Расчет зарплаты в 1С — одна из самых востребованных операций, но найти нужные данные бывает сложно из-за множества разделов и документов. Особенно если вы новый пользователь или переходите с одной конфигурации на другую. В Зарплате и Управлении Персоналом (ЗУП) логика хранения отличается от Бухгалтерии 3.0, а в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1 — свои нюансы. Эта статья поможет разобраться, где именно отражаются начисления, удержания, ведомости и отчеты по зарплате, а также как быстро найти нужную информацию без лишних кликов.

Мы рассмотрим не только стандартные пути (Расчет зарплаты → Начисления), но и скрытые разделы, где могут храниться архивные данные, исправления или специфические начисления (например, больничные или отпускные). А еще разберем типичные ошибки, из-за которых зарплата "пропадает" из отчетов.

Если вы работаете с 1С:ЗУП 3.1, ЗУП 2.5 или Бухгалтерией 3.0, эта инструкция подойдет для всех версий — различия будут отмечены отдельно. Для программистов и администраторов добавим советы по поиску данных через Консоль запросов и Все функции.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для расчета зарплаты?
1С:ЗУП 3.1
1С:ЗУП 2.5
1С:Бухгалтерия 3.0
Другую (укажите в комментариях)
Не знаю, какая у меня версия

1. Основные документы для начисления зарплаты

В 1С зарплата не хранится в одном месте — она распределена по нескольким документам, каждый из которых отвечает за свой этап расчета. Главные из них:

  • 📄 Начисление зарплаты и взносов — основной документ, где фиксируются все виды начислений (оклад, премии, надбавки) и удержаний (НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы). В ЗУП 3.1 он находится в разделе Зарплата → Начисление зарплаты, а в ЗУП 2.5 — в Расчет зарплаты → Начисления.
  • 💰 Ведомость на выплату зарплаты — здесь формируются списки сотрудников и суммы к выдаче (наличные, перевод на карту, депонирование). В Бухгалтерии 3.0 этот документ может называться Выплата зарплаты и находиться в Зарплата и кадры → Выплаты.
  • 📊 Расчетный листок — индивидуальный отчет для сотрудника с детализацией начислений. Генерируется автоматически при проведении документа Начисление зарплаты или вручную через Отчеты → Расчетные листки.

Важно понимать, что начисление и выплата — это два разных процесса. Например, зарплата за март может быть начислена 31 марта, а выплачена только 5 апреля. Соответственно, данные будут в разных документах.

Если вы не видите начисления в отчетах, сначала проверьте:

  1. Проведен ли документ Начисление зарплаты (статус должен быть Проведен, а не Не проведен).
  2. Указан ли правильный период в фильтрах отчета (иногда пользователи забывают сменить месяц).
  3. Нет ли ошибок в настройках графика работы или табеля учета времени (если дни не отработаны, зарплата не начислится).
💡

В ЗУП 3.1 можно быстро найти все документы по сотруднику через Кадры → Сотрудники. Выделите нужного работника, нажмите Еще → Документы по сотруднику и выберите тип Начисление зарплаты.

2. Где хранится архивная зарплата?

Если вам нужны данные за прошлые периоды (например, для проверки налоговой или судебного разбирательства), ищите их в следующих разделах:

  • 🗃️ Журналы документов — все проведенные начисления и выплаты хранятся в журналах. В ЗУП 3.1 перейдите в Зарплата → Журналы → Начисления зарплаты. В Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Журналы → Зарплата.
  • 📂 Архив расчетных листков — если нужно восстановить расчетный листок за старый период, используйте отчет Отчеты → Расчетные листки с фильтром по дате.
  • 🔍 Все функции — для опытных пользователей. Нажмите Ctrl+Shift+F, введите в поиске Начисление зарплаты и выберите нужный период. Этот способ работает во всех конфигурациях.

В ЗУП 3.1 архивные данные хранятся в базе неограниченно, а в ЗУП 2.5 может быть установлен лимит (обычно 3–5 лет). Если данных нет, проверьте настройки хранения в Администрирование → Настройки программы → Хранение данных.

