Акт сверки в 1С Торговля: где найти, как сформировать и настроить

Работа с актами сверки в 1С:Торговля и Склад — одна из самых востребованных операций для бухгалтеров и менеджеров по работе с контрагентами. Этот документ подтверждает взаимные расчёты между компанией и партнёром, помогает выявить расхождения и избежать споров. Однако многие пользователи теряются, когда нужно быстро найти или сформировать акт сверки — особенно если интерфейс программы недавно обновился или настройка ведётся в новой базе.

В этой статье мы разберём все возможные способы поиска акта сверки в 1С:Торговля и Склад (включая редкие случаи, когда документ "прячется" в неочевидных разделах), покажем, как его правильно сформировать для разных типов контрагентов, и дадим советы по настройке печатной формы. А ещё — раскроем секретный приём для ускорения работы с актами сверки при большом количестве партнёров.

Материал актуален для последних версий 1С:Торговля и Склад 8.3 (включая облачные и коробочные решения), но большинство инструкций подойдут и для более ранних релизов. Если вы работаете с сильно кастомизированной конфигурацией, некоторые пункты меню могут отличаться — об этом мы тоже упомянем.

1. Где в 1С Торговля искать готовые акты сверки?

Если акт сверки уже был сформирован ранее, его можно найти в нескольких разделах программы. Вот основные пути доступа:

• 📁 Раздел "Покупки и продажи" → Отчёты по расчётам → Акты сверки. Здесь собираются все документы, созданные вручную или автоматически.
• 🔍 Поиск по контрагенту: откройте карточку партнёра (через Справочники → Контрагенты), затем перейдите на вкладку Расчёты или Документы — там может быть ссылка на акты сверки.
• 📊 Журнал документов: используйте универсальный журнал (Все функции → Журналы документов) и отфильтруйте по типу "Акт сверки".
• 🖨️ Печатные формы: иногда акты сверки "прячутся" в разделе Печать внутри карточки договора с контрагентом.

Если вы не видите раздел "Акты сверки" в меню, это может означать:

• 🔧 У вас урезана роль пользователя (нет прав на просмотр). Проверьте настройки доступа в Администрирование → Пользователи.
• 🛠️ В конфигурации отключён функционал актов сверки (редко, но встречается в сильно кастомизированных базах).
• 📦 Вы работаете в упрощённой версии программы (например, 1С:Торговля и Склад. Базовая), где часть отчётов скрыта.

Совет для ускорения поиска: используйте глобальный поиск по базе (горячие клавиши Ctrl+F или кнопка лупы в правом верхнем углу). Введите название контрагента и слово "сверка" — система покажет все связанные документы.

2. Как сформировать новый акт сверки: пошаговая инструкция

Если готового акта нет или нужно обновить данные, его можно сформировать вручную. Вот универсальный алгоритм для любой версии 1С:Торговля и Склад:

1. Откройте раздел "Покупки и продажи" (или "Продажи", если у вас упрощённое меню).
2. Выберите пункт Отчёты по расчётам → Акты сверки.
3. Нажмите Создать (или Добавить в некоторых конфигурациях).
4. Заполните поля:
   • 📅 Период — укажите дату, на которую нужно сформировать акт (обычно текущая).
   • 👤 Контрагент — выберите партнёра из справочника.
   • 📄 Договор — если с контрагентом заключено несколько договоров, уточните нужный.
   • 💰 Валюта расчётов — важно для экспортных операций.

Нажмите Заполнить — программа автоматически подтянет данные о взаиморасчётах.

Проверьте суммы и при необходимости скорректируйте их вручную.

Сохраните документ (Записать и закрыть) и распечатайте (Печать → Акт сверки).

Обратите внимание: если в акте сверки появляются расхождения с данными контрагента, это может означать:

• 📉 Не все документы проведены (например, не отражена оплата от покупателя).
• 🔄 Ошибка в ручной корректировке (кто-то внёс изменения в старые платежи).
• 📅 Разные периоды учёта (вы формируете акт на 31.12, а партнёр — на 01.01).

Что делать, если акт сверки не формируется?

Если при нажатии "Заполнить" ничего не происходит, проверьте:

- Есть ли у пользователя права на просмотр оборотов по счёту 60/62.

- Не заблокирована ли база на момент формирования (индикатор в правом нижнем углу).

