Настройка размера аванса в 1С:Бухгалтерия 8.3 — одна из самых востребованных операций, с которой сталкиваются бухгалтеры при работе с зарплатой, расчетами с поставщиками или подрядчиками. Ошибки в этой настройке могут привести к неправильному удержанию НДФЛ, искажению отчетности или конфликтам с контрагентами. В этой статье разберем, где именно устанавливается размер аванса в разных разделах программы, как его корректировать и на что обратить внимание при настройке.

Важно понимать, что термин «аванс» в 1С может относиться к трем ключевым сценариям: 1) Аванс по зарплате — выплата части оклада работникам до конца расчетного периода; 2) Авансовые платежи по НДФЛ — перечисление налога в бюджет в течение года; 3) Авансы контрагентам — предоплата поставщикам или подрядчикам.

Каждый случай требует своей настройки, и пути к ним в программе различаются. Далее — подробные инструкции для каждого варианта.

1. Настройка аванса по зарплате в 1С: Бухгалтерия

Если вам нужно установить процент или фиксированную сумму аванса для сотрудников, этот раздел — для вас. В 1С:Бухгалтерия 8.3 настройка производится через кадровый учет, но важно учитывать, что сама программа не рассчитывает аванс автоматически — она только фиксирует выплаты. Размер аванса обычно прописывается в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда), а в 1С отражается как ручная операция.

Чтобы задать аванс для сотрудников:

  1. Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Начисление зарплаты → Все документы по зарплате.
  2. Создайте новый документ Начисление зарплаты и взносов (или Зарплата к выплате, если используете упрощенный режим).
  3. В табличной части документа выберите сотрудников и укажите сумму аванса вручную в колонке Сумма к выплате.
  4. Если аванс рассчитывается как процент от оклада, предварительно создайте расчетную ведомость с формулой (например, Оклад * 40%).

⚠️ Внимание: В 1С:Бухгалтерия 8.3 нет универсального поля «Размер аванса» для всех сотрудников. Если вам нужно автоматизировать расчет, потребуется доработка конфигурации или использование 1С:Зарплата и Управление Персоналом.

Утвердить размер аванса в локальных актах компании|Проверить актуальные оклады сотрудников|Создать шаблон документа "Зарплата к выплате"|Настроить печатную форму расчетного листка-->

2. Авансовые платежи по НДФЛ: где указать сумму

Aвансовые платежи по НДФЛ — это перечисление налога в бюджет в течение года (ежемесячно или поквартально). В 1С:Бухгалтерия 8.3 размер аванса не устанавливается вручную — он рассчитывается автоматически на основе начисленной зарплаты и удержанного налога. Однако вы можете скорректировать сумму или указать даты перечисления.

Чтобы настроить авансовые платежи по НДФЛ:

  1. Перейдите в Зарплата и кадры → НДФЛ → Авансовые платежи по НДФЛ.
  2. Нажмите Создать и выберите период (месяц или квартал).
  3. Программа автоматически рассчитает сумму налога на основе данных о выплатах. При необходимости откорректируйте ее вручную.
  4. Укажите дату перечисления (по умолчанию — последний день месяца).

⚠️ Внимание: Если вы платите НДФЛ поквартально, убедитесь, что в настройках программы (Администрирование → Настройки программы → Зарплата и кадры) выбран соответствующий режим. Иначе 1С будет требовать ежемесячные платежи.

Период Срок перечисления НДФЛ Где настроить в 1С
Ежемесячно Не позднее следующего дня после выплаты зарплаты Зарплата и кадры → Настройки → Налоги и взносы
Поквартально Не позднее последнего дня месяца, следующего за кварталом Администрирование → Настройки программы → Зарплата
Годовой расчет До 1 апреля следующего года Отчеты → 6-НДФЛ

3. Авансы контрагентам: предоплата поставщикам и подрядчикам

Если ваша компания работает с предоплатой, в 1С:Бухгалтерия 8.3 нужно правильно оформить авансовый платеж, чтобы он корректно отразился в бухгалтерском и налоговом учете. Размер аванса здесь устанавливается непосредственно в документе платежного поручения или счета на оплату.

Пошаговая инструкция:

  • 📄 Создание счета на оплату: Перейдите в Покупки → Счета на оплату поставщику, создайте новый документ и укажите сумму аванса в поле Сумма к оплате.
  • 💰 Оформление платежного поручения: В разделе Банк и касса → Платежные поручения создайте документ, выберите контрагента и укажите сумму аванса. В поле Назначение платежа обязательно пропишите: «Аванс по договору №__ от __.__.____».
  • 📊 Отражение в учете: После оплаты сформируйте документ Поступление (акты, накладные) с видом операции Авансовый отчет.

⚠️ Внимание: Если вы работаете с НДС, не забудьте восстановить налог с аванса после получения товара/услуг. Для этого в документе Поступление установите флаг Зачет аванса.

Постоянно|Иногда|Редеко|Никогда-->

4. Автоматическое начисление аванса: возможно ли это?

Многие пользователи 1С:Бухгалтерия 8.3 задаются вопросом: можно ли настроить автоматический расчет аванса для сотрудников? К сожалению, в базовой версии программы такой функции нет. Однако есть несколько обходных путей:

  • 🔄 Шаблоны документов: Создайте шаблон документа Зарплата к выплате с фиксированными суммами или формулами (например, Оклад * 0.4).
  • ⚙️ Доработка конфигурации: Если у вас 1С:Бухгалтерия ПРОФ, можно заказать доработку у партнера 1С, чтобы добавить поле «Процент аванса» в справочник сотрудников.
  • 📊 Внешние обработки: Существуют готовые обработки (например, «Массовое начисление аванса»), которые можно подключить к программе.

