Возможность быстро проверить график работы сотрудника в 1С:Предприятие — одна из самых востребованных функций для кадровых специалистов, бухгалтеров и руководителей. Без этой информации невозможно корректно рассчитать зарплату, учесть переработки, оформить отпуск или больничный. Однако интерфейс 1С не всегда интуитивно понятен: нужные данные могут «прятаться» в разных разделах в зависимости от конфигурации (ЗУП 3.1, ERP 2.5, УТ 11) и версии платформы.

В этой статье вы найдете пошаговые инструкции с указанием точных путей меню, скриншотами ключевых окон и таблицей сравнения методов для разных конфигураций. Мы также разберем типичные ошибки (например, когда график не отображается из-за отсутствия привязки к подразделению) и дадим советы по настройке прав доступа для сотрудников, которым нужно видеть графики коллег. Если вы работаете с 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:ERP, здесь вы найдете актуальные решения без общих фраз.

1. Где хранится информация о графиках работы в 1С

В 1С:Предприятие графики работы сотрудников не хранятся в одном универсальном справочнике. Данные распределены по нескольким объектам конфигурации:

  • 📋 Справочник «Графики работы» — здесь задаются шаблоны (например, «5-дневка», «Сменный график», «Гибкий график»). Это основной источник, но он не показывает привязку к конкретным сотрудникам.
  • 👥 Карточка сотрудника — в разделе «График работы» или «Трудовой договор» указывается, какой шаблон применен к человеку. Именно здесь можно увидеть актуальный график с учетом индивидуальных изменений (например, перевод на другой режим).
  • 📅 Документы «Кадровый перевод» — если график менялся в течение года, история изменений хранится в этих документах.
  • ⏱️ Регистр сведений «Графики работы сотрудников» — техническая таблица, где система фиксирует привязку графиков к физическим лицам. Доступна через «Все функции» (для опытных пользователей).

Важно понимать, что график работы и фактическое время посещения (по данным табеля) — это разные вещи. Первый показывает плановое время работы, второй — фактическое. В статье мы фокусируемся на плановых графиках.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для кадрового учета?
1С:ЗУП 3.1
1С:ERP 2.5
1С:УТ 11
1С:КА 2.4
Другую конфигурацию

2. Пошаговая инструкция для 1С:ЗУП 3.1

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 есть два основных способа просмотреть график работы сотрудника: через карточку сотрудника или через отчет. Рассмотрим оба варианта.

Способ 1: Через карточку сотрудника

Это самый быстрый метод, если вам нужно проверить график для одного человека:

  1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.
  2. Найдите нужного сотрудника в списке (можно использовать поиск по ФИО или табельному номеру).
  3. Дважды кликните по строке, чтобы открыть карточку сотрудника.
  4. Перейдите на вкладку График работы (в некоторых версиях она может называться Трудовой договор или Условия труда).
  5. В поле График работы будет указан текущий шаблон (например, «Пятидневная рабочая неделя»). Чтобы увидеть детали (время начала/окончания смены, выходные), кликните по ссылке с названием графика.

Если поле График работы пустое или содержит неактуальные данные, проверьте:

  • 🔹 Привязан ли сотрудник к подразделению (вкладка Трудовой договор).
  • 🔹 Не было ли кадровых переводов (раздел Кадры → Кадровые переводы).
  • 🔹 Настроены ли права доступа (если график не виден совсем).

Способ 2: Через отчет «Графики работы сотрудников»

Если нужно проверить графики для группы сотрудников или распечатать данные, используйте отчет:

  1. Перейдите в Кадры → Отчеты по кадрам → Графики работы сотрудников.
  2. В настройках отчета укажите:
    • 📌 Период (по умолчанию текущий месяц).
    • 📌 Подразделения (если нужно фильтровать по отделам).
    • 📌 Конкретных сотрудников (при необходимости).
  • Нажмите Сформировать.
  • В результате вы получите таблицу с графиками по дням, включая выходные и праздники.