- Нет ли ошибок в проводках по данному контрагенту (проверьте через отчёт "Оборотно-сальдовая ведомость по счёту").

В некоторых конфигурациях (например, в 1С:ERP) акт сверки можно сформировать прямо из карточки договора с контрагентом. Для этого:

1. Откройте договор (Справочники → Договоры).
2. Перейдите на вкладку Расчёты или Документы.
3. Нажмите Создать → Акт сверки.

3. Настройка печатной формы акта сверки

Стандартная печатная форма акта сверки в 1С:Торговля и Склад часто требует доработки — особенно если нужно добавить логотип компании, реквизиты или изменить структуру таблицы. Вот как это сделать:

Способ 1: Редактирование через конструктор печатных форм

1. Откройте сформированный акт сверки.
2. Нажмите Печать → Настроить форму (или Изменить форму).
3. В конструкторе вы можете:
   • 🖼️ Добавить логотип (перетащите изображение в шапку документа).
   • 📝 Изменить название колонок (например, заменить "Дебет" на "Мы должны").
   • 🔢 Убрать или добавить строки с итогами.
   • 📌 Переместить поля (например, перенести реквизиты контрагента вверх).

Сохраните изменения как новый шаблон (Сохранить как...).

Способ 2: Использование внешних печатных форм

Если стандартный конструктор не подходит, можно подключить внешнюю печатную форму (например, скачанную с сайта 1С или разработанную программистом). Для этого:

1. Скачайте файл формы (обычно с расширением .erf или .epf).
2. В программе перейдите в Администрирование → Печатные формы.
3. Нажмите Загрузить из файла и выберите скачанный шаблон.
4. Привяжите форму к документу "Акт сверки".

Популярные доработки печатных форм:

Задача	Как реализовать	Пример
Добавить печать и подпись	В конструкторе добавить поля "М.П." и "Подпись"
Разбить по валютам	Сгруппировать строки по полю "Валюта"	Рубли: 100 000 ₽ Доллары: 1 000 $
Убрать нулевые остатки	В настройках формы поставить фильтр "Сумма ≠ 0"	—
Добавить комментарий	Создать текстовое поле внизу формы	"Сверка произведена по данным нашей бухгалтерии"

⚠️ Внимание: если вы используете облачную версию 1С, возможности редактирования печатных форм могут быть ограничены. В этом случае обратитесь к администратору базы или используйте внешние обработки (например, 1С:Печатные формы из Маркетплейса).

4. Автоматическое формирование актов сверки: экономия времени

Если вам нужно регулярно формировать акты сверки для десятков контрагентов, ручной ввод станет настоящей пыткой. К счастью, в 1С:Торговля и Склад есть инструменты для автоматизации:

Способ 1: Групповое создание актов

1. Перейдите в Покупки и продажи → Отчёты по расчётам → Акты сверки.
2. Нажмите Ещё → Создать группу актов (или Массовое создание).
3. Выберите контрагентов (можно отфильтровать по группе, менеджеру или сумме долга).
4. Укажите период и нажмите Сформировать.

Программа создаст акты сверки для всех выбранных партнёров за несколько минут.

Способ 2: Регламентное задание

Для полностью автоматического формирования (например, каждый месяц) настройте регламентное задание:

1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
2. Создайте новое задание с типом Формирование актов сверки.
3. Укажите расписание (например, 1-го числа каждого месяца).
4. Выберите контрагентов или группы, для которых нужно формировать акты.
5. Сохраните и запустите задание в тестовом режиме.

⚠️ Внимание: при автоматическом формировании акты сверки не отправляются контрагентам — их нужно вручную проверить и отправить по email или распечатать. Чтобы ускорить этот процесс, используйте интеграцию с почтовым клиентом (например, через 1С:Документооборот).

Способ 3: Обмен данными с контрагентами

Некоторые компании настраивают автоматический обмен актами сверки через 1С:Диадок, СБИС или Контур.Диадок. Для этого:

1. Подключите сервис электронного документооборота в Администрирование → Обмен данными.
2. Настройте шаблон акта сверки для обмена.
3. Укажите, какие контрагенты могут получать акты автоматически.

После этого акты будут формироваться и отправляться без вашего участия.

