Работа с авансами в 1С:Предприятие — одна из самых частых задач бухгалтеров, кадровиков и финансовых специалистов. Но даже опытные пользователи иногда теряются: где именно в программе настраивается аванс, как его правильно оформить и какие документы для этого нужны. Проблема усложняется тем, что в разных конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и Управление Персоналом, 1С:ERP) пути к настройкам могут кардинально отличаться.

В этой статье мы разберём все возможные сценарии: от установки авансовых платежей по зарплате до оформления авансов поставщикам и покупателям. Вы узнаете, какие документы формируются автоматически, где их искать в интерфейсе, и как избежать типичных ошибок при работе с авансами. Особое внимание уделим настройкам учётной политики, которые напрямую влияют на корректное отражение авансов в отчётности.

Если вы работаете с 1С 8.3 или более поздними версиями, большая часть инструкций останется актуальной — основные принципы не менялись. Однако для 1С:ERP 2.5 и 1С:Бухгалтерия 3.0 мы выделим отдельные блоки с учётом их специфики.

1. Авансы по зарплате: где настраивается в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) авансовые выплаты сотрудникам настраиваются в двух ключевых местах: в учётной политике и в документах начисления. Главное правило: аванс не является самостоятельным видом расчёта — это часть зарплаты, выплачиваемая раньше срока.

Чтобы настроить аванс:

  • 📌 Перейдите в раздел Настройки → Учётная политика.
  • 📌 В блоке "Зарплата" найдите параметр Выплачивать аванс и установите флажок.
  • 📌 Укажите процент аванса (обычно 40-50% от оклада) и дату выплаты (например, 20-е число каждого месяца).
  • 📌 Сохраните изменения и обновите регламентные операции.

После этого аванс будет рассчитываться автоматически при формировании Ведомости на выплату зарплаты. Важно: если в вашей организации аванс фиксированный (например, 10 000 рублей для всех), придётся использовать ручное начисление через документ Начисление зарплаты и взносов с типом операции Аванс.

💡

Если аванс не рассчитывается автоматически, проверьте, включена ли галочка Использовать авансовые выплаты в настройках вида расчёта оклада (раздел Настройки → Виды расчётов).

Особенности для 1С:ЗУП 3.1

В версии 3.1 появился отдельный документ Авансовый отчёт, который упрощает учёт выданных подотчётных сумм. Его можно найти в разделе Зарплата → Авансы. Если вам нужно выдать аванс под отчёт (например, на командировку), используйте именно этот документ, а не стандартную ведомость.

Что делать, если аванс не попадает в 6-НДФЛ?

Если авансовые выплаты не отражаются в отчётности 6-НДФЛ, проверьте:

1. Дату фактического получения дохода (должна совпадать с датой выплаты аванса).

2. Настройку Дата получения дохода в документе выплаты (раздел Налоги и взносы).

3. Корректность заполнения реквизита Вид дохода (должен быть Зарплата, а не Прочие доходы).

2. Авансы поставщикам и покупателям в 1С:Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерия 3.0 авансы контрагентам оформляются через платежные документы с последующим зачётом. Главное отличие от зарплатных авансов: здесь требуется сопоставление платежа с будущей поставкой (или отгрузкой).

Пошаговая инструкция для аванса поставщику:

  1. Создайте документ Списание с расчётного счёта (раздел Банк и касса → Банковские выписки).
  2. В поле Вид операции выберите Оплата поставщику.
  3. Укажите контрагента, договор и сумму аванса. В поле Счёт затрат выберите 60.02 "Авансы выданные".
  4. Проведите документ и сформируйте Счёт-фактуру полученный (если аванс облагается НДС).

Для зачёта аванса после поступления товара:

  • 📦 В документе Поступление (акты, накладные) нажмите Зачёсть аванс.
  • 📦 Система автоматически подберёт незачтённые платежи. Подтвердите сопоставление.

Аналогично работают авансы от покупателей, но с использованием счёта 62.02 "Авансы полученные". Обратите внимание: если аванс поступил в одном периоде, а реализация произошла в другом, может потребоваться ручная корректировка НДС (через документ Формирование записей книги продаж).

