Учет рабочего времени является фундаментальной основой для корректного начисления заработной платы, расчета отпускных и больничных листов в любой организации. В программном продукте 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 этот процесс автоматизирован, но требует предварительной и точной настройки справочных данных. Пользователи часто сталкиваются с трудностями при поиске нужного раздела, так как интерфейс программы многоуровневый и логически разделен на блоки бухгалтерского и кадрового учета.
Графики работы определяют норму часов для каждого конкретного сотрудника за расчетный период. Если эти данные отсутствуют или настроены некорректно, система не сможет правильно рассчитать отклонения от нормы, что приведет к ошибкам в табеле учета рабочего времени и, как следствие, к неверным выплатам. Поэтому критически важно понимать, где именно в структуре базы данных хранятся эти настройки и как они связываются с карточкой конкретного работника.
В данной статье мы подробно разберем навигацию по интерфейсу программы, чтобы вы могли быстро найти нужный раздел независимо от версии конфигурации или прав доступа. Мы рассмотрим как стандартные производственные календари, так и индивидуальные графики, которые часто используются для сменных работников или сотрудников с неполным рабочим днем.
Основное расположение раздела Кадры
В современных версиях конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 все функции, связанные с персоналом, вынесены в отдельный крупный раздел главного меню. Для доступа к настройкам графиков вам необходимо перейти в пункт Кадры, расположенный в верхней панели навигации. Это центральный хаб для управления списком физических лиц, их должностями и условиями труда.
Внутри раздела Кадры пользователь увидит несколько подразделов, сгруппированных по логическому признаку. Нас интересует блок, отвечающий за нормативно-справочную информацию. Чаще всего нужные настройки находятся в подразделе Настройки кадрового учета или непосредственно в списке Графики работы, если он выведен в основное меню раздела. Путь может выглядеть как Кадры → Настройки кадрового учета → Графики работы.
Обратите внимание, что видимость некоторых пунктов меню зависит от роли пользователя. Если вы не видите раздела Кадры, возможно, у вашей учетной записи отсутствуют права на просмотр кадровых данных. В таком случае необходимо обратиться к администратору базы данных для расширения прав доступа до уровня Кадровый работник или Полные права.
⚠️ Внимание: В некоторых редких случаях, при использовании сильно доработанных конфигураций или старых версий платформы, пункт меню может быть скрыт в группе
НастройкиилиНСИ и Администрирование. Всегда проверяйте полноту интерфейса.
Настройка производственных календарей
Прежде чем создавать индивидуальные графики, система должна знать, какие дни в году являются рабочими, а какие — выходными или праздничными. Эта информация хранится в регистре сведений Производственные календари. Именно на их основе строятся все последующие расчеты норм времени. Без актуального производственного календаря график работы сотрудника не будет иметь юридической и расчетной силы.
Для проверки или загрузки календаря перейдите по пути Кадры → Настройки кадрового учета → Производственные календари. В открывшемся списке вы увидите календари по годам. Стандартная конфигурация обычно поставляется с уже заполненными данными согласно законодательству РФ, но в случае изменения праздничных дней правительством, данные обновить вручную или загрузить из внешнего источника.
При открытии конкретного календаря, например, на 2026 или 2026 год, вы увидите таблицу с помесячной разбивкой. Здесь настраивается длительность рабочего дня перед праздниками. Если день является предпраздничным, в колонке продолжительности рабочего времени должно стоять значение, уменьшенное на один час. Это автоматически учитывается при расчете нормы часов для сотрудников на пятидневке.
| Тип календаря | Период действия | Норма часов (40 ч/нед) | Статус |
|---|---|---|---|
| Производственный 2026 | 01.01.2026 - 31.12.2026 | 1970.0 | Активен |
| Производственный 2026 | 01.01.2026 - 31.12.2026 | 1973.0 | Активен |
| Шестидневка 2026 | 01.01.2026 - 31.12.2026 | 1968.0 | Активен |
| Индивидуальный (Смена) | 01.01.2026 - 31.12.2026 | Рассчитывается | Активен |
Важно регулярно сверять данные в этом регистре с официальными постановлениями о переносе выходных дней. Ошибка в одном предпраздничном дне может привести к массовому пересчету зарплаты всего предприятия за месяц.