    • ☑️ Проверка графика в ЗУП 3.1

    Выполнено: 0 / 5

    ⚠️ Внимание: Если в отчете отображаются некорректные данные (например, все сотрудники имеют одинаковый график), проверьте настройки производственного календаря в разделе Настройки → Производственные календари. Возможно, к подразделению привязан неверный календарь.

    3. Особенности просмотра в 1С:ERP 2.5

    В 1С:ERP Управление предприятием 2.5 логика работы с графиками схожа с ЗУП, но есть ключевые отличия в интерфейсе. Здесь графики тесно связаны с подразделениями и должностями, что усложняет поиск для новичков.

    Где искать график в ERP

    1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники и кадровый учет.
    2. Выберите нужного сотрудника и откройте его карточку.
    3. Перейдите на вкладку Трудовой договор.
    4. В блоке Условия труда найдите поле График работы. Здесь отображается текущий шаблон.
    5. Чтобы увидеть детали (например, время начала и конца рабочего дня), кликните по названию графика — откроется справочник Графики работы.

      6. В ERP графики часто настраиваются на уровне должностей. Если у сотрудника график не указан явно, система берет его из должности. Чтобы это проверить:

      1. В карточке сотрудника перейдите на вкладку Должность.
      2. Откройте справочник должностей (Настройки → Должности).
      3. Найдите должность сотрудника и проверьте поле График работы.

        4. Отчет по графикам в ERP

        Для группового анализа используйте отчет Кадры → Отчеты → Графики работы сотрудников. В ERP он более детализирован, чем в ЗУП:

        • 📊 Можно выгрузить данные в Excel с разбивкой по часам.
        • 📊 Есть фильтр по видам графиков (например, только сменные).
        • 📊 Показывает историю изменений графиков (если они менялись).
      💡

      В ERP 2.5 графики можно просматривать не только по сотрудникам, но и по рабочим местам. Это полезно для сменных графиков, где важна привязка к оборудованию или производственной линии. Используйте отчет Кадры → Отчеты → Графики работы по рабочим местам.

      4. Просмотр графика в 1С:УТ 11 и 1С:КА 2.4

      В 1С:Управление Торговлей 11 и 1С:Комплексная Автоматизация 2.4 кадровый функционал урезан по сравнению с ЗУП или ERP. Здесь графики работы сотрудников обычно просматриваются через:

      • 📄 Карточку сотрудника (раздел Кадры).
      • 📊 Отчет «Табель учета рабочего времени» (показывает и плановый график, и фактическое время).

    Инструкция для УТ 11

    1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.
    2. Выберите сотрудника и откройте его карточку.
    3. Перейдите на вкладку График работы (в некоторых версиях она может отсутствовать — тогда график берется из должности или подразделения).
    4. Если графика нет в карточке, проверьте:
      • 🔹 Настройки подразделения (Кадры → Подразделения).
      • 🔹 Шаблоны графиков (Кадры → Графики работы).

      5. ⚠️ Внимание: В УТ 11 графики часто не привязываются к сотрудникам явно. Система может автоматически назначать график по умолчанию (например, «5-дневка») если нет индивидуальных настроек. Чтобы избежать ошибок в табеле, всегда проверяйте настройки производственного календаря (Кадры → Производственные календари).

      Отчет «Табель учета рабочего времени»

      Этот отчет универсален для УТ и КА. Он показывает:

      • 📅 Плановый график (на основе шаблона).
      • ⏰ Фактическое время (если ведется учет посещаемости).
      • 📝 Отклонения (опоздания, переработки).

    Чтобы сформировать отчет:

    1. Перейдите в Кадры → Отчеты → Табель учета рабочего времени.
    2. Укажите период и сотрудников.
    3. Нажмите Сформировать.
    4. В результатах обратите внимание на колонки:
      • 🔹 График — плановое время.
      • 🔹 Факт — реальное время (если интегрировано с системой контроля доступа).
    Что делать, если график не отображается в УТ 11?

    Если в карточке сотрудника и отчетах график пустой, проверьте:

    1. Привязан ли сотрудник к подразделению (вкладка "Трудовой договор").

    2. Назначен ли график по умолчанию для должности (Кадры → Должности).

    3. Актуален ли производственный календарь (Кадры → Производственные календари).

