Расходный кассовый ордер (РКО) в 1С: назначение, создание и проводки

Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный бухгалтерский документ, который оформляется при выдаче наличных денег из кассы организации. В программах 1С:Предприятие (особенно в конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Управление небольшой фирмой) РКО автоматизирует учет кассовых операций, формирует проводки и интегрируется с другими разделами учета. Без корректного оформления РКО невозможно отразить расход наличности в бухгалтерском и налоговом учете, а ошибки в документе могут привести к искажению отчетности и проблемам при проверках.

Для многих пользователей 1С создание РКО кажется простой операцией — пока не сталкиваются с нюансами: выбором статей движения денежных средств, корректным указанием контрагента, связкой с авансовыми отчетами или возвратными операциями. Эта статья разбирает все этапы работы с РКО — от теории до практики, включая типичные ошибки и способы их исправления. Особое внимание уделено проводкам, которые формирует 1С автоматически, и случаям, когда их нужно корректировать вручную.

———

1. Что такое расходный кассовый ордер (РКО) и зачем он нужен

Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный документ, подтверждающий выдачу наличных денег из кассы организации. Согласно Положению ЦБ РФ № 373-П, все кассовые операции должны оформляться с использованием унифицированных форм (для РКО — форма № КО-2). В 1С документ не только фиксирует факт выдачи денег, но и:

• 📌 Автоматически формирует проводки по дебету счета расходов (например, 71 "Расчеты с подотчетными лицами") и кредиту счета 50.01 "Касса организации".
• 🔄 Связывается с другими документами: авансовыми отчетами, платежными поручениями, зарплатными ведомостями.
• 📊 Участвует в формировании отчетов: кассовая книга, журнал-ордер по счету 50, аналитика по движению денежных средств.
• 🔍 Контролирует лимиты кассы и соблюдение кассовой дисциплины (например, предельный размер расчетов наличными — 100 000 руб. по одному договору).

В 1С РКО может оформляться как самостоятельный документ или создаваться автоматически на основе других операций. Например, при выдаче зарплаты через кассу РКО формируется на основании Зарплатной ведомости, а при выдаче денег подотчетному лицу — на основании Авансового отчета.

⚠️ Внимание: С 2022 года организации обязаны применять онлайн-кассы при расчетах наличными (в том числе при выдаче денег под отчет). В 1С это учитывается через интеграцию с фискальными регистраторами. Если ваша организация выдает наличные без применения ККТ, проверьте, попадаете ли вы под исключения (например, выдача зарплаты или подотчетных сумм).

———

2. Когда необходимо оформлять РКО в 1С

РКО в 1С создается во всех случаях выдачи наличных денег из кассы. Типичные ситуации:

• 💰 Выдача подотчетных сумм сотрудникам (на командировки, хозяйственные нужды, покупку материалов).
• 💼 Выплата зарплаты или аванса через кассу (если не используется банковский перевод).
• 📦 Оплата поставщикам за товары/услуги наличными (в пределах лимита 100 000 руб.).
• 🔄 Возврат денег покупателю (например, при возврате товара или излишне уплаченной суммы).
• 🏦 Снятие наличных с расчетного счета для пополнения кассы (в этом случае оформляется сначала Платежное поручение на снятие наличных, затем РКО).

Есть и менее очевидные случаи, когда РКО требуется, но пользователи 1С часто их упускают:

• 🔹 Выдача денег на представительские расходы (например, оплата обеда для партнеров).
• 🔹 Передача наличных в другую кассу организации (например, из центральной кассы в кассу магазина).
• 🔹 Выдача денег на благотворительность или спонсорскую помощь (требует правильного указания статьи ДДС).

Важно: если наличные выдаются физическому лицу не по трудовому договору (например, разовому исполнителю), может потребоваться удержание НДФЛ. В 1С это отражается через документ Начисление НДФЛ, который связывается с РКО.

———

3. Пошаговая инструкция: как создать РКО в 1С 8.3

Создание РКО в 1С зависит от конфигурации, но общий алгоритм одинаков для большинства решений (1С:Бухгалтерия, 1С:УНФ, 1С:Комплексная автоматизация). Рассмотрим процесс на примере 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Шаг 1. Открытие формы документа

Перейдите в раздел Банк и касса → Касса → Расходные кассовые ордера и нажмите Создать. Альтернативный путь:

Главное меню → Касса → Расходный кассовый ордер

Шаг 2. Заполнение шапки документа

В шапке РКО обязательно указываются:

• 📅 Дата — дата выдачи денег (должна совпадать с датой фактической операции).
• 🏢 Организация — юридическое лицо, от имени которого выдаются деньги.
• 💵 Сумма — количество выдаваемых наличных (прописью и цифрами).
• 📝 Основание — краткое описание цели выдачи (например, "Подотчет на покупку канцтоваров").
• 🔄 Статья движения денежных средств (ДДС) — выбирается из справочника (например, "Выдача подотчетным лицам" или "Оплата поставщикам").

Шаг 3. Указание получателя и счета учета

В табличной части документа заполняются:

• 👤 Получатель — физическое или юридическое лицо (выбирается из справочника Контрагенты или Физические лица).
• 💳 Счет дебет — счет учета, на который списываются деньги (например, 71.01 для подотчетных сумм или 60.01 для оплаты поставщику).
• 📄 Договор — если выдача связана с договором (например, при оплате поставщику).

Шаг 4. Печать и проведение

После заполнения:

1. Нажмите Печать → Расходный кассовый ордер (КО-2) для формирования печатной формы.
2. Подпишите документ у главного бухгалтера и кассира (электронные подписи в 1С настраиваются отдельно).
3. Нажмите Провести и закрыть — 1С сформирует проводки и обновит остатки по кассе.

———

4. Проводки по РКО: какие счета задействованы

При проведении РКО в 1С автоматически формируются бухгалтерские проводки. Их вид зависит от цели выдачи денег и выбранной статьи ДДС. Ниже — типовые варианты:

Цель выдачи денег	Дебет	Кредит	Пример статьи ДДС
Выдача подотчетным лицам	71.01	50.01	"Выдача подотчетным лицам"
Оплата поставщику за товары/услуги	60.01	50.01	"Оплата поставщикам"
Выплата зарплаты	70	50.01	"Выдача заработной платы"
Возврат покупателю	62.02	50.01	"Возврат денежных средств покупателям"
Снятие наличных для пополнения другой кассы	50.02 (вторая касса)	50.01 (основная касса)	"Перемещение денежных средств между кассами"

Если в проводках ошибка (например, неправильный счет дебет), их можно исправить вручную в документе РКО на закладке Бухгалтерский учет. Однако лучше перепроверить:

• 🔹 Правильность выбранной статьи ДДС (она определяет счет дебет).
• 🔹 Настройки учетной политики (например, используется ли счет 50.01 или 50.02).
• 🔹 Связь с другими документами (например, если РКО создан на основании авансового отчета, счет дебет должен совпадать с счетом в авансовом отчете).

⚠️ Внимание: Если в РКО указан контрагент-поставщик, но не выбран договор, 1С может сформировать проводку на неверный субсчет (например, 60.01 вместо 60.02 для аванса). Всегда проверяйте связь с договором!

———

5. Типичные ошибки при работе с РКО в 1С и как их исправить

Ошибки в РКО могут привести к расхождению кассовых остатков, искажению отчетности или проблемам при проверках. Рассмотрим самые распространенные случаи и способы их исправления.

Ошибка 1: Не совпадает сумма прописью и цифрами

Если сумма прописью не соответствует цифровому значению, 1С не даст провести документ. Решение:

1. Проверьте правильность ввода суммы в поле Сумма.
2. Если ошибка в прописи, обновите настройки Печатных форм (раздел Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки).

Ошибка 2: Отрицательный остаток по кассе

Если после проведения РКО остаток по счету 50.01 становится отрицательным, значит:

• 🔹 В кассе недостаточно денег (нужно пополнить кассу через Приходный кассовый ордер).
• 🔹 Не учтены предыдущие РКО (проверьте, все ли документы проведены).
• 🔹 Ошибка в остатках (используйте отчет Анализ счета 50.01 для диагностики).

Ошибка 3: Неверная статья ДДС

Если выбрана не та статья, 1С сформирует неверные проводки. Как исправить:

1. Откройте РКО на редактирование.
2. На закладке Дополнительно измените статью ДДС.
3. Перепроведите документ (проводки обновятся автоматически).

Ошибка 4: РКО не связывается с авансовым отчетом

Если РКО создан для выдачи подотчетных сумм, но не привязан к Авансовому отчету, деньги "зависнут" на счете 71.01. Решение:

• 🔹 Создайте Авансовый отчет на основании РКО (кнопка Создать на основании).
• 🔹 Или вручную укажите связь в поле Авансовый отчет в РКО.

———

6. Связь РКО с другими документами 1С

РКО редко существует сам по себе — обычно он связан с другими документами 1С. Рассмотрим основные сценарии интеграции:

1. РКО и Авансовый отчет

Если деньги выдаются под отчет, РКО должен быть связан с Авансовым отчетом. Порядок действий:

1. Создайте РКО на выдачу подотчетной суммы (счет дебет — 71.01).
2. После расходования денег сотрудником создайте Авансовый отчет на основании РКО (кнопка Создать на основании).
3. В авансовом отчете укажите, на что были потрачены деньги (товары, услуги, командировочные расходы).

2. РКО и Зарплатная ведомость

При выдаче зарплаты через кассу:

1. Сначала формируется Зарплатная ведомость (раздел Зарплата и кадры).
2. На основании ведомости создается РКО (кнопка Выдать наличными).
3. В РКО автоматически подставляются данные о сотрудниках и суммах к выдаче.

3. РКО и Платежное поручение

Если наличные снимаются с расчетного счета для пополнения кассы:

1. Создайте Платежное поручение на снятие наличных (вид операции — "Прочие расчеты с контрагентами").
2. После зачисления денег в кассу оформите Приходный кассовый ордер (ПКО).
3. При выдаче денег из кассы оформите РКО (счет дебет зависит от цели выдачи).

Что будет, если не связать РКО с авансовым отчетом?

Если РКО на выдачу подотчетных сумм не связан с авансовым отчетом, деньги останутся "висеть" на счете 71.01. Это исказит отчетность (например, в Оборотно-сальдовой ведомости будет виден долг подотчетного лица, которого фактически нет). Кроме того, налоговые органы могут расценить это как нецелевое использование денежных средств.

———

7. Отчеты по РКО: как контролировать кассовые операции

Для анализа движения наличных в 1С используются стандартные отчеты. Основные из них:

• 📊 Кассовая книга (Банк и касса → Отчеты по кассе → Кассовая книга) — показывает все приходные и расходные операции за период.
• 📈 Анализ счета 50.01 — отображает обороты и остатки по кассе (позволяет выявить ошибки в проводках).
• 🔍 Журнал кассовых документов — список всех ПКО и РКО с фильтрацией по датам и организациям.
• 💰 Отчет по движению денежных средств — аналитика по статьям ДДС (полезно для контроля целевого использования наличных).

Для глубокого анализа рекомендуется настраивать произвольные отчеты с группировкой по:

• 🔹 Статьям ДДС (чтобы увидеть, на что уходят деньги).
• 🔹 Контрагентам (для контроля расчетов с поставщиками и подотчетниками).
• 🔹 Проектам или подразделениям (если в организации ведется аналитика по центрам затрат).

Пример настройки отчета по статьям ДДС:

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость.
2. В настройках добавьте группировку по Статье движения денежных средств.
3. Установите фильтр по счету 50.01 и периоду.
4. Сформируйте отчет — вы увидите, сколько денег было израсходовано по каждой статье.

⚠️ Внимание: Если в отчете Кассовая книга отсутствуют данные, проверьте:

— Проведены ли все кассовые документы (ПКО и РКО).

— Правильно ли указана организация в документах (если их несколько).

— Не сбились ли настройки периода хранения кассовых документов (раздел Администрирование → Настройки программы → Касса).

———

8. Особенности РКО в разных конфигурациях 1С

Логика работы с РКО в целом одинакова, но в разных конфигурациях 1С есть нюансы:

Конфигурация	Особенности РКО	Дополнительные возможности
1С:Бухгалтерия 8.3	Полная поддержка бухгалтерского и налогового учета. Автоматическое формирование проводок по НДФЛ при выдаче денег физлицам.	Интеграция с Зарплатной ведомостью, Авансовыми отчетами, Платежными поручениями.
1С:Управление небольшой фирмой (УНФ)	Упрощенный интерфейс, но меньше аналитических возможностей. Нет отдельного счета 71.01 — используется 60.01.	Быстрое создание РКО из раздела Деньги → Касса. Автоматическая печать КО-2.
1С:Комплексная автоматизация	Поддержка многовалютных кассовых операций. Возможность указания кассового символа для банковской отчетности.	Связь с документами Заказ покупателя (при возврате денег) и Поступление товаров (при оплате поставщику).
1С:Зарплата и управление персоналом	РКО используетсяmainly для выдачи зарплаты и подотчетных сумм. Нет полноценного кассового учета.	Автоматическое формирование Платежных ведомостей на основании зарплатных начислений.

В 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерия 8.3 также есть различия в:

• 🔹 Настройке статей ДДС: в УНФ их меньше, и они более универсальные.
• 🔹 Контроле остатков: в Бухгалтерии 8.3 можно настроить блокировку РКО при отрицательном остатке, а в УНФ это делается через права пользователей.
• 🔹 Печатных формах: в Бухгалтерии 8.3 поддерживается форма КО-2 с подписями, в УНФ — упрощенный вариант.

Если вы работаете в 1С:ERP или 1С:КА, обратите внимание на:

• 🔹 Возможность указания кассового символа (для банковской отчетности).
• 🔹 Интеграцию с фискальными регистраторами (если используются онлайн-кассы).
• 🔹 Настройку многовалютных касс (если операции ведутся в иностранной валюте).

———

FAQ: Частые вопросы по РКО в 1С

🔹 Можно ли создать РКО задним числом?

Да, но с оговорками:

1. В 1С нет технических ограничений на создание РКО с прошлой датой.
2. Однако кассовая дисциплина требует оформлять документы в день операции. Задним числом можно создавать РКО только в исключительных случаях (например, при восстановлении учета).
3. Если дата РКО отличается от текущей, 1С может заблокировать проведение (настройка в Учетной политике — "Контроль дат документов").

🔹 Как аннулировать ошибочный РКО?

Если РКО проведен ошибочно:

1. Откройте документ и нажмите Отменить проведение.
2. Если деньги уже выданы, оформите Приходный кассовый ордер на возврат суммы.
3. Для полного удаления документа используйте кнопку Установить пометку на удаление (требуются права администратора).

Важно: если РКО уже отражен в бухгалтерской отчетности, аннулирование может потребовать корректировочных проводок.

🔹 Почему в РКО не печатается сумма прописью?

Проблема обычно связана с:

• 🔹 Неправильными настройками печатной формы (проверьте в Администрирование → Печатные формы).
• 🔹 Отсутствием модуля русского языка (актуально для некоторых локализаций 1С).
• 🔹 Ошибкой в региональных настройках Windows (должен быть выбран русский язык).

Чтобы исправить:

1. Обновите конфигурацию 1С через Конфигуратор.
2. Проверьте настройки печати в документе (закладка Дополнительно).

🔹 Как в 1С сделать возврат денег по РКО?

Если деньги, выданные по РКО, возвращаются в кассу:

1. Создайте Приходный кассовый ордер (ПКО).
2. В поле Основание укажите номер и дату РКО, по которому выдавались деньги.
3. В поле Счет кредит укажите тот же счет, что и в РКО (например, 71.01 для подотчетных сумм).
4. Проведите ПКО — 1С автоматически закроет долг по РКО.

🔹 Нужно ли подписывать РКО электронной подписью?

Требования к подписям:

• 🔹 Бумажный вариант: РКО должен быть подписан главным бухгалтером и кассиром (по правилам кассовой дисциплины).
• 🔹 Электронный документ: если 1С интегрирована с ЭДО (электронный документооборот), можно использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП).
• 🔹 Внутри 1С (без печати): достаточно проведения документа, но для отчетности требуется печатная форма с подписями.

С 2022 года при использовании онлайн-касс РКО должен фиксироваться в фискальном регистраторе (если выдача связана с расчетами).