Где в 1С сменить бухгалтера: подробная инструкция с примерами для Бухгалтерии 3.0, УТ 11 и ЗУП 3.1

Смена бухгалтера в 1С:Предприятие — это не просто техническая процедура, а критически важный этап, который влияет на корректность учётных данных, доступ к конфиденциальной информации и соблюдение законодательных требований. Многие пользователи ошибочно думают, что достаточно просто удалить старого сотрудника из справочника "Пользователи" — но это лишь малая часть процесса. На практике требуется переназначить права, перепроверить подписи в отчётности, а иногда и скорректировать историю изменений в базе.

В этой статье мы разберём все возможные сценарии смены бухгалтера — от рутинного перехода между сотрудниками до экстренной блокировки уволенного специалиста. Особое внимание уделим скрытым настройкам в конфигурациях Бухгалтерия 3.0, Управление торговлей 11 и Зарплата и Управление Персоналом 3.1, которые часто упускают даже опытные администраторы. Также вы узнаете, как избежать типичных ошибок, приводящих к блокировке документов или потере доступа к архивным данным.

Если вы администрируете базу самостоятельно, рекомендуем перед началом работ создать резервную копию — это займёт 5–10 минут, но сэкономит дни на восстановление при сбое. Для корпоративных пользователей с облачными версиями 1С (например, 1С:Fresh) часть действий будет выполняться через личный кабинет — об этом мы тоже расскажем отдельно.

1. Подготовка к смене бухгалтера: что нужно сделать ДО изменений в 1С

Прежде чем вносить изменения в программу, убедитесь, что все организационные и юридические аспекты учтены. Вот обязательный чек-лист перед технической сменой бухгалтера:

Оформить приказ о назначении нового ответственного лица (с указанием даты передачи дел)|

Получить письменное согласие старого бухгалтера на передачу электронных подписей (при необходимости)|

Сверить остатки по счетам и взаиморасчётам на дату передачи|

Подготовить акт приёма-передачи документов (включая доступы к 1С, банк-клиентам, ЭДО)|

Уведомить налоговую о смене ответственного лица (если требуется по закону)-->

Особое внимание уделите электронным подписям (ЭЦП). Если старый бухгалтер использовал квалифицированную подпись для сдачи отчётности через 1С-Отчётность или Контур.Экстерн, её необходимо:

• 🔑 Отозвать в удостоверяющем центре (если подпись привязана к физическому лицу).
• 📄 Переоформить на нового сотрудника (если подпись корпоративная).
• 🔒 Удалить из хранилища сертификатов в 1С (путь: Сервис → Настройки → Сертификаты).

Если пропустить этот шаг, новый бухгалтер не сможет подписывать отчёты, а старый сохранит доступ к конфиденциальным данным. Также проверьте, не привязаны ли к старой подписи автоматические задачи (например, отправка деклараций по расписанию).

2. Где в 1С поменять бухгалтера: пошаговая инструкция для разных конфигураций

Процесс смены бухгалтера зависит от версии 1С и её конфигурации. Ниже — детальные инструкции для самых распространённых решений.

2.1. 1С:Бухгалтерия 3.0 (релиз 3.0.100+)

В этой конфигурации бухгалтер может быть указан в двух местах:

1. Справочник "Пользователи" — здесь настраиваются права доступа.
2. Реквизиты организации — здесь указывается Ответственное лицо за учёт (влияет на печатные формы документов).

Шаг 1. Откройте справочник пользователей:

Администрирование → Пользователи

Найдите старого бухгалтера и отключите его учётную запись (галочка Запретить вход). Не удаляйте пользователя — это может нарушить историю изменений в документах!

Шаг 2. Добавьте нового бухгалтера:

• 🆔 Нажмите Создать и заполните ФИО, email, логины.
• 🔐 Вкладка Права → выберите роль Бухгалтер или Главный бухгалтер (в зависимости от полномочий).
• 📌 Вкладка Прочее → укажите Ответственное лицо (если требуется для отчётности).

Шаг 3. Обновите реквизиты организации:

Справочники → Организации → [Выбрать организацию] → Заполнить → Ответственные лица

Здесь укажите нового бухгалтера в поле Главный бухгалтер. Это значение будет подставляться в печатные формы актов, справок и деклараций.

Что делать, если нет прав на изменение пользователей?

Если у вашей учётной записи нет доступа к разделу Администрирование, обратитесь к администратору базы или владельцу лицензии. В облачных версиях 1С (например, 1С:Fresh) эти настройки может изменить только арендодатель через личный кабинет.

