Программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) — это мощный инструмент для автоматизации кадровых процессов, который используется тысячами российских компаний. В её составе есть отдельный модуль «1С Кадры», отвечающий за ведение персональных данных сотрудников, оформление приёмов/увольнений, формирование отчётности и многое другое. Но что конкретно умеет этот модуль? Как он помогает HR-специалистам и бухгалтерам сократить рутинную работу?

Если вы только начинаете осваивать 1С:ЗУП или планируете перейти на неё с бумажного документооборота, эта статья поможет разобраться в ключевых функциях 1С Кадры. Мы детально рассмотрим, какие задачи решает модуль, как он взаимодействует с другими разделами программы, и на что обратить внимание при настройке. А для опытных пользователей приведём нюансы работы с нетипичными кадровыми операциями и интеграцией с внешними системами.

1. Основные функции модуля «1С Кадры»: от приёма до увольнения

Модуль «Кадры»** в 1С:ЗУП — это централизованная база данных о всех сотрудниках организации. Он автоматизирует процессы, которые раньше занимали часы: от заведения личной карточки до формирования приказов. Вот ключевые задачи, которые решает система:

  • 📝 Ведение личных дел: хранение паспортных данных, образования, трудового стажа, семейного положения и других сведений о сотруднике.
  • 📋 Оформление кадровых приказов: приём на работу, переводы, увольнения, отпуска, командировки — все документы формируются в несколько кликов.
  • 📊 Формирование отчётности: автоматизированная подготовка сведений для ПФР, ФСС, Роструда и других контролирующих органов.
  • 🔄 Учёт движения кадров: отслеживание истории изменений по каждому сотруднику (повышения, понижения, изменения окладов).
  • 📅 Планирование графиков работы: настройка смен, учёт рабочего времени, интеграция с табелями учёта.

Важно понимать, что 1С Кадры тесно связан с модулем «Зарплата»** — данные о приёме/увольнении автоматически передаются для расчёта выплат. Например, при оформлении нового сотрудника система сама создаёт запись в расчётных ведомостях, исключая дублирование работы.

📊 Как давно вы используете 1С
ЗУП в работе?:Меньше года
1-3 года
Более 3 лет
Только начинаю осваивать

Одной из ключевых особенностей модуля является автоматическое заполнение шаблонов документов на основе введённых данных. Например, при увольнении сотрудника достаточно указать дату и причину — программа сама сгенерирует приказ, записку-расчёт и другие сопутствующие документы в соответствии с ТК РФ.

2. Структура модуля: какие разделы входят в «1С Кадры»

Интерфейс 1С Кадры организован логично: все функции сгруппированы по разделам, что упрощает навигацию. Основные вкладки, с которыми работает HR-специалист:

Раздел Назначение Примеры операций
Сотрудники База данных о персонале Добавление нового сотрудника, редактирование личных данных, прикрепление сканов документов
Кадровые документы Оформление приказов и распоряжений Приём на работу, перевод, увольнение, отпуск, командировка
Отчётность Формирование сведений для госорганов СЗВ-ТД, СЗВ-М, отчёты в ПФР и ФСС, статистическая отчётность
Графики работы Учёт рабочего времени Настройка смен, учёт переработок, интеграция с табелями
Кадровый учёт Аналитика и история изменений Отчёты по текучести кадров, анализ структуры персонала, архив документов

Каждый раздел имеет собственные подменю. Например, в Кадровые документы можно найти шаблоны для:

  • 📄 Приказа о приёме на работу (формы Т-1, Т-1а)
  • 📄 Приказа об увольнении (форма Т-8)
  • 📄 Записки-расчёта при увольнении (форма Т-61)
  • 📄 Личной карточки сотрудника (форма Т-2)
💡

Если в вашей организации используются нестандартные формы кадровых документов, их можно добавить в 1С через Администрирование → Печатные формы. Для этого потребуются шаблоны в формате .mxl или .ert

3. Как оформить приём сотрудника в 1С Кадры: пошаговая инструкция

Оформление нового сотрудника — одна из самых частых операций в модуле. Рассмотрим процесс по шагам:

  1. Добавление записи о сотруднике

    Перейдите в раздел Сотрудники → Создать. Заполните обязательные поля:

    • 👤 ФИО, дата рождения, пол
    • 📄 Паспортные данные (серия, номер, кем выдан)
    • 📞 Контактная информация (телефон, email)
    • 🏠 Адрес регистрации и фактического проживания
  • Указание данных о трудоустройстве

    В карточке сотрудника перейдите на вкладку Трудоустройство и укажите:

    • 📅 Дату приёма на работу
    • 🏢 Подразделение и должность
    • 💰 Вид занятости (основное место работы, совместительство)
    • 📝 Тип договора (бессрочный, срочный)
    • Формирование приказа о приёме

      Нажмите кнопку Создать документ → Приказ о приёме на работу. Система автоматически подтянет данные из карточки сотрудника. Проверьте корректность заполнения и Conduct.

    • Подписание документов

      Распечатайте приказ (кнопка Печать) и передайте на подпись руководителю. После подписания отметьте документ как Проведённый.

      • ☑️ Чек-лист для оформления нового сотрудника

      Выполнено: 0 / 5

      После проведения приказа данные автоматически передадутся в модуль «Зарплата»** для начисления выплат. Если сотрудник устраивается на условиях испытательного срока, это также указывается в карточке — система будет учитывать этот нюанс при расчёте компенсаций.

      ⚠️ Внимание: При оформлении иностранных граждан дополнительно требуется указать данные миграционной карты, разрешения на работу или патента. Без этого система не позволит провести приказ о приёме.

      4. Увольнение сотрудника: нюансы оформления в 1С

      Процедура увольнения в 1С Кадры также автоматизирована, но имеет ряд особенностей. Основные шаги:

      1. Выбор причины увольнения

        В карточке сотрудника нажмите Создать документ → Увольнение. Укажите дату и основание (по собственному желанию, сокращение штата, соглашение сторон и т.д.). От выбранной причины зависит пакет формируемых документов.

      2. Заполнение записки-расчёта

        Система автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие (если предусмотрено) и другие выплаты. Проверьте корректность расчётов.

      3. Формирование приказа об увольнении

        На основе введённых данных будет создан приказ по форме Т-8. Его необходимо распечатать и подписать у руководителя.

      4. Выдача документов сотруднику

        В день увольнения выдайте сотруднику:

        • 📄 Трудовую книжку (если ведётся в бумажном виде)
        • 📄 Справку о доходах (форма 2-НДФЛ)
        • 📄 Справку для центра занятости (при сокращении)

    После проведения документа об увольнении сотрудник автоматически переводится в архив, но его карточка сохраняется в базе для отчётности. Важно: если увольнение оформлено неправильно (например, указана неверная статья ТК РФ), исправить документ можно только через Отмену проведения и создание нового.

    ⚠️ Внимание: При увольнении по сокращению штата система потребует указать дату уведомления сотрудника (не менее чем за 2 месяца до увольнения). Без этого документ не проведётся.
    Что делать, если сотрудник передумал увольняться?

    Если сотрудник отозвал заявление по собственному желанию до истечения срока предупреждения, необходимо создать документ Отмена увольнения в его карточке. Все ранее сформированные документы (приказ, записка-расчёт) будут аннулированы.

    5. Отчётность в 1С Кадры: какие формы готовит система

    Одной из самых трудоёмких задач для HR-отдела является подготовка отчётности для госорганов. 1С Кадры автоматизирует этот процесс, формируя актуальные формы в несколько кликов. Основные виды отчётов:

    • 📋 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (ежемесячно)
    • 📋 СЗВ-М — данные о застрахованных лицах (ежемесячно)
    • 📋 СЗВ-СТАЖ — информация о стаже сотрудников (ежегодно)
    • 📋 4-ФСС — отчёт в Фонд социального страхования (ежеквартально)
    • 📋 РСВ — расчёт по страховым взносам (ежеквартально)

      • Для формирования отчёта перейдите в раздел Отчётность → [Название формы], укажите период и нажмите Сформировать. Система проверит данные на ошибки (например, несоответствие СНИЛС или ИНН) и предложит исправить их перед выгрузкой.

