Как правильно прописать «на основании» в 1С: инструкция с примерами для разных документов

Реквизит «На основании» в 1С:Предприятие — один из самых «проблемных» полей для новичков. Его заполнение требуется в десятках видов документов: от приходных накладных до кадровых приказов. Ошибки здесь чреваты не только внутренними несоответствиями в базе, но и претензиями проверяющих органов. Например, ФНС может оштрафовать за расхождения между основанием в счёте-фактуре и первичным документом.

В этой статье разберём три ключевых правила заполнения реквизита «На основании» в 1С, которые покрывают 90% практических случаев: как связать документы между собой, какие формулировки использовать для разных типов операций, и как избежать типичных ошибок при автоматическом заполнении. Особое внимание уделим нюансам для 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:ЗУП 3.1 и 1С:УТ 11, где логика работы с реквизитом отличается.

Если вы регулярно сталкиваетесь с тем, что программа «не видит» документ-основание или подставляет неверные данные — после прочтения вы сможете самостоятельно диагностировать причину и исправить её без помощи программиста.

1. Что такое реквизит «На основании» и зачем он нужен

Реквизит «На основании» — это ссылка на документ или событие, которое обосновывает текущую операцию. В 1С он выполняет три ключевые функции:

• 📄 Юридическая: подтверждает законность операции (например, приказ о приёме на работу как основание для трудового договора).
• 🔗 Техническая: связывает документы между собой в базе, упрощая аналитику и отчётность.
• 📊 Аналитическая: позволяет отслеживать цепочки документов (например, от заказа покупателя до отгрузки).

Без корректного заполнения этого поля невозможно:

• 📑 Сформировать некоторые регламентированные отчёты (например, Декларацию по НДС с разбивкой по основаниям).
• 🔄 Автоматически заполнить связанные документы (например, счёт-фактуру на основании реализации).
• ⚖️ Пройти проверку ФНС или Фонда социального страхования (если основание не соответствует операции).

В разных конфигурациях 1С реквизит может называться по-разному: Основание, Документ-основание или На основании (документ). Но суть остаётся одной: это всегда ссылка на другой документ или внешний источник (например, договор в бумажном виде).

2. Типовые случаи заполнения «На основании» в 1С

Разберём 5 самых распространённых сценариев, где требуется заполнение реквизита, и покажем, как это делать правильно.

2.1. Счёт-фактура на основании реализации

При формировании счёта-фактуры в 1С:Бухгалтерии 8.3 поле «На основании» должно содержать ссылку на документ Реализация товаров и услуг. Это требование п. 3 ст. 169 НК РФ.

Как заполнить:

1. Откройте документ Счёт-фактура выданный (Покупки и продажи → Счета-фактуры выданные → Создать).
2. В поле Основание нажмите на кнопку выбора (...) и выберите документ Реализация товаров и услуг.
3. Если документ реализации ещё не проведён, система выдаст предупреждение. Проведите его перед продолжением.

Типичная ошибка: пользователи пытаются вручную ввести номер и дату реализации вместо выбора из списка. Это приводит к разрыву связи между документами и ошибкам при формировании книги продаж.

2.2. Приказ о приёме на работу в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 приказ о приёме (Кадры → Приёмы на работу) должен ссылаться на:

• 📝 Трудовой договор (если он оформлен в 1С как документ).
• 📋 Заявление о приёме (если оно зарегистрировано в системе).
• 📌 Внешний документ (если основание — бумажный договор, укажите его реквизиты в поле Основание (текст)).

Пример корректного заполнения для электронного трудового договора:

Основание: Трудовой договор № ТД-45 от 15.05.2026 (документ 1С: Трудовые договоры)

Что будет, если не заполнить «На основании» в приказе о приёме?

Без указания основания система не сможет автоматически сформировать запись в трудовой книжке (если ведётся электронная трудовая), а также могут возникнуть проблемы при проверке Фондом социального страхования. Например, при назначении пособий по временной нетрудоспособности инспектор может запросить подтверждение законности трудоустройства.