Убедитесь, что:

✅ Счёт учёта аванса (60.02 или 62.02) указан верно

✅ НДС с аванса рассчитан (если применимо)

✅ Документ проведён без ошибок (проверьте движения по регистрам)

✅ Контрагент и договор совпадают в платеже и будущей реализации

-->

Таблица: Счета учёта авансов в 1С:Бухгалтерия

Тип аванса Счёт дебет Счёт кредит Документ для оформления
Аванс поставщику 60.02 51 Списание с расчётного счёта
Аванс от покупателя 51 62.02 Поступление на расчётный счёт
Зачёт аванса поставщику 60.01 60.02 Поступление (акты, накладные)
Зачёт аванса покупателя 62.02 62.01 Реализация (акты, накладные)

Платёжное поручение|Авансовый отчёт|Ведомость на выплату зарплаты|Другой документ-->

3. Настройка авансов в 1С:ERP — ключевые отличия

В 1С:ERP Управление предприятием 2.5 работа с авансами интегрирована в систему финансового планирования и бюджетирования. Здесь авансы не просто оформляются, но и влияют на лимиты расходов, кассовый план и графики платежей.

Основные этапы:

  1. В разделе Финансы → Платежный календарь создайте Заявку на расходование ДС с типом Аванс поставщику.
  2. Укажите статью движения денежных средств (например, Авансы выданные).
  3. После утверждения заявки сформируйте Платёжное поручение на основании неё.
  4. Для зачёта аванса используйте документ Поступление товаров и услуг с кнопкой Зачёсть аванс.

В ERP авансы автоматически резервируют денежные средства в бюджете, что позволяет избегать кассовых разрывов. Если резервирование не нужно, отключите его в настройках финансового учёта (раздел Настройки → Финансовый учёт → Политика резервирования).

💡

В 1С:ERP авансы нельзя провести без предварительной заявки — это ключевое отличие от Бухгалтерии 3.0, где платежи оформляются напрямую.

Для авансов по зарплате в ERP используется тот же механизм, что и в ЗУП, но с дополнительной привязкой к центрам финансовой ответственности (ЦФО). Это позволяет распределять зарплатные авансы по подразделениям и проектам.

4. Где в 1С искать отчётность по авансам

После оформления авансов их нужно контролировать через отчётность. В 1С:Бухгалтерия и ERP для этого есть несколько ключевых отчётов:

  • 📊 Анализ счёта 60.02/62.02 (раздел Отчёты → Стандартные отчёты → Анализ счёта) — показывает все незачтённые авансы.
  • 📊 Ведомость по контрагентам (раздел Отчёты → Ведомости → Ведомость по контрагентам) — фильтруйте по видам расчётов.
  • 📊 Книга покупок/продаж (раздел Отчёты → НДС) — для контроля НДС с авансов.
  • 📊 Платежный календарь (в ERP) — отображает планируемые авансовые платежи.

Если вам нужно сдать декларацию по НДС, проверьте, чтобы все авансы были отражены в Книге покупок (для выданных авансов) или Книге продаж (для полученных). Для этого используйте документ Формирование записей книги покупок/продаж.

💡

Чтобы быстро найти незачтённые авансы, используйте отбор по сальдо на конец периода в отчёте Анализ счёта. Сальдо по дебету 60.02 или кредиту 62.02 укажет на "висящие" суммы.

Что делать, если аванс "завис" в отчётности?

Если аванс не зачитывается автоматически:

  1. Проверьте, совпадают ли договор и контрагент в платеже и реализации.
  2. Убедитесь, что в документе реализации указан тот же счёт учёта расчётов (60.01 или 62.01).
  3. Если аванс старый (более 1 года), может потребоваться списание через документ Корректировка долга.

5. Типичные ошибки при работе с авансами в 1С

Даже опытные пользователи допускают ошибки при оформлении авансов. Вот самые распространённые:

  1. Неверный счёт учёта: вместо 60.02 указывают 60.01, что приводит к искажению баланса.
  2. Отсутствие счёта-фактуры на аванс: если аванс облагается НДС, но счёт-фактура не сформирована, будет ошибка в декларации.
  3. Несовпадение договоров: платеж проведён по одному договору, а реализация — по другому. Система не сможет автоматически зачесть аванс.
  4. Ручное исправление проводок: никогда не правите движения по авансам вручную — это нарушает целостность данных.

Ещё одна частая проблема — дублирование авансов. Например, если один и тот же платеж был оформлен дважды (через банк и кассу). Чтобы этого избежать, используйте контроль уникальности платежей в настройках банковских выписок.

Как исправить ошибочно проведённый аванс?

Если аванс был проведён с ошибкой:

1. Сторнируйте документ (кнопка Создать на основании → Сторно).

2. Создайте новый документ с правильными данными.

3. Если аванс уже зачтён, сначала отмените зачёт (кнопка Отменить зачёт аванса в документе реализации).

Предупреждения по НДС

⚠️ Внимание: С 2023 года правила восстановления НДС с авансов изменились. Если аванс выдан более 3 лет назад и не зачтён, его нужно списать как безнадежный долг, а НДС — восстановить. В 1С это делается документом Корректировка НДС.