      Важно: перед отправкой отчётности в контролирующие органы рекомендуется:

      1. Проверить актуальность данных о сотрудниках (особенно если были увольнения или приёмы).
      2. Сверить расчёты по страховым взносам с данными бухгалтерии.
      3. Экспортировать отчёт в формат .xml и проверить его через сервис Честный знак или Контур.Экстерн.
      ⚠️ Внимание: С 2023 года форма СЗВ-ТД стала обязательной для всех работодателей. В 1С она формируется автоматически при проведении кадровых документов (приёма, увольнения, перевода), но требует ежемесячной выгрузки в ПФР.

      6. Интеграция 1С Кадры с другими системами

      Модуль «1С Кадры»** не работает изолированно — он интегрируется с другими программами и сервисами, что позволяет автоматизировать обмен данными. Основные направления интеграции:

      • 🔗 С бухгалтерскими программами: передача данных о зарплате, налогах и взносах в 1С:Бухгалтерию или 1С:ERP.
      • 🔗 С системами электронного документооборота (ЭДО): отправка отчётности в ПФР, ФСС, ИФНС через Контур.Диадок, СБИС или Такском.
      • 🔗 С табельными системами: импорт данных о рабочем времени из Зарплата.ру, Клеверенс или терминалов учёта времени.
      • 🔗 С порталами госуслуг: проверка ИНН, СНИЛС и других данных сотрудников через ЕГАИС или Госуслуги.

      Для настройки интеграции перейдите в Администрирование → Обмен данными. Здесь можно:

      • Настроить автоматический экспорт отчётности в ЭДО.
      • Импортировать данные о новых сотрудниках из внешних систем (например, из HeadHunter или Rabota.ru при найме).
      • Синхронизировать справочники подразделений и должностей с корпоративными порталами.

      Пример настройки обмена с Контур.Диадок:

      

      1. Перейдите в Администрирование → Обмен данными → Настройки обмена.
      

      2. Выберите Добавить → Обмен с Контур.Диадок.
      

      3. Укажите логин/пароль от личного кабинета Диадок.
      

      4. Настройте расписание автоматической отправки отчётности (например, ежемесячно 5-го числа).
      

      5. Сохраните настройки и выполните тестовое подключение.
      ⚠️ Внимание: При интеграции с внешними системами проверьте, поддерживает ли ваша версия 1С:ЗУП актуальные протоколы обмена. Например, для работы с Госуслугами требуется версия не ниже 3.1.12.

      7. Типичные ошибки при работе с 1С Кадры и как их избежать

      Даже опытные пользователи иногда сталкиваются с проблемами в 1С Кадры. Рассмотрим наиболее распространённые ошибки и способы их решения:

      Ошибка Причина Решение
      Не формируется приказ о приёме Не заполнены обязательные поля в карточке сотрудника (например, СНИЛС или ИНН) Проверить заполнение всех разделов карточки, особенно вкладку Личные данные
      Ошибка при выгрузке СЗВ-ТД Несоответствие данных в 1С и ПФР (например, неверный СНИЛС) Сверить данные с выпиской из ПФР, исправить ошибки в карточке сотрудника
      Дублирование записей о сотруднике Ошибка при импорте данных или ручном создании карточки Объединить дубли через Администрирование → Сервис → Поиск и объединение дублей
      Не рассчитывается компенсация при увольнении Не указан остаток отпуска или неверно заполнена записка-расчёт Проверить данные на вкладке Отпуска в карточке сотрудника

      Чтобы минимизировать ошибки, следуйте простым правилам:

      • 🔍 Регулярно обновляйте базу 1С (особенно перед сдачей отчётности).
      • 📂 Архивируйте документы после увольнения сотрудников (это поможет избежать потери данных).
      • 🔄 Перед массовыми операциями (например, индексацией зарплат) делайте резервную копию базы.
      💡

      Самая частая ошибка — несовпадение данных в 1С и реальных документах (например, в трудовом договоре указана одна должность, а в системе — другая). Это приводит к проблемам при проверках. Всегда сверяйте данные перед проведением кадровых документов!

