Акт сверки в 1С:УТ — где искать, как сформировать и настроить

Работа с актами сверки в 1С:Управление торговлей (УТ) — одна из самых частых задач бухгалтеров и менеджеров. Этот документ подтверждает взаимные расчёты с контрагентами, помогает избежать споров по задолженностям и служит основанием для списания долгов. Однако найти его в интерфейсе программы не всегда просто: пути к акту сверки зависят от версии УТ (10.3, 11, 12), настроек ролей пользователя и даже от конкретной конфигурации.

Многие пользователи теряются, когда им нужно срочно предоставить акт сверки партнёру или аудитору. Где его искать? Как сформировать за нужный период? Почему в списке документов его нет? В этой статье разберём все способы поиска акта сверки в 1С:УТ, включая скрытые меню, настройки отчётов и обходные пути для нестандартных ситуаций.

Если вы работаете с типовой конфигурацией, большинства функций хватит «из коробки». Но в доработанных базах путь к акту может отличаться — об этом тоже расскажем. А для тех, кто часто сталкивается с ошибками при формировании, мы подготовили чек-лист проверки настроек.

1. Стандартный путь к акту сверки в 1С:УТ

В большинстве версий 1С:Управление торговлей акт сверки формируется через меню Отчёты. Однако его расположение может варьироваться в зависимости от ролей пользователя и настроек интерфейса. Вот универсальный алгоритм:

Откройте главное меню программы и перейдите в раздел:

Отчёты → Акт сверки расчётов

Если этого пункта нет, попробуйте альтернативный путь:

Отчёты → Продажи → Акт сверки с покупателем
или
Отчёты → Покупки → Акт сверки с поставщиком

В некоторых конфигурациях (например, 1С:УТ 11.4) акт сверки может скрываться в подменю Взаиморасчёты. Если вы не видите нужного пункта, проверьте:

• 🔍 Права доступа: у вашей роли должна быть галочка на формирование отчётов по взаиморасчётам.
• 📌 Настройки интерфейса: возможно, пункт скрыт в разделе «Все функции» (кнопка в правом верхнем углу).
• 🔄 Версию конфигурации: в 1С:УТ 10.3 путь может отличаться от 1С:УТ 12.

Если акт сверки всё равно не находится, попробуйте воспользоваться поиском по меню (лупа в верхнем правом углу) и введите запрос «акт сверки». Система подскажет все возможные варианты.

2. Формирование акта сверки: пошаговая инструкция

Когда вы нашли пункт меню, остаётся правильно сформировать документ. Рассмотрим процесс на примере 1С:УТ 11.4:

Шаг 1. Выбор контрагента

В открывшемся окне укажите:

• 🏢 Контрагента (покупателя или поставщика).
• 📅 Период: дату начала и конца сверки (по умолчанию ставится текущий месяц).
• 💰 Валюту взаиморасчётов (если работаете с иностранными партнёрами).

Шаг 2. Настройка отображения данных

На вкладке Показать выберите:

- Документы расчётов (если нужно детализировать по платежам и накладным).

- Только сальдо (для краткого акта с итоговыми суммами).

- Развернутое сальдо (показывает дебет и кредит отдельно).

Шаг 3. Формирование и печать

Нажмите Сформировать. Если нужно распечатать акт:

• 🖨️ Выберите шаблон печати (стандартный или доработанный).
• 📄 Нажмите Печать или Сохранить в Excel.

Указан правильный контрагент|Период охватывает все нужные документы|Выбрана корректная валюта|Проверены права на формирование отчётов|Настроен шаблон печати (если требуется)-->

Если акт формируется долго или «завис», проверьте:

- Количество документов за выбранный период (при большом объёме данных лучше разбить сверку на несколько актов).

- Наличие блокировок в базе (возможно, другой пользователь редактирует данные контрагента).

3. Где искать акт сверки, если его нет в меню

Иногда стандартные пути не работают. Рассмотрим альтернативные способы:

Способ 1. Через журнал документов

Откройте:

Документы → Все документы

В фильтре введите тип документа Акт сверки. Если он есть в базе, система покажет все созданные акты.

Способ 2. Через отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами»

Перейдите:

Отчёты → Взаиморасчёты → Взаиморасчёты с контрагентами

В этом отчёте можно:

- Посмотреть текущую задолженность.

- Экспортировать данные в Excel и вручную оформить акт.

- Нажать Действия → Сформировать акт сверки (если эта опция доступна).

