Завершение трудовых отношений требует от кадровика или бухгалтера не только расчета сотрудника, но и выдачи пакета обязательных документов. В современных версиях конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия эти документы формируются автоматически, однако их расположение в меню интерфейса не всегда очевидно для пользователей-новичков. Ошибки в поиске нужных форм приводят к задержкам выдачи и риску штрафов со стороны трудовой инспекции.
Основная сложность заключается в том, что разные справки могут находиться в совершенно разных разделах программы: одни привязаны к кадровому учету, другие — к расчету зарплаты, а третьи вообще генерируются через сервисы проверки контрагентов или внешние отчеты. Понимание логики хранения данных 1С позволяет сократить время на поиск с десяти минут до нескольких секунд.
В этой статье мы детально разберем маршруты поиска всех необходимых справок для увольняющегося сотрудника. Мы рассмотрим как стандартные печатные формы, встроенные в документ увольнения, так и специфические отчеты, которые формируются отдельно. Особое внимание уделим изменениям в законодательстве, касающимся электронных трудовых книжек и формы СТД-Р.
Документ увольнения как центральный узел формирования справок
Первое место, где необходимо искать большинство кадровых документов, — это сам документ, фиксирующий факт расторжения трудового договора. В конфигурациях семейства ЗУП (ред. 3.0 и выше) и Бухгалтерия (ред. 3.0) документ называется Увольнение или Увольнение из организации. Именно внутри этого документа скрыта кнопка вызова печатных форм, содержащих основную массу требуемой информации.
После проведения документа увольнения интерфейс программы предлагает пользователю перейти к печати. Если вы пропустили этот момент сразу после проведения, не паникуйте. Откройте список кадровых документов, найдите нужную запись и откройте её в режиме редактирования или просмотра. В верхней панели команд, обычно в группе кнопок Печать, расположен выпадающий список доступных форм.
⚠️ Внимание: Если кнопка "Печать" неактивна или список пуст, проверьте права доступа пользователя. Для формирования справок могут требоваться расширенные права на просмотр персональных данных или доступ к конкретным отчетам.
В стандартном списке печатных форм документа увольнения вы найдете следующие документы:
- 📄 Приказ об увольнении (форма Т-8 или собственная форма организации)
- 📒 Запись в трудовой книжке (для бумажного варианта)
- 📑 Справка о сумме заработка (форма 182н)
- 📝 Справка 2-НДФЛ за текущий год
- 📋 Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р)
Выбор конкретной формы зависит от того, какой именно документ запросил сотрудник. Важно отметить, что формирование некоторых справок, например СТД-Р, может требовать предварительной настройки обмена данными с Пенсионным фондом, хотя в последних релизах эта функция работает автономно на основе данных базы.
Если вы не видите форму СТД-Р в списке, убедитесь, что в карточке сотрудника заполнено поле "СНИЛС" и установлен флаг ведения электронной трудовой книжки.
Формирование справки СТД-Р для электронной трудовой
С введением электронных трудовых книжек справка СТД-Р стала одним из самых востребованных документов при увольнении. Она содержит полную историю трудовой деятельности сотрудника в данной организации. В отличие от бумажной трудовой, данные для этой справки берутся непосредственно из регистров накопления программы 1С.
Найти форму СТД-Р можно не только через документ увольнения, но и через специализированный раздел кадрового учета. Перейдите в меню Кадры → Отчеты по кадрам → Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Этот отчет позволяет сформировать документ за любой период, что удобно, если сотрудник запрашивает данные не только на дату увольнения, но и за прошлые периоды работы.
При формировании отчета критически важно правильно указать период. Система автоматически подтянет все кадровые перемещения, приемы и увольнения. Если в базе есть ошибки в датах или не проведены некоторые документы перемещения, справка сформируется некорректно, что потребует ручной корректировки перед выдачей.
| Поле в отчете | Описание значения | Влияние на документ |
|---|---|---|
| Сотрудник | ФИО увольняющегося работника | Фильтрует данные по конкретному лицу |
| Период | Дата приема по дату увольнения | Определяет временной охват истории |
| Вид сведений | О работе / О подаче заявления | Выбор типа формируемого отчета |
После формирования отчета его можно сразу вывести на печать или сохранить в формате PDF для отправки сотруднику по электронной почте. Электронный формат сейчас является приоритетным, так как исключает ошибки ручного переписывания данных из бумажных источников.
Где найти справку 2-НДФЛ и справку 182н
Справки о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ) и о сумме заработка для расчета пособий (форма 182н) находятся в зоне ответственности блока расчета зарплаты. Хотя их можно вызвать из документа увольнения, основным местом их генерации является раздел Зарплата → Отчеты по зарплате.
Для поиска справки 182н используйте отчет с названием Справка о сумме заработка за два календарных года. Этот документ критически важен для сотрудника, так как на его основании новый работодатель будет рассчитывать больничные листы. В 1С этот отчет формируется на основании данных о начислениях, которые вошли в базу для расчета страховых взносов.
Справка о доходах (аналог 2-НДФЛ) формируется в отчете Справка о доходах и суммах налога физического лица. Здесь важно выбрать правильный признак справки: "для налоговой" или "для сотрудника". При увольнении обычно требуется вариант для сотрудника, который содержит итоговые данные за текущий год с начала работы.
