Как в 1С Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) найти среднесписочную численность: инструкция с картинками и примерами

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из ключевых показателей для отчетности в ПФР, ФСС и налоговую инспекцию. Без него невозможно корректно заполнить формы 4-ФСС, РСВ-1 или справку 2-НДФЛ при массовой сдаче. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (ЗУП) этот показатель формируется автоматически, но не всегда очевидно, где именно его искать и как проверить правильность расчета.

Многие пользователи теряются среди многочисленных отчетов программы, путают среднесписочную численность с явочной или штатной, а иногда и вовсе не могут найти нужные цифры из-за неправильных настроек периода или фильтров по организациям. В этой статье разберем все способы получения ССЧ в 1С ЗУП — от стандартных отчетов до ручного расчета через оборотно-сальдовую ведомость. Также расскажем, почему цифры могут не сходиться с данными из других систем (например, 1С:Бухгалтерия) и как это исправить.

Если вы работаете с облачной версией 1С или используете 1С:ЗУП КОРП, алгоритм поиска ССЧ может незначительно отличаться — об этом тоже упомянем ниже. А для тех, кто только начинает осваивать программу, мы подготовили FAQ-блок с ответами на типичные ошибки.

1. Что такое среднесписочная численность и зачем она нужна в 1С ЗУП

Среднесписочная численность (ССЧ) — это средний показатель количества сотрудников, рассчитанный за определенный период (месяц, квартал, год) с учетом всех нюансов трудового законодательства. В отличие от штатной численности (которая фиксирована в штатном расписании), ССЧ учитывает:

• 📅 Фактически отработанное время (включая больничные, отпуска, командировки).
• 👥 Внешних совместителей (их учитывают пропорционально отработанному времени).
• 📉 Уволенных или принятых в середине периода сотрудников.

В 1С:ЗУП этот показатель используется для:

• 📊 Автоматического заполнения отчетности (4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ).
• 💼 Планирования фонда оплаты труда (ФОТ) и кадровых бюджетов.
• 📈 Анализа текучести кадров и эффективности персонала.

Важно! ССЧ не равна количеству трудовой книжек на предприятии. Например, если сотрудник уволился 15 числа, в расчете за месяц он учитывается как 0.5 единицы. А внешний совместитель, отработавший половину ставки, будет учтен как 0.5 независимо от количества мест работы.

2. Где в 1С ЗУП посмотреть среднесписочную численность: 3 основных способа

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 среднесписочная численность доступна в нескольких отчетах. Рассмотрим каждый из них подробно.

Способ 1. Отчет «Среднесписочная численность» (самый быстрый)

Это специализированный отчет, который формирует ССЧ по правилам Роструда. Чтобы его открыть:

1. Перейдите в раздел Кадры → Отчеты по кадровому учету.
2. Выберите Среднесписочная численность.
3. Укажите период (месяц/квартал/год) и организацию (если их несколько).
4. Нажмите Сформировать.

В результате вы получите таблицу с разбивкой по месяцам и итоговым значением. Здесь же можно увидеть детализацию по подразделениям или категориям сотрудников (например, отдельно по совместителям).

Указан верный период (не квартал вместо месяца)|

Выбрана нужная организация (если их несколько)|

Отсутствуют фильтры по подразделениям (если нужна общая ССЧ)|

Проверены настройки учета внешних совместителей

-->

Способ 2. Отчет «Анализ кадрового состава»

Этот отчет более универсальный и позволяет увидеть ССЧ в контексте других кадровых показателей. Путь к нему: Кадры → Анализ кадрового состава → вкладка Численность.

Преимущество этого способа — возможность сравнить ССЧ с явочной или штатной численностью в одном окне. Например, если штатная численность 100 человек, а среднесписочная — 95, это сигнал о высокой текучести или большом количестве отпусков.

Способ 3. Оборотно-сальдовая ведомость (для опытных пользователей)

Если вам нужно проконтролировать расчет ССЧ вручную или найти ошибку в данных, используйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 70.01 (расчеты с персоналом). Путь: Зарплата → Отчеты по зарплате → Оборотно-сальдовая ведомость.

Здесь можно отфильтровать данные по периодам и подразделениям, но для расчета ССЧ потребуется дополнительно учитывать отработанное время (из табеля). Этот метод подходит, если стандартные отчеты дают некорректные цифры.