Конфигурация Раздел для архива Макс. срок хранения Как восстановить удаленное
1С:ЗУП 3.1 Зарплата → Журналы Неограниченно Через резервную копию или Все функции
1С:ЗУП 2.5 Расчет зарплаты → Архивы Зависит от настроек (обычно 3–5 лет) Только из бэкапа
1С:Бухгалтерия 3.0 Зарплата и кадры → История Неограниченно Через Операции → История

Если архивные данные пропали после обновления 1С, проверьте:

⚠️ Внимание: При переходе с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 архив переносится не всегда корректно. Перед миграцией сделайте выгрузку данных через Администрирование → Выгрузка данных.

3. Поиск зарплаты по конкретному сотруднику

Частая задача — найти все начисления и выплаты для одного работника. Сделать это можно несколькими способами:

  • 🔎 Карточка сотрудника — в ЗУП 3.1 откройте Кадры → Сотрудники, выберите нужного работника и перейдите на вкладку Зарплата. Здесь будут все документы по нему: начисления, выплаты, удержания.
  • 📋 Отчет "Анализ зарплаты" — в Отчеты → Анализ зарплаты укажите сотрудника и период. Отчет покажет детализацию по видам начислений (оклад, премии, больничные) и удержаний.
  • 🖥️ Универсальный отчет — если стандартных отчетов недостаточно, используйте Отчеты → Универсальный отчет. В настройках выберите таблицу НачисленияЗарплаты и добавьте фильтр по сотруднику.

В Бухгалтерии 3.0 путь будет другим:

  1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники.
  2. Выберите работника и нажмите Отчеты → Начисления и удержания.
  3. Для детализации по выплатам используйте Отчеты → Ведомость по зарплате с фильтром по ФИО.

Если сотрудник уволен, его карточка может быть скрыта. Чтобы найти уволенных:

⚠️ Внимание: В ЗУП 3.1 уволенные сотрудники отображаются только при включенной галочке Показывать уволенных в фильтрах раздела Кадры → Сотрудники.

Открыть раздел "Кадры" или "Сотрудники"

Найти сотрудника по ФИО или табельному номеру

Перейти на вкладку "Зарплата" или "Начисления"

Проверить фильтры по периоду (месяц/год)

Сгенерировать отчет "Анализ зарплаты" при необходимости-->

4. Где отражаются удержания (НДФЛ, алименты, кредиты)?

Удержания из зарплаты — это не только НДФЛ, но и алименты, погашение кредитов, профсоюзные взносы и т.д. В 1С они хранятся в тех же документах, что и начисления, но отображаются отдельно.

Где искать:

  • 💸 Документ "Начисление зарплаты" — удержания отображаются на отдельной вкладке (в ЗУП 3.1 это вкладка Удержания, в ЗУП 2.5 — Вызовы и удержания).
  • 📉 Отчет "Анализ удержаний" — в Отчеты → Анализ удержаний можно увидеть все виды удержаний по сотруднику или организации за период.
  • 📑 Регистр "НДФЛ" — если нужно проверить правильность расчета налога, используйте отчет Отчеты → НДФЛ → Карточка счета.

Особое внимание уделите исполнительным листам (алименты, долги). Они настраиваются в разделе Зарплата → Исполнительные документы (ЗУП 3.1) или Расчет зарплаты → Удержания по исполнительным документам (ЗУП 2.5). Если удержание не проходит, проверьте:

  1. Действителен ли исполнительный лист (срок может истечь).
  2. Правильно ли указан % или фиксированная сумма.
  3. Нет ли ограничений по минимальному размеру удержания (не более 50% от зарплаты по ст. 138 ТК РФ).
Что делать, если НДФЛ не удерживается?

Если НДФЛ не рассчитывается автоматически, проверьте:

1. Статус сотрудника (в карточке должен быть указан правильный Налоговый статус — резидент/нерезидент).

2. Настройки организации (Справочники → Организации → Налоги и отчеты).

3. Дата получения дохода (если документ проведен задним числом, НДФЛ может не рассчитаться).

4. Наличие льгот (стандартные/социальные вычеты в Зарплата → Налоговые вычеты).

Если проблема остается, воспользуйтесь Помощником исправления ошибок НДФЛ в ЗУП 3.1 (Зарплата → Сервис → Помощники).

5. Отчеты по зарплате: где смотреть сводные данные?