      8. Полезные отчёты и аналитика в 1С Кадры

      Помимо обязательной отчётности, 1С Кадры позволяет формировать аналитические отчёты, которые помогают в управлении персоналом. Например:

      • 📈 Отчёт по текучести кадров: показывает динамику увольнений и приёмов по подразделениям.
      • 📊 Структура персонала: распределение сотрудников по возрасту, полу, стажу, образованию.
      • 📅 График отпусков: визуализация запланированных отпусков для избежания кадровых пробелов.
      • 💰 Анализ фонда оплаты труда: сравнение зарплат по должностям и подразделениям.

      Для формирования отчёта перейдите в Кадровый учёт → Отчёты и выберите нужный шаблон. Например, отчёт по текучести поможет выявить «проблемные» подразделения с высокой долей увольнений и принять меры по удержанию персонала.

      Пример настройки отчёта по структуре персонала:

      

      1. Перейдите в Кадровый учёт → Отчёты → Структура персонала.
      

      2. Укажите период анализа (например, текущий год).
      

      3. Выберите группировки: По подразделениям и По возрастным группам.
      

      4. Нажмите Сформировать и экспортируйте данные в Excel для дальнейшего анализа.

      Эти отчёты особенно полезны для HR-директоров и руководителей компаний, так как позволяют принимать обоснованные решения по развитию персонала, оптимизации штата и мотивации сотрудников.

      💡

      Регулярный анализ кадровых отчётов помогает выявить тенденции (например, сезонность увольнений или дисбаланс в возрастной структуре) и скорректировать кадровую политику.

      Часто задаваемые вопросы (FAQ)

      Как перенести данные о сотрудниках из Excel в 1С Кадры?

      Для импорта данных из Excel воспользуйтесь обработкой Загрузка данных из табличных документов (доступна в Администрирование → Сервис). Предварительно подготовьте файл в формате .xlsx с колонками, соответствующими полям 1С (ФИО, дата рождения, СНИЛС и т.д.). После загрузки проверьте данные на ошибки и сохраните.

      Можно ли в 1С Кадры вести электронные трудовые книжки?

      Да, с 2020 года 1С:ЗУП поддерживает ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом №439-ФЗ. Для этого необходимо:

      1. Настроить обмен данными с ПФР через ЭДО.
      2. В карточке сотрудника указать, что он согласен на ведение ЭТК.
      3. Формировать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) ежемесячно.

      Бумажные трудовые книжки при этом можно продолжать вести параллельно (по желанию сотрудника).

      Что делать, если в 1С не отображается новый тип отпуска (например, учебный)?

      Если в справочнике отсутствует нужный тип отпуска, его можно добавить вручную:

      1. Перейдите в Справочники → Виды отпусков.
      2. Нажмите Создать и укажите название (например, «Учебный отпуск»).
      3. Настройте параметры: оплачиваемый/неоплачиваемый, продолжительность, порядок расчёта.
      4. Сохраните и используйте при оформлении отпуска сотруднику.
      Как в 1С Кадры оформить перевод сотрудника на другую должность?

      Для оформления перевода:

      1. Откройте карточку сотрудника и нажмите Создать документ → Перевод.
      2. Укажите новую должность, подразделение и дату перевода.
      3. Если меняется оклад, укажите новый размер в разделе Оплата труда.
      4. Сформируйте приказ и проведите документ.

      Система автоматически обновит данные в модуле «Зарплата»** и пересчитает налоги/взносы с новой суммы.

      Можно ли в 1С Кадры вести учёт рабочего времени удалённых сотрудников?

      Да, для этого:

      1. Настройте для сотрудника индивидуальный график работы в карточке (вкладка График).
      2. Укажите тип занятости как Удалённая работа (если это предусмотрено в справочнике видов занятости).
      3. Интегрируйте 1С с системой учёта рабочего времени (например, Клеверенс или Zoho People) для автоматического импорта данных о отработанных часах.

      Для контроля выработки используйте отчёт Табель учёта рабочего времени с фильтром по удалённым сотрудникам.