3. Почему в 1С ЗУП среднесписочная численность не сходится с бухгалтерией

Разногласия между данными в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия (или другими системами) — частая проблема. Основные причины:

Причина расхождения	Как проверить	Как исправить
Несовпадение периодов	Сравните даты в отчетах ЗУП и бухгалтерии	Установите одинаковый период в обоих программах
Разные настройки учета совместителей	Проверьте флаг «Учитывать внешних совместителей» в ЗУП	Приведите настройки в соответствие с методикой расчета
Ошибки в табеле учета рабочего времени	Откройте табель за спорный период (Зарплата → Табель)	Исправьте неверные отметки (например, отсутствие кода «Б» для больничных)
Несинхронизированные данные между базами	Проверьте логи обмена данными (если используется интеграция)	Выполните повторный обмен или ручную корректировку

Критический нюанс: если в вашей организации есть филиалы или обособленные подразделения, ССЧ рассчитывается отдельно по каждому из них. В бухгалтерии эти данные могут быть сведены в общую цифру, а в ЗУП — нет. Чтобы избежать путаницы, используйте консолидированный отчет по всем организациям.

В 1С:ЗУП КОРП среднесписочная численность по умолчанию рассчитывается без учета сотрудников, находящихся в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком до 3 лет. Для включения их в расчет требуется ручная настройка в параметрах отчета.

Что делать, если ССЧ в ЗУП сильно отличается от данных Росстата?

Если расхождения превышают 5-10%, проверьте:

1. Правильность заполнения табеля (особенно кодов отпусков и больничных).

2. Настройки учета совместителей и работников по ГПД.

3. Актуальность штатного расписания (уволенные сотрудники должны быть исключены).

4. Корректность указания ставок (0.5, 0.25 и т.д.) для неполной занятости.

Если проблема сохраняется, сверьтесь с методическими рекомендациями Росстата (раздел "Численность работников").

4. Как настроить автоматический расчет среднесписочной численности

Чтобы избежать ручного контроля ССЧ каждый месяц, настройте в 1С:ЗУП автоматическое формирование отчета по расписанию. Для этого:

1. Откройте Администрирование → Периодические регламентные операции.
2. Создайте новую операцию с типом Формирование отчета.
3. Выберите отчет Среднесписочная численность.
4. Укажите периодичность (например, Ежемесячно, 1-е число).
5. Сохраните и активируйте задачу.

Теперь отчет будет формироваться автоматически и сохраняться в Мои отчеты. Его можно настроить на экспорт в Excel или отправку на email ответственному лицу.

Дополнительная настройка для крупных компаний: если у вас более 1000 сотрудников, рекомендуется разбивать расчет ССЧ по подразделениям, чтобы избежать зависаний программы. Для этого:

• 📌 В настройках отчета установите фильтр по подразделениям.
• 📌 Используйте Пакетное формирование отчетов (доступно в ЗУП КОРП).

5. Частые ошибки при расчете среднесписочной численности в 1С ЗУП

Даже опытные пользователи иногда допускают ошибки, которые искажают ССЧ. Вот самые распространенные:

Ошибка 1. Неучтенные внешние совместители

По умолчанию 1С:ЗУП может не включать внешних совместителей в расчет. Чтобы исправить:

1. Откройте отчет Среднесписочная численность.
2. Нажмите Показать настройки → вкладка Отбор.
3. Уберите галочку Исключать внешних совместителей.

Ошибка 2. Некорректные коды в табеле

Если в табеле учета рабочего времени стоят неверные коды (например, Я вместо Б для больничного), ССЧ будет завышена. Проверьте:

• 🔍 Коды ОТ (отпуск), Б (больничный), К (командировка).
• 🔍 Отсутствие дублирующих записей за один день.

Ошибка 3. Незакрытые периоды

Если месяц не закрыт в разделе Зарплата → Закрытие месяца, данные за последний день могут не попасть в расчет. Всегда проверяйте статус периода перед формированием отчета.

Ошибка 4. Разные периоды в отчетах

ССЧ за квартал ≠ сумме ССЧ за 3 месяца! Для квартального расчета используйте среднее арифметическое месячных значений. В 1С это делается автоматически, но при ручной проверке легко ошибиться.

6. Среднесписочная численность в 1С:ЗУП КОРП — особенности и отличия

Версия 1С:ЗУП КОРП имеет расширенные возможности для расчета ССЧ, но и больше нюансов. Ключевые отличия:

• 🏢 Поддержка многофилиальных структур с автоматическим сводом данных.
• 📊 Дополнительные аналитические отчеты (например, Движение кадровой численности).
• 🔄 Возможность настройки пользовательских алгоритмов расчета (для нестандартных случаев).

Чтобы сформировать ССЧ в ЗУП КОРП:

1. Перейдите в Кадры → Отчеты по кадровому учету → Среднесписочная численность (расширенный).
2. Выберите Консолидированный отчет, если нужно свести данные по нескольким организациям.
3. На вкладке Дополнительно настройте учет совместителей, работников по ГПД и других категорий.