    4. Не сбились ли настройки интеграции с системой контроля доступа (если используется).

    Если проблема остается, обновите конфигурацию или проверьте права доступа.

    5. Как проверить график через «Все функции» (для опытных пользователей)

    Если стандартные методы не помогают, можно обратиться к регистру сведений, где 1С хранит привязку графиков к сотрудникам. Этот способ подходит для администраторов и опытных пользователей.

    Путь к регистру графиков

    1. Откройте главное меню и выберите Все функции (если пункта нет, включите его в настройках интерфейса).
    2. В поиске введите Графики работы сотрудников.
    3. Выберите регистр сведений с аналогичным названием.
    4. В открывшемся окне:
      • 🔹 Укажите Период (например, текущий месяц).
      • 🔹 Выберите Сотрудника (или оставьте пустым для просмотра всех).
      • 🔹 Нажмите Заполнить.
  • В таблице отобразятся все графики, назначенные сотрудникам на выбранный период.

    • ⚠️ Внимание: Регистр Графики работы сотрудников показывает исторические данные. Если сотрудник переводился на другой график, здесь будет видна дата изменения. Однако редактировать данные напрямую в регистре нельзя — это может нарушить целостность базы. Для изменений используйте документы Кадровый перевод.

    Альтернативный метод: запрос через консоль

    Для технических специалистов есть возможность получить данные через язык запросов 1С. Пример запроса для выгрузки графиков:

    ВЫБРАТЬ

    ГрафикиРаботыСотрудников.Сотрудник КАК Сотрудник,
    

    ГрафикиРаботыСотрудников.ГрафикРаботы КАК График,
    

    ГрафикиРаботыСотрудников.Период КАК Период
    

    ИЗ
    

    РегистрСведений.ГрафикиРаботыСотрудников КАК ГрафикиРаботыСотрудников
    

    ГДЕ
    

    ГрафикиРаботыСотрудников.Период МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода

    Этот запрос вернет таблицу с привязкой графиков к сотрудникам за указанный период. Для выполнения:

    1. Откройте Все функции → Отладка → Запрос.
    2. Вставьте код и укажите параметры &НачалоПериода и &КонецПериода.
    3. Нажмите Выполнить.
    💡

    Регистр сведений "Графики работы сотрудников" — это техническая таблица, где 1С хранит историю назначения графиков. Она полезна для аудита, но редактировать данные здесь нельзя. Все изменения должны входить через кадровые документы.

    6. Типичные ошибки и их решения

    При работе с графиками в 1С пользователи часто сталкиваются с типичными проблемами. Рассмотрим самые распространенные и способы их устранения.

    Проблема Возможная причина Решение
    График не отображается в карточке сотрудника
    • 🔹 Сотрудник не привязан к подразделению.
    • 🔹 Нет прав доступа.
    • 🔹 График не назначен ни на уровне сотрудника, ни на уровне должности.
    1. Проверьте вкладку Трудовой договор в карточке.
    2. Назначьте график через документ Кадровый перевод.
    3. Проверьте настройки прав (Администрирование → Права доступа).
    В отчете все сотрудники имеют одинаковый график
    • 🔹 График назначен на уровне подразделения.
    • 🔹 Ошибка в производственном календаре.
    1. Проверьте настройки подразделения (Кадры → Подразделения).
    2. Обновите производственный календарь.
    График меняется retroactively (задним числом)
    • 🔹 Редактирование регистра сведений вручную.
    • 🔹 Ошибка в документе Кадровый перевод.
    1. Проверьте историю кадровых документов.
    2. Восстановите данные из резервной копии.
    В табеле не совпадают плановые и фактические часы
    • 🔹 Ошибка в графике.
    • 🔹 Некорректные данные из системы контроля доступа.
    1. Сверьте график в карточке сотрудника с табелем.
    2. Проверьте настройки интеграции с СКУД.

    ⚠️ Внимание: Если после кадрового перевода график сотрудника не изменился, проверьте дату документа Кадровый перевод. В 1С изменения вступают в силу со следующего дня после даты документа. Например, если перевод оформлен 10 числа, новый график будет действовать с 11.