Используйте функцию"Заполнить" в форме производственного календаря, чтобы автоматически проставить выходные и праздники согласно стандартному пятидневному графику, это сэкономит время при создании нового года.
Создание и редактирование графиков работы
Непосредственно графики работы, которые привязываются к конкретным сотрудникам, находятся в одноименном справочнике. Перейдите в раздел Кадры и выберите пункт Графики работы. Здесь хранится список всех утвержденных в организации режимов труда. Это могут быть как типовые графики (пятидневка, шестидневка), так и сложные сменные графики.
При создании нового графика система предложит выбрать вид графика. Для стандартной пятидневной рабочей недели с двумя выходными выбирается вид Пятидневная рабочая неделя. В этом случае программа сама подтянет данные из производственного календаря, и вам не придется вручную расписывать каждый день года. Достаточно указать время начала и окончания рабочего дня, а также время перерыва на обед.
Для сменных сотрудников, работающих по принципу"два через два" или"сутки через трое", необходимо выбирать вид графика Сменный. В этом случае открывается специализированная форма заполнения, где нужно указать код графика (например, 2/2) и заполнить таблицу явок на конкретный период. Здесь важно соблюдать последовательность смены дней, чтобы автоматический расчет нормы времени прошел корректно.
⚠️ Внимание: При создании сменного графика убедитесь, что период действия графика полностью перекрывает период приема сотрудника на работу. Если график закончится раньше даты увольнения, возникнут ошибки при расчете зарплаты.
В форме графика работы также указывается Код графика, который используется для вывода в печатные формы табеля учета рабочего времени (формы Т-13). Стандартные коды:"5" для пятидневки,"4" для шестидневки. Для индивидуальных графиков код может быть любым буквенным или цифровым обозначением, принятым в вашей организации.
☑️ Проверка сменного графика
Привязка графика к карточке сотрудника
Сам по себе созданный график работы не начнет действовать, пока он не будет связан с конкретным физическим лицом. Эта связь устанавливается в карточке сотрудника или в документе о приеме на работу. Откройте карточку нужного сотрудника двойным кликом из списка Кадры → Сотрудники.
В карточке сотрудника перейдите на вкладку Труд и занятость (в некоторых версиях интерфейса эта вкладка может называться просто Труд). В этом разделе находится поле График работы. Именно сюда необходимо подставить ссылку на созданный ранее справочник графиков. Если поле пустое, программа будет считать, что сотрудник не имеет установленного графика, что недопустимо для расчета.
Также на этой вкладке указывается дата, с которой начинает действовать данный график. Это позволяет гибко управлять изменениями: если сотрудник переходит с пятидневки на сменный график, вы создаете новую запись в разделе"Труд и занятость" с новой датой начала действия и новым графиком. Старая запись при этом архивируется, но сохраняется в истории для корректного ретроспективного анализа.
После сохранения карточки сотрудника проверьте, что в поле"График работы" отображается полное наименование графика, а не просто код. Это поможет избежать путаницы при массовом редактировании данных. Система автоматически пересчитает плановые часы работы сотрудника за текущий месяц на основании новых настроек.
Что делать, если график не подтягивается в расчет?
Если после привязки графика расчет зарплаты выдает ошибку об отсутствии плановых часов, проверьте дату начала действия графика. Она должна быть меньше или равна дате начала расчетного периода. Также убедитесь, что в самом графике работы заполнены дни явки.
Индивидуальные отклонения и неполное рабочее время
Часто возникают ситуации, когда стандартный график организации не подходит конкретному сотруднику. Это может быть связано с установлением неполного рабочего времени по соглашению сторон, беременностью сотрудника или особенностями должности. В таких случаях в 1С используется механизм индивидуальных графиков работы.
Для настройки неполного рабочего времени не обязательно создавать сложный сменный график. Достаточно в карточке сотрудника, на вкладке Труд и занятость, установить флаг Неполное рабочее время. Откроется дополнительное окно, где можно указать конкретные дни недели, в которые сотрудник работает, и продолжительность рабочего дня для каждого из них.