Для анализа зарплаты по организации или подразделению используйте стандартные отчеты. Они делятся на три типа:

  1. Детализированные — показывают расчет по каждому сотруднику (Расчетные листки, Анализ зарплаты).
  2. Сводные — общие суммы по организации или подразделениям (Ведомость по зарплате, Свод по начислениям).
  3. Налоговые — для проверки НДФЛ и страховых взносов (6-НДФЛ, РСВ, 4-ФСС).

Где их найти:

Тип отчета Путь в ЗУП 3.1 Путь в Бухгалтерии 3.0
Расчетные листки Отчеты → Расчетные листки Зарплата и кадры → Отчеты → Расчетные листки
Ведомость по зарплате Отчеты → Ведомость по зарплате Зарплата и кадры → Отчеты → Ведомость по зарплате
6-НДФЛ Отчеты → НДФЛ → 6-НДФЛ Отчеты → 6-НДФЛ
Анализ фонда зарплаты Отчеты → Анализ фонда зарплаты Зарплата и кадры → Отчеты → Анализ ФОТ

Если отчет не формируется или выдает ошибку:

  • Проверьте период — иногда пользователи забывают сменить год.
  • Обновите конфигурацию — в старых версиях могут быть баги в отчетах (особенно в 6-НДФЛ).
  • Используйте Тест и исправление (Администрирование → Тестирование и исправление), если данные повреждены.
💡

В ЗУП 3.1 отчет Анализ фонда зарплаты позволяет сравнить плановые и фактические начисления. Это полезно для контроля бюджета по зарплате.

6. Поиск зарплаты через "Все функции" и запросы

Если стандартные способы не помогают, можно воспользоваться расширенными инструментами 1С. Это пригодится администраторам и программистам.

Способ 1: Поиск через "Все функции"

  1. Нажмите Ctrl+Shift+F (или Правка → Поиск → Все функции).
  2. Введите в поиске НачислениеЗарплаты или ВыплатаЗарплаты.
  3. Выберите нужный документ или отчет из списка.

Способ 2: Консоль запросов

Для опытных пользователей можно написать запрос к базе. Например, чтобы найти все начисления за март 2026 года: 

ВЫБРАТЬ

НачислениеЗарплаты.Сотрудник КАК Сотрудник,


НачислениеЗарплаты.Дата КАК Дата,


НачислениеЗарплаты.Сумма КАК Сумма


ИЗ


Документ.НачислениеЗарплаты КАК НачислениеЗарплаты


ГДЕ


НачислениеЗарплаты.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода

Замените &НачалоПериода и &КонецПериода на нужные даты.

Способ 3: Журналы регистрации

Если документ "исчез" из интерфейса, но был проведен, проверьте журнал регистрации:

  1. Откройте Администрирование → Журнал регистрации.
  2. Установите фильтр по типу документа Начисление зарплаты.
  3. Найдите нужную запись и откройте документ двойным кликом.
⚠️ Внимание: Изменение данных через Консоль запросов или Все функции может нарушить целостность базы. Перед массовыми правками сделайте резервную копию (Администрирование → Выгрузка данных).

7. Типичные ошибки: почему зарплата не отображается?

Если зарплата "пропала" из отчетов или документов, причины могут быть следующими:

  • 🚫 Документ не проведен — проверьте статус (должен быть Проведен, а не Не проведен).
  • 📅 Неверный период — в фильтрах отчета может стоять другой месяц или год.
  • 👤 Ошибка в карточке сотрудника — если не указан График работы или Подразделение, начисления не пройдут.
  • 💻 Сбой базы — если данные повреждены, воспользуйтесь Тестирование и исправление.
  • 🔄 Конфликт версий — после обновления 1С некоторые документы могут "сбрасываться".

Частая проблема — несовпадение дат в табеле и начислениях. Например:

⚠️ Внимание: Если в Табеле учета рабочего времени указано, что сотрудник болел, а в Начислении зарплаты не указан больничный лист, сумма будет рассчитана неверно. Всегда сверяйте табель (Зарплата → Табель) с начислениями.

Еще одна ловушка — депонированная зарплата. Если сотрудник не получил деньги в срок, сумма переносится в депонент и не отображается в стандартных отчетах. Чтобы ее найти:

  1. Откройте Зарплата → Депонированная зарплата (ЗУП 3.1).
  2. Или сформируйте отчет Ведомость по депонентам.

8. Как экспортировать данные по зарплате?

