

  1. Откройте раздел Зарплата → Расчетные листки.
  2. В фильтрах укажите нужный Период (месяц/год).
  3. Если нужно найти листок конкретного сотрудника, добавьте фильтр по ФИО или Табельному номеру.
  4. Выделите нужные строки (можно несколько, удерживая Ctrl) и нажмите Печать → Расчетный листок.

Способ 2. Через отчет "Расчетные листки"

Этот метод подходит, если нужно распечатать листки для группы сотрудников за любой период:

  1. Перейдите в Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетные листки.
  2. Задайте параметры:
    • 📅 Период — месяц, за который нужны листки.
    • 👥 Сотрудники — выберите из справочника или укажите подразделение.
    • 📄 Формат — обычно Стандартный или Для бухгалтерии.
  • Нажмите Сформировать, затем Печать.

    • Внимание: в некоторых конфигурациях архив расчетных листков хранится ограниченное время (например, 1–2 года). Если нужный период отсутствует, придется пересчитывать зарплату за тот месяц или восстанавливать данные из резервной копии.

    💡

    Если расчетные листки за прошлые годы не отображаются, проверьте настройки хранения истории в Администрирование → Настройки программы → Зарплата → Хранение данных. Здесь можно увеличить срок архивации документов.

    4. Групповая печать расчетных листков: как сэкономить время

    Если в компании десятки или сотни сотрудников, печатать листки по одному неэффективно. В 1С ЗУП есть инструменты для групповой печати, которые позволяют сформировать документы для всего подразделения или категории сотрудников за несколько кликов.

    Как распечатать листки для всего подразделения:

    1. Откройте отчет Расчетные листки (Зарплата → Отчеты по зарплате).
    2. В параметрах отчета:
      • В поле Подразделение выберите нужное (например, "Отдел продаж").
      • Укажите Период (текущий месяц или другой).
      • В разделе Группировка выберите По подразделениям.
  • Нажмите Сформировать, затем Печать → Все листки.

    • Как распечатать листки по категориям сотрудников:

    Если нужно распечатать листки, например, только для совместителей или сотрудников на окладе:

    1. В отчете Расчетные листки перейдите на закладку Отбор.
    2. Добавьте условие:
      • Поле: Вид занятости, значение: Совместительство.
      • Или поле: Вид расчета, значение: Оклад.
  • Сформируйте отчет и распечатайте.
    • Способ групповой печати Где настроить Пример использования
    По подразделению Отчет "Расчетные листки" → Параметры → Подразделение Печать для всех сотрудников отдела маркетинга
    По виду занятости Отчет "Расчетные листки" → Отбор → Вид занятости Печать только для совместителей или основных сотрудников
    По виду расчета Отчет "Расчетные листки" → Отбор → Вид расчета Печать для сотрудников с окладом или сдельной оплатой
    По дате приема Отчет "Расчетные листки" → Отбор → Дата приема Печать для сотрудников, принятых после 01.01.2023

    Если при групповой печати 1С выдает ошибку "Слишком много данных для печати", разбейте список сотрудников на части (например, по 50 человек) или экспортируйте листки в Excel.

    5. Настройка шаблона расчетного листка: как изменить внешний вид

    Стандартный шаблон расчетного листка в 1С может не подходить под корпоративные требования (например, отсутствует логотип компании или нужны дополнительные поля). В этом случае шаблон можно отредактировать или создать новый.

    Как изменить существующий шаблон:

    1. Откройте отчет Расчетные листки и нажмите Еще → Настроить шаблон (или Изменить форму).
    2. В редакторе шаблонов вы можете:
      • 🖼️ Добавить логотип компании (перетащите изображение в заголовок).
      • 📝 Изменить порядок полей (например, перенести "Удержания" выше "Начислений").
      • 🎨 Поменять шрифты, цвета или выравнивание текста.
      • 📌 Добавить новые поля (например, "Номер лицевого счета" из карточки сотрудника).
  • Сохраните изменения и проверьте, как выглядит листок в предварительном просмотре.

    • Как создать новый шаблон с нуля:

    Если стандартный шаблон не подходит вовсе, можно разработать свой:

    1. Перейдите в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
    2. Выберите Расчетные листки и нажмите Создать.
    3. Укажите название нового шаблона (например, "Расчетный листок с логотипом").
    4. В конструкторе добавьте нужные поля из справочников (ФИО, начисления, удержания и т. д.).
    5. Настройте внешний вид и сохраните.

      6. Для сложных изменений (например, добавление графиков или диаграмм) может потребоваться помощь программиста 1С. В этом случае создается внешняя печатная форма на языке 1С:Предприятие.

      Что делать, если после изменения шаблона листок не печатается?

