Отпуск без сохранения зарплаты в 1С ЗУП: инструкция от А до Я

Отпуск без сохранения заработной платы (или «административный отпуск») — это период, когда сотрудник отсутствует на работе по личным обстоятельствам, но работодатель не обязан оплачивать эти дни. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) оформление такого отпуска имеет свои особенности: требуется не только правильно заполнить документ, но и учесть нормы Трудового кодекса РФ, ограничения по продолжительности и категориям сотрудников.

В этой статье вы найдёте пошаговую инструкцию по оформлению отпуска за свой счёт в 1С ЗУП 3.1/3.2, разберёте типичные ошибки (например, почему документ не проводится или не отражается в табеле), а также узнаете, как избежать проблем с налогами и отчётностью. Материал актуален для всех редакций программы, включая облачные версии.

1. Правовые основы: что говорит ТК РФ об отпуске без сохранения зарплаты

Прежде чем переходить к технической части в 1С ЗУП, важно понять юридические нюансы. Согласно статье 128 ТК РФ, работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты только в случаях, прямо указанных в законе (например, для участников ВОВ, работающих пенсионеров или инвалидов). Во всех остальных ситуациях решение остаётся за руководителем.

Ключевые ограничения:

• 📅 Максимальная продолжительность: не более 14 календарных дней в году (если иное не предусмотрено локальными нормативными актами компании).
• 👥 Категории сотрудников: для некоторых работников (например, беременных женщин или родителей детей-инвалидов) отпуск предоставляется в обязательном порядке.
• 📝 Заявление: обязательно письменное согласование с руководителем, даже если отпуск предоставляется по инициативе работодателя.

⚠️ Внимание: Если сотрудник берёт отпуск без сохранения зарплаты на срок более 14 дней, это может повлиять на расчёт среднего заработка для больничных и отпускных в будущем. В 1С ЗУП это учитывается автоматически при правильном оформлении документа.

2. Подготовка к оформлению: проверка настроек в 1С ЗУП

Перед созданием документа убедитесь, что в программе настроены:

• 🔧 Виды отпусков: в справочнике «Виды отпусков» (Настройки → Кадровый учёт → Виды отпусков) должен быть элемент с типом «Без сохранения заработной платы».
• 📋 График работы: проверьте, что у сотрудника указан актуальный график (например, «Пятидневка»), иначе дни отпуска могут посчитаться неправильно.
• 🏢 Правила расчёта среднего: в настройках расчёта среднего заработка (Настройки → Расчёт зарплаты → Средний заработок) должен быть включён флаг «Учитывать периоды без сохранения заработной платы».

Если какого-то вида отпуска нет, его можно добавить вручную:

1. Перейдите в Настройки → Кадровый учёт → Виды отпусков.
2. Нажмите «Создать» и укажите:
• Наименование: «Отпуск без сохранения заработной платы»;
• Тип: «Без сохранения заработной платы»;
• Код: например, «БСЗ».

3. Пошаговая инструкция: как оформить отпуск без сохранения зарплаты

Рассмотрим процесс на примере 1С ЗУП 3.1 (в версии 3.2 шаги аналогичны, но может отличаться расположение кнопок).

Шаг 1. Создание документа «Отпуск»

Перейдите в раздел Кадры → Все кадровые документы и нажмите «Создать». Выберите документ «Отпуск».

Шаг 2. Заполнение шапки документа

Укажите:

• 👤 Сотрудника: выберите из справочника;
• 📅 Период отпуска: даты начала и окончания;
• 🏷️ Вид отпуска: «Без сохранения заработной платы»;
• 📝 Основание: номер и дата заявления сотрудника (обязательно для ТК РФ!).

Шаг 3. Проверка и проведение документа

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Если документ не проводится, проверьте:

• 🔴 Наличие пересечений с другими отпусками или командировками;
• 🔴 Корректность графика работы сотрудника;
• 🔴 Права пользователя на создание кадровых документов.

Проверено заявление сотрудника|

Выбран правильный вид отпуска|

Указаны корректные даты|

Нет пересечений с другими документами-->

Шаг 4. Просмотр результата в табеле

После проведения документа откройте табель учёта рабочего времени (Зарплата → Табель учёта рабочего времени). Дни отпуска без сохранения зарплаты должны отобразиться с кодом ДО (или другим, если в вашей базе используется нестандартная кодировка).

⚠️ Внимание: Если в табеле вместо ДО стоит Н (невыход), значит, документ не провёлся корректно. Перепроверьте настройки вида отпуска!

4. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С ЗУП иногда сталкиваются с проблемами при оформлении административного отпуска. Вот самые распространённые:

Ошибка	Причина	Решение
Документ не проводится	Нет прав у пользователя или пересечение с другими документами	Проверьте права в Администрирование → Пользователи и удалите конфликтующие документы
В табеле отображается Н вместо ДО	Неверно настроен вид отпуска или график работы	Проверьте справочник «Виды отпусков» и график сотрудника
Ошибка «Недостаточно дней для отпуска»	В настройках вида отпуска указан лимит дней, который превышен	Скорректируйте лимит в справочнике или разбейте отпуск на несколько документов
Отпуск не учитывается в отчётах	Не включён флаг «Учитывать в отчётности» в виде отпуска	Отметьте флаг в настройках вида отпуска

Ещё одна частая проблема — некорректный расчёт среднего заработка после административного отпуска. Чтобы этого избежать, проверьте:

• 🔹 В настройках расчёта среднего (Настройки → Расчёт зарплаты → Средний заработок) включён флаг «Исключать периоды без сохранения заработной платы»;
• 🔹 В документе «Отпуск» указан правильный вид (не «Ежегодный оплачиваемый»).

5. Особенности для разных категорий сотрудников

В зависимости от статуса сотрудника правила оформления отпуска без сохранения зарплаты могут отличаться. Рассмотрим ключевые случаи:

👵 Работающие пенсионеры

Согласно статье 128 ТК РФ, пенсионеры по старости имеют право на отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью до 14 календарных дней в году. В 1С ЗУП для них можно создать отдельный вид отпуска с ограничением по дням.

👶 Родители детей-инвалидов

Для родителей (опекунов, попечителей) детей-инвалидов отпуск без сохранения зарплаты предоставляется в обязательном порядке на срок до 14 дней (на основании статьи 262 ТК РФ). В документе «Отпуск» в поле «Основание» укажите реквизиты медицинского заключения.

🎓 Студенты

Сотрудники, обучающиеся в вузах или ссузах, могут претендовать на отпуск без сохранения зарплаты для сдачи сессии или защиты диплома (на основании статьи 173 ТК РФ). В этом случае к документу прикладывается справка-вызов из учебного заведения.

⚠️ Внимание: Для студентов-очников отпуск без сохранения зарплаты предоставляется на весь период обучения, но только если это предусмотрено коллективным договором. В 1С ЗУП такой отпуск оформляется как «Учебный» с типом «Без сохранения заработной платы».

6. Отражение в отчётности: что проверяет ФНС и ПФР

Отпуск без сохранения зарплаты влияет на несколько видов отчётности:

• 📊 РСВ (Расчёт по страховым взносам): дни отпуска не включаются в базу для начисления взносов, но должны быть указаны в разделе 3;
• 📄 6-НДФЛ: если сотрудник получал другие доходы в этом периоде (например, премию), они отражаются в отчёте;
• 📅 Табель учёта рабочего времени: код ДО должен соответствовать утверждённой форме Т-12 или Т-13.

Чтобы избежать претензий от контролирующих органов:

1. Проверьте, что в документе «Отпуск» указано правильное основание (заявление сотрудника).
2. Убедитесь, что в табеле дни отпуска отмечены кодом ДО, а не Н или ПР.
3. Если отпуск превышает 14 дней, подготовьте пояснения для инспектора (например, локальный нормативный акт компании).

Что будет, если неверно указать код в табеле?

Если вместо ДО указать Н (невыход), это приведёт к:

- Искажению данных о фактически отработанном времени;

- Ошибкам в расчёте среднего заработка для больничных и отпускных;

- Претензиям от ПФР при проверке табеля.

Исправлять такую ошибку придётся ретроактивно, перепроводя документы за прошлые периоды.

7. Автоматизация: как ускорить оформление массовых отпусков

Если в компании часто оформляются отпуска без сохранения зарплаты (например, для сезонных работников), можно автоматизировать процесс:

🤖 Групповое создание документов

В 1С ЗУП есть возможность создавать отпуска для нескольких сотрудников одновременно:

1. Перейдите в Кадры → Все кадровые документы;
2. Нажмите «Создать» → «Групповая обработка» → «Отпуска»;
3. Выберите сотрудников и укажите параметры отпуска.

📑 Шаблоны документов

Сохраните типовой документ «Отпуск без сохранения зарплаты» как шаблон:

1. Заполните документ для одного сотрудника;
2. Нажмите «Ещё» → «Сохранить как шаблон»;
3. При следующем оформлении выберите шаблон из списка.

⚙️ Настройка бизнес-процессов

В 1С:Документооборот или 1С:ЗУП КОРП можно настроить маршрут согласования заявлений на отпуск без сохранения зарплаты, чтобы документы автоматически попадали на подпись руководителю.

8. Частые вопросы и ответы

Можно ли оформить отпуск без сохранения зарплаты задним числом?

Да, но с оговорками. В 1С ЗУП документ можно создать с любой датой, однако:

• Если отпуск уже начался, но документ не был оформлен, это нарушение статьи 91 ТК РФ (учёт рабочего времени).
• Задним числом можно оформить только при наличии заявления сотрудника с датой, предшествующей началу отпуска.

Рекомендуем сначала согласовать даты с сотрудником, а затем оформлять документ.

Как отразить отпуск без сохранения зарплаты в расчёте среднего заработка?

По умолчанию дни такого отпуска исключаются из расчёта среднего заработка для:

• Отпускных;
• Компенсации за неиспользованный отпуск;
• Пособий по временной нетрудоспособности.

Проверьте настройки в Настройки → Расчёт зарплаты → Средний заработок — флаг «Исключать периоды без сохранения заработной платы» должен быть включён.

Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска без сохранения зарплаты?

Согласно статье 128 ТК РФ, больничный лист в период отпуска без сохранения зарплаты не оплачивается. Однако:

• Если сотрудник приносит больничный, оформите его отдельным документом «Больничный лист».
• Дни болезни не продлевают отпуск без сохранения зарплаты (в отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска).

В 1С ЗУП больничный оформляется стандартным документом, но в табеле дни болезни отразятся с кодом Б, а не ДО.

Можно ли разделить отпуск без сохранения зарплаты на части?

Да, законом это не запрещено. В 1С ЗУП можно оформить несколько документов «Отпуск» с типом «Без сохранения заработной платы» для одного сотрудника. Главное — не превышать общий лимит дней (обычно 14 в год).

Пример: сотрудник берёт 5 дней в январе и 9 дней в июле. Оба периода оформляются отдельными документами.

Как отменить оформленный отпуск без сохранения зарплаты?

Чтобы отменить отпуск:

1. Найдите документ «Отпуск» в журнале кадровых документов;
2. Нажмите «Ещё» → «Отменить проведение»;
3. Создайте документ «Отмена кадрового приказа» (Кадры → Все кадровые документы → Создать → Отмена кадрового приказа).

Если отпуск уже начался, отмена возможна только по согласованию с сотрудником. В этом случае также потребуется скорректировать табель.