2.2. 1С:Управление торговлей 11 (UT 11)

В УТ 11 бухгалтер обычно настраивается как пользователь с ролью Бухгалтер по торговле или Финансист. Особенность этой конфигурации — привязка бухгалтера к кассам ККМ и банковским счётам.

Ключевые настройки:

Администрирование → Пользователи → [Выбрать пользователя] → Права → Роли

Добавьте роли:

- Бухгалтер по торговле (для работы с реализациями, поступлениями, счетами).

- Кассир (если бухгалтер будет работать с чеками ККМ).

- Банк и касса (для управления платежами).

После назначения прав обязательно проверьте:

• 💳 Привязку к Кассам ККМ (Справочники → Кассы ККМ → [Выбрать кассу] → Ответственный).
• 🏦 Привязку к Банковским счётам (Справочники → Банковские счета → [Выбрать счёт] → Ответственный).

2.3. 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (ЗУП 3.1)

В ЗУП бухгалтер по зарплате настраивается отдельно от общего бухгалтера. Здесь важно разграничить доступ к персональным данным сотрудников и расчётным документам.

Инструкция:

1. Откройте Администрирование → Пользователи и добавьте нового пользователя.
2. Назначьте роли:
   • Расчётчик зарплаты (для начислений и выплат).
   • Кадровый учёт (если нужно работать с приказами, отпусками).
   • Отчётность по персоналу (для сдачи отчётов в ПФР, ФСС).
3. В разделе Настройки → Организации укажите нового бухгалтера как Ответственного за зарплату.

Особенность ЗУП: если в организации ведётся совмещённый учёт (бухгалтерия + зарплата), одному пользователю можно назначить роли из обеих конфигураций. Однако это увеличивает риски ошибок — лучше разделять доступы.

Конфигурация 1С	Где менять бухгалтера	Какие роли назначать	Дополнительные настройки
Бухгалтерия 3.0	Администрирование → Пользователи	Бухгалтер, Главный бухгалтер	Реквизиты организации → Ответственные лица
Управление торговлей 11	Администрирование → Пользователи	Бухгалтер по торговле, Кассир	Привязка к кассам ККМ и банковским счётам
Зарплата и Управление Персоналом 3.1	Администрирование → Пользователи	Расчётчик зарплаты, Кадровый учёт	Настройки организации → Ответственный за зарплату
Комплексная автоматизация 2	Администрирование → Пользователи и права	Комбинация ролей из Бухгалтерии и УТ	Настройка подсистем (бухучёт, торговля, зарплата)

3. Как переназначить права доступа без ошибок

Одна из самых распространённых проблем при смене бухгалтера — некорректное копирование прав. Многие администраторы просто дублируют роли старого пользователя новому, не проверяя актуальность настроек. Это может привести к:

• 🚫 Блокировке документов (если новый бухгалтер не имеет прав на редактирование старых записей).
• 🔍 Потере доступа к отчётности (если не перенесены права на подсистему Регламентированная отчётность).
• 📊 Ошибкам при проводках (если не настроены права на планы счетов).

Правильный алгоритм переназначения прав:

1. Создайте нового пользователя без копирования прав.
2. Назначьте базовые роли (например, Бухгалтер).
3. Проверьте дополнительные права в разделе Прочие настройки:
   • Доступ к Архивным данным (если нужно работать с закрытыми периодами).
   • Права на Изменение проведенных документов.
   • Доступ к Конфигуратору (только для опытных пользователей!).
4. Протестируйте права на тестовом документе (например, создайте пробный платёжный ордер).

Если в вашей базе используется разграничение по подразделениям (филиалам, магазинам), убедитесь, что новый бухгалтер имеет доступ ко всем необходимым структурам. Настройка находится в:

Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки прав пользователей → Ограничение доступа по подразделениям

💡

Чтобы избежать конфликтов, временно назначьте новому бухгалтеру роль Полные права на 1–2 дня, пока он не подтвердит работоспособность всех функций. После этого ограничьте права до необходимого минимума.

4. Экстренная блокировка уволенного бухгалтера: что делать, если нет времени на подготовку

Ситуации, когда бухгалтер увольняется внезапно (или возникают подозрения в недобросовестности), требуют мгновенных действий. Вот экстренный план:

Шаг 1. Немедленная блокировка доступа

Администрирование → Пользователи → [Выбрать пользователя] → Запретить вход

Также удалите все активные сеансы:

Администрирование → Активные пользователи → [Выбрать сессию] → Завершить

Шаг 2. Смена паролей

• 🔑 Измените пароль пользователя Администратор (если он был известен бухгалтеру).
• 🔒 Сбросьте пароли для всех учётных записей с правами Бухгалтер или Администратор.
• 📛 Отзовите все электронные подписи, привязанные к уволенному сотруднику.