2.3. Поступление товаров на основании заказа поставщику

В 1С:Управление Торговлей 11 документ Поступление товаров и услуг должен ссылаться на Заказ поставщику. Это позволяет:

• 📦 Автоматически заполнить номенклатуру и количества.
• 📈 Отслеживать исполнение заказов в отчёте Контроль исполнения заказов поставщикам.
• 💰 Корректно распределять расходы по заказам (если включена аналитика по заказам).

Инструкция:

1. Создайте документ Поступление товаров и услуг (Покупки → Поступления → Создать).
2. В поле Заказ поставщику выберите нужный заказ из списка.
3. Нажмите кнопку Заполнить → По заказу, чтобы перенести номенклатуру.

Счёт-фактура|Приказ о приёме|Заказ поставщику|Договор контрагента|Другой документ

-->

2.4. Корректировочный счёт-фактура

При формировании корректировочного счёта-фактуры (Покупки и продажи → Счета-фактуры выданные → Создать → Корректировочный) в поле «На основании» указывается:

• 📄 Исходный счёт-фактура (обязательно!).
• 📋 Документ-основание для корректировки (например, Реализация товаров и услуг с изменёнными данными).

Если не указать исходный счёт-фактуру, программа не сможет:

• 🔢 Автоматически проставить номер и дату корректировки.
• 📊 Сформировать корректную книгу продаж (п. 5.2 ст. 169 НК РФ).

2.5. Акт выполненных работ на основании договора

В документе Акт выполненных работ (Покупки и продажи → Акты выполненных работ) поле «На основании» заполняется так:

Тип договора	Что указывать в «На основании»	Пример
Договор в 1С	Ссылка на документ Договор контрагента	Договор № Д-234 от 10.03.2026 с ООО "Ромашка"
Бумажный договор	Реквизиты в текстовом виде	Договор № 5/2026 от 05.02.2026 (бумажный)
Рамочное соглашение	Ссылка на соглашение + конкретный заказ	Соглашение № С-1 от 01.01.2026 + Заказ № 3 от 20.05.2026

Важно: если в акте не указано основание, бухгалтер не сможет подтвердить обоснованность расходов при проверке (п. 1 ст. 252 НК РФ).

🔹 Документ-основание существует в базе (не удалён и не архивирован)|🔹 Документ-основание проведён|🔹 Дата документа-основания не позднее текущего документа|🔹 Реквизиты основания соответствуют бумажным документам (если применимо)

-->

3. Как автоматически заполнить «На основании» в 1С

Ручной ввод данных в поле «На основании» занимает время и чреват ошибками. В 1С есть несколько способов автоматизировать этот процесс.

3.1. Заполнение по кнопке «Заполнить»

Во многих документах (например, в Счёте-фактуре или Поступлении товаров) есть кнопка Заполнить с вариантом По документам-основаниям. Алгоритм работы:

1. Откройте документ, где нужно заполнить основание.
2. Нажмите Заполнить → По документам-основаниям.
3. В открывшемся окне выберите тип документа-основания (например, Реализация товаров и услуг).
4. Укажите период поиска и нажмите Заполнить.

Система подберёт все непроводённые документы, которые могут быть основанием для текущего.

3.2. Настройка автоматического заполнения по умолчанию

В некоторых конфигурациях (например, 1С:УТ 11) можно настроить автоматическое подставление документа-основания при создании нового документа. Для этого:

1. Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Закупки (или Продажи) → Настройки документов.
2. Найдите раздел Автозаполнение документов.
3. Включите опцию Заполнять документ-основание автоматически.
4. Укажите приоритетные типы документов (например, для Поступления товаров приоритет — Заказ поставщику).

После этого при создании нового документа программа будет предлагать подходящее основание из незакрытых заказов или соглашений.

3.3. Использование обработок для массового заполнения

Если в базе уже есть документы без заполненного поля «На основании», можно воспользоваться стандартными или внешними обработками. Например:

• 📊 Стандартная обработка «Групповое изменение реквизитов» (Все функции → Групповая обработка → Групповое изменение реквизитов).
• 🔧 Внешние обработки (например, «Поиск и заполнение документов-оснований» от фирмы 1С или партнёров).

Пример использования стандартной обработки:

1. Выберите тип документа (например, "Реализация товаров и услуг").
2. Укажите период, за который нужно найти документы без основания.
3. В настройках обработки выберите поле "Основание" и укажите правило заполнения (например, "По дате и контрагенту").
4. Запустите обработку и проверьте результаты.

4. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при работе с полем «На основании». Разберём топ-5 проблем и способы их решения.

4.1. Ошибка: «Документ-основание не найден»

Причины и решения:

Причина	Как исправить
Документ-основание не проведён	Проведите документ-основание (Действия → Провести).
Документ удалён или помечен на удаление	Восстановите документ из архива (Все функции → Удалённые документы).
Несовпадение реквизитов (контрагент, валюта, организация)	Проверьте, что у документа-основания и текущего документа совпадают ключевые реквизиты.
Ограничения по дате (документ-основание позднее текущего)	Исправьте дату документа-основания или текущего документа.

4.2. Ошибка: «Недопустимое основание для этого типа документа»

Эта ошибка возникает, когда пытаются указать в качестве основания документ недопустимого типа. Например:

• ❌ В счёте-фактуре указали Платёжное поручение вместо Реализации товаров.
• ❌ В приказе об увольнении указали Больничный лист вместо Заявления об увольнении.

Решение: проверьте соответствие типов документов по таблице:

Текущий документ	Допустимые документы-основания
Счёт-фактура выданный	Реализация товаров и услуг, Акт выполненных работ
Поступление товаров	Заказ поставщику, Договор поставки
Приказ о приёме на работу	Трудовой договор, Заявление о приёме

4.3. Ошибка: «Основание не соответствует текущему документу по реквизитам»

Система выдаёт это предупреждение, если:

• 📅 Дата документа-основания позднее даты текущего документа.
• 🏢 Организации в документах разные.
• 💰 Валюты документов не совпадают.
• 👤 Контрагенты разные (например, в реализации один покупатель, а в счёте-фактуре другой).

Решение: исправьте реквизиты так, чтобы они совпадали. Если расхождения обоснованны (например, счёт-фактура выписывается от имени другой организации группы компаний), используйте ручное заполнение поля Основание (текст).

4.4. Ошибка: «Незаполненное обязательное поле «На основании»»

Некоторые документы в 1С требуют обязательного заполнения поля «На основании». Если его оставить пустым, программа не даст провести документ. Список таких документов:

• 📄 Счёт-фактура выданный/полученный.
• 📋 Акт выполненных работ (если включена настройка «Контролировать основание»).
• 📝 Приказ о приёме/увольнении/переводе (в 1С:ЗУП).
• 📦 Поступление/отгрузка товаров (если включена настройка «Обязательное указание заказа»).

Решение:

1. Проверьте, не отключена ли настройка обязательного заполнения в Администрирование → Настройки программы.
2. Если документ-основание действительно отсутствует (например, устная договорённость), укажите текстовое основание с пометкой (устное).

4.5. Ошибка: «Циклическая ссылка документов»

Циклическая ссылка возникает, когда документ А ссылается на документ Б, а документ Б — на документ А. Например:

• ❌ Реализация товаров ссылается на Счёт-фактуру.
• ❌ Та же Счёт-фактура ссылается обратно на Реализацию.

Это приводит к:

• 🔄 Зависанию программы при проведении документов.
• 📉 Ошибкам в отчётах (например, двойному учёту выручки).

Решение: разорвите цикл, указав в одном из документов другое основание (например, договор или заказ покупателя).

5. Особенности заполнения «На основании» в разных конфигурациях 1С

Логика работы с полем «На основании» отличается в зависимости от конфигурации. Разберём ключевые нюансы для популярных решений.

5.1. 1С:Бухгалтерия 8.3

В бухгалтерской конфигурации поле «На основании» тесно связано с:

• 📊 Книгой продаж/покупок: без корректного основания счёт-фактура не попадёт в декларацию по НДС.
• 💰 Учётной политикой: если включён контроль оснований, документы без ссылки не проводятся.
• 📑 Первичными документами: для некоторых операций (например, Операция, введённая вручную) основание обязательно.

Особенности:

• 🔹 В счёте-фактуре можно указать только один документ-основание.
• 🔹 Для Поступления товаров допускается указание нескольких заказов поставщику (если поступление частичное).
• 🔹 В Платёжном поручении поле Основание заполняется только для внутреннего контроля (не влияет на проводки).

5.2. 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1

В 1С:ЗУП поле «На основании» критично для:

• 👔 Кадровых приказов: без основания не формируются записи в трудовой книжке и личной карточке.
• 💸 Начислений зарплаты: для премий, надбавок и удержаний требуется указание приказа или распоряжения.
• 📅 Графика работы: изменения графика должны ссылаться на приказ о переводе или локальный нормативный акт.

Типичные ошибки:

• ❌ Указание в приказе о приёме Паспорта сотрудника вместо трудового договора.
• ❌ Отсутствие основания для Удержания по исполнительному листу (должно быть решение суда).

5.3. 1С:Управление Торговлей 11

В 1С:УТ поле «На основании» используется для:

• 📦 Контроля исполнения заказов: связь Заказ покупателя → Реализация → Счёт-фактура.
• 🚚 Логистики: в Заказе на отгрузку указывается заказ клиента.
• 💰 Финансового учёта: в Поступлении ДС можно указать реализацию, по которой поступил платёж.

Особенности:

• 🔹 В Заказе покупателя можно указать несколько оснований (например, предварительный заказ + договор).
• 🔹 Для Возврата товаров основанием служит Реализация, по которой произошёл возврат.
• 🔹 В Инвентаризации поле Основание заполняется только для внутреннего учёта (не влияет на проводки).

5.4. 1С:ERP Управление предприятием 2

В 1С:ERP поле «На основании» интегрировано с:

• 📈 Бюджетированием: заказы и реализации связываются с бюджетными статьями.
• 🏭 Производством: в Заказе на производство указывается заказ клиента.
• 🔄 Межфирменными операциями: документы между организациями группы должны ссылаться друг на друга.

Важно: в 1С:ERP поле Основание может быть многозначным (например, заказ клиента + договор + спецификация).

5.5. 1С:Комплексная автоматизация 2

В 1С:КА 2 поле «На основании» используется для:

• 📊 Консолидации данных: связь документов между разными базами (например, торговый дом + производственный цех).
• 🔧 Управления проектами: задачи и этапы привязываются к договорам или заказам.
• 💼 Учёта по центрам финансовой ответственности (ЦФО).

Особенность: в 1С:КА 2 можно настроить автоматическое заполнение оснований по правилам (например, для всех документов от определённого контрагента подставлять конкретный договор).

6. Как исправить ошибки в «На основании» после проведения документа

Если документ уже проведён, а поле «На основании» заполнено неверно, исправить ошибку можно несколькими способами.

6.1. Исправление через редактирование документа

Самый простой способ:

1. Откройте ошибочный документ в режиме редактирования.
2. Исправьте поле Основание на корректное значение.
3. Проведите документ заново (Действия → Провести).

Ограничения:

• ⚠️ Если документ уже попал в закрытый период, может потребоваться права на редактирование истории.
• ⚠️ В некоторых конфигурациях (например, 1С:ЗУП) изменение основания в приказе требует перерасчёта зарплаты.

6.2. Использование отмены и повторного проведения

Если документ нельзя редактировать (например, он заблокирован), используйте механизм отмены:

1. Создайте документ Отмена проведения (Действия → Отменить проведение).
2. Исправьте основание в исходном документе.
3. Проведите документ заново.

Внимание: этот метод не подходит для:

• 📄 Документов, по которым уже сформированы регламентированные отчёты (например, декларация по НДС).
• 💰 Документов, влияющих на расчёты с контрагентами (например, Платёжное поручение).

6.3. Корректировочные документы

Если ошибка обнаруžena поздно и исправить её напрямую нельзя, оформите корректировочный документ:

• 📋 Для счёт-фактур: Корректировочный счёт-фактура.
• 📦 Для реализации: Корректировка реализации.
• 👔 Для кадровых приказов: Приказ о внесении изменений.

Пример для счёта-фактуры:

1. Создайте корректировочный счёт-фактуру (Покупки и продажи → Счета-фактуры выданные → Создать → Корректировочный).
2. В поле Исходный счёт-фактура укажите ошибочный документ.
3. В поле Основание укажите корректный документ-основание.
4. Проведите кор