      Если после редактирования шаблона расчетный листок перестал формироваться или отображается криво, проверьте:

      1. Синтаксические ошибки в коде шаблона (если редактировали вручную).

      2. Права доступа — возможно, у пользователя нет прав на использование нового шаблона.

      3. Совместимость с версией 1С — некоторые элементы могут не поддерживаться в старых релизах.

      4. Кэш программы — попробуйте очистить кэш (Сервис → Очистить кэш).

      Если проблема остается, восстановите стандартный шаблон или обратитесь к специалисту.

      6. Распечатка расчетных листков в облачной версии 1С

      Если вы используете 1С:ЗУП в облаке (например, 1С:Fresh или 1С:Предприятие через веб-доступ), процесс печати расчетных листков имеет свои особенности. Основное отличие — отсутствие прямого доступа к принтеру, поэтому документы сначала сохраняются в файл, а затем печатаются с компьютера.

      Инструкция для облачной 1С:

      1. Откройте документ Начисление зарплаты или отчет Расчетные листки (аналогично десктопной версии).
      2. Нажмите Печать → Расчетные листки.
      3. В окне печати выберите Сохранить в файл (обычно доступны форматы PDF или Excel).
      4. После формирования файла скачайте его на компьютер.
      5. Откройте скачанный файл и распечатайте через стандартное меню печати вашей ОС.

        6. В облачных версиях также может быть ограничение на групповую печать — например, невозможно сформировать один PDF-файл со всеми листками. В этом случае придется сохранять каждый листок отдельно или использовать пакетную печать через Действия → Пакетная печать (если функция доступна).

        Нюансы работы с облаком:

        • 🔄 Обновления — в облаке 1С обновляется автоматически, поэтому интерфейс может меняться без предупреждения.
        • 📶 Скорость — формирование больших отчетов (например, для 100+ сотрудников) может занять несколько минут.
        • 🔒 Безопасность — скачанные файлы с расчетными листками содержат персональные данные, их нужно хранить в защищенном месте.
        💡

        В облачной 1С расчетные листки нельзя отправить напрямую на принтер — их обязательно нужно сначала сохранить в файл (PDF/Excel) и только потом печатать.

        7. Типичные ошибки и их решения

        При печати расчетных листков в 1С пользователи часто сталкиваются с ошибками. Мы собрали самые распространенные проблемы и способы их решения.

        Ошибка 1: Кнопка "Печать" неактивна

        Возможные причины и решения:

        • 🔴 Документ не проведен — проверьте статус документа "Начисление зарплаты" (должен быть Проведен).
        • 🔒 Нет прав — обратитесь к администратору 1С, чтобы он выдал права на печать расчетных листков.
        • 📅 Неверный период — убедитесь, что выбран правильный месяц (иногда по умолчанию стоит прошлый период).
        • 🖥️ Блокировка — документ может быть заблокирован другим пользователем (проверьте в журнале).

        Ошибка 2: Расчетный листок пустой или неполный

        Если в листке отсутствуют данные:

        • 🔄 Пересчитайте зарплату — возможно, начисления не сохранены. Откройте документ "Начисление зарплаты" и нажмите Заполнить → Пересчитать.
        • 📊 Проверьте настройки шаблона — некоторые поля могли быть удалены при редактировании.
        • 👥 Уточните данные сотрудника — если в карточке сотрудника не указаны реквизиты (например, банковский счет), они не попадут в листок.

        Ошибка 3: Неправильные суммы в листке

        Если суммы начислений или удержаний не сходятся с ожидаемыми:

        • 🔍 Проверьте документ "Начисление зарплаты" — возможно, там ошибки в расчетах.
        • 📈 Сверьтесь с отчетом "Анализ зарплаты" (Зарплата → Отчеты → Анализ зарплаты).
        • 🔄 Перепроведите документ — иногда помогает повторное проведение.

        Ошибка 4: Не печатаются логотип или графические элементы

        Если в шаблоне есть логотип, но он не отображается:

        • 🖼️ Проверьте путь к файлу — изображение должно быть загружено в базу 1С или доступно по сетевому пути.
        • 📏 Уточните размеры — логотип может быть слишком большим или маленьким для ячейки.
        • 🎨 Формат файла — 1С лучше всего работает с PNG или JPEG.

      Ошибка 5: При печатании вылетает 1С

      Если программа закрывается при попытке печати:

      • 🖨️ Проверьте драйвер принтера — обновите или переустановите его.
      • 📄 Экспортируйте в PDF — вместо прямой печати сохраните файл и распечатайте его отдельно.
      • 🔄 Очистите кэш 1С — иногда помогает решение проблем с печатью.
    💡

    Если при печати расчетных листков 1С "зависает", попробуйте уменьшить количество одновременно печатаемых документов (например, разбить на партии по 20–30 сотрудников).