Шаг 3. Проверка критичных настроек

• 📤 Проверьте Настройки обмена данными (если бухгалтер настраивал интеграцию с банками или ЭДО).
• 📅 Убедитесь, что в Расписаниях заданий нет автоматических операций от имени старого бухгалтера.
• 🔄 Просмотрите Журнал регистрации на предмет подозрительных действий за последние дни.
Как найти скрытые настройки, которые мог изменить бухгалтер?

Откройте Все функции (включается в Сервис → Параметры → Отображать команду "Все функции") и проверьте разделы:

- Администрирование → Поддержка и обслуживание → Настройки пользовательских прав

- Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки

Здесь могут быть скрытые обработки или изменённые права.

Если уволенный бухгалтер имел доступ к конфигуратору 1С, обязательно проверьте:

Файл → Открыть конфигурацию

Убедитесь, что нет несанкционированных изменений в модулях или справочниках. При подозрениях на саботаж обратитесь к специалисту по 1С для аудита базы.

5. Типичные ошибки при смене бухгалтера и как их избежать

Даже опытные администраторы допускают ошибки, которыеlater приводят к сбоям в работе. Вот TOP-5 промахов и способы их предотвращения:

Ошибка 1. Удаление старого бухгалтера из справочника

❌ Последствия: Потеря истории изменений в документах, ошибки при формировании отчётов (например, в Анализе субконто не будет отображаться, кто внёс запись).

✅ Решение: Не удаляйте пользователя — просто запретите вход и архивируйте учётную запись.

Ошибка 2. Непереназначенные электронные подписи

❌ Последствия: Невозможность сдачи отчётности, блокировка платежей в банк-клиенте.

✅ Решение: Проверьте все интеграции (1С-Отчётность, Клиент-Банк, ЭДО) и обновите сертификаты.

Ошибка 3. Игнорирование прав на архивные данные

❌ Последствия: Новый бухгалтер не сможет открыть документы за прошлые периоды (например, для проверки налоговой).

✅ Решение: В настройках прав включите галочку Просмотр данных за все периоды.

Ошибка 4. Несогласованность в реквизитах организации

❌ Последствия: В печатных формах документов будет указан старый бухгалтер, что может вызвать вопросы у контрагентов или налоговой.

✅ Решение: Обновите поле Ответственное лицо в карточке организации.

Ошибка 5. Отсутствие тестирования новых прав

❌ Последствия: Ошибки при проводках, недоступность критичных функций (например, закрытие месяца).

✅ Решение: Попросите нового бухгалтера создать тестовый документ (например, Поступление на расчётный счёт) и провести его.

💡

Если после смены бухгалтера перестали формироваться отчёты (например, баланс или декларация по НДС), проверьте настройки в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Настройки отчётности. Часто проблема кроется в непереназначенных подписях.

6. Особенности смены бухгалтера в облачных версиях 1С (1С:Fresh, 1С:Линк)

Если вы используете облачную версию 1С (например, 1С:Fresh или 1С:Линк), процесс смены бухгалтера имеет свои нюансы. Главное отличие — часть настроек управляется не в самой программе, а через личный кабинет 1С.

Пошаговая инструкция для облака:

1. Блокировка старого пользователя
   • 🌐 Зайдите в личный кабинет 1С:Fresh.
   • 👤 Перейдите в раздел Пользователи.
   • 🚫 Нажмите Заблокировать рядом с уволенным бухгалтером.
5. Добавление нового пользователя
   • 📧 Введите email нового бухгалтера и отправьте приглашение.
   • 🔑 Назначьте роль (Бухгалтер, Главный бухгалтер).
   • 💳 Подключите тариф с необходимым количеством пользователей (если лимиты исчерпаны).
4. Настройка прав в самой 1С
   • 🔧 После авторизации нового пользователя зайдите в Администрирование → Пользователи и скорректируйте права (как описано в разделе 3).