Способ 3. Через обработку «Помощник по сверке»

В некоторых конфигурациях (например, с доработками для бухгалтерии) есть специальная обработка. Чтобы её найти:

1. Откройте Файл → Открыть.
2. Выберите файл обработки (обычно называется ПомощникСверки.epf).
3. Запустите обработку и следуйте инструкциям.

Что делать, если акт сверки не формируется?

Если при нажатии на Сформировать ничего не происходит, проверьте:

1. Права пользователя — возможно, у вас нет доступа к регистрам расчётов.

2. Целостность базы — запустите тестирование и исправление через Администрирование → Тестирование и исправление.

3. Настройки учётной политики — в некоторых случаях акты сверки блокируются, если не заполнены реквизиты организации (ИНН, КПП).

4. Настройка шаблонов акта сверки

Стандартный шаблон акта сверки в 1С:УТ не всегда устраивает пользователей. Его можно доработать или заменить на свой. Вот как это сделать:

Шаг 1. Редактирование существующего шаблона

- Откройте сформированный акт сверки.

- Нажмите Ещё → Изменить форму (или Настроить в зависимости от версии).

- В редакторе вы можете:

- Добавить логотип компании.

- Изменить порядок колонок.

- Убрать лишние реквизиты (например, ответственного менеджера).

Шаг 2. Загрузка внешнего шаблона

Если стандартная форма не подходит, можно загрузить свою:

1. Скачайте шаблон в формате .mxl или .xlsx (например, от партнёров 1С).
2. Перейдите в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.
3. Нажмите Импорт и выберите файл шаблона.
4. Привяжите шаблон к документу Акт сверки.

Шаг 3. Настройка автоматической рассылки

В 1С:УТ 12 можно настроить автоматическую отправку актов сверки по email:

- В карточке контрагента укажите email для рассылки.

- В настройках отчёта поставьте галочку Отправлять автоматически.

- Укажите период рассылки (например, ежемесячно 5-го числа).

5. Типичные ошибки при работе с актами сверки

Даже опытные пользователи сталкиваются с проблемами при формировании актов. Разберём самые частые:

Ошибка 1: «Нет данных для формирования акта»

⚠️ Внимание: Эта ошибка появляется, если:

- У контрагента нет движений по расчётам за выбранный период.

- В настройках отчёта указан неверный Договор (проверьте, что выбран действующий договор с контрагентом).

- В базе есть непроведённые документы (накладные, платежки), которые не попали в регистры.

Решение: проверьте фильтры, обновите данные (Действия → Обновить) и перепроведите проблемные документы.

Ошибка 2: «Сальдо не сходится»

Если суммы в акте не совпадают с вашими расчётами:

- Убедитесь, что период сверки включает все документы (в том числе возвраты и корректировки).

- Проверьте, не дублируются ли платежи (иногда один платёж привязан к двум накладным).

- Сравните данные с отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по контрагенту.

Ошибка 3: «Нет прав на формирование акта»

Эта проблема характерна для пользователей с ограниченными ролями (например, «Менеджер по продажам»). Решение:

- Обратитесь к администратору базы с просьбой добавить право Формирование отчётов по взаиморасчётам.

- Временно войдите под пользователем с полными правами (например, Администратор).

Ошибка	Возможная причина	Решение
Акт формируется пустым	Не указан договор или период	Проверьте фильтры и настройки отчёта
Долгое формирование акта	Большой объём данных за период	Разбейте сверку на несколько актов по кварталам
Ошибка «Недостаточно прав»	Ограничения роли пользователя	Запросите права у администратора
Не совпадает сальдо	Неучтённые документы или ошибки проводок	Сверьтесь с оборотно-сальдовой ведомостью

6. Автоматизация сверки: интеграция с 1С:Бухгалтерией

Если вы ведёте учёт в 1С:УТ и 1С:Бухгалтерии, акты сверки можно синхронизировать между базами. Это избавит от двойной работы и ошибок при ручном переносе данных.

Способ 1. Обмен через планы обмена

- Настройте план обмена между 1С:УТ и 1С:Бухгалтерией (раздел Администрирование → Обмен данными).

- В настройках укажите, что акты сверки должны передаваться автоматически.

- Запустите обмен (Действия → Выполнить обмен).

Способ 2. Использование внешних обработок

Для сложных схем обмена (например, с несколькими базами) удобно использовать обработки от партнёров 1С:

- «Универсальный обмен данными» (от фирмы «1С»).

- «Конвертация данных» (для переноса актов в другие конфигурации).

Эти инструменты позволяют:

• 🔄 Настраивать правила преобразования данных.
• 📂 Архивировать акты сверки перед передачей.
• 📊 Сверять данные после обмена.