    8. Альтернативные способы передачи расчетных листков сотрудникам

    Печать на бумаге — не единственный способ передачи расчетных листков. В современных реалиях многие компании переходят на электронный документооборот, что экономит время и ресурсы. Рассмотрим альтернативные варианты.

    1. Отправка по электронной почте

    В 1С ЗУП можно настроить автоматическую рассылку расчетных листков на email сотрудников:

    1. Откройте отчет Расчетные листки.
    2. Нажмите Еще → Отправить по почте.
    3. Выберите сотрудников (или все листок).
    4. Укажите тему письма и текст сопровождения (можно использовать шаблон).
    5. Нажмите Отправить.

    Для этого способа у сотрудников в карточках должны быть указаны email-адреса, а в настройках 1С — настроен SMTP-сервер для отправки писем.

    2. Экспорт в Excel и рассылка через мессенджеры

    Если email не подходит, можно:

    1. Экспортировать расчетные листки в Excel (Печать → Экспорт в Excel).
    2. Разделить файл на отдельные листы (по одному на сотрудника).
    3. Отправить каждому сотруднику его листок через Telegram, WhatsApp или корпоративный чат.

    3. Личный кабинет сотрудника

    В некоторых конфигурациях 1С (например, 1С:ЗУП КОРП или 1С:Предприятие с порталом) сотрудники могут просматривать свои расчетные листки в личном кабинете. Для этого нужно:

    1. Настроить доступ сотрудников к порталу 1С.
    2. Опубликовать расчетные листки в разделе Мой заработок.
    3. Сообщить сотрудникам логин/пароль для входа.

    4. Общий доступ к папке с листками

    Можно сохранять расчетные листки в PDF и выкладывать их в общую сетевую папку или облачное хранилище (например, Яндекс.Диск или Google Drive). Главное — обеспечить конфиденциальность, чтобы сотрудники видели только свои документы.

    5. Интеграция с кадровыми системами

    Если в компании используется Битрикс24, Зарплатный проект Сбербанка или другая HR-система, можно настроить автоматический экспорт расчетных листков туда. Для этого потребуется помощь программиста 1С.

    Переход на электронные расчетные листки требует согласия сотрудников (по ст. 22.1 ТК РФ работодатель обязан знакомить сотрудников с расчетными документами). Лучше заранее получить письменное согласие на отправку листков по email или через личный кабинет.

    💡

    Электронные расчетные листки имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, если сотрудник подтвердил их получение (например, ответным письмом или в личном кабинете).

    Часто задаваемые вопросы (FAQ)

    Можно ли распечатать расчетный листок за прошлый год, если документ "Начисление зарплаты" удален?

    Если документ "Начисление зарплаты" удален, восстановить расчетный листок можно только из резервной копии базы 1С. Обратитесь к администратору системы — он сможет восстановить данные за нужный период из бэкапа. Без резервной копии придется пересчитывать зарплату за тот месяц вручную.

    Как распечатать расчетные листки для уволенных сотрудников?

    Для уволенных сотрудников расчетные листки печатаются так же, как и для действующих. В отчете Расчетные листки в фильтрах снимите галочку Только действующие сотрудники или укажите в отборе Дата увольнения — так вы найдете нужные документы.

    Можно ли в 1С ЗУП распечатать расчетные листки на английском языке?

    Да, но для этого нужно:

    1. Создать альтернативный шаблон расчетного листка с переводом полей.
    2. В карточках сотрудников указать, что они являются иностранцами (это может влиять на формат вывода).
    3. При печати выбрать новый шаблон в настройках.

      4. Для полноценного двуязычного листка может потребоваться доработка конфигурации.

    Почему в расчетном листке не отображаются удержания (алименты, кредиты)?

    Если удержания не попадают в расчетный листок, проверьте:

    • В документе Начисление зарплаты на закладке Удержания — добавлены ли они.
    • В шаблоне печати — включено ли отображение удержаний (иногда это отдельная настройка).
    • В карточке сотрудника — указаны ли реквизиты для удержаний (например, номер исполнительного листа для алиментов).
    Как распечатать расчетные листки для сотрудников, которые получают зарплату на карту?

    Форма расчетного листка не зависит от способа выплаты зарплаты (наличные или карта). В листке будет указано:

    • Сумма к выплате.
    • Реквизиты для перечисления (если они указаны в карточке сотрудника).

      • Если нужно добавить в листок информацию о банковской карте, отредактируйте шаблон и включите поля Банковский счет или Номер карты.