Иногда нужно выгрузить данные по зарплате в Excel, PDF или передать в другую программу. В 1С есть несколько способов:

  • 📥 Экспорт в Excel — любой отчет можно выгрузить через кнопку Еще → Выгрузить. Выберите формат Excel или PDF.
  • 🔄 Обмен данными — если нужно передать данные в 1С:Бухгалтерию или Комплексную автоматизацию, используйте Администрирование → Обмен данными.
  • 📂 Выгрузка в XML — для интеграции с другими системами (например, банк-клиент для зарплатного проекта). Путь: Зарплата → Выплаты → Выгрузка в банк.

При выгрузке в Excel обратите внимание:

⚠️ Внимание: В больших отчетах (например, Ведомость по зарплате за год) Excel может обрезать данные или преобразовывать форматы (даты становятся числами). Перед выгрузкой настройте параметры в Еще → Параметры выгрузки.

Для автоматизации выгрузки можно написать обработку. Пример кода для выгрузки расчетных листков в Excel: 

Процедура ВыгрузитьВExcel()

Таблица = Новый ТаблицаЗначений;


Таблица.Колонки.Добавить("Сотрудник");


Таблица.Колонки.Добавить("Сумма");



Запрос = Новый Запрос;


Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ Сотрудник, Сумма ИЗ Документ.НачислениеЗарплаты";


Результат = Запрос.Выполнить();


Пока Результат.Следующий() Цикл


Строка = Таблица.Добавить();


Строка.Сотрудник = Результат.Сотрудник;


Строка.Сумма = Результат.Сумма;


КонецЦикла;



Excel = Новый ExcelДокумент;


Excel.ЗаписатьТаблицу(Таблица);


Excel.СохранитьКак("C:\Zarplata.xlsx");


КонецПроцедуры

💡

Для регулярной выгрузки (например, ежемесячной отправки в банк) настройте Регламентные задания в Администрирование → Регламентные задания.

FAQ: Частые вопросы по поиску зарплаты в 1С

🔹 Где в 1С посмотреть зарплату за прошлый год?

Архивные данные хранятся в журналах документов:

  • В ЗУП 3.1: Зарплата → Журналы → Начисления зарплаты.
  • В Бухгалтерии 3.0: Зарплата и кадры → Журналы → Зарплата.

Если данных нет, проверьте настройки хранения в Администрирование → Настройки программы → Хранение данных.

🔹 Почему в расчетном листке не показываются премии?

Причины могут быть следующие:

  1. Премия не внесена в документ Начисление зарплаты (проверьте вкладку Начисления).
  2. Не настроен вид расчета для премии в Настройка → Виды расчетов.
  3. В карточке сотрудника не указано подразделение, для которого действует премия.

Также проверьте, не стоит ли в настройках премии галочка Не отображать в расчетном листке.

🔹 Как найти удержания по исполнительному листу?

Удержания по исполнительным документам настраиваются и отображаются в следующих разделах:

  • В ЗУП 3.1: Зарплата → Исполнительные документы.
  • В ЗУП 2.5: Расчет зарплаты → Удержания по исполнительным документам.

Если удержание не проходит, проверьте:

  1. Действителен ли документ (сроки указаны в карточке удержания).
  2. Не превышает ли сумма удержания 50% от зарплаты (по ст. 138 ТК РФ).
🔹 Можно ли в 1С увидеть зарплату по подразделениям?

Да, для этого используйте отчет Анализ фонда зарплаты или Ведомость по зарплате с группировкой по подразделениям:

  1. Откройте отчет (Отчеты → Анализ фонда зарплаты).
  2. В настройках добавьте группировку по полю Подразделение.
  3. Укажите нужный период и сформируйте отчет.

В Бухгалтерии 3.0 аналогичный отчет называется Анализ ФОТ по подразделениям.

🔹 Как исправить ошибку в начислении зарплаты?

Если зарплата рассчитана неверно, исправляйте ошибку в зависимости от ситуации:

  • 📝 Ошибка в текущем периоде — откройте документ Начисление зарплаты, внесите правки и перепроведите.
  • 🔙 Ошибка в прошлом периоде — используйте документ Корректировка зарплаты (Зарплата → Корректировка зарплаты).
  • 🚨 Критическая ошибка (например, неверный НДФЛ) — воспользуйтесь Помощником исправления ошибок в ЗУП 3.1.

После исправлений обязательно переформируйте отчеты (6-НДФЛ, РСВ)!