Работа с персональными данными в 1С:Предприятие требует особой внимательности — ошибки здесь чреваты не только техническими сбоями, но и штрафами до 100 тыс. рублей по 152-ФЗ "О персональных данных". При этом сами данные разбросаны по разным справочникам, документам и регистрам, а их расположение зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, 1С:ERP или 1С:УТ). Где именно искать ФИО, паспортные реквизиты, СНИЛС или контактные телефоны — разберём по шагам.

Многие пользователи допускают критическую ошибку: ищут данные только в справочнике Физические лица, хотя на практике они дублируются в Контрагентах, Сотрудниках и даже в Договорах. Более того, в 1С:ЗУП личная информация может храниться в неочевидных местах — например, в регистре сведений Персональные данные сотрудников, который не отображается в стандартном интерфейсе. Эта статья поможет избежать упущений при аудите базы или подготовке ответов на запросы Роскомнадзора.

⚠️ Внимание: Извлечение персональных данных без законных оснований (ст. 13.11 КоАП РФ) влечёт административную ответственность. Все действия с ПДн должны фиксироваться в журнале обработки (приказ Роскомнадзора №183 от 2021 г.).

1. Справочник "Физические лица" — основное хранилище ПДн

Это первичный источник, где сосредоточены паспортные данные, СНИЛС, ИНН и адреса. Чтобы открыть его:

  1. Перейдите в раздел Справочники → Физические лица (в 1С:Бухгалтерия 8.3 путь может отличаться: Предприятие → Физические лица).
  2. Откройте карточку нужного человека двойным кликом.
  3. Перейдите на вкладку Основное — здесь хранятся ФИО, дата рождения и пол.
  4. На вкладке Паспортные данные найдёте серию/номер паспорта, кем выдан и код подразделения.
  5. Вкладка Контактная информация содержит телефоны, email и адрес регистрации.

🔍 Нюанс: В 1С:ЗУП справочник Физические лица может быть скрыт. Чтобы его увидеть, включите отображение всех объектов в настройках интерфейса (Сервис → Настройки → Показывать все команды).

  • 📄 Документы: Здесь прикрепляются сканы паспортов, трудовых книжек или дипломов (если ведётся электронный документооборот).
  • 🔗 Связи: Показывает, в каких справочниках это физическое лицо используется (например, как Сотрудник или Контрагент).
  • 📅 История изменений: Фиксирует, кто и когда внёс правки в данные (требуется для отчётности по 152-ФЗ).
💡

Если в карточке физического лица нет вкладки "Паспортные данные", проверьте настройки конфигурации: возможно, она отключена в параметрах учётной политики (Администрирование → Настройки программы → Персональные данные).

2. Справочник "Сотрудники" — данные для кадрового учёта

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) личная информация дублируется в справочнике Сотрудники, но с расширенными полями для кадрового учёта:

Вкладка Какие ПДн хранятся Особенности
Основное ФИО, табельный номер, должность ФИО синхронизируется со справочником Физические лица, но может быть переопределено
Трудовой договор Номер договора, дата приёма, условия труда Содержит ссылку на скан договора (если прикреплён)
Личные данные СНИЛС, ИНН, семейное положение, дети Поля заполняются из Физических лиц, но могут редактироваться отдельно
Воинский учёт Категория годности, состав семьи (для военкомата) Обязательно для организаций с воинским учётом

⚠️ Внимание: В 1С:ЗУП 3.1 данные о детях сотрудников хранятся в отдельном регистре Дети сотрудников. Его можно открыть через Кадры → Сотрудники → Дети или напрямую в списке регистров сведений.

Если сотрудник уволен, его карточка не удаляется, а помечается как Уволен. Чтобы увидеть всех уволенных:

  1. Откройте справочник Сотрудники.
  2. Нажмите Ещё → Показать уволенных.
  3. Используйте фильтр по дате увольнения, если нужно найти данные за конкретный период.
📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для работы с персональными данными?
1С:ЗУП
1С:Бухгалтерия
1С:ERP
1С:УТ (Управление торговлей)
Другую

3. Контрагенты и партнёры: где хранятся данные клиентов и поставщиков

Персональные данные не ограничиваются сотрудниками — они есть и у физических лиц, с которыми компания взаимодействует как с Контрагентами (например, ИП или самозанятые). Чтобы их найти:

  1. Перейдите в Справочники → Контрагенты.
  2. Отфильтруйте список по типу Физическое лицо (в 1С:Бухгалтерия 8.3 фильтр находится в панели инструментов справа).
  3. Откройте карточку нужного контрагента.
  4. На вкладке Основное проверьте поля ФИО, ИНН и Адрес.
  5. На вкладке Контактная информация хранятся телефоны и email.

В 1С:Управление торговлей (УТ) данные клиентов-физлиц могут дублироваться в справочнике Покупатели, который синхронизируется с Контрагентами, но имеет дополнительные поля для маркетинговой аналитики (например, День рождения или Источник привлечения).

  • 📑 Договоры: В карточке контрагента на вкладке Договоры могут храниться сканы соглашений с паспортными данными.
  • 💳 Банковские реквизиты: Номер счёта или карты (если физлицо является плательщиком).
  • 📦 Заказы/Счета: В документах Заказ клиента или Счёт на оплату иногда прописываются ФИО и контакты для доставки.
Как найти все документы, связанные с конкретным физлицом-контрагентом?

В карточке контрагента перейдите на вкладку "Связи" → выберите тип документа (например, "Реализация товаров и услуг") → система покажет все операции с этим лицом за весь период.

4. Документы и регистры — скрытые источники ПДн

Персональные данные часто "прячутся" в документах и регистрах, которые не очевидны при первом поиске. Вот где их искать:

4.1. Кадровые документы

  • 📝 Приказ о приёме на работу — ФИО, должность, дата рождения.
  • 📄 Личная карточка Т-2 — полный комплект данных (паспорт, образование, семейное положение).
  • 🔄 Кадровые переводы — история изменений должностей и отделов.

4.2. Регистры сведений

Это системные таблицы, где хранятся данные для отчётности и аналитики. Чтобы их открыть:

  1. Перейдите в Операции → Регистры сведений.
  2. Найдите регистры с названиями:
    • Персональные данные сотрудников (хранит СНИЛС, ИНН, адреса).
    • Контактная информация (телефоны, email).
    • Воинский учёт (для военных комиссариатов).

🔍 Совет: В 1С:ERP персональные данные могут храниться в регистре Физические лица (расширенные данные), который содержит поля для международных паспортов или виз (актуально для компаний с иностранными сотрудниками).

4.3. Журналы документов

Если нужно найти, в каких документах упоминается конкретное физлицо:

  1. Откройте Операции → Журналы документов.
  2. Выберите журнал (например, Кадровые документы или Зарплата).
  3. Используйте фильтр по полю Физическое лицо или Сотрудник.

☑️ Поиск ПДн в документах

Выполнено: 0 / 4

5. Как экспортировать персональные данные для отчётности

Для ответов на запросы Роскомнадзора или внутреннего аудита часто требуется выгрузить ПДн в структурированном виде. Сделать это можно несколькими способами:

5.1. Выгрузка через "Универсальный отчёт"

  1. Перейдите в Отчёты → Универсальный отчёт.
  2. В поле Объект выберите Справочник.ФизическиеЛица.
  3. Добавьте нужные поля (ФИО, паспорт, СНИЛС) в настройки отчёта.
  4. Нажмите Сформировать, затем Выгрузить в Excel.

5.2. Использование обработки "Выгрузка данных"

В 1С:ЗУП есть стандартная обработка для выгрузки кадровых данных:

  1. Откройте Кадры → Сервис → Выгрузка данных в файлы.
  2. Выберите тип данных (например, Личные карточки Т-2).
  3. Укажите период и формат выгрузки (Excel или XML).
  4. Нажмите Выгрузить.

⚠️ Внимание: При выгрузке в Excel автоматически удаляются пустые столбцы, что может исказить структуру данных. Чтобы этого избежать, предварительно настройте шаблон выгрузки в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.

5.3. Прямой запрос к базе (для опытных пользователей)

Если нужны специфические данные, можно использовать язык запросов 1С:

ВЫБРАТЬ

ФизическиеЛица.Наименование КАК ФИО,


ФизическиеЛица.ДатаРождения,


ФизическиеЛица.ПаспортСерияНомер КАК Паспорт


ИЗ


Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица


ГДЕ


ФизическиеЛица.ПометкаУдаления = ЛОЖЬ

Чтобы выполнить запрос:

  1. Откройте Файл → Новый → Запрос.
  2. Вставьте текст запроса и нажмите Выполнить.
  3. Результаты можно экспортировать в таблицу или файл.
💡

Выгрузка персональных данных без шифрования нарушает требования 152-ФЗ. Всегда архивируйте файлы с паролем перед отправкой по email или через мессенджеры.

6. Поиск по фрагментам данных (если ФИО неизвестно)

Бывают ситуации, когда нужно найти человека по частичным данным — например, по номеру телефона или серии паспорта. Вот как это сделать:

6.1. Поиск по телефону или email

  1. Откройте справочник Физические лица.
  2. В строке поиска (вверху списка) введите известный телефон или email.
  3. Система покажет все карточки, где этот контакт указан в поле Контактная информация.

6.2. Поиск по серии/номеру паспорта

Если известна только серия паспорта (например, 4509):

  1. Откройте Операции → Поиск по значениям.
  2. В поле Значение введите серию паспорта.
  3. В поле Тип данных выберите Справочник.ФизическиеЛица.ПаспортСерияНомер.
  4. Нажмите Найти — система покажет все физические лица с этой серией.

6.3. Поиск по СНИЛС или ИНН

В 1С:ЗУП для этого есть специальный отчёт:

  1. Перейдите в Кадры → Отчёты → Персональные данные.
  2. Выберите отчёт Сведения о СНИЛС и ИНН сотрудников.
  3. В фильтре укажите известный СНИЛС или ИНН.

    4. 🔍 Совет: Если поиск не даёт результатов, проверьте, не архивированы ли данные. В 1С:Бухгалтерия 8.3 архивные физические лица хранятся в отдельном справочнике Архив физических лиц (доступен через Все функции).

    7. Безопасность: как работать с ПДн без нарушений

    Работа с персональными данными в 1С регулируется не только 152-ФЗ, но и внутренними политиками компании. Вот ключевые правила:

    • 🔐 Доступ: Настройте права ролей так, чтобы ПДн могли просматривать только кадровые специалисты и бухгалтеры (в Администрирование → Пользователи и права).
    • 📝 Журнализация: Включите логирование изменений в персональных данных (Администрирование → Настройки программы → Журналы регистрации).
    • 🗑️ Удаление: При увольнении сотрудника не удаляйте его карточку — помечайте как Уволен (полное удаление разрешено только через 5 лет после увольнения, ст. 22.1 152-ФЗ).
    • 🔄 Актуализация: Раз в год проводите проверку актуальности данных (например, через отчёт Неактуальные персональные данные в 1С:ЗУП).

⚠️ Внимание: С 2023 года Роскомнадзор требует хранить согласие на обработку ПДн в электронном виде. В 1С:ЗУП 3.1 для этого есть документ Согласие на обработку персональных данных (Кадры → Приём на работу → Согласия). Без этого документа обработка данных незаконна!

Если базу 1С взломали или данные утекли, необходимо:

  1. Немедленно заблокировать доступ к базе.
  2. Уведомить Роскомнадзор в течение 24 часов (ст. 22.1 152-ФЗ).
  3. Зафиксировать инцидент актом (в 1С используйте документ Акт о нарушении безопасности ПДн).
Что будет, если не уведомить Роскомнадзор об утечке?

Штраф до 500 тыс. рублей для компании + до 20 тыс. рублей для ответственного лица (ст. 13.11 КоАП РФ).

8. Частые ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при работе с персональными данными. Вот самые распространённые:

Ошибка Последствия Как избежать
Хранение сканов паспортов в незашифрованном виде Утечка данных при взломе базы Используйте модуль Защита персональных данных (доступен в 1С:ЗУП)
Дублирование данных в Контрагентах и Физических лицах без синхронизации Разногласия в отчётности Настройте автоматическую синхронизацию через Администрирование → Настройки синхронизации
Удаление карточки уволенного сотрудника Нарушение срока хранения (5 лет) Используйте пометку удаления (Пометить на удаление) вместо полного удаления
Отсутствие согласия на обработку ПДн Штраф до 75 тыс. рублей Заключайте согласия через документ Согласие на обработку ПДн в 1С:ЗУП

🔍 Проверьте себя: Запустите отчёт Аудит персональных данных (Кадры → Отчёты в 1С:ЗУП). Он покажет:

  • Физические лица без согласия на обработку.
  • Уволенных сотрудников с истёкшим сроком хранения данных.
  • Дублирующиеся записи в справочниках.
💡

Регулярный аудит персональных данных (раз в квартал) снижает риск штрафов на 90%. Используйте встроенные отчёты 1С или сторонние обработки типа "ПДн: Контроль".

FAQ: Ответы на частые вопросы

Можно ли хранить в 1С копии паспортов сотрудников?

Да, но только в зашифрованном виде. В 1С:ЗУП 3.1 для этого есть специальный механизм Хранилище файлов с поддержкой шифрования. Альтернатива — хранить сканы в отдельной защищённой системе (например, 1С:Документооборот) и прикреплять ссылки в карточке сотрудника.

Как найти все документы, где упоминается конкретный сотрудник?

Используйте Журнал документов с фильтром по полю Сотрудник или Физическое лицо. Альтернатива — отчёт Связи объекта (Все функции → Стандартные отчёты → Связи объекта), который покажет все ссылки на выбранное физлицо.

Что делать, если в базе есть дублирующиеся записи одного человека?

В 1С:ЗУП используйте обработку Поиск и объединение дублей (Кадры → Сервис). Перед объединением проверьте, чтобы в основной записи были самые актуальные данные. В 1С:Бухгалтерия дубли можно найти через отчёт Анализ дублей физических лиц.

Как ограничить доступ к персональным данным для рядовых пользователей?

Настройте права ролей в Администрирование → Пользователи и права. Например, для роли Бухгалтер оставьте доступ только к справочнику Физические лица без права редактирования паспортных данных. Для полной блокировки используйте механизм RLS (Record Level Security).

Нужно ли шифровать базу 1С, если в ней хранятся персональные данные?

Шифрование самой базы не обязательно (достаточно защиты на уровне ОС и СУБД), но обязательно шифровать:

  • Выгрузки с ПДн (Excel, XML).
  • Резервные копии базы.
  • Файлы с сканами документов.

В 1С:Предприятие 8.3 для этого есть встроенные средства шифрования (например, модуль Защита персональных данных в 1С:ЗУП).