Как работать в 1С Кадры: полное руководство для HR-специалистов

Программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом (или 1С:ЗУП) — основной инструмент кадровых служб для автоматизации учета сотрудников, оформления кадровых документов и расчета зарплаты. Даже если вы никогда не работали с 1С, освоить базовые функции модуля"Кадры" можно за несколько часов — при условии, что у вас под рукой есть четкая инструкция. В этой статье разберем пошагово, как настроить программу, вести кадровый учет, оформлять прием, перевод и увольнение сотрудников, а также формировать обязательную отчетность.

Материал ориентирован на 1С:ЗУП 3.1 (актуальная редакция на 2026 год), но большинство функций идентичны и для более ранних версий. Если вы работаете в корпоративной версии или с облачным сервисом 1С:Fresh, интерфейс может незначительно отличаться — об этом мы сделаем пометки в соответствующих разделах. Для удобства в статье приведены скриншоты ключевых окон (описание без изображений), горячие клавиши и примеры заполнения документов.

Прежде чем приступать к работе, убедитесь, что у вас есть:

• 🔑 Права доступа к разделу"Кадры" (настраиваются администратором в Администрирование → Пользователи и права).
• 📄 Образцы кадровых документов вашей организации (приказы, трудовой договор, должностные инструкции).
• 📊 Актуальные данные о сотрудниках (паспортные данные, СНИЛС, ИНН, образование, стаж).

1. Настройка программы перед началом работы

Перед тем как приступить к ведению кадрового учета, необходимо настроить параметры программы под специфику вашей организации. Это позволит избежать ошибок при оформлении документов и сэкономит время.

Первым делом проверьте настройки кадрового учета:

1. Перейдите в Настройки → Кадровый учет.
2. Укажите Организацию (если их несколько — выберите ту, для которой ведете учет).
3. Заполните поля:
   • Система оплаты труда (оклад, тариф, сдельная и т.д.).
   • График работы (5-дневка, сменный график, гибкий и пр.).
   • Порядок хранения кадровых документов (электронный архив, бумажный или смешанный).

Сохраните изменения кнопкой Записать и закрыть.

Особое внимание уделите шаблонам документов. В 1С:ЗУП есть встроенные формы приказов, трудового договора и других кадровых бумаг, но их часто требуется адаптировать под внутренние регламенты компании. Чтобы изменить шаблон:

1. Откройте Настройки → Шаблоны документов.
2. Выберите нужный документ (например, Приказ о приеме на работу).
3. Нажмите Изменить и отредактируйте текст встроенным редактором.
4. Сохраните изменения и установите флажок Использовать по умолчанию.
📊 Какую версию 1С
ЗУП вы используете?:3.1
2.5
Корпоративную
Облачную (1С:Fresh)
Не знаю

⚠️ Внимание: Если ваша организация работает по профстандартам, проверьте их актуальность в разделе Справочники → Профессиональные стандарты. Устаревшие данные могут привести к ошибкам при оформлении сотрудников на должности, подпадающие под профстандарты.

2. Ведение справочников: сотрудники, должности, подразделения

Все кадровые операции в 1С:ЗУП построены на основе справочников. Прежде чем оформлять прием или перевод сотрудника, необходимо заполнить:

• 🏢 Подразделения (отделы, филиалы, цеха).
• 👔 Должности (с указанием профстандарта, если требуется).
• 👤 Физические лица (данные сотрудников).
• 📝 Виды документов (паспорт, диплом, свидетельство ИНН и пр.).

Начнем с подразделений. Чтобы добавить новое:

1. Перейдите в Справочники → Подразделения организаций.
2. Нажмите Создать и заполните:
   • Наименование (например,"Бухгалтерия").
   • Полное наименование (если нужно).
   • Родительское подразделение (если оно входит в состав другого отдела).
   • Вид подразделения (административное, производственное и т.д.).

Сохраните кнопкой Записать.

Для должностей путь аналогичный: Справочники → Должности организаций. Здесь важно указать:

• Наименование (например,"Менеджер по продажам").
• Профессиональный стандарт (если должность подпадает под профстандарт).
• Квалификационные требования (образование, стаж).