⚠️ Внимание: Если сотрудник увольняется в середине года, в справке 2-НДФЛ будут отражены доходы только с начала года по дату увольнения. Доходы с предыдущих мест работы в 1С не отображаются, если не был загружен файл импорта.
Обе справки требуют проведения всех документов начисления зарплаты за последний месяц работы. Если вы еще не начислили зарплату за месяц увольнения, суммы в справках будут неполными, что приведет к необходимости перевыпуска документов.
☑️ Проверка перед печатью справок о доходах
Поиск сведений о стаже через индивидуальные сведения
Помимо стандартных справок, при увольнении сотрудники часто запрашивают данные о своем страховом стаже. В 1С эта информация аккумулируется в регистре индивидуальных сведений. Доступ к ней осуществляется через раздел Зарплата → Отчеты по зарплате → Индивидуальные сведения.
Данный отчет формирует данные, аналогичные тем, что передаются в Социальный фонд России (СФР). Здесь можно увидеть периоды работы, включаемые в страховой стаж, а также суммы начисленных взносов. Это полезно для проверки корректности учета перед окончательным расчетом с сотрудником.
Интерфейс отчета позволяет детализировать информацию по месяцам. Если вы обнаружите расхождения между данными в этом отчете и фактическим временем работы сотрудника, необходимо проверить документы-основания: приказы, табели учета рабочего времени и графики отпусков.
Использование отчета индивидуальных сведений также помогает выявить "разрывы" в стаже, которые могли образоваться из-за технических ошибок при вводе данных в прошлом. Устранение таких ошибок до выдачи справок повышает доверие к бухгалтерии со стороны увольняющегося персонала.
Использование помощника расчета при увольнении
В современных версиях 1С:ЗУП существует специализированный инструмент — Помощник расчета при увольнении. Он объединяет в себе функции расчета компенсаций и формирования пакета документов. Найти его можно по ссылке Кадры → Увольнение → Помощник расчета или через форму списка документов увольнения.
Этот инструмент пошагово проводит пользователя через процесс закрытия отношений с сотрудником. На одном из этапов помощник предлагает сформировать и распечатать весь необходимый пакет документов сразу, что исключает риск забыть какую-либо справку.
Преимущество использования помощника заключается в автоматической проверке контрольных соотношений. Система сама подскажет, если какие-то данные для справок отсутствуют или рассчитаны неверно. Это особенно актуально для сложных случаев, когда у сотрудника есть неиспользованные отпуска за несколько лет или специфические надбавки.
Что делать, если помощник выдает ошибку?
Чаще всего ошибка связана с отсутствием графика работы у сотрудника или некорректными данными в табеле. Проверьте вкладку "Главное" в карточке сотрудника и убедитесь, что указан действующий график.
Работа с архивом и историей печатных форм
Часто возникает ситуация, когда сотрудник увольняется, забирает документы, а через месяц возвращается с просьбой выдать дубликат справки. Хранить бумажные копии в шкафу неудобно, и здесь на помощь приходит встроенный архив печатных форм в 1С.
Все сформированные и отправленные документы сохраняются в истории. Чтобы найти ранее сформированную справку, перейдите в раздел НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → История печатных форм. Здесь можно отфильтровать документы по сотруднику, дате или типу формы.
Из истории можно повторно вывести документ на печать или сохранить его в файл. Это гарантирует, что дубликат будет абсолютно идентичен оригиналу, выданному в день увольнения, что важно для соблюдения юридической чистоты документов.
⚠️ Внимание: История печатных форм хранится только в той базе данных, где происходило формирование. При переносе данных в новую базу или при обновлении с очень старых версий история может быть утеряна.
Регулярная работа с архивом позволяет аудиторам быстро находить подтверждения выдачи документов без необходимости опрашивать персонал или искать подшивки в бумажном архиве.
Архив печатных форм — это единственный легитимный способ восстановить утраченный документ без ручного пересчета данных, гарантирующий точность оригинала.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли сформировать справку СТД-Р, если сотрудник работал до 2020 года?
Да, можно. В справку СТД-Р включаются сведения о трудовой деятельности начиная с 1 января 2020 года. Если сотрудник работал в организации раньше, в справке будет указана только деятельность за период с 2020 года по дату увольнения. Данные за более ранние периоды в электронном виде в 1С не хранятся, их нужно брать из бумажной трудовой книжки.
Где найти справку о среднем заработке для центра занятости?
Эта справка не является стандартной печатной формой во всех конфигурациях. В 1С:ЗУП она формируется через отчет Справка о среднем заработке для центра занятости в разделе Зарплата. В 1С:Бухгалтерия может потребоваться установка дополнительного отчета или использование внешней обработки, так как стандартная форма может отсутствовать в базовой поставке.
Как исправить ошибку в уже выданной справке 182н?
Исправление возможно только путем формирования новой справки с пометкой "Корректирующая" или "Взамен предыдущей", если такая функция реализована в вашей версии отчета. В большинстве случаев просто формируется новый документ с актуальными данными, а старый изымается у сотрудника. В базе 1С исходные данные исправляются через перепроведение документов начисления зарплаты.
Обязательно ли выдавать справку 2-НДФЛ при увольнении?
С 2021 года работодатель не обязан выдавать справку 2-НДФЛ при увольнении в бумажном виде по умолчанию, если сотрудник не написал соответствующее заявление. Однако на практике большинство компаний выдают её автоматически вместе с трудовой книжкой и справкой 182н для удобства сотрудника.