Важно: В 2026 году в 1С:Бухгалтерия 8.3 появилась экспериментальная функция «Гибкие настройки зарплаты», которая позволяет частично автоматизировать расчет аванса. Однако она доступна только в облачных версиях программы и требует дополнительной настройки.

Что будет, если не платить аванс по зарплате?

Согласно ст. 136 ТК РФ, зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Если компания не платит аванс, это считается нарушением трудового законодательства и может повлечь штрафы от трудовой инспекции (до 50 000 руб. для юридических лиц).

5. Типичные ошибки при настройке аванса и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при работе с авансами в 1С. Вот самые распространенные из них:

  • 💸 Неправильное удержание НДФЛ: Аванс по зарплате не облагается НДФЛ в момент выплаты (налог удерживается только с полной суммы за месяц). Однако многие ошибочно создают документ Удержание НДФЛ на аванс.
  • 📅 Несвоевременное перечисление НДФЛ: Если вы платите авансовые платежи по НДФЛ поквартально, но в программе установлен ежемесячный режим, 1С будет требовать лишние платежи.
  • 📝 Отсутствие ссылки на договор в платежках: При оплате аванса поставщику обязательно указывайте реквизиты договора. Иначе бухгалтерия контрагента может не идентифицировать платеж.

⚠️ Внимание: Если вы обнаружили, что аванс по зарплате был выплачен с ошибкой (например, неверная сумма), не исправляйте документ задним числом. Вместо этого оформите Корректировку долга или Возврат излишне выплаченной зарплаты.

💡

Перед выплатой аванса по зарплате всегда проверяйте, не превышает ли его сумма 50% от оклада. Согласно Рекомендациям Роструда (письмо от 26.09.2016 № ТЗ/5802-6-1), аванс должен быть соразмерен отработанному времени.

6. Где хранится история авансовых платежей?

Если вам нужно найти информацию о ранее выплаченных авансах (например, для сверки или отчетности), в 1С:Бухгалтерия 8.3 есть несколько мест, где можно получить эти данные:

  • 🔍 Отчет «Анализ счета»: Перейдите в Отчеты → Анализ счета, выберите счет 70.01 (расчеты с персоналом) и установите фильтр по субконто «Авансы».
  • 📋 Журнал документов: В разделе Зарплата и кадры → Все документы по зарплате отфильтруйте документы по типу Зарплата к выплате или Ведомость на выплату.
  • 💼 Карточка сотрудника: Откройте карточку сотрудника (Зарплата и кадры → Сотрудники) и перейдите на вкладку Начисления и выплаты.

Для авансов контрагентам история хранится в:

  • 📊 Оборотно-сальдовой ведомости по счетам 60.02 (авансы выданные) и 62.02 (авансы полученные).
  • 📄 Журнале документов «Платежные поручения» с фильтром по назначению платежа («Аванс»).
💡

Все авансовые операции в 1С фиксируются на отдельных субсчетах (70.01 для зарплаты, 60.02/62.02 для контрагентов). Это позволяет легко отслеживать задолженность и избегать путаницы с основными платежами.

FAQ: Частые вопросы по настройке аванса в 1С

Можно ли в 1С:Бухгалтерия 8.3 установить разный процент аванса для разных сотрудников?

В базовой версии программы нет такой функции. Однако вы можете:

  1. Создавать отдельные документы Зарплата к выплате для каждой группы сотрудников с разными суммами.
  2. Использовать внешние обработки или доработать конфигурацию (для 1С:Бухгалтерия ПРОФ).
Как в 1С отразить возврат аванса от поставщика?

Для этого:

  1. Создайте документ Поступление на расчетный счет с видом операции Возврат от поставщика.
  2. Укажите сумму возврата и свяжите документ с первоначальным авансом.
  3. Сформируйте Корректировку долга (Покупки → Корректировка долга), чтобы закрыть аванс.
Почему в 6-НДФЛ не отражаются авансовые платежи?

Авансовые платежи по НДФЛ отражаются в разделе 1 формы 6-НДФЛ (строки 020–040), но только если они были фактически перечислены в бюджет. Если платежи не попали в отчет:

  • Проверьте, созданы ли документы Авансовые платежи по НДФЛ за нужный период.
  • Убедитесь, что даты платежей попадают в отчетный период.
  • Обновите отчет (Отчеты → 6-НДФЛ → Обновить).
Как в 1С сделать так, чтобы аванс по зарплате автоматически рассчитывался как 40% от оклада?

В 1С:Бухгалтерия 8.3 нет встроенного механизма для этого, но вы можете:

  1. Использовать внешнюю обработку (например, «Массовое начисление аванса»).
  2. Создать шаблон Excel с формулой и импортировать данные в 1С через Администрирование → Импорт данных.
  3. Доработать конфигурацию (требуется программист 1С).

В облачной версии 1С:Бухгалтерия есть экспериментальная функция «Гибкие настройки зарплаты», которая позволяет частично автоматизировать этот процесс.

Что делать, если в платежном поручении на аванс поставщику не указан договор?

Если платеж уже ушел:

  1. Свяжитесь с бухгалтерией поставщика и уточните, идентифицировали ли они платеж.
  2. Если нет — отправьте им письмо с реквизитами договора и просьбой уточнить назначение платежа.
  3. В 1С создайте документ Корректировка долга (Покупки → Корректировка долга), чтобы привязать платеж к нужному договору.

⚠️ Внимание: Без указания договора поставщик может не зачесть аванс, что приведет к двойной оплате.