    7. Настройка прав доступа для просмотра графиков

    Часто сотрудники жалуются, что не видят графики работы коллег. Это связано с настройками прав в 1С. По умолчанию просмотр графиков разрешен только кадровым специалистам и руководителям. Чтобы настроить доступ:

    Шаг 1: Проверка ролей

    1. Откройте Администрирование → Пользователи и права.
    2. Выберите роль, которую нужно изменить (например, Руководитель отдела).
    3. Перейдите на вкладку Права.
    4. В дереве прав найдите раздел Кадры → Графики работы.
    5. Установите флажки:
      • 🔹 Просмотр (для чтения данных).
      • 🔹 Чтение (для отчетов).
  • Сохраните изменения.

    • Шаг 2: Настройка доступа по подразделениям

    Чтобы руководитель видел графики только своего отдела:

    1. В карточке пользователя (Администрирование → Пользователи) перейдите на вкладку Доступ по подразделениям.
    2. Добавьте подразделение, за которое отвечает пользователь.
    3. Установите права на Просмотр графиков работы.

    ⚠️ Внимание: В 1С:ERP и 1С:ЗУП 3.1 есть отдельная настройка Видимость графиков работы в профиле пользователя. Если она отключена, даже с правами на раздел кадры графики видны не будут.

    Шаг 3: Проверка результатов

    После изменения прав:

    • 🔹 Попросите пользователя перезайти в 1С (права применяются при новом сеансе).
    • 🔹 Проверьте видимость графиков в отчетах и карточках сотрудников.
      • 💡

      Если нужно дать доступ к графикам только на определенный период (например, на время отпуска кадрового специалиста), используйте механизм временных ролей. В 1С:ЗУП 3.1 это настраивается в разделе Администрирование → Временные права доступа.

      FAQ: Частые вопросы о графиках работы в 1С

      Можно ли в 1С посмотреть график работы сотрудника за прошлый год?

      Да, но для этого нужно использовать отчет Графики работы сотрудников с указанием нужного периода. Если график менялся, история изменений хранится в документах Кадровый перевод. В регистре сведений Графики работы сотрудников (доступен через Все функции) также есть архивные данные.

      Почему в табеле учета рабочего времени график не совпадает с карточкой сотрудника?

      Это может происходить по нескольким причинам:

      1. В карточке сотрудника указан один график, но на уровне подразделения или должности назначен другой (приоритетнее).
      2. В производственном календаре неверно указаны праздничные дни.
      3. Данные в табель попадают из внешней системы (например, СКУД), и там другая логика расчета.

      Проверьте настройки в порядке: Карточка сотрудника → Должность → Подразделение → Производственный календарь.

      Как экспортировать графики работы всех сотрудников в Excel?

      Для этого:

      1. Откройте отчет Графики работы сотрудников.
      2. Укажите нужный период и фильтры (например, все подразделения).
      3. Сформируйте отчет.
      4. Нажмите кнопку Выгрузить (или Экспорт в Excel, в зависимости от версии).

    В 1С:ERP можно настроить детализацию выгрузки (по дням или по неделям) в параметрах отчета.

    Можно ли в 1С настроить уведомления о изменении графика?

    Да, но это требует доработки конфигурации. Стандартными средствами уведомления не отправляются. Варианты решения:

    • 🔹 Настроить бизнес-процесс в 1С:Документооборот (если он интегрирован).
    • 🔹 Использовать внешнюю систему уведомлений (например, через 1С:Connect).
    • 🔹 Доработать конфигурацию с помощью внешней обработки, которая будет отправлять email при создании документа Кадровый перевод.

      • Для этого лучше обратиться к 1С-разработчику.

    Как в 1С посмотреть график работы для внешнего совместителя?

    Внешние совместители обычно не имеют полной карточки в 1С, но их графики можно посмотреть:

    1. В документе Прием на работу (вкладка Условия труда).
    2. В справочнике Физические лица (если там ведется учет).
    3. В регистре сведений Графики работы сотрудников (через Все функции).

    Если график не назначен, его нужно создать вручную через документ Кадровый перевод или Прием на работу.