Способ 3. Облачная синхронизация (1С:Линк)

Если обе базы подключены к 1С:Линк, акты сверки можно передавать через облако:

- В 1С:УТ сформируйте акт и нажмите Отправить в 1С:Линк.

- В 1С:Бухгалтерии принятый акт появится в разделе Входящие документы.

7. Экспорт актов сверки в другие форматы

Иногда нужно предоставить акт сверки в формате, отличном от стандартного (например, для аудитора или банка). В 1С:УТ есть несколько способов экспорта:

Экспорт в Excel

- Сформируйте акт сверки.

- Нажмите Ещё → Выгрузить в Excel.

- В открывшемся файле можно:

- Добавить формулы для проверки сальдо.

- Отформатировать ячейки (цвет, шрифт).

- Вставить дополнительные колонки (например, с комментариями).

Экспорт в PDF

Для этого:

1. Установите виртуальный принтер (например, PDF24 или Dopdf).
2. В окне печати акта выберите этот принтер.
3. Сохраните файл в нужную папку.

Экспорт в XML для электронного документооборота

Если вам нужно передать акт через Диадок, Контур.Диадок или другой оператор ЭДО:

- Сформируйте акт в 1С.

- Нажмите Ещё → Выгрузить в XML.

- Загрузите файл в систему ЭДО.

⚠️ Внимание: При экспорте в XML проверьте, что в настройках 1С указан правильный Формат обмена (обычно это УПД_АктСверки или АктСверки_ФНС). Несоответствие формату может привести к отказу в приёме документа.

8. Как проверить корректность акта сверки

Перед отправкой контрагенту обязательно проверьте акт на ошибки. Вот чек-лист:

1. Сверка сальдо

- Итоговое сальдо в акте должно совпадать с:

- Отчётом Взаиморасчёты с контрагентом.

- Данными из 1С:Бухгалтерии (если ведёте учёт там).

- Если есть расхождения, проверьте:

- Период (возможно, не включены все документы).

- Валюту (если расчёты в иностранной валюте, убедитесь, что курс верный).

2. Проверка реквизитов

• 📄 Наименование и реквизиты вашей организации.
• 🏢 Наименование и реквизиты контрагента (ИНН, КПП, адрес).
• 📅 Дата акта (должна быть актуальной).
• 💼 Подписи и печати (если акт бумажный).

3. Логическая проверка

- Убедитесь, что в акте отражены все документы (накладные, платежки, корректировки).

- Проверьте, что нет дублей (иногда один платёж отображается дважды).

- Если акт многостраничный, пронумеруйте страницы и укажите количество листов («Акт на __ листах»).

Если контрагент не согласен с вашим актом, запросите у него их версию сверки и сравните документы построчно. Часто расхождения возникают из-за:

- Разных дат валютирования платежей.

- Неучтённых комиссий банка.

- Ошибок в привязке платежей к накладным.

FAQ: Частые вопросы по актам сверки в 1С:УТ

Можно ли сформировать акт сверки за прошлый год?

Да, в настройках отчёта укажите нужный период (например, с 01.01.2026 по 31.12.2026). Убедитесь, что за этот период не было перепроводки документов — это может исказить сальдо.

Как сделать акт сверки с детализацией по договорам?

В настройках отчёта на вкладке Группировка выберите По договорам. Если этот параметр отсутствует, возможно, в вашей конфигурации не настроена аналитика по договорам для взаиморасчётов.

Почему в акте сверки не отображаются платежи?

Проверьте:

• 🔹 Статус платежных документов (они должны быть Проведены).
• 🔹 Привязку платежей к договору (если договор не указан, платёж может не попасть в акт).
• 🔹 Настройки фильтра в отчёте (возможно, выбран неверный Вид операции).

Можно ли в 1С:УТ сформировать акт сверки в иностранной валюте?

Да, если:

• 💱 В договоре с контрагентом указана иностранная валюта.
• 📅 В системе заполнены курсы валют на даты операций.
• 🔄 В настройках акта выбрана нужная валюта (Валюта взаиморасчётов).

Если валюта не отображается, проверьте настройки Учётной политики — возможно, многовалютный учёт отключён.

Как распечатать акт сверки с печатью и подписью?

В стандартной печатной форме поля для подписи и печати обычно есть, но они пустые. Чтобы их заполнить:

1. Откройте сформированный акт.
2. Нажмите Печать → Настроить.
3. В редакторе добавьте поля Подпись и М.П. (печать).
4. Сохраните шаблон как пользовательский.

Если нужна электронная подпись, экспортируйте акт в PDF и подпишите с помощью КриптоПро или другого сертифицированного ПО.