Для авансов по зарплате типичная ошибка — неверное удержание НДФЛ. Помните: аванс не облагается НДФЛ в момент выплаты, налог удерживается только при окончательном расчёте зарплаты. Если 1С автоматически удерживает НДФЛ с аванса, проверьте настройки вида расчёта в Настройки → Виды расчётов.

6. Автоматизация авансов: как упростить работу

Если в вашей компании авансы выплачиваются регулярно (например, ежемесячные зарплатные авансы или авансы постоянным поставщикам), имеет смысл настроить автоматизацию:

  • 🤖 Регламентные операции: в 1С:ЗУП настройте автоматическое создание ведомостей на аванс (раздел Настройки → Регламентные операции).
  • 🤖 Шаблоны платежей: в 1С:Бухгалтерия сохраняйте шаблоны платежных поручений для повторяющихся авансов (кнопка Сохранить как шаблон).
  • 🤖 Бюджетное планирование: в ERP настройте графики платежей для автоматического резервирования средств под авансы.
  • 🤖 Интеграция с банком: подключите Клиент-Банк или Директ-Банк для автоматического импорта платежей по авансам.

Для крупных компаний полезно настроить уведомления о приближающихся сроках выплаты авансов. Это делается через Настройки → Уведомления (в ERP или ЗУП). Например, можно настроить оповещение за 3 дня до выплаты зарплатного аванса.

💡

Автоматизация авансов экономит до 30% времени бухгалтера, но требует предварительной настройки шаблонов и проверки корректности проводок.

Если вы используете облачную версию 1С (1С:Fresh), часть функций по авансам может отличаться. Например, там нет прямого доступа к регистрам накопления, но есть упрощённые отчёты по расчётам с контрагентами.

7. Авансы в 1С:УТ (Управление Торговлей) — кратко

В 1С:Управление Торговлей 11 авансы оформляются аналогично Бухгалтерии 3.0, но с упором на логистику и складской учёт. Здесь аванс может быть привязан не только к договору, но и к заказу покупателя/поставщика.

Ключевые моменты:

  • 📦 Аванс поставщику оформляется через Заказ поставщику с последующим созданием Платёжного поручения.
  • 📦 Для авансов от покупателей используйте Заказ покупателя и документ Поступление денежных средств.
  • 📦 Зачёт аванса происходит автоматически при проведении Реализации товаров и услуг или Поступления товаров.

Особенность УТ 11: здесь можно настроить автоматическое резервирование товаров под авансовые заказы. Это полезно, если вы работаете с предоплатой и хотите гарантировать наличие товара на складе.

FAQ: Частые вопросы по авансам в 1С

Как в 1С ЗУП сделать аванс фиксированной суммой, а не процентом от оклада?

Для этого:

  1. Создайте новый вид расчёта в разделе Настройки → Виды расчётов.
  2. Укажите тип Аванс и способ расчёта Фиксированная сумма.
  3. В документе Начисление зарплаты выберите этот вид расчёта и укажите сумму.
Почему в 1С Бухгалтерия не зачитывается аванс покупателя?

Причины могут быть следующими:

  • Не совпадают договор или контрагент в платеже и реализации.
  • В документе реализации не указан счёт учёта 62.01.
  • Аванс уже был зачтён ранее (проверьте отчёт Анализ счёта 62.02).
  • В настройках учёта отключена опция Автоматический зачёт авансов.

Исправьте данные и повторите зачёт вручную через кнопку Зачёсть аванс.

Как в 1С ERP отразить авансовый отчёт подотчётного лица?

Используйте документ Авансовый отчёт (раздел Финансы → Авансовые отчёты):

  1. Укажите подотчётное лицо и сумму выданного аванса.
  2. Добавьте строки расходов (например, Командировочные расходы).
  3. Приложите сканы чеков или других подтверждающих документов.
  4. Проведите документ — система автоматически зачтёт аванс.
Можно ли в 1С сделать аванс в иностранной валюте?

Да, но нужно:

  1. Убедиться, что в договоре с контрагентом указана валюта расчётов.
  2. В платежном документе выбрать нужную валюту и указать курс.
  3. Для корректного учёта курсовой разницы использовать документ Переоценка валютных средств.

В 1С:ERP дополнительно настройте валютное планирование в разделе Финансы → Валютный контроль.

Как списать старый невостребованный аванс в 1С?

Для списания:

  1. Создайте документ Корректировка долга (раздел Покупки/Продажи → Корректировка долга).
  2. Выберите контрагента и договор с "зависшим" авансом.
  3. Укажите сумму к списанию и счёт списания (например, 91.02 "Прочие расходы").
  4. Проведите документ и сформируйте акт сверки.

Если аванс был с НДС, не забудьте восстановить налог через Корректировка НДС.