Внимание! В ЗУП КОРП при настройке обмена данными с 1С:Бухгалтерией ССЧ может передаваться без детализации по подразделениям. Чтобы сохранить разбивку, используйте Полный обмен данными вместо Выборочного.

Еще одна особенность КОРП-версии — возможность экспорта ССЧ в формате XML для Росстата. Для этого:

1. Сформируйте отчет Среднесписочная численность.
2. Нажмите Выгрузить → Формат Росстата.
3. Укажите путь для сохранения файла.

Как в ЗУП КОРП посчитать ССЧ с учетом удаленных сотрудников?

В настройках отчета есть опция Учитывать удаленных сотрудников. Она полезна, если нужно включить в расчет уволенных в середине месяца работников (например, для анализа текучести). Однако для официальной отчетности этот параметр должен быть отключен, так как Росстат требует учитывать только действующих сотрудников на конец периода.

7. Руководство по проверке среднесписочной численности перед сдачей отчетности

Перед тем как отправлять данные в ПФР или ФСС, выполните контрольную проверку ССЧ по этому чек-листу:

Сверьте период отчета с требованиями налоговой (например, за полугодие или 9 месяцев)|

Проверьте, что в отчете учтены все подразделения (особенно удаленные филиалы)|

Убедитесь, что внешние совместители учтены пропорционально отработанному времени|

Сравните ССЧ с данными табеля за тот же период (должны совпадать по логике)|

Экспортируйте отчет в Excel и проверьте формулы (если есть сомнения в расчетах)

-->

Пример проверки:

Допустим, в январе в компании работало 100 человек, из них:

• 5 человек уволились 15 января (учитываются как 0.5).
• 10 человек были в отпуске по 10 дней (учитываются полностью, так как отпуск ≠ увольнение).
• 2 внешних совместителя на 0.5 ставки (учитываются как 1 человек).

Правильная ССЧ за январь: (100 - 5*0.5 + 1) / 31 * 31 ≈ 98.5 (округляем до 99). Если 1С показывает 100 — ищите ошибку в табеле или настройках учета уволенных.

Внимание! Росстат требует округлять ССЧ до целых чисел по правилам математики (0.5 и выше — в большую сторону). В 1С это делается автоматически, но при ручном расчете легко забыть об округлении.

FAQ: Ответы на частые вопросы о среднесписочной численности в 1С ЗУП

🔹 Как посчитать среднесписочную численность за квартал, если в 1С только месячные данные?

ССЧ за квартал рассчитывается как среднее арифметическое месячных значений. Например, если за 3 месяца ССЧ составила 100, 105 и 110, то квартальная ССЧ = (100 + 105 + 110) / 3 = 105.

В 1С этот расчет выполняется автоматически при выборе периода Квартал в отчете. Но если вам нужно проверить его вручную, экспортируйте месячные данные в Excel и используйте функцию =СРЗНАЧ().

🔹 Почему в отчете «Среднесписочная численность» не отображаются данные за текущий месяц?

Это происходит, если:

1. Месяц не закрыт в разделе Зарплата → Закрытие месяца.
2. В табеле отсутствуют данные за последние дни (например, не проставлены коды на будущие даты).
3. Установлен фильтр по дате, исключающий текущий период.

Решение: закройте месяц или вручную допишите табель (например, проставьте код Я для планируемых рабочих дней).

🔹 Можно ли в 1С ЗУП посчитать среднесписочную численность только по одному подразделению?

Да, для этого:

1. Откройте отчет Среднесписочная численность.
2. Нажмите Показать настройки → вкладка Отбор.
3. В поле Подразделение выберите нужное подразделение.
4. Сформируйте отчет.

Аналогично можно фильтровать по должностям, категориям сотрудников или видам занятости (основное место работы/совместительство).

🔹 Как в 1С ЗУП 3.1 (облако) найти среднесписочную численность?

В облачной версии путь к отчету такой же: Кадры → Отчеты по кадровому учету → Среднесписочная численность.

Отличия:

• Отчет формируется быстрее за счет серверных мощностей.
• Нет возможности настроить автоматическую выгрузку в Росстат (только ручной экспорт).
• Данные обновляются в реальном времени (не нужно закрывать период).

🔹 Что делать, если среднесписочная численность в 1С не совпадает с данными из табеля?

Расхождения обычно связаны с:

1. Некорректными кодами в табеле (например, вместо ОТ стоит Я).
2. Неучтенными увольнениями (сотрудник уволен, но в табеле остались записи).
3. Ошибками в штатном расписании (например, указана ставка 1.0 вместо 0.5).

Решение:

1. Сверьте табель с приказами на отпуска/увольнения.
2. Проверьте настройки учета в отчете (включены ли совместители).
3. Сформируйте отчет Анализ кадрового состава и сравните с табелем.