В облачных версиях нет прямого доступа к конфигуратору, поэтому некоторые настройки (например, изменение модулей или справочников) придётся согласовывать с техподдержкой 1С. Также обратите внимание на:

• 📡 Ограничения по количеству пользователей — в тарифе 1С:Fresh Базовый может быть доступно только 3 пользователя.
• 🔄 Автоматические обновления — облако обновляется без вашего участия, поэтому после смены бухгалтера проверьте актуальность ролей (они могут сброситься при апдейте).
• 📤 Экспорт данных — если нужно передать архив старому бухгалтеру, используйте Файл → Выгрузить данные (но только после блокировки доступа!).
💡

В облачных версиях 1С нельзя удалить пользователя самостоятельно — только заблокировать. Для полного удаления обратитесь в поддержку с заявкой.

7. Как проверить, что смена бухгалтера прошла успешно

После выполнения всех настроек обязательно проведите аудит чтобы убедиться, что новый бухгалтер может работать без ограничений, а старый потерял доступ. Вот контрольный список:

1. Тестирование прав нового бухгалтера

• 📝 Попросите создать тестовый документ (например, Счёт на оплату или Платёжное поручение).
• 🖨️ Проверьте печатную форму — должно отображаться ФИО нового ответственного лица.
• 📊 Запустите отчёт (например, Оборотно-сальдовую ведомость) за прошлый период.
• 🔒 Попытайтесь изменить проведённый документ (если это разрешено настройками прав).

2. Проверка блокировки старого бухгалтера

• 🚪 Убедитесь, что при попытке входа под старым логином появляется сообщение Вход запрещён.
• 🔍 Просмотрите Журнал регистрации (Администрирование → Журнал регистрации) — не должно быть записей от имени старого пользователя после даты блокировки.
• 📧 Проверьте, что email старого бухгалтера удалён из рассылок (например, уведомлений о просроченных платежах).

3. Аудит интеграций

• 🏦 Убедитесь, что в банк-клиенте (СберБизнес, Тинькофф и др.) обновлены подписи.
• 📤 Проверьте работу обменов с ЭДО (Диадок, Контур), Росалкогольрегулированием (если актуально).
• 📊 Запустите тестовую выгрузку отчётности в 1С-Отчётность или на портал ФНС.

Если хотя бы один из пунктов не прошёл проверку, вернитесь к настройкам и повторите шаги. В сложных случаях (например, при ошибках проводок) воспользуйтесь утилитой проверки базы:

Администрирование → Поддержка и обслуживание → Тестирование и исправление

Выберите режимы Проверка логической целостности и Проверка ссылочной целостности.

8. Частые вопросы по смене бухгалтера в 1С

Можно ли сменить бухгалтера без прав администратора?

Нет, для изменения пользователей и ролей требуются права Администратор или Полные права. Если у вас нет таких прав, обратитесь к владельцу базы или в службу поддержки 1С (для облачных версий). В крайнем случае можно создать заявку на изменение через личный кабинет (для 1С:Fresh).

Что делать, если новый бухгалтер не видит документы за прошлые периоды?

Это означает, что у него нет прав на просмотр архивных данных. Зайдите в настройки пользователя (Администрирование → Пользователи → [Выбрать пользователя] → Права) и включите галочку Просмотр данных за все периоды. Если проблема сохраняется, проверьте настройки Ограничение доступа по организациям или Подразделениям.

Как перенести личные настройки старого бухгалтера (шаблоны отчётов, избранное)?

Личные настройки пользователя хранятся в базе и не переносятся автоматически. Чтобы сохранить их:

1. Экспортируйте шаблоны отчётов через Файл → Сохранить как... (для каждого отчёта).
2. Скопируйте файлы избранного из каталога пользователя (путь зависит от версии 1С).
3. Импортируйте настройки в профиль нового бухгалтера.

Для массового переноса можно использовать обработку "Перенос настроек пользователя" (доступна на портале its.1c.ru).

Нужно ли обновлять 1С после смены бухгалтера?

Сама по себе смена бухгалтера не требует обновления платформы или конфигурации. Однако если вы используете облачную версию (например, 1С:Fresh), после изменения пользователей может потребоваться перезагрузка сеанса. Также рекомендуем обновить 1С:Отчётность до последней версии, чтобы избежать проблем с электронными подписями.

Можно ли вернуть старого бухгалтера, если новый не справился?

Да, если вы не удалили его учётную запись, а только заблокировали. Для этого:

1. Разблокируйте пользователя в Администрирование → Пользователи.
2. Обновите пароль и права (при необходимости).
3. Проверьте актуальность электронных подписей.

Если учётная запись была удалена, её можно восстановить из архива базы (при наличии резервной копии) или создать заново с теми же правами.