Например, если сотрудник работает только по понедельникам и средам по 4 часа, вы снимаете галочки с остальных дней недели и прописываете длительность смены. Программа автоматически пересчитает месячную норму часов, исходя из количества рабочих дней в месяце по производственному календарю, умноженному на 4 часа. Это критически важно для пропорционального расчета оклада.
При использовании индивидуальных отклонений стоит быть особенно внимательным при вводе документов отсутствия (отпуска, больничные). Система должна корректно сопоставить дни отсутствия с индивидуальным графиком, чтобы не исключить из оплаты те дни, которые для данного сотрудника являются выходными.
| Сценарий | Тип настройки | Где настраивать | Влияние на оклад |
|---|---|---|---|
| Стандартная пятидневка | Общий график | Справочник"Графики работы" | Полный оклад |
| Неполный день (4 часа) | Индивидуальная настройка | Карточка сотрудника, вкладка"Труд" | Пропорционально отработанному |
| Смена 2/2 | Сменный график | Справочник"Графики работы" | По факту отработанных смен |
| Удаленная работа | Общий или Индив. | Зависит от режима | Полный или частичный |
Анализ и контроль заполнения данных
После проведения всех настроек необходимо убедиться в их корректности. В 1С Бухгалтерия существуют отчеты, позволяющие быстро выявить сотрудников, у которых не заполнены графики работы или имеются противоречия в данных. Регулярный контроль предотвращает накопление ошибок к концу расчетного периода.
Воспользуйтесь отчетом Анализ состояния кадрового учета, который находится в разделе Кадры → Отчеты по кадрам. В настройках этого отчета можно выбрать проверку на наличие графика работы. Система просканирует базу и выдаст список сотрудников, у которых в текущем периоде отсутствует привязка к графику. Это самый быстрый способ найти"провалы" в настройках.
Также стоит обращать внимание на сообщения программы при проведении документа Прием на работу. Если вы пытаетесь принять сотрудника без указания графика, 1С выдаст предупреждение. Игнорировать его нельзя, так как это приведет к тому, что в первом же месяце работы сотруднику не будут начислены часы, и зарплата окажется нулевой или рассчитанной неверно.
⚠️ Внимание: При изменении производственного календаря в середине года (например, из-за новых указов правительства) обязательно выполните перерасчет уже проведенных документов за прошлые периоды, если изменения имеют обратную силу.
Для опытных пользователей доступен режим технического контроля через консоль запросов или обработку"Универсальный отчет", где можно выгрузить таблицу связей"Сотрудник — График — Период". Это позволяет провести глубокую аналитику и найти дублирующиеся или пересекающиеся периоды действия графиков, которые могут вызвать сбои в работе алгоритмов расчета.
Регулярный запуск отчета"Анализ состояния кадрового учета" экономит часы работы бухгалтера в конце месяца, позволяя устранить ошибки настроек заранее.
Где именно в меню находится список всех графиков?
Список всех графиков работы находится в разделе Кадры. Внутри него нужно выбрать ссылку Графики работы. Если интерфейс упрощен, этот пункт может находиться внутри группы Настройки кадрового учета. Полный путь: Кадры -> Настройки кадрового учета -> Графики работы.
Можно ли скопировать график работы для нового года?
Да, это стандартная практика. Откройте график за прошлый год, нажмите кнопку Скопировать или Создать на основе. В новом документе измените период действия на новый год и при необходимости скорректируйте праздничные дни в соответствии с новым производственным календарем.
Что делать, если сотрудник переведен на неполное рабочее время?
Не нужно создавать новый график в общем справочнике. Откройте карточку сотрудника, перейдите на вкладку Труд и занятость и установите флаг Неполное рабочее время. Укажите рабочие дни и их продолжительность. Система автоматически пересчитает норму часов для этого конкретного человека.
Как проверить, правильно ли рассчиталась норма часов?
Откройте документ Табель учета рабочего времени или расчетный листок сотрудника. Сравните количество плановых часов с данными производственного календаря. Также можно сформировать отчет Анализ состояния кадрового учета, который покажет расхождения между планом и фактом настроек.
Обязательно ли заполнять код графика работы?
Да, заполнение кода графика обязательно для корректного формирования печатных форм первичных документов, в частности табеля формы Т-13. Стандартные коды (4, 5) используются для типовых графиков, для индивидуальных можно использовать любые обозначения, понятные вашей организации.