5. Типичные ошибки при работе с актами сверки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда сталкиваются с проблемами при формировании актов сверки. Вот самые распространённые ошибки и способы их решения:

• 🔴 Акт сверки не формируется:

  Причина: отсутствуют права на просмотр оборотов по счёту 60/62 или не проведены документы по контрагенту.

  Решение: проверьте права пользователя в Администрирование → Роли и состояние документов в Журнале проводок.

• 🔴 Суммы в акте не сходятся с бухгалтерией:

  Причина: разные периоды формирования (например, акт на 30.06, а бухгалтер считает по 01.07).

  Решение: уточните период у контрагента и переформируйте акт.

• 🔴 В акте отображаются лишние документы:

  Причина: неверно настроен фильтр по договору или валюте.

  Решение: при формировании акта укажите конкретный договор и валюту расчётов.

• 🔴 Акт сверки не печатается:

  Причина: сбой в драйвере принтера или повреждён шаблон печатной формы.

  Решение: переустановите драйвер принтера или восстановите стандартный шаблон формы.

Если проблема не решается, проверьте:

• 📋 Журнал регистрации (Администрирование → Журнал регистрации) на наличие ошибок.
• 🔧 Целостность базы (Администрирование → Тестирование и исправление).
• 📂 Обновления программы — возможно, в новой версии исправлен баг с актами сверки.
Что делать, если акт сверки сформировался с отрицательными суммами?

Отрицательные суммы в акте сверки обычно означают, что:

- Вы перепутали дебет и кредит при ручной корректировке.

- В базе есть документы с ошибочными проводками (например, оплата зачислена на неверный счёт).

- Контрагент переплатил, и у вас перед ним кредиторская задолженность.

Чтобы исправить, проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 (если это покупатель) или 60 (если это поставщик).

⚠️ Внимание: если вы работаете с многовалютными расчётами, убедитесь, что в настройках программы указан правильный курс валют на дату формирования акта. Ошибка в курсе может привести к значительным расхождениям!

6. Акт сверки в 1С: ERP vs Торговля и Склад — в чём разница?

Если вы переходите с 1С:Торговля и Склад на 1С:ERP (или наоборот), стоит знать, что функционал актов сверки в этих программах имеет ключевые различия:

Функция	1С:Торговля и Склад	1С:ERP
Место формирования	Раздел "Покупки и продажи"	Раздел "Финансы" или "Взаиморасчёты"
Автоматическая отправка	Только через внешние сервисы (Диадок, СБИС)	Встроенная интеграция с EDI-операторами
Многовалютные расчёты	Поддержка базовая, требует ручной настройки	Автоматический пересчёт по курсу на дату документа
Аналитика по актам	Ограничена отчётом "Акты сверки"	Расширенные отчёты по дебиторке/кредиторке с привязкой к актам
Регламентные задания	Только массовое создание, без гибких настроек	Гибкое планирование с уведомлениями

Если вы используете 1С:ERP, обратите внимание на:

• 📊 Отчёт "Взаиморасчёты с контрагентами" — здесь можно увидеть все акты сверки в связке с платежами и накладными.
• 🔄 Механизм согласования: в ERP акты сверки можно отправлять на согласование перед отправкой контрагенту.
• 📈 Интеграцию с бюджетированием: данные из актов сверки автоматически учитываются в финансовом планировании.

В 1С:Торговля и Склад функционал проще, но зато интуитивно понятнее для новичков. Если вам не хватает возможностей, рассмотрите переход на 1С:ERP или доработку текущей конфигурации через 1С:Конфигуратор.

7. Экспорт и импорт актов сверки: работа с внешними данными

Иногда акты сверки нужно экспортировать для анализа в Excel или импортировать данные от контрагента. Вот как это сделать:

Экспорт в Excel

1. Откройте журнал актов сверки (Покупки и продажи → Отчёты по расчётам → Акты сверки).
2. Выделите нужные документы (или нажмите Выделить всё).
3. Нажмите Ещё → Выгрузить (или Экспорт).
4. Выберите формат Excel и укажите путь для сохранения.

В результате вы получите таблицу с данными актов, которую можно дополнительно обработать (например, добавить формулы для сверки сумм).

Импорт данных от контрагента

Если контрагент прислал акт сверки в Excel, его можно загрузить в 1С для сравнения:

1. Откройте раздел Покупки и продажи → Отчёты по расчётам.
2. Нажмите Создать → Акт сверки.
3. Вместо ручного заполнения нажмите Загрузить из файла.
4. Выберите файл Excel и укажите соответствие колонок (например, "Дата" → "Поле Дата документа").
5. Проверьте загруженные данные и сохраните акт.

⚠️ Внимание: при импорте данных из Excel всегда проверяйте:

• 📅 Соответствие дат (иногда контрагенты присылают акты с неверным периодом).
• 💰 Суммы в валюте (если расчёты многовалютные, уточните курс).
• 📄 Привязку к договору (в акте должно быть указано, по какому договору идёт сверка).

Для регулярного обмена актами сверки с контрагентами рекомендуем настроить интеграцию через EDI (например, 1С:Диадок). Это избавит от ручного импорта/экспорта и снизит риск ошибок.

8. Полезные отчёты для сверки с актами

Чтобы убедиться, что данные в акте сверки верные, используйте дополнительные отчёты в 1С:Торговля и Склад:

• 📌 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 (60):

  Показывает все движения по расчётам с контрагентом. Сравните суммы с актом сверки.

  Путь: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость → укажите счёт и контрагента.

• 📌 Карточка счёта:

  Детализирует каждый документ (накладные, платежки), влияющий на взаиморасчёты.

  Путь: Отчёты → Карточка счёта → выберите счёт 62 или 60.

• 📌 Анализ субконто:

  Помогает разобраться, если в акте сверки появились "лишние" суммы.

  Путь: Отчёты → Анализ субконто → укажите счёт и субконто "Контрагенты".

• 📌 Отчёт по дебиторской/кредиторской задолженности:

  Показывает текущий долг контрагента с разбивкой по срокам погашения.

  Путь: Отчёты → Дебиторская задолженность.

Если суммы в акте сверки и отчётах не сходятся, проверьте:

• 🔹 Проводки по документам (возможно, платеж проведён на неверный счёт).
• 🔹 Ручные корректировки (кто-то мог вручную изменить сумму в акте).
• 🔹 Настройки учёта (например, включён ли учёт по документам расчётов).

FAQ: Частые вопросы по актам сверки в 1С Торговля

🔹 Можно ли в 1С сформировать акт сверки за прошлый год?

Да, вы можете сформировать акт сверки за любой период, даже если база уже закрыта. Для этого при создании акта укажите нужную дату в поле "Период". Однако учитывайте, что:

• Если в прошлом году были ручные корректировки, они могут не отразиться в акте.
• Для корректного формирования все документы за выбранный период должны быть проведены.

Если акт не формируется, проверьте настройки прав доступа к архивным данным.

🔹 Как отправить акт сверки по email прямо из 1С?

В 1С:Торговля и Склад нет встроенной функции отправки писем, но есть несколько обходных путей:

1. Сформируйте акт, нажмите Печать → Сохранить как PDF, затем отправьте файл через почтовый клиент.
2. Подключите внешнюю обработку для отправки email (например, 1С:Отправка почты из Маркетплейса).
3. Используйте интеграцию с 1С:Документооборотом — там есть встроенная отправка писем.

Для автоматической отправки настройте регламентное задание с использованием 1С:Connect или аналогичных сервисов.

🔹 Почему в акте сверки не отображаются последние платежи?

Это одна из самых распространённых проблем. Причины могут быть следующими:

• 📅 Платеж проведён позднее даты, указанной в акте (например, акт на 30.06, а платеж от 01.07).
• 🔧 Документ не проведён (проверьте статус платежки в журнале).
• 📋 Ошибка в привязке к договору (платеж проведён по другому договору с тем же контрагентом).
• 🔄 Кэш программы (попробуйте обновить данные кнопкой F5 или перезапустить 1С).

Решение: обновите дату в акте сверки или проведите недостающие документы.

🔹 Можно ли в акте сверки показать расчёты по нескольким договорам?

Да, но это зависит от настройки программы:

• В стандартной конфигурации акт сверки формируется по одному договору. Чтобы показать все договоры, нужно создать отдельные акты для каждого.
• В доработанных конфигурациях (или в 1С:ERP) есть возможность сгруппировать данные по контрагенту без привязки к договору.

Если вам нужно свести данные по нескольким договорам, экспортируйте акты в Excel и объедините их вручную.

🔹 Как восстановить удалённый акт сверки?

Если акт сверки был удалён, восстановить его можно несколькими способами: