С 2020 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для сотрудников, а с 2021 года — передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд. Программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) автоматизируют этот процесс, но требуют правильной настройки. Без корректного оформления ЭТК компании рискуют штрафами до 50 000 рублей за каждого сотрудника.

В этой статье — пошаговая инструкция по настройке электронных трудовых в 1С с учётом последних изменений законодательства и интерфейса программы. Разберём, как подключить функционал, заполнить данные о приёме, переводе и увольнении, а также как исправить типичные ошибки при отправке сведений в ПФР. Инструкция подходит для версий 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЗКГУ 8 (ред. 3.1).

1. Подготовка программы: настройка параметров учёта

Прежде чем приступать к оформлению электронных трудовых, необходимо убедиться, что в 1С включены соответствующие настройки. Без этого функционал ЭТК просто не будет доступен в интерфейсе.

Откройте раздел Настройки → Организации и выберите ваше юридическое лицо. В карточке организации проверьте:

  • 📌 Регистрационный номер в ПФР — должен совпадать с данными из уведомления фонда.
  • 🔑 Электронная подпись — должна быть действующей и привязанной к организации (проверьте в Администрирование → Организации → Электронные подписи).
  • 📅 Дата перехода на ЭТК — укажите дату, с которой вы начали вести электронные книжки (обычно 1 января 2020 года или позже).

Затем перейдите в Настройки → Кадровый учёт и активируйте опции:

  • 📋 «Вести электронные трудовые книжки»;
  • 🔄 «Передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР»;
  • 📤 «Автоматически формировать файлы для отправки в ПФР».
💡

Если в списке организаций нет вашей компании, добавьте её через Справочники → Организации → Создать. Укажите ИНН, КПП и регистрационные данные из ЕГРЮЛ.

2. Заполнение сведений о сотруднике: от приёма до увольнения

Электронная трудовая книжка формируется на основе кадровых документов в 1С. Каждое событие (приём, перевод, увольнение) должно быть оформлено отдельным документом с корректными реквизитами.

Рассмотрим ключевые этапы:

2.1. Приём на работу

Создайте документ Приём на работу (Кадры → Приёмы). В нём обязательно заполните:

  • 👤 ФИО сотрудника (должно совпадать с паспортом);
  • 📅 Дата приёма — с этой даты начнётся ведение ЭТК;
  • 🏢 Подразделение и должность (используйте классификатор профессий из справочника 1С);
  • 📄 Тип трудового договора (срочный/бессрочный).

После проведения документа в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) появится вкладка «Электронная трудовая книжка», где будут отображаться все записи.

2.2. Переводы и кадровые изменения

Для отражения переводов используйте документы:

  • 🔄 Кадровый перевод — для изменения должности или подразделения;
  • 💰 Изменение оплаты труда — если меняется оклад или система оплаты;
  • 📍 Перевод на другую работу — для временных переводов (например, по беременности).

Важно: если перевод оформлен задним числом, 1С автоматически пересчитает стаж и обновит данные в ЭТК. Однако такие изменения требуют повторной отправки сведений в ПФР.

2.3. Увольнение

При увольнении создайте документ Увольнение (Кадры → Увольнения). Укажите:

  • 📅 Дата увольнения (последний рабочий день);
  • 📜 Основание (статья ТК РФ, например, «по собственному желанию»);
  • 💼 Выдача трудовой книжки — даже если ведётся только ЭТК, бумажную книжку нужно вернуть сотруднику (если она была).

Документ "Увольнение" проведён|Сведения о трудовой деятельности сформированы|Файл для ПФР отправлен|Сотрудник уведомлён об увольнении (по ТК РФ)

-->

3. Формирование и проверка сведений для ПФР

1С автоматически генерирует файл СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) на основе кадровых документов. Однако перед отправкой его необходимо проверить на ошибки.

Чтобы сформировать отчёт:

  1. Перейдите в Отчёты → Регламентированные отчёты → ПФР → СЗВ-ТД.
  2. Укажите период (обычно месяц, за который отправляются сведения).
  3. Нажмите Заполнить — программа соберёт данные по всем кадровым изменениям.
  4. Проверьте отчёт на наличие ошибок (кнопка Проверить).

Типичные ошибки, на которые 1С выдаёт предупреждения:

  • ❌ Незаполненное СНИЛС — проверьте данные сотрудника;
  • ❌ Несовпадение дат — например, дата увольнения раньше даты приёма;
  • ❌ Отсутствует запись о приёме — если сотрудник принят до 2020 года, но запись не внесена в 1С.
Что делать, если 1С не формирует СЗВ-ТД?

Если кнопка "СЗВ-ТД" отсутствует в списке отчётов, проверьте:

1. Версию 1С (должна быть не ниже 3.1.12).

2. Настройки кадрового учёта (раздел "Электронные трудовые книжки" должен быть активирован).

3. Права пользователя (требуется роль "Кадровик" или "Администратор").

Если проблема остаётся, обновите конфигурацию через Администрирование → Обновление программы.

После проверки экспортируйте файл в формате .xml и подпишите его электронной подписью. Отправляйте через:

  • 🌐 Личный кабинет ПФР (es.pfrf.ru);
  • 📧 Электронную почту (если у вас настроен обмен через 1С-Отчётность);
  • 💾 Флеш-накопитель (для ручной сдачи в территориальное отделение ПФР).

4. Типичные ошибки и как их исправить

Даже при автоматическом формировании сведений в 1С возможны ошибки, которые приведут к отказу ПФР. Рассмотрим самые распространённые:

Ошибка Причина Как исправить
«Недействительный СНИЛС» Опечатка в номере или неактуальные данные Проверьте СНИЛС в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники → Личные данные). При необходимости запросите актуальные данные у сотрудника.
«Отсутствует запись о приёме» Сотрудник принят до 2020 года, но запись не перенесена в 1С Создайте документ Приём на работу задним числом или используйте Ввод начальных остатков.
«Некорректная дата события» Дата увольнения раньше даты приёма или переводов Исправьте даты в кадровых документах и переформируйте СЗВ-ТД.
«Несовпадение ИНН организации» В настройках 1С указан неверный ИНН Проверьте реквизиты организации в Справочники → Организации.

Если ПФР вернул отчёт с ошибкой, в 1С появится уведомление в разделе Отчёты → История обменов с ПФР. Исправьте данные и отправьте скорректированный файл.

Через личный кабинет ПФР|Через 1С-Отчётность|Электронной почтой|На флеш-накопителе|Другой способ

-->

5. Перенос данных из бумажных трудовых книжек

Для сотрудников, принятых до 2020 года, необходимо перенести сведения из бумажных трудовых в электронный формат. Это делается однократно с помощью документа Ввод начальных остатков по кадровому учёту.

Алгоритм действий:

  1. Создайте документ через Кадры → Ввод начальных остатков.
  2. Выберите сотрудника и укажите дату начала ведения ЭТК (обычно 01.01.2020).
  3. Введите данные из бумажной трудовой:
    • 📅 Даты приёма/переводов/увольнений;
    • 🏢 Наименования должностей и подразделений;
    • 📜 Основания (приказы, статьи ТК РФ).
  • Сохраните и проведите документ.

    • Важно: если у сотрудника несколько записей в бумажной книжке (например, переводы), каждую нужно вносить отдельной строкой. 1С автоматически сгенерирует единый отчёт СЗВ-ТД с историей трудовой деятельности.

    💡

    Перенос данных из бумажных трудовых — обязательная процедура. Без неё ПФР не примет сведения о сотрудниках, принятых до 2020 года.

    6. Обмен данными с ПФР: настройка 1С-Отчётности

    Для автоматической отправки СЗВ-ТД рекомендуется использовать сервис 1С-Отчётность. Он интегрирован в программу и позволяет отправлять отчёты без ручного экспорта файлов.

    Чтобы настроить обмен:

    1. Перейдите в Администрирование → Обмен с контролирующими органами.
    2. Выберите 1С-Отчётность и нажмите Настроить.
    3. Укажите данные вашей организации и параметры электронной подписи.
    4. Включите опцию Автоматическая отправка СЗВ-ТД.

      5. После настройки отчёты будут отправляться автоматически по графику (обычно до 15-го числа месяца, следующего за отчётным). Статус отправки можно отслеживать в разделе Отчёты → История обменов.

      💡

      Если 1С-Отчётность не доступна, проверьте, подключён ли у вас тариф с этой функцией. Для этого перейдите в Администрирование → Лицензии и обновления.

      7. Контроль и архивация электронных трудовых

      Работодатель обязан хранить сведения о трудовой деятельности сотрудников в течение 75 лет. В 1С для этого предусмотрены инструменты архивации и резервного копирования.

      Рекомендации по контролю:

      • 🔍 Ежемесячно проверяйте журнал кадровых документов (Кадры → Журналы документов) на наличие ошибок;
      • 📂 Архивируйте файлы СЗВ-ТД на внешний носитель или в облачное хранилище;
      • 📊 Формируйте отчёт Анализ кадровых данных для выявления расхождений.

    Для резервного копирования:

    1. Перейдите в Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование.
    2. Выберите каталог для сохранения и нажмите Выполнить копирование.
    3. Сохраните файл с расширением .dt в надёжном месте.
    💡

    Архивы электронных трудовых должны храниться отдельно от рабочей базы 1С. Это защитит данные при сбоях или кибератаках.

    FAQ: Частые вопросы по электронным трудовым в 1С

    🔹 Нужно ли оформлять электронную трудовую для совместителей?

    Да, электронные трудовые книжки ведутся для всех сотрудников, включая совместителей. В 1С для них создаются отдельные кадровые документы с пометкой «Внешнее совместительство».

    🔹 Как исправить ошибку «Не найден СНИЛС»?

    Ошибка возникает, если в карточке сотрудника не указан СНИЛС или он введён некорректно. Проверьте:

    1. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники);
    2. Перейдите на вкладку Личные данные;
    3. Убедитесь, что поле «СНИЛС» заполнено без пробелов (формат: 123-456-789 01).

    Если СНИЛС отсутствует, запросите его у сотрудника или проверьте через личный кабинет ПФР.

    🔹 Можно ли вести электронную трудовую без бумажной?

    С 2021 года работодатели не обязаны вести бумажные трудовые книжки для новых сотрудников. Однако если сотрудник принят до 2020 года и у него есть бумажная книжка, её нужно:

    • 📋 Перенести данные в 1С (через Ввод начальных остатков);
    • 📤 Хранить оригинал в архиве компании до востребования.

    При увольнении бумажную книжку возвращают сотруднику по его запросу.

    🔹 Как отправить СЗВ-ТД, если нет электронной подписи?

    Без электронной подписи отправить СЗВ-ТД можно:

    • 📧 По почте (заверенный файл на дискете или флешке);
    • 🏛 Через территориальное отделение ПФР (лично или курьером).

    Однако это временное решение — для регулярной отчётности обязательна квалифицированная электронная подпись.

    🔹 Что делать, если ПФР не принял СЗВ-ТД?

    Если отчёт отклонён, в 1С придёт уведомление с кодом ошибки. Действия:

    1. Откройте Отчёты → История обменов с ПФР;
    2. Найдите отклонённый отчёт и изучите комментарий ПФР;
    3. Исправьте ошибки в кадровых документах;
    4. Переформируйте и отправьте СЗВ-ТД повторно.

    Частые причины отклонения: неверный СНИЛС, отсутствие записи о приёме, несоответствие дат.