Заполнено подразделение|Создана должность|Добавлено физическое лицо|Указаны реквизиты документа (паспорт, СНИЛС)-->

Особое внимание уделите физическим лицам. Здесь хранятся паспортные данные, СНИЛС, ИНН и другая персональная информация. Чтобы добавить нового сотрудника:

1. Откройте Справочники → Физические лица.
2. Нажмите Создать и заполните:
   • ФИО, Дата рождения, Пол.
   • Гражданство и Данные документа, удостоверяющего личность (паспорт).
   • СНИЛС, ИНН, Адрес регистрации.

Перейдите на вкладку Контактная информация и укажите телефон, email.

Сохраните запись.

⚠️ Внимание: Если сотрудник уже был внесен в базу ранее (например, как соискатель), не создавайте дубликат. Используйте существующую запись, чтобы избежать ошибок в отчетности.

3. Оформление приема на работу: пошаговая инструкция

Оформление нового сотрудника в 1С:ЗУП состоит из нескольких этапов: создание трудового договора, приказа о приеме и ввод сведений о сотруднике в личную карточку. Рассмотрим процесс подробно.

Шаг 1. Создание трудового договора

1. Перейдите в Кадры → Прием на работу.
2. Нажмите Создать → Трудовой договор.
3. Заполните поля:
   • Организация (если их несколько).
   • Сотрудник (выберите из справочника или создайте нового).
   • Подразделение и Должность.
   • Вид договора (срочный/бессрочный).
   • Даты (приема, начала работы, окончания — для срочного договора).
   • Условия оплаты (оклад, надбавки, премиальные).
   • Режим работы (полный день, неполный, гибкий график).

На вкладке Дополнительно укажите Испытательный срок (если предусмотрен).

Сохраните документ кнопкой Провести и закрыть.

Шаг 2. Формирование приказа о приеме

После сохранения трудового договора программа автоматически предложит создать приказ о приеме на работу (форма Т-1):

1. Нажмите Создать на основании → Приказ о приеме на работу.
2. Проверьте автоматически подставленные данные (ФИО, должность, оклад).
3. Добавьте Основание (например,"Заявление сотрудника от [дата]").
4. Нажмите Провести и распечатайте приказ (кнопка Печать → Приказ (Т-1)).

Шаг 3. Заполнение личной карточки (форма Т-2)

Личная карточка сотрудника формируется автоматически при проведении приказа, но ее необходимо дополнить:

1. Откройте карточку сотрудника через Кадры → Сотрудники (найдите по ФИО).
2. Перейдите на вкладку Личная карточка (Т-2).
3. Заполните разделы:
   • Общие сведения (образование, специальность, стаж).
   • Данные воинского учета (для военнообязанных).
   • Сведения о приеме и переводе (автоматически подтянутся из приказа).
   • Отпуска (если сотрудник имеет право на дополнительный отпуск).

Сохраните изменения.

4. Оформление переводов и увольнений

Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение оформляется аналогично приему, но с некоторыми нюансами. Рассмотрим пошаговую инструкцию для обоих случаев.

Перевод сотрудника

1. Перейдите в Кадры → Кадровые переводы.
2. Нажмите Создать и выберите Перевод.
3. Укажите:
   • Сотрудника (выберите из справочника).
   • Дата перевода.
   • Новое подразделение и/или должность.
   • Новый оклад (если изменяется).

Нажмите Провести — программа автоматически сформирует Приказ о переводе (Т-5).

Распечатайте приказ и ознакомьте с ним сотрудника под роспись.

Увольнение сотрудника

Процедура увольнения включает создание приказа об увольнении (Т-8) и расчета при увольнении (если требуется выплата компенсаций).

1. Откройте Кадры → Увольнения.
2. Нажмите Создать → Увольнение.
3. Заполните:
   • Сотрудника и Дата увольнения.
   • Основание увольнения (выберите из классификатора, например,"Собственное желание" или"Сокращение штата").
   • Статья ТК РФ (автоматически подставится при выборе основания).

Нажмите Провести — сформируется Приказ об увольнении (Т-8).

Если требуется выплата компенсации за неиспользованный отпуск, создайте документ Расчет при увольнении в разделе Зарплата → Расчеты при увольнении.

Тип кадрового документа	Форма	Где формируется в 1С	Срок хранения (лет)
Приказ о приеме на работу	Т-1	Кадры → Прием на работу	75
Личная карточка сотрудника	Т-2	Кадры → Сотрудники → Личная карточка	75
Приказ о переводе	Т-5	Кадры → Кадровые переводы	75
Приказ об увольнении	Т-8	Кадры → Увольнения	75
График отпусков	Т-7	Кадры → Графики отпусков	5

⚠️ Внимание: При увольнении по статье 81 ТК РФ (сокращение штата) обязательно проверьте, предложены ли сотруднику другие вакансии в организации. Это требование закона, и его несоблюдение может привести к судебным спорам.

5. Ведение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени (форма Т-13) — один из ключевых документов кадрового учета. В 1С:ЗУП он формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников, но требует регулярной проверки и корректировки.

Чтобы сформировать табель:

1. Перейдите в Кадры → Табель учета рабочего времени.
2. Нажмите Создать и укажите:
   • Организацию.
   • Подразделение (или оставьте пустым для всех подразделений).
   • Период (месяц, за который формируется табель).

Нажмите Заполнить — программа автоматически проставит отметки по графику (явки, выходные, праздники).

Вручную скорректируйте отклонения:

• 🏥 Б — болезнь (на основании больничного листа).
• ✈️ ОТ — отпуск (если не был учтен автоматически).
• 🕒 НС — неявка по невыясненным причинам (требует уточнения).
• Проведите документ и распечатайте при необходимости.

Если в организации используется электронный документооборот, табель можно экспортировать в Excel или отправить на согласование через 1С:Документооборот (если модуль подключен).

Что делать, если табель не формируется?

Если при нажатии Заполнить табель остается пустым, проверьте:

1. Указаны ли графики работы для сотрудников в их карточках.

2. Заполнены ли календари (праздничные и выходные дни) в настройках программы (Настройки → Производственный календарь).

3. Нет ли блокировок на дату формирования табеля (например, не закрыт предыдущий период).

Если проблема остается, обновите конфигурацию базы через Администрирование → Поддержка и обслуживание.

6. Формирование кадровой отчетности

Кадровая отчетность в 1С:ЗУП включает как внутренние документы (для руководства), так и внешние (для госорганов). Рассмотрим основные виды отчетов и как их сформировать.

1. Внутренняя отчетность

• 📊 Списочная численность — показывает количество сотрудников на дату.
  • Путь: Кадры → Отчеты по кадрам → Списочная численность.
  • Укажите дату и организацию, нажмите Сформировать.
• 🔄 Движение кадров — анализ приема, переводов и увольнений за период.
  • Путь: Кадры → Отчеты по кадрам → Движение кадров.
  • Выберите период и тип движения (прием, увольнение, перевод).
• 🎓 Образование сотрудников — анализ квалификации персонала.
  • Путь: Кадры → Отчеты по кадрам → Образование сотрудников.

2. Отчетность для госорганов

• 📋 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (ежемесячно).
  • Путь: Отчетность → СЗВ-ТД.
  • Выберите период, проверьте данные и отправьте через 1С-Отчетность или вручную.
• 📄 СЗВ-СТАЖ — ежегодный отчет в ПФР.
  • Путь: Отчетность → СЗВ-СТАЖ.
  • Формируется автоматически на основе данных о стаже сотрудников.
• 🏢 4-ФСС — отчет в Фонд социального страхования (ежеквартально).
  • Путь: Отчетность → 4-ФСС.
  • Требует данных о начисленных пособиях (больничные, декретные).

💡

Перед отправкой отчетности в госорганы обязательно проверяйте данные через Отчетность → Проверка отчетов. Программа выявит ошибки (например, несоответствие СНИЛС или дат).

⚠️ Внимание: С 2026 года введены новые правила проверки СЗВ-ТД. Если в отчете указаны некорректные данные о стаже или должности, ПФР может приостановить его обработку. Всегда сверяйте данные с личными карточками сотрудников.

7. Распространенные ошибки и как их избежать

Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки при работе в 1С:ЗУП. Вот ТОП-5 проблем и способы их решения:

1. Дублирование физических лиц

   Если один и тот же сотрудник внесен в базу дважды (например, как соискатель и как), это приведет к ошибкам в отчетности.

   Решение: Объедините записи через Справочники → Физические лица → Действия → Объединить.

2. Несовпадение данных в личной карточке и приказе

   Например, в приказе указан оклад 50 000 ₽, а в личной карточке — 45 000 ₽.

   Решение: Проверьте, чтобы все изменения (повышение оклада, перевод) оформлялись приказами, а не правками вручную.

3. Ошибки в табеле из-за неверного графика

   Если сотруднику установлен график"5-дневка", а он фактически работает по сменам, табель будет формироваться некорректно.

   Решение: Настройте индивидуальный график в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники → График работы).

4. Пропущенный испытательный срок

   Если в трудовом договоре указан испытательный срок, но в приказе он не отражен, это может привести к спорным ситуациям.

   Решение: Всегда проверяйте соответствие договора и приказа перед проведением.

5. Несвоевременное закрытие периода

   Если период не закрыт, нельзя сформировать отчетность или внести изменения ретроспективно.

   Решение: Закрывайте месяц по графику (Зарплата → Закрытие месяца).

Критическая ошибка: если в личной карточке сотрудника не указан СНИЛС, отчет СЗВ-ТД не пройдет проверку в ПФР. Всегда проверяйте заполнение этого поля при приеме на работу.

8. Полезные советы для эффективной работы

Чтобы работать в 1С:ЗУП быстрее и избегать ошибок, воспользуйтесь этими рекомендациями:

• ⌨️ Горячие клавиши:
  • F9 — обновить данные в таблице.
  • Ctrl + Enter — открыть карточку выбранного сотрудника.
  • Ctrl + F — поиск по справочнику.
• 🔍 Поиск по базе: Используйте расширенный фильтр в справочниках (кнопка Еще → Настройка списка), чтобы быстро найти нужного сотрудника.
• 📅 Напоминания: Настройте уведомления о приближающихся сроках (истечение испытательного срока, окончание срочного договора) через Настройки → Уведомления.
• 🔄 Шаблоны документов: Сохраняйте часто используемые приказы и договоры как шаблоны, чтобы не заполнять их с нуля.
• 📊 Аналитика: Регулярно формируйте отчет Анализ кадрового состава (Кадры → Отчеты по кадрам), чтобы отслеживать текучесть и структуру персонала.

Если в вашей организации используется 1С:Документооборот, настройте интеграцию с 1С:ЗУП для автоматического согласования кадровых приказов. Это сократит время на бумажную работу и уменьшит риск ошибок.

💡

Для ускорения ввода данных используйте групповое создание документов. Например, если принимаете на работу нескольких сотрудников одновременно, выделите их в справочнике и нажмите Действия → Групповое оформление.

FAQ: Ответы на частые вопросы

Как исправить ошибку"Не найден сотрудник в справочнике физических лиц"?

Эта ошибка возникает, если в документе (например, приказе) указан сотрудник, которого нет в справочнике Физические лица. Чтобы исправить:

1. Откройте документ, в котором возникла ошибка.
2. Нажмите на поле Сотрудник и выберите Создать.
3. Заполните данные физического лица и сохраните.
4. Повторно проведите документ.

Если сотрудник уже есть в справочнике, но не отображается, проверьте фильтры или воспользуйтесь поиском (Ctrl + F).

Можно ли в 1С:ЗУП вести учет сотрудников нескольких организаций?

Да, 1С:ЗУП поддерживает ведение учета для нескольких юридических лиц. Для этого:

1. В настройках программы (Администрирование → Организации) добавьте все компании.
2. При создании кадровых документов выбирайте нужную организацию в поле Организация.
3. Для отчетности используйте фильтр по организации.

Убедитесь, что у вас есть права доступа ко всем организациям (настраивается администратором).

Как перенести данные о сотрудниках из Excel в 1С:ЗУП?

Для импорта данных из Excel:

1. Подготовьте файл в формате .xlsx или .csv с колонками: ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и т.д.
2. В 1С:ЗУП перейдите в Администрирование → Загрузка данных.
3. Выберите Физические лица и загрузите файл, следуя подсказкам мастера импорта.
4. Проверьте загруженные данные на наличие ошибок.

Для сложных структур (например, с историей переводов) лучше использовать обработки загрузки от фирмы"1С" или партнеров.

Что делать, если не формируется отчет СЗВ-ТД?

Если отчет не формируется или содержит ошибки:

1. Проверьте, заполнены ли СНИЛС у всех сотрудников.
2. Убедитесь, что все кадровые документы (приказы, переводы) проведены